Информационные технологии управления

Краткие сведения 

   MS Access — это функционально полная реляционная СУБД. Запустить систему можно несколькими способами:

• запуск с помощью главного меню;

• запуск с помощью Проводника;

• запуск с помощью ярлыка;

• и  др.

Основные  элементы окна Access:

     Строка заголовка. В строке заголовка отображается имя активной в данный момент программы.

     Меню. Содержит названия нескольких подменю. Когда активизируется любое из этих названий, на экране появляется соответствующее подменю. Перечень подменю на полосе Access, и их содержание изменяются в зависимости от режима работы системы.

     Панель  инструментов. Это группа значков, распложенная непосредственно под полосой меню. Главное ее назначение — ускоренный вызов команд меню. Кнопки панели инструментов тоже могут изменяться в зависимости от выполняемых операций. Также можно отобразить, спрятать создать новую панель инструментов или настроить любую панель инструментов.

     Строка  состояния. В левой части строки состояния отображается информация о том, что вы делаете в настоящее время.

     Окно  базы данных. Это окно появляется при открытой базе данных. В поле окна сосредоточены все «рычаги управления» базой данных. Окно базы данных используется для открытия объектов, содержащихся в базе данных, таких как таблицы, запросы, отчеты, формы, макросы и модули. Кроме того, в строке заголовка окна базы данных всегда отображается имя открытой базы данных.

     Вкладки объектов. С помощью вкладок можно выбрать тип нужного объекта (таблицу, запрос, отчет, форму, макрос и модуль). Необходимо сказать, что при открытии окна базы данных всегда активизируется вкладка-таблица и выводится '"список доступных таблиц базы данных. Для выбора вкладки других объектов базы Сданных надо щелкнуть по ней мышью.

     Кнопки. Кнопки, расположенные вдоль правого края окна-, базы данных, используются для работы с текущим объектом базы данных. Они позволяют создавать, открывать или изменять объекты базы данных.

Основные  объекты Access:

     Таблицы. Объект, который определяется и используется для хранения данных;

Каждая  таблица включает информацию в виде записей. Таблица содержит поля (столбцы) и записи (строки). Работать с таблицей можно в двух основных режимах:

      1. Режим конструктора. Задание структуры таблицы, т.е. определяются типы, свойства полей, их число и названия. В этом режиме каждая строка верхней панели окна соответствует одному из полей определяемой таблицы.

     2. Режим таблицы. Используется для просмотра, добавления, изменения, простейшей сортировки или удаления данных.

     Форма. Объект, в основном предназначенный для удобного ввода данных. Форма — это формат (бланк) показа данных на экране компьютера. В форму могут быть внедрены рисунки, диаграммы, аудио- (звук) и видеоизображения.

Режимы  работы с формой:

     1. Режим форм. Используется для просмотра и редактирования данных. Режим форм предоставляет дружественную среду для работы с данными и удобный дизайн их представления на экране.

     2. Режим конструктора форм. Используется для изменения структуры или шаблона формы.

     3. Режим таблицы. Режим позволяет увидеть таблицу, включающую все поля форм; чтобы переключиться в этот режим при работе с формой, надо нажать кнопку таблицы на панели инструментов.

     Отчет. Объект, предназначенный для создания документа, который в последствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения. Отчеты, как и формы, могут создаваться на основе запросе» и таблиц.

Режимы  работы с отчетом:

     1. Режим предварительного просмотра. Этот режим позволяет увидеть отчет в таком виде, в каком он будет воплощен при печати.

     2. Режим конструктора. Данный режим предназначен для изменения шаблона (структуры) отчета.

     Макрос. Объект, представляющий структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить ACCESS в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. В макросы включаются макрокоманды. В MS Access имеется свыше 40 макрокоманд. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор опций из меню, изменение размеров открытых окон и т.п.

     Запрос. Это объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Можно создать запросы на выбор, обновление, удаление или на добавление данных. С помощью запросов можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.

Связи между таблицами:

Таблицы в базе данных могут быть связаны. В Access используется три типа

• один к одному — каждой записи первой таблицы соответствует одна запись из второй связанной таблицы (например, есть две таблицы Студент с полями: Номер, Фамилия, Имя, Дата рождения. Место рождения, Год_поступления_в_вуз и таблица Сессия с полями Номер, Оценка1, Оценка2, Оценка 3, каждому номеру таблицы Студент соответствует один номер в таблице Сессия).
• один ко многим — любая запись в первой таблице может быть связана с несколькими записями во второй таблице (например, есть две таблицы таблица Студент с полями Номер, Фамилия, Имя, Факультет, Группа и таблица Библиотека с полями Код, Название _книги. Автор, Год_издания, каждому номеру из таблицы Студент может соответствовать несколько кодов из второй таблицы).

