Информационное обеспечение СУ

• Запрос на выборку – выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов; результатом является таблица, которая существует до закрытия запроса; на основе этого вида могут строиться запросы других видов.
• Запрос на создание таблицы – выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов и сохраняет результат в новой постоянной таблице.
• Запрос на обновление, добавление, удаление – запросы действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.
• Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определённом порядке. Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно. В базе данных использованы запросы на выборку.

 

    Запрос SQL — это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Язык SQL (Structured Query Language) используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как базы данных Microsoft Access. 

1. Запросы на выборку

 

 

Рис. 8 Запрос на выбор модели по типу принтера 

 

Рис. 9 Запрос на выбор модели по цене 

2. Запрос  на добавление

 

 

Рис. 10 Запрос на добавление моделей с  ценой, меньшей 20000 
 
 

3. Запрос  на изменение

 

 

Рис. 11 Запрос на изменение цены

4. Запрос на удаление

 

 
 

Рис. 12 Запрос на удаление данных из таблицы диагональ 

Разработка  форм

 

    Основой диалогового интерфейса пользователя для работы с БД являются формы. Через формы может осуществляться первоначальная загрузка данных во взаимосвязанные таблицы БД, просмотр данных, а также их корректировка. Работая с формой, можно добавлять и удалять записи из таблицы, изменять значения полей, получать расчетные данные. В процессе работы может осуществляться контроль вводимых данных. Access позволяет создавать однотабличные формы (на основе одной таблицы) и многотабличные (для работы с несколькими взаимосвязанными таблицами). Создавать формы можно в режиме Конструктора и с помощью Мастера форм. Рассмотрим создание формы для ввода/вывода данных с помощью Мастера форм. С его помощью можно легко получить типовой макет формы, а далее доработать ее средствами Конструктора форм.

Разработка  формы с помощью  мастера форм

   Приведем  пример создания формы для ввода  данных в таблицу Дисциплины. Чтобы  начать создание формы, в окне БД  нужно выбрать строку Формы. Для получения доступа к списку всех вариантов создания новой формы необходимо на панели инструментов окна БД нажать кнопку Создать. Для вызова Мастера форм в окне Новая форма выбираем соответствующую строку. Далее в окне для выбора источника нужно выбрать таблицу, для которой создается форма. После выбора таблицы запускаем Мастер форм. Появляется окно Создание форм в котором Access предлагает выбрать те поля, которые должны присутствовать в форме. Для этого нужно сделать текущим соответствующее поле и кнопкой со стрелкой перенести его в Выбранные поля. Если необходимо поместить в форме все поля таблицы, то надо нажать кнопку .

   В результате описанных выше действий окно Создание форм принимает вид, показанный на  рисунке для продолжения построения формы нажимаем кнопку Далее.

В следующем  окне Access предлагает выбрать внешний вид формы: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный, сводная таблица или сводная диаграмма. Перечень стилей представлен на рисунке в левой части опять присутствует образец выбранного стиля. И теперь остается последний шаг: задать имя формы. На этом построение формы закончено.

   Созданная форма представлена на рисунке 20. При необходимости ее можно изменить в режиме конструктора, передвигая и изменяя размеры элементов - заголовков полей, ячеек для ввода данных.

В режиме формы, построенной по описанным выше правилам, можно выполнять поиск, сортировку, фильтрацию и выполнять корректировку данных. С помощью кнопок в нижней части формы можно переходить от одной записи к другой. Открыв форму конструктором можно добавить кнопки поиска, удаления, добавления, сохранения. 

