Информационное обеспечение

Оглавление

1. Общее понятие об информационном обеспечении.

 

Эффективное управление экономическим объектом возможно только при наличии достоверной и  полной информации о деятельности всех его подразделений. Актуальность информации, ее точность и своевременность обеспечиваются путем создания единого информационного пространства на основе интегрированных технологий ее хранения и обработки. Поэтому одна из основных проблем любой экономической информационной системы (ЭИС) связана с организацией и проектированием ее информационного обеспечения. Информационное обеспечение (ИО) играет ведущую роль в обеспечивающих подсистемах ЭИС, что подтверждается зависимостью управления от информационных ресурсов. Цель ИО – создание динамической информационной модели экономической системы, отражающей ее состояние в любой момент времени. Данная подсистема предназначена для оперативного формирования и выдачи полной, объективной и достоверной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение  представляет собой единую систему  классификации и кодирования  информации, унифицированную систему  документации, схемы информационных потоков, циркулирующих в экономической  системе, а также методологию  построения, состав и содержание баз данных.

 

Структурно информационное обеспечение ЭИС состоит из двух частей:

 

-Внемашинное ИО- обслуживает систему управления объектом в виде, воспринимаемом человеком без использования технических средств. В состав внемашинного информационного обеспечения входят система классификации и кодирования, система документации и система документооборота информационных потоков.

-Внутримашинное ИО- включает все виды специально организованной информации, представленной в виде, удобном для восприятия техническими- 
средствами: файлы (массивы), базы данных, базы знаний, витрины данных и информационные хранилища.

 

Для эффективного поиска, обработки и передачи информации в ЭИС она должна быть представлена не в произвольном, а в формализованном  виде. С этой целью информацию следует упорядочить (классифицировать), а затем закодировать с использованием различных классификаторов.

 

2.Система классификации информации

 

Процесс классифицирования  представляет собой процесс распределения  объектов классификации в соответствии с выбранной системой классификации.

Классификация – упорядочение некоторого множества объектов (материалов, изделий, балансовых счетов, видов операций и т.д.) в соответствии с установленными признаками их сходства и различия. Признак, позволяющий распределять множество объектов на подмножества, называют основанием классификации. Процесс классифицирования представляет собой процесс распределения объектов классификации в соответствии с выбранной системой классификации.

 

Необходимость классификации связана:

• С выявлением общих свойств информационного объекта;
• Разработкой правил и процедур обработки информации:
• Сокращением объема и времени поиска необходимой информации:
• Упрощением обработки информации.

 

Система классификации  – совокупность правил распределения объектов множества на основании классификационных признаков и зависимости внутри признаков. 

При проектировании ОИ к  системам классификации объектов предъявляется  ряд требований:

• Полнота охвата объектов рассматриваемой области;
• Однозначность реквизитов;
• Возможность включения новых объектов.

 

Каждая система классификации  имеет основные характеристики:

-гибкость - возможность включения в систему классификации новых классификационных признаков и объектов без нарушения ее целостности;

-емкость - количество (максимально возможное) классификационных группировок в системе классификации;

-глубина - количество допускаемых уровней (ступеней), соответствующих числу признаков классификации;

-заполненность - отношение фактического количества классификационных группировок к емкости системы.

 
 
2.1 Иерархическая система классификации информации.

 

При иерархической системе классификации  множество объектов делится в  зависимости от выбранного классификационного признака на классы (группировки), образующие I уровень. Каждый класс I уровня в соответствии со своим классификационным признаком делится на подклассы (II уровень). Каждый подкласс II уровня делится на группы (III уровень) и т.д.

 

 

 

 

Достоинствами иерархической  системы классификации являются простота и логичность построения, возможность использования неограниченного  количества классификационных признаков в различных ветвях иерархической структуры. Недостатки иерархической системы классификации следующие: жесткая структура, осложняющая внесение изменений; невозможность группировки объектов по заранее не предусмотренным признакам.

 

В качестве примера иерархической классификации рассмотрим план счетов бухгалтерского учета. План счетов разбивается на классы (разделы): внеоборотные активы, производственные запасы, затраты на производство, готовая продукция, денежные средства, расчеты, капитал, финансовые результаты. Каждый из этих классов разбивается на подклассы (счета). Например, внеоборотные активы включают в себя основные средства (ОС), амортизацию ОС, нематериальные активы, амортизацию нематериальных активов и др. Каждый подкласс разбивается на группы (субсчета). Так, в подклассе «Основные средства» выделяются собственные и арендованные ОС.

 
 
2.2 Фасетная система классификации информации.

 

Фасетная система классификации  позволяет разделить множество  объектов одновременно по нескольким независимым друг от друга признакам. Признак классификации, который используется для образования независимых классификационных группировок, называется фасетом.

Фасет (Фi) представляет собой  совокупность однородных значений классификационного признака. Внутри фасета значения могут располагаться- 
в произвольном порядке или быть упорядоченными. Классификация (Кs) заключается в присвоении значений из фасетов: Кs=(Ф1,Ф2,…,Фn). При построении фасетной системы классификации необходимо не повторять значений в различных фасетах.