 

• многие  ко многим — любая запись в первой таблице может быть связана с несколькими записями во второй таблице и обратно — каждая запись второй таблицы связана с несколькими записями первой таблицы (например, есть две таблицы: таблица Студент с полями Номер, Фамилия, Имя, Факультет, Группа и таблица Спортивные_секции с полями Код, Вид спорта, каждый студент может посещать несколько секций, и каждую секцию могут посещать несколько студентов).

 

Завершив  работу с Access (или с ее приложением), надо корректно закончить сеанс. Безопасно выйти из Access можно несколькими способами: 

• двойным щелчком мыши на пиктограмме системного меню в строке заголовка главного окна Access;
• из меню Access выбором пункта Файл/ Выход;
• нажатием комбинации клавиш <ALT +F1>.

 

Контрольные вопросы 

1. Назначение  и функции СУБД
2. Назовите основные элементы окна СУБД Access
3. Перечислите основные объекты СУБД Access
4. Создание БД, установление связей
5. Какие режимы работы используются для работы с таблицей, формой, отчетом?
6. Для чего нужен запрос?
7. Составление форм, запросов и отчетов в режиме конструктора, при помощи мастера

 

Создание БД, ввод и редактирование данных 

Задание № 1. Формирование структуры таблицы 

   Создать новую базу данных — сведения о  студентах вашей группы. Для этого необходимо выполнить следующие действия

1. Запустить Access
2. При запуске необходимо выбрать строку Новая база данных
3. В окне Файл новой базы данных указать имя новой БД (например, «Студенты<Ваша фамилия>») в поле ввода Имя файла и сохранить в нужной папке, после нажать кнопку Создать
4. В появившемся окне База Данных выбрать в объектах Таблицы и создать таблицу в режиме Конструктора
5. Определить поля таблицы

 
 

 В появившемся  окне создать поля базы данных, согласно следующей таблице. Для ввода  типа поля использовать значок всплывающего меню, который появляется при установке курсора в столбец Тип данных

6. Определить первичный ключ для таблицы. В данной таблице ключевым является поле Номер, чтобы сделать поле ключевым, выделить его и выбрать меню Правка \Ключевое_поле или нажать кнопку Ключевое_поле на панели инструментов При этом слева от имени ключевого поля таблицы появится изображение ключа.
7. Закрыть заполненную таблицу и сохранить ее под именем название вашего факультета (н-р: Экономисты)

Задание № 2. Ввод и редактирование данных 

   

1. В окне База данных появилось имя сохраненной таблицы. Для того чтобы вводить данные, надо открыть ее в режиме таблицы. Щелкнуть на кнопку Открыть. (Если Вам необходимо внести изменения в структуру созданной таблицы, необходимо нажать на кнопку Конструктор.)
2. Занести в таблицу 6- 7 записей. Для поля Дата рождения дату вводить с форме ЧЧ.ММ.ГГГГ (через точку или знак /).Для поля Пол М -мужской , Ж- женский
3. Отредактировать введенные в таблицу данные: заменить во второй записи фамилию.
4. В поле Дата рождения изменить в первой записи год рождения.
5. Удалить последнюю запись в таблице. Для этого нужно выделить ее: установить курсор мыши к левой границе таблицы до изменения его в виде стрелки ²,щелкнуть мышью и нажать клавишу Delete.
6. Добавить еще две записи
7. Сохранить таблицу и закрыть ее.

 
 

Задание № 3. Разработка однотабличных пользовательских форм 

   Данные  в таблицу БД удобнее вводить, если воспользоваться экраном в виде формы. Такой способ позволяет видеть на экране все данные одной записи.

Создать однотабличную пользовательскую форму  для ввода и редактирования данных в нашу таблицу. Для этого выполнить следующее:

1. В окне База_данных нажать на Форма.
2. В том же окне нажать кнопку Создание формы в режиме мастера.
3. В диалоговом окне Создание_форм выбрать в таблицах и запросах имя таблицы название вашего факультета (н-р: Экономисты)(далее везде будет использоваться название таблицы-Экономисты).
4. Выбрать все поля для создаваемой формы (нажать >>).
5. Дальнейшие действия выполнить самостоятельно (стиль формы выбрать — Стандартный).
6. Добавить в таблицу 1-2 записи в режиме формы.
7. Познакомиться с возможностями перемещения в таблице, представленной в виде формы (переместиться на следующую запись и обратно, к первой записи, к последней записи, новая запись).
8. Закрыть окно формы.
9. Открыть таблицу Экономисты и просмотреть добавленные записи в таблице.
10. Закрыть таблицу.