Информационные системы и технологии в экономике

Практически любая организация  имеет производственные подразделения (производящие тот или иной продукт или услугу), администрацию, службы управления, службы обеспечения и сбыта.

Производственными условно  называют подразделения, выполняющие  основную функцию предприятия, как  в случае производства материальных продуктов, так и при оказании профильных услуг. На заводе это могут быть цеха и конструкторские бюро, в научных центрах - лаборатории и т.д.

Предприятием можно  назвать как небольшую фирму  со штатом в несколько человек, так  и огромный завод. На большом предприятии  каждое подразделение (администрация, бухгалтерия, отдел кадров) обычно состоит из десятков сотрудников со своей иерархией. Напротив, на небольшом предприятии некоторые отделы (или даже несколько отделов) могут быть представлены одним человеком. Например, возможна ситуация, когда руководитель небольшой молодой фирмы лично занимается вопросами приема сотрудников на работу, совмещая роль директора и начальника отдела кадров.

Функциональный  признак определяет назначение подсистемы, а также ее основные цели, задачи и функции. Структура информационной системы может быть представлена как совокупность ее функциональных подсистем, а функциональный признак может быть использован при классификации информационных систем.

В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак классификации информационных систем, являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая.

Производственная деятельность связана с непосредственным выпуском продукции и направлена на создание и внедрение в производство научно-технических новшеств.

Mapкетинговая деятельность включает в себя:

•   анализ рынка производителей и потребителей выпускаемой продукции, анализ продаж;

•   организацию рекламной кампании по продвижению продукции;

•   рациональную организацию материально-технического снабжения.

Финансовая деятельность связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов фирмы на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации.

Кадровая деятельность направлена на подбор и расстановку необходимых фирме специалистов, а также ведение служебной документации по различным аспектам.

Указанные направления  деятельности определили типовой набор  информационных систем:

•   производственные системы;

•  системы маркетинга;

•   финансовые и учетные системы;

•   системы кадров (человеческих ресурсов);

•   возможность графического отображения динамики модели;

•   возможность объяснения пользователю необходимых шагов формирования и работы

модели.

Экспертные информационные системы обеспечивают выработку и оценку возможных альтернатив пользователем за счет создания экспертных систем, связанных с обработкой знаний. Экспертная поддержка принимаемых пользователем решений реализуется на двух уровнях.

Работа первого уровня экспертной поддержки исходит из концепции "типовых управленческих решений", в соответствии с которой часто возникающие в процессе управления проблемные ситуации можно свести к некоторым однородным классам управленческих решений, т.е. к некоторому типовому набору альтернатив. Для реализации экспертной поддержки на этом уровне создается информационный фонд хранения и анализа типовых альтернатив.

Если возникшая проблемная ситуация не ассоциируется с имеющимися классами типовых альтернатив, в работу должен вступать второй уровень экспертной поддержки управленческих решений. Этот уровень генерирует альтернативы на базе имеющихся в информационном фонде данных, правил преобразования и процедур оценки синтезированных альтернатив.

 

 

3. Понятия, используемые в программе. Основные настройки.

 

Программа ОФИС2000 версия «Ассистент» представляет собой  товарно-финансовую учетно-аналитическую  систему, которая предназначена  для комплексной автоматизации  учета, делопроизводства, менеджмента, маркетинга и анализа хозяйственной деятельности.

Работа с программой, в общем, заключается в своевременном  внесении данных учета фактов хозяйственной  деятельности (движение товара, денег, услуг, работа с кадрами, маркетинговая  деятельность и т.д.), попутного оформления / печати соответствующих документов и получения разнообразных отчетов по накопленным данным.

В процессе работы информация справочного характера накапливается  в соответствующих справочниках. Эта информация впоследствии используется повторно, что значительно сокращает время ее поиска и уменьшает количество непроизвольных ошибок в ней. Программа автоматически отслеживает корректность вносимых данных.

По накопленным данным в любой момент можно получить разнообразные отчеты, которые значительно  облегчают работу бухгалтера, менеджера и директора. Эти отчеты, также, могут быть распечатаны.

Кроме этого, программа  оборудована большим количеством  вспомогательных средств, таких, как  режимы работы с документами, телефонной книгой, планировщиком рабочего времени  и т.д., которые органически связаны с данными учета. Все это позволяет использовать программу для автоматизации, практически, всех видов офисной деятельности в области учета, делопроизводства, маркетинга, финансового анализа и менеджмента.

