ERP-система

Введение

По мере структурирования промышленных компаний все более  популярными становятся современные  автоматизированные системы поддержки  управленческой деятельности, так называемые, ERP-системы (от Enterprise resources planning - Управление ресурсами предприятия).

ERP-системы - набор интегрированных  приложений, которые комплексно, в  едином информационном пространстве  поддерживают все основные аспекты  управленческой деятельности предприятий  - планирование ресурсов (финансовых, человеческих, материальных) для производства  товаров (услуг), оперативное управление выполнением планов (включая снабжение, сбыт, ведение договоров), все виды учета, анализ результатов хозяйственной деятельности.

Основными требованиями, предъявляемыми к ERP-системам являются: централизация  данных в единой базе, близкий к  реальному времени режим работы, сохранение общей модели управления для предприятий любых отраслей, поддержка территориально-распределенных структур, работа на широком круге аппаратно-программных платформ и СУБД.

Целью настоящей работы является описание структуры, механизмов использования  и перспектив развития ERP-систем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ERP-система

ERP-системы - это компьютерные  системы, созданные для обработки  деловых операций организации  и для содействия комплексному  и оперативному (в режиме реального  времени) планированию, производству  и обслуживанию клиентов. В частности, ERP-системы имеют следующие характеристики: это готовое ПО, разработанное для среды клиент-сервер, как традиционной, так и базирующейся на интернет-технологиях; эти системы интегрируют большинство бизнес-процессов; они обрабатывают большую часть деловых операций организации; эти системы используют БД всего предприятия, каждый образец данных в которой запоминается, как правило, единожды; они обеспечивают доступ к данным в режиме реального времени: в некоторых случаях данные системы позволяют интегрировать обработку деловых операций и действий по планированию (например, производственное планирование).

Более того, ERP-системы все  чаще имеют такие дополнительные характеристики, как: поддержка многочисленных валют и языков (что очень важно  для транснациональных компаний); поддержка конкретных отраслей (например, SAP поддерживает большое число отраслей, включая нефтяную и газовую отрасли, здравоохранение, химическую промышленность и банковское дело); способность  к настройке (кастомизации) без программирования (например, установкой «переключателей»).

Перечислим основные преимущества внедрения и использования ERP-системы: ERP-системы интегрируют виды деятельности фирмы.

Процессы планирования ресурсов предприятий являются межфункциональными, заставляющими фирму выходить за традиционные, функциональные и локальные рамки. Кроме того, различные бизнесс-процессы предприятия часто связаны между собой. Более того, данные, располагавшиеся ранее на различных неоднородных системах, сейчас интегрированы в единую систему.

ERP-системы используют  «лучшие практики».

Системы планирования ресурсов предприятий вобрали в себя более тысячи лучших способов организации бизнес-процессов. Эти лучшие практики могут быть использованы для улучшения работы фирм. Выбор и внедрение ERP-систем требует внедрения таких лучших практик.

Системы планирования ресурсов предприятий делают возможной организационную  стандартизацию различных географически  разделенных подразделений. В результате подразделения с нестандартными процессами можно сделать такими же, как и другие подразделения, имеющие  эффективные процессы. Более того, фирма может предстать перед  внешним миром как единая организация. Вместо того чтобы получать разные документы, когда какая-то фирма имеет дело с разными филиалами или предприятиями данной компании, эта компания может быть представлена миру в виде единого общего образа, что ведет к улучшению ее имиджа.

ERP-системы устраняют информационную  асимметрию.

Системы планирования ресурсов предприятий складывают всю информацию в одну и ту же основную БД, устраняя многочисленные информационные несоответствия. Это приводит к нескольким результатам. Во-первых, обеспечивается повышение  контроля. Если один из пользователей  не выполняет свою работу, другой видит, что что-то не было сделано. Во-вторых, открывается доступ к информации для тех, кому она нужна; в идеале, обеспечивается улучшенная информация для принятия решений. В-третьих, информация перестает быть предметом посредничества, так как она становится доступной  и для руководства, и для служащих компании. В-четвертых, организация  может стать «плоской»: так как  информация широко доступна, нет потребности в дополнительных малоценных работниках, чья основная деятельность - подготовка информации для распространения среди руководства и служащих компании.

ERP-системы обеспечивают  информацией в реальном времени

В традиционных системах большое  количество информации фиксируется  на бумаге, а затем передается другой части организации, где она или  переоформляется (обычно агрегируется), или переводится в компьютерный формат. С ERP-системами большое количество информации собирается у источника  и непосредственно помещается в  компьютер. В результате, информация тут же становится доступной для  других.

ERP-системы обеспечивают  одновременный доступ к одним  и тем же данным для планирования  и контроля.

Системы планирования ресурсов предприятия используют единую БД, где большая часть информации вводится один и только один раз. Так  как данные доступны в реальном времени, фактически все пользователи организации  имеют доступ к одной и той  же информации для планирования и  контроля. Это может способствовать более согласованному планированию и управлению по сравнению с традиционными  системами.

ERP-системы способствуют  взаимодействию и сотрудничеству  внутри организации.

Системы планирования ресурсов предприятий также способствуют взаимодействию и сотрудничеству внутри организации (между различными функциональными  и географически разделенными подразделениями). Наличие взаимосвязанных процессов  приводит функциональные и географически разделенные подразделения к взаимодействию и сотрудничеству. Стандартизация процессов также способствует сотрудничеству, так как между процессами становится меньше противоречий. Кроме того, единая БД способствует взаимодействию, обеспечивая каждое географически разделенное и функциональное подразделение нужной им информацией.

ERP-системы способствуют  взаимодействию и сотрудничеству  между организациями.

