Информационные технологии

1.2.4. Заинтересованные стороны

Между всеми организациями  и окружающей их средой происходит непрерывное взаимодействие, хотят  они того или нет. Действительно, довольно устойчивый поток информации течет из среды в организацию  и из организации в окружающую среду. В этот поток информации вовлечены  так называемые заинтересованные стороны  по отношению к организации.                               Во-первых, необходима информация о  влиянии организации на общество и качестве жизни этого общества. Заинтересованными сторонами становятся различные сегменты общества, которые  имеют дело с программами, проводимыми  государственными и некоммерческими  организациями, чтобы достичь специфических  общественных целей, например, уменьшение загрязнения вод и воздуха, сохранение полезных ископаемых, забота о качестве продуктов и услуг, безопасности, торговых барьерах, ценах, занятости. 

 Многие люди, например, акционеры и кредиторы, ставят  свои с трудом заработанные  деньги на успех организаций.  Финансовое состояние и будущая  перспектива организаций является  сферой интересов многих и  многих лиц, например, финансовых  аналитиков, сборщиков налогов, служащих, представителей профсоюзов. В то  время как другие заинтересованы  только в отдельных видах деятельности  организаций, например, правительственные  учреждения, имеющие свою зону  ответственности. Несомненно, ключевые  заинтересованные лица - клиенты,  которые смотрят на организацию  как на надежный источник товаров  или услуг. Во всем этом ясно  видна как необходимость так и возможность проектирования информационных систем, тесно связанных с заинтересованными сторонами.

   ЧЕМ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ПОЛЕЗНА НА ПРЕДПРИЯТИИ

Конечная цель любого предприятия - предоставлять ценности своим клиентам. Бизнес будет прибыльным, если стоимость, которую он создает, больше, чем затраты  на его продукцию и услуги. 

1.3.1. Цепочка создания  ценностей

В каждой компании можно  выделить девять видов деятельности, которые образуют цепочку создания ценностей (см. рис.1.3). Следующие пять основных видов деятельности связаны с созданием, реализацией и доставкой продукции покупателям с последующим ее обслуживанием и поддержкой. 

Рисунок 1.3    Цепочка  создания ценностей

Материально-техническое  снабжение состоит из получения, хранения и распределения материалов, которые являются входами для  производства товаров или услуг. Пример - получение и обработка  стали, резины и стекла, которые автомобильный  завод использует для производства машин.

Производственная деятельность превращает входы в конечные продукты или услуги. Например, сборочный  конвейер на автомобильном заводе преобразует  сырье в готовые автомобили.

Поставки содействуют  распределению готовых товаров  или услуг покупателям. Например, отправка автомобилей дилерам.

Маркетинг и сбыт облегчают  приобретение товаров или услуг. Пример - телевизионная реклама и  представление на рынке новых  автомобилей.

Сервис обеспечивает ремонт, обслуживание и эксплуатацию. Рабочие, ремонтирующие машины, выполняют  сервисные услуги.

Следующие четыре вспомогательных  вида деятельности обеспечивают возможность  осуществления основных видов деятельности: 

Инфраструктура фирмы - организационная  вспомогательная деятельность и  функции, которые поддерживают цепочку  увеличения стоимости. Они включают ИС, бухучет, финансирование, юридическое  обеспечение и общее руководство.

Понятие кадры относится  к таким видам деятельности, как  прием на работу, обучение, оплата и  предоставление льгот служащим.

Технологии улучшают продукт  или услугу. Эта область охватывает НИОКР, компьютерные технологии и разработку промышленных образцов продукции.

Приобретения означают закупки  материалов, приспособлений, оборудования и помещений, необходимых для  основных видов деятельности.

Каждый из основных видов  деятельности добавляет стоимость  при создании товара или услуги. Например, стоимость увеличивается, когда сырье превращаться в конечный продукт. Чтобы быть конкурентоспособным, предприятие должно уметь работать с более низкими затратами  или с более высоким качеством, чем его конкуренты. 