Для получения подробной  информации о возможностях и использовании конкретного режима можно нажать клавишу F1 (Контекстная справочная система) или обратиться к Руководству пользователя.

Некоторые слова или  фразы в тексте помощи выделены зеленым  цветом и подчеркиванием. Для получения  подробной информации о таких понятиях на них следует нажать мышкой - после этого откроется соответствующая страница текста помощи.

Все режимы работы программы  разбиты на разделы по смыслу. Названия разделов соответствуют пунктам  системного меню. При открытии этих пунктов появляются подпункты, названия которых соответствуют названиям конкретных режимов работы. Таким образом для перехода в нужный режим достаточно выбрать соответствующий пункт системного меню. Для ознакомления с предназначением конкретных режимов выберите интересующий Вас раздел Справочной системы:

Данные предприятия

Ввод / корректировка  основных данных Вашего предприятия.

Используется в начале работы для задания реквизитов Вашего предприятия, которые, в дальнейшем, используются при печати документов.

Параметры работы

Общие настройки программы, географическое положение, пароль доступа  к программе, элементы оформления интерфейса и т.д.

Используется, как правило, в начале работы для настройки  параметров работы программы.

Цветовая схема

Позволяет настроить цветовую схему интерфейса.

Параметры принтера

Настройка параметров принтера, используемого программой для печати.

Параметры модема и звонков

Настройка параметров модема, используемого программой для набора номера.

Порядок нумерации документов

Позволяет изменить текущие порядковые номера различных документов (накладных, счетов).

Используется для установки  начальных номеров документов в  начале учета с помощью программы  или для их корректировки в  дальнейшем (например, в начале нового отчетного периода).

Закрытие периода

Позволяет закрывать  учетный период, т.е. удалять всю  детальную информацию о завершенных  операциях с подведением и  сохранением остатков по этим операциям. Удаляемые в процессе закрытия периода  данные переносятся в архив и  к ним в последствии можно обратиться для просмотра.

Используется для уменьшения числа активных данных при закрытии отчетного периода (например, сдаче  годового баланса), их переноса в архив  и подведения остатков за закрываемый  период по всем удаляемым операциям.

Резервное копирование

Позволяет сделать резервную  копию всех активных данных программы  на случай потери информации или ее переноса в другую программу.

Рекомендовано ежедневное использование (после каждого сеанса работы с программой) для обеспечения  сохранности данных.

Резервное чтение

Позволяет восстановить активные данные программы по сделанной  ранее резервной копии (в т.ч. при  их переносе из другой программы).

Используется в случае потери данных в результате сбоев  в работе (потеря питания, зависания Windows и т.д.) для их восстановления.

Проверка и восстановление баз  данных

Позволяет произвести проверку и восстановления физической целостности  баз данных, используемых программой.

Используется в случае нарушения данных в результате сбоев  в работе (потеря питания, зависания Windows и т.д.) для их восстановления.

Определение режима работы

Позволяет переключить  программу для работы с локальными данными или данными совместного  использования.

Переход в режим архива / режим  активных данных

Позволяет переключить  программу для просмотра данных архива / активных данных. В режиме архива с данными можно производить любые действия (в т.ч. получение и распечатка отчетов), кроме их изменения.

Используется для просмотра  данных, удаленных в архив в  результате проведения закрытия периода.

Очистка архива

Позволяет удалить все  данные, содержащиеся в архиве, т.е. помещенные в него ранее в результате закрытия периода.

При работе с программой и в ее описании используется ряд  понятий. Большинство из них общеизвестны. Многие из них имеют аналоги в бухгалтерской терминологии, однако, в программе они намеренно заменены общепринятыми терминами для облегчения восприятия информации пользователями, не являющимися профессиональными бухгалтерами:

Предприятие - партнер

Партнер - физическое лицо

Товар

Платеж

Контакт

Документ

Первичный документ

Отчет

Закупка

Продажа

Возврат

Категория и прочие.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Бердянский университет  менеджмента и бизнеса

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Реферат на тему:

« Информационные системы  и технологии в экономике»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

студент 53 ИСТ\М группы

факультета ИСТ

Ревин Артём Сергеевич

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Бердянск, 2012