ERP-система обеспечивает  информационную магистраль для  организации взаимодействия и  сотрудничества с другими организациями.  Фирмы все больше и больше  открывают партнерам свои БД  для облегчения снабжения и  других видов деятельности. Чтобы  данная система работала, необходим  единый архив, которым могут  пользоваться партнеры; и ERP-системы  могут быть использованы для  содействия таким обменам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Возможности ERP-систем

Основные возможности ERP-систем можно представить в виде четырех  блоков: планирование, учет, анализ, управление.

Планирование

Осуществлять планирование деятельности предприятия на различных  уровнях значит:

Формировать программу сбыта.

Осуществлять производственное планирование (уточненная и утвержденная программа сбыта является основой  плана производства, интеграция данных этих планов существенно облегчает  процесс производственного планирования и обеспечивает их неразрывную связь).

Формировать основной производственный план-график (детализированный оперативный  производственный план, на основе которого осуществляется планирование и управление заказами на закупку и производство).

Формировать планы на закупку.

Осуществлять финансовое планирование и бюджетирование.

Осуществлять предварительную  оценку выполнимости сформированных планов на различных уровнях планирования для внесения необходимых коррекций  или принятия решения о привлечении  дополнительных ресурсов.

Учет

В случае, если планы получили свое подтверждение, они приобретают статус актуальных планов, и начинается их реализация. Ранее смоделированный поток зависимых заказов превращается в реальный, порождающий потребности в материалах, трудовых ресурсах, мощностях и деньгах. Удовлетворение данных потребностей порождает учетные действия, обеспечивающие оперативную регистрацию прямых затрат, относящихся к производимой продукции (материальных, трудовых, эксплуатационных затрат в привязке к заданиям, технологическим операциям, проектным работам, работам по техобслуживанию…), и косвенных затрат, распределяемых по центрам финансовой ответственности. Все операции по регистрации прямых затрат вводятся, как правило, в натуральном выражении нормативного потребления (материальные - в соответствующих единицах измерения, трудовые - временные…). Для отражения соответствующего финансового результата ERP-системы предлагают мощные средства настройки финансовой интеграции, позволяющие обеспечить автоматический перевод потребленных ресурсов в их финансовый эквивалент.

Анализ

За счет оперативного отражения  результатов деятельности управленческий персонал получает возможность в  режиме реального времени осуществлять сравнительную характеристику планов и результатов, а наличие дополнительных модулей для расчета основных показателей и построения математических моделей значительно упрощает процесс  бизнес-планирования.

Управление

Наличие оперативной информационной обратной связи о состоянии объекта  управления, как известно, является основой любой системы управления. ERP-системы предоставляют такого рода обратную (достоверную и оперативную) информацию о состоянии проектов, производства, запасов, наличии и  движении денежных средств и т.д., что в результате позволяет принимать  обоснованные управленческие решения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Основные компоненты ERP-систем

Системы планирования ресурсов предприятий могут обеспечивать большое разнообразие функциональности, используя компоненты, которые часто  называются «модулями».

В качестве примера приведем список основных компонентов системы SAP R/3:

АА (asset accounting - учет основных средств), отвечающий за информацию относительно износа, страхования, основных фондов и т.д.

СО (controlling - управление), включающий блоки «Учет центров затрат», «Управление себестоимостью» и «Функционально-стоимостной анализ» (activity-based costing, ABC).

FA (financial accounting - финансы), включающий блоки «Главная книга», «Дебиторская задолженность», «Кредиторская задолженность» и «Консолидация в соответствии с законодательством» (legal consolidations).

HR (human resources - кадры), включающий блоки «Управление персоналом» и «Планирование и развитие».

MM (materials management - управление материалами), включающий блоки «Управление запасами», «Контроль счетов-фактур», «Управление складами».

РМ (plant maintenance - обслуживание предприятия), включающий блоки «Производственные и технические объекты», «Профилактическое обслуживание», «Управление техническим обслуживанием», «Управление заказами на техническое обслуживание».

РР (production planning - производственное планирование), включающий блоки «Операционное планирование и планирование продаж», «Материальное планирование» и «Планирование мощностей».

PS (project system - проектная система), который включает блоки «Управление проектами» и «Управление бюджетом».

QM (quality management - управление качеством), включающий блоки «Сертификаты качества», «Инспектирование», «Средства планирования» и «Уведомление о качестве».

SD (sales and distribution - продажи и дистрибуция).

Кроме того, в системе  существуют так называемые «общие» (cross-application) модули, которые могут быть использованы в системе R/3 повсеместно. Среди них - SAP business workflow (поддержка рабочих процессов) и SAP office (поддержка офисной работы).

 

 

 

4. Модели, объекты и процессы ERP-систем

Понятия модель, объект и  процесс (МОП) являются ключевыми в  структуре любой ERP-системы. Процесс  конфигурирования ERP-системы состоит  в выборе и отражении в системе  моделей, объектов и процессов, используемых организацией.

Модели

В ERP-системах заложено несколько  моделей, таких как, например, модель организационных структур в системе SAP R/3 (рис. 1). Эти модели - отображение  реального мира в системе, и их качество важно для отражения  реальности. Например, модель организационных  структур позволяет фиксировать  информацию вплоть до буферного накопителя. И информация может быть объединена, начиная с буфера памяти, до уровня корпоративной группы.

Такие возможности дают не только пользу, но и требуют затрат. С одной стороны, они могут  обеспечить системе определенный уровень  детализации организации, необходимый  для моделирования фирмы. С другой стороны, если модель фирмы меняется, она должна быть изменена и в системе. В результате, если модели меняются часто, это обходится довольно дорого.