 
                           

 

В качестве примера фасетной классификации рассмотрим бухгалтерскую отчетность  

Название отчетности (Ф1)	Тип (Ф2)	Форма (Ф3)
Общеэкономическая (составляется в  соответствии с инструкциями Минфина  России)    Налоговая (составляется в соответствии с инструкциями ФНС)	Квартальная    Годовая	Ф1 – баланс    Ф2 – отчет о финансовых результатах    Ф3 – отчет о движении капитала    Ф4 – отчет о движении денежных средств    Налоговые декларации    Расчеты налогов     Справки

 

Здесь фасетами являются название отчетности, тип, форма, ниже в столбцах приведены их значения. Тогда классификация отчетности имеет вид:

К₁ = (общеэкономическая, квартальная, Ф₁);

К₂ = (налоговая, годовая, налоговые декларации).

 

Классификация экономических  объектов способствует их систематизации, более глубокому изучению и созданию единых классификаторов однородных объектов для разных предприятий. Классификация является основой кодирования информации.

3. Система кодирования информации.

 

 

Кодирование – это процесс присвоения условных обозначений объектам классификации (материалам, изделиям, видам операций, счетам и т.д.) и классификационным группировкам. Цель кодирования: представление информации в более компактной и удобной для использования в ИС форме; подготовка информации к обработке в системе и передаче ее по каналам связи; упрощение логической обработки информации с использованием специальных методов; установление единообразия представления всех признаков.

Уникальное условное обозначение, присвоенное конкретному  объекту (например, счету), называется кодом. Код может состоять из одного знака или системы знаков, образованной по определенным правилам. В качестве знаков могут выступать цифры, буквы или буквенно-цифровые символы. Однако чаще используются только цифры.

Код характеризуется  длиной (числом позиций в коде), структурой (порядком расположения символов в коде) и емкостью (максимально допустимым числом элементов кода). Совокупность правил, по которым строится кодовое обозначение объекта, называется системой кодирования.

При кодировании элементов экономических  объектов используются порядковая, серийная, разрядная (позиционная), комбинированная и повторения системы кодирования, которые сгруппированы в два класса - классификационные и регистрационные.

 

 

3.1 Классификационное кодирование

 

Классификационные коды используют для отражения классификационных взаимосвязей объектов и группировок и применяются в основном для сложной логической обработки экономической информации на ЭВМ, отсюда вытекают требования: однозначности отображения классификационных взаимосвязей объектов и их группировок и обеспечение максимальной простоты программирования. Группу классификационных систем кодирования можно разделить на две подгруппы в зависимости от того, какую систему классификации используют для упорядочения объектов.

-Последовательные системы кодирования характеризуются тем, что они базируются на предварительной классификации по иерархической системе классификации, в результате использования которой коды нижестоящих группировок образуются путём добавления кодов к кодам вышестоящих группировок .

-Параллельные системы кодирования характеризуются тем, что они строятся на основе использования фасетной системы классификации, и коды группировок по фасетам формируются независимо друг от друга.

 

Последовательные и  параллельные системы кодирования  строятся на базе разрядной или комбинированной  систем кодирования .

-Разрядная система применяется для кодирования объектов, определяемых несколькими соподчиненными признаками, используемыми для решения экономических задач. Кодируемые объекты систематизируются по классификационным признакам на каждой ступени классификации, каждому признаку отводится определенное число разрядов, в пределах которых кодирование группировок начинается с единицы. При разрядной системе кодирования имеет место так называемое "зависимое " кодирование. Это значит, что классификационные группировки по младшим признакам кодируются в зависимости от кода группировки, образованной по старшему признаку. Запас свободных позиций определяется структурой кода.

Код объекта, построенный по этой системе, состоит  из такого числа позиций (или числа  групп разрядов), сколько было учтено признаков для объектов, поэтому  разрядная система кодирования  называется иногда позиционной системой. Конкретное значение признака, характеризующего объект, определяется позицией и значением определенного числа в структуре кода. Длина кода зависит от числа ступеней классификации, от числа классификационных группировок на каждой ступени и от основания кодирования.

-Комбинированная система кодирования, обладая всеми преимуществами разрядного кода, применяется для кодирования больших номенклатур (перечней ) объектов, которые характеризуются многими соподчиненными или независимыми признаками. Эта система базируется на сочетании принципов построения таких систем кодирования, как разрядная, серийная, порядковая и кода повторения.

-Код повторения (мнемокод) ─ это буквенные или буквенно-цифровые коды, которые характеризуются тем, что в структуру кода переносят часть символьных обозначений объектов с целью повышения мнемоничности кода или для сокращения его длины.

 

Классификационное кодирование  выполняется после предварительной  классификации объектов и подразделяется на позиционное (поразрядное), повторения и комбинированное кодирование. 
 

В качестве примера рассмотрим лицевой счет клиента банка. Структурно номер лицевого счета имеет следующий  вид:

 

РППББВВВКООООЛЛЛЛЛЛЛ,

где Р (одна позиция) – номер балансового раздела; П (две позиции) – номер счета первого порядка; Б (две позиции) – номер счета второго порядка; В (три позиции) – код валюты; К (одна позиция) – контрольный ключ; О (четыре позиции) – номер филиала; Л (семь позиций) – лицевая часть счета.

 
 
Другим примером является банковский идентификационный код (БИК), структура которого такова:

 
CC CCCC CCC 
Код России   Код банка в пределах РКЦ     Код РКЦ 

Достоинствами позиционной  системы кодирования являются простота построения, логичность, большая информативность  кода, дающая возможность кодирования неограниченного количества классификационных признаков, их четкое выделение. Недостаток данной системы заключается в жесткой структуре предварительной классификации, не позволяющей закодировать группировки, не предусмотренные заранее. 

Достоинством данного кодирования является легкость запоминания, а недостатком – узость применения. Чаще всего система повторения применяется комбинированно с другими системами кодирования.