Деятельность коммерческих организаций состоит из выполнения таких операций, как сбор заказов, производство продукции, приобретение сырья. Работа, которую клиент захочет  оплатить, например, переработка лесоматериалов в мебель, называется деятельностью, создающей потребительские ценности. Работа, необходимая для управления организацией, например, сведение проверочного баланса по счетам дебиторов, называется деятельностью, создающей деловые  ценности. Работа, которую потребители  не оплачивают и которая не приводит к созданию деловой стоимости, называют деятельностью, не создающей ценности. 

Многие организации при  разработке компьютерных ИС просто автоматизируют существующие "ручные" бухгалтерские системы. Они не используют ИТ для улучшения и ускорения работ, придания им новых качеств. Результат - большое количество работ, которые не создают стоимости. Гораздо эффективнее использовать достижения в ИТ, чтобы пересмотреть свои производственные процессы с целью (1) расширить деятельность по созданию потребительской ценности, (2) минимизировать затраты и увеличить эффективность деятельности, создающей деловую ценность и (3) устранить деятельность, не создающую ценности.                                                       

Рисунок 1.4    Система  создания ценностей

Цепочка создания ценностей  в каждой организации является частью системы создания ценностей, которая, как показано на рис.1.3, состоит из цепочек компании, ее поставщиков  и потребителей. Обращая внимание на связи между элементами этой системы, компания может создавать ценности не только для себя, но и для других участников. Например, система своевременных поставок, которая связывает компанию с ее поставщиками (just-in-time - один из вариантов организации поставок, когда они осуществляются не заранее, а точно в сроки, когда это необходимо. В таких системах очень важна оперативная информация, поэтому их использование практически невозможно без электронного обмена данными с удаленным поставщиком), может уменьшить затраты фирмы на обработку и хранение товаров. Поставщики в этом случае также выигрывают, т.к. получают больше информации о продажах и заказах своего партнера, что позволяет им планировать свое производство и уменьшать материально-производственные запасы.

Использование ИС на пользу предприятию

 

ИС - важный компонент вспомогательной  деятельности, который может использоваться для того, чтобы более целесообразно  и эффективно выполнять основную деятельность. Чтобы определить, где  и как ИС может быть полезной в  организации, необходимо использовать цепочку создания ценностей. Чтобы  это сделать, надо выделить отдельные  виды работ в цепи, определить затраты  и добавленную стоимость каждой из них и проанализировать, где  и как ИС может быть полезной. Этот подход, кроме того, помогает понять производственный процесс и связь  между различными видами работ. ИС может  внести свой вклад следующими способами: 

ИС может улучшить товары или услуги, повышая качество, уменьшая издержки или добавляя желательные  свойства. Например, в производственной организации ИС может контролировать оборудование и немедленно извещать оператора при возникновении  неисправностей. Результатом может  оказаться продукция более высокого качества с меньшим количеством  брака. В организациях, ведущих прием  клиентов, ИС используются для ускорения  обслуживания, в консалтинговых фирмах - для быстрого поиска эксперта, имеющего опыт и знания, необходимые в конкретном случае, интересующем клиента.

ИС увеличивает эффективность  и производительность. Предположим, что в компании происходят задержки на сборочном конвейере из-за того, что цех испытывает недостаток сырья, даже если оно в достаточном количестве имеется на складе. ИС могла бы внести свой вклад, отслеживая количество сырья, имеющегося на производственной площадке и автоматически отправляя заказ  на склад, когда это необходимо.

ИС предоставляет своевременную  и надежную информацию, позволяя улучшить процесс принятия решений. Информация о продажах, собранная оптовым  поставщиком, может помочь своевременно обнаружить спад в продаже отдельных  товаров, давая возможность выяснить причины и принять меры.

ИС улучшает коммуникации. Находясь в командировках, дома или  просто в другом здании, служащие могут  использовать компьютеры для входа  в сеть своей компании, чтобы посылать и принимать сообщения, просматривать  файлы данных компании, исследовать  проблемы, готовить презентации.

ИС улучшает использование  знаний. Например, консалтинговые фирмы  помогают своим клиентам планировать  налоги, используя экспертные системы  по налогообложению, в которых сконцентрированы знания лучших экспертов фирмы.