 

Рис. 13 Главная  форма БД  

 

Рис. 14 Форма, осуществляющая выполнение

 имеющихся  запросов  

 

Рис. 15 Форма, осуществляющая выполнение

 запросов по типу принтера и цене 

 

Рис. 16 Форма, выводящая на экран отчеты 
 

 

Рис. 17 Форма, осуществляющая поиск моделей по заданным параметрам и возможность  просмотра всего каталога

Разработка  отчетов

 

   Средства  Access по разработке отчетов предназначены для конструирования макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Перед началом конструирования отчета нужно спроектировать его макет, т.е. определить состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц (запросов) БД, и вычисляемых реквизитов, поля, по которым необходимо группировать данные. Для каждого уровня группировки определяются заголовки и примечания, вычисляемые итоговые значения. Кроме того, оформляются заголовки и подписи реквизитов отчета и определяется порядок вывода данных. Отчет можно создать с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Иногда удобно использовать мастер отчетов. Созданный мастером отчет всегда можно доработать в режиме конструктора.

   Создание  простого отчета для одной таблицы  на примере таблицы вычисление количества топлива. Выберем в окне БД объект Отчеты. Далее выберем Создание отчета в режиме конструктора/Создать. В окне Новый отчет выберем Мастер отчетов, в строке источника выберем таблицу «Каталог_станков». Нажмем Ок. В окне Создание отчетов выберем поля для включения в отчет. В следующем окне Создание отчетов нужно определить уровни группировки. Далее необходимо указать сортировку для выводимых данных.  
 
 
 

 

Рис. 18 Отчет  по всем моделям телевизоров, имеющихся  на складе с выводом их показателей  
 

 

Рис. 19 Диаграмма, отражающая соотношение моделей  по цене

 

Рис. 20 Отчет  по конкретной фирме - производителю

Создание  макросов

 

     Макрос - макрокоманда или набор макрокоманд, используемый для автоматического выполнения некоторых операций. Макрокоманда - основной компонент макроса. Запуск кнопок осуществляется с помощью макросов. 

Рис. 21 Макрос, осуществляющий выход из приложения (соответствующая кнопка располагается  на форме Главная). 

 

Рис. 22 Макрос, осуществляющий закрытие окна (соответствующие кнопки располагаются на формах). 

 

Рис. 23 Макросы, открывающие и закрывающие эти формы, а также макросы, запускающие отчеты и запросы, хранящиеся в базе данных. 
 
 

 

Рис. 24 Макросы, осуществляющие поиск первой и последующей записей в таблице Микросхемы по фрагменту названия микросхемы,

 указываемого  в поле Образец поиска. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Вывод 

     СУБД Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных пользователю, позволяя ему легко и просто создавать  базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты.

     В свете этого активно развивается  направление, связанное с базами данных, с их проектированием, созданием, внедрением. Целью данного курсового  проекта является изучение процесса проектирования базы данных для данной предметной области, которая и налагает на базу данных свои специфические требования.

     При помощи системы управления базами данных была разработана БД на тему "Телевизоры". В базе данных реализована обработка информации из нескольких таблиц. Чтобы информация могла обновляться, между таблицами устанавливаются связи, сведения из каждого источника сохраняются в таблицах.

     Чтобы с информацией занесённой в таблицы  можно было работать, т.е. осуществлять поиск, выборку данных, имеющих определенные условия, в базе данных был создан ряд запросов на выборку. Запросы также позволяют обновить или удалить одновременно несколько записей.

     Для удобства пользования, была создана главная форма, из которой происходит управление и получение информации по всей СУБД. Создание форм позволяет вводить или изменять данные  прямо в таблице. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя макет созданный «мастером форм» или непосредственно пользователем. Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты, диаграммы и почтовые наклейки. Для анализа или распечатки данных  определённым образом используются отчёты. Для правильной работы команд в СУБД используются макросы.

     Результатом данного курсового проекта является теоретически спроектированная, машинная информационная база данных для выделенной предметной области.  

 

Список  литературы 

1.  Харитонова И.И. Самоучитель по Microsoft Access 2000. СПб: Питер,     2001.

 

2.  Вейскас Д., Эффективная работа с Microsoft Access 2000, СПб: Питер,    2001.