1.3.3. Ценность информации

ИС превращает данные в  ценную информацию для ЛПР. Ценность информации - это выгода, даваемая информацией  за вычетом стоимости ее получения. Основные выгоды от информации - уменьшение неопределенности, принятие лучших решений  и улучшение способности планировать  деятельность. Издержки - время и  ресурсы, затраченные на сбор данных и их обработку, хранение и предоставление информации. 

 К сожалению, определить  ценность информации не так  просто. Во-первых, издержки, а особенно  выгоду от информации трудно  выразить количественно. Во-вторых, трудно определить ценность информации  до того, как она будет получена  и использована. Тем не менее,  ожидаемая ценность информации  должна быть вычислена хотя  бы приблизительно, насколько это  возможно, чтобы издержки, связанные  с информацией не превышали  преимущества от ее использования. 

1.3.4. Информационная перегрузка

Многие люди верят, что  чем больше информации - тем лучше. Это верно, но только до тех пор, пока люди могут воспринимать получаемый объем  информации. В некоторый  момент человек достигает состояния  информационной перегрузки, когда дополнительная информация не может быть эффективно использована и, следовательно, не имеет  удельной стоимости. Информационная перегрузка не является безобидной, так как  при этом затрудняется процесс принятия решений и растут издержки, связанные  с обеспечением излишка информации. В результате производство информации за порогом информационной перегрузки уменьшает удельную ценность информации. 

 Для того, чтобы структурировать проблемы и помочь служащим организовать и обработать большие объемы информации, могут разрабатываться модели принятия решений. Однако и такие системы имеют свои ограничения, и могут тоже достигнуть точки информационной перегрузки.

ЧТО ТАКОЕ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА?

Информационная система - организованные средства сбора, ввода  и обработки данных, а также  хранения, управления, контроля и предоставления информации, предназначенные для  того, чтобы организация могла  достигнуть своих целей и выполнить  свои задачи. 

1.4.1. Автоматизированные  ИС

Формальная информационная система имеет явную обязанность  производить информацию. Неформальная информационная система возникает  из потребностей, которые не удовлетворяются  по формальным каналам. 

В "ручной" неавтоматизированной информационной системе люди являются основными обработчиками информации. Люди могут думать, рассуждать и  приспособиться к незнакомым ситуациям, но они работают медленно и делают ошибки. Автоматизированная информационная система использует компьютер, чтобы  обрабатывать данные. Такие системы  могут выполнять свои функции  без человеческого вмешательства  и работать на очень быстрых скоростях с большой точностью. Однако, они менее гибки и адаптируемы, чем "ручные" системы, их разработка и развитие дороги. Крупномасштабные машинные системы используют большие ЭВМ, централизованную организацию и являются очень быстрыми и мощными. Они обслуживаются и управляются компьютерными специалистами и их просто контролировать. Системы малого масштаба используют персональные компьютеры (ПК), рассеянные по всей организации. Они обслуживаются и управляются конечными пользователями, они гибки и легки в использовании, но их трудно контролировать. В таких системах ПК часто подключаются к другому компьютеру, называемому сервером, что позволяет пользователям совместно использовать информацию и программное обеспечение. 

Неформальные информационные системы (типа сплетен) основаны на неявных  соглашениях и неписаных правилах поведения. Нет никаких правил, что  является информацией или как  она будет накапливаться и  обрабатываться.

На рисунке 1.5 проиллюстрировано, что "ручные" системы более  подходят для очень малых объемов  операций, небольшие компьютерные системы - для низкого и умеренного объема операций, а большие компьютерные системы - для больших объемов  операций. Здесь кривые представляют лишь соотношение величин, а не действительные цифры.  

Рисунок 1.5 Отношение стоимости  обработки к объемам обработки  в ручных и автоматизированных системах обработки данных 

 

 

Информационная система (ИС) предназначена для обработки  данных и операций с целью предоставить своим пользователям информацию, необходимую для планирования и управления производственной и хозяйственной деятельностью предприятия.