Иркутский
Государственный Технический Университет
СУБД
ACCESS
«Делопроизводство»
Выполнила:
Студентка
группы ТЭб
Марчук
А.П.
Проверила:
Преподаватель
информатики
Соломкина
В.К.
Иркутск 2011
Аннотация
В
данной курсовой работе с помощью
SUBD ACCESS сделана база данных «Делопроизводство».
Оглавление
Введение4
Задание
на курсовую работу7
Формирование
Базы Данных8
Заключение18
Введение
База
данных – это совокупность структурированных
данных, относящихся к некоторой предметной
области.
Базы
данных бывают:
Реляционные
Базы Данных.
База данных охватывает несколько взаимосвязанных
таблиц «объекты-свойства». Такие
базы данных называются реляционными.
Это понятие (relation – отношение) было введено
известным американским специалистом
в области систем управления базами данных
И.Ф.Коддом. В 1994 г. отмечалась 25 годовщина
с того момента, как И.Ф.Кодд (тогда научный
сотрудник корпорации IBM) предложил реляционную
модель. Тем не менее первая коммерческая
реляционная СУБД, названная Oracle [14],
появилась только в 1979 г. Она
была разработана небольшой компанией
Silicon Valley. Сегодня это Oracle Corporation – крупнейший
в мире поставщик реляционных СУБД и сопутствующих
программных продуктов.
Задание на курсовую
работу.
Основные
таблицы:
Входящие
[Вх_номер, Код_типа, Документ, Код_орг,
Исх_номер,
Отправитель, Дата_отпр, Код_отд, Получатель,
Дата_получ]
Исходящие
[Исх_номер, Код_типа, Документ,
Код_отд, Отправитель,
Дата_отпр, Код_орг, Получатель]
Типы
документов [Код_типа, Тип_док]
Организации
[Код_орг, Организация, Индекс,
Город, Адрес, Телефоны, Факс, Эл_почта]
Отделы
[Код_отд, Отдел, Начальник, Телефоны]
В
основных таблицах регистрируются входящие
и исходящие документы; типом
документа может быть письмо, счет,
акт, проект, отчет и т.п.; поле Документ
содержит название документа, поле Организация
- название организации, поле Отдел
- название отдела; под адресом организации
понимается улица и номер дома.
Формирование
Базы Данных
- Создание структуры
вспомогательных таблиц.
Рис.1.1 Вспомогательные таблицы «Жанры»
и «Киностудии».
Для
начала создадим пустые вспомогательные
таблицы. Определим их структуру
– опишем каждое поле записи. Начинать
надо со вспомогательных таблиц «Жанры»,
«Киностудии» и «Режиссеры». Для создания
таблицы «Жанры»
в окне базы данных нажмем кнопку Таблицы
(вверху), а затем кнопку Создать (справа).
В открывшемся диалоговом окне выберем
из списка Конструктор. После этого
откроется диалоговое окно Жанры:
таблица. Этом окне в графе Имя
поля введем Код
жанра, а в поле со списком Тип
данных выберем Числовой. После
этого в поле со списком Размер
поля выберем Целое. Затем, нажав
на панели инструментов кнопку с изображением
ключа, сделаем поле Код
жанра ключевым. Теперь определим
второе поле – поле Жанр. В графу
Имя поля введем его название, а в
поле со списком Тип
данных выберем Текстовый. Длина
текстового поля по умолчанию равен 255,
и это нас устраивает. После этого окно,
в котором мы определяли поля таблицы
«Жанры», можно закрыть с помощью кнопки
системного меню (в строке заголовка окна,
справа). При закрытии этого окна появится
диалоговое окно, в котором надо задать
имя таблицы – «Жанры».
Рис. 1.2 Заполнение таблицы «Жанры».
Теперь
таблица создана, ее можно открыть
с помощью кнопки «Открыть» в окне
базы данных и ввести в нее записи. Для
ввода данных надо “встать” в нужное
поле с помощью щелчка мыши или с помощью
клавиш перемещения курсора и вводить
данные в это поле. После ввода значения
нажимают клавишу <Enter> - этим завершается
ввод данных в ячейку таблицы, и курсор
перемещается в следующее поле записи
или в первое поле очередной записи. Для
перемещения курсора также можно пользоваться
клавишами <Tab> и <Shift>+<Tab>. Кроме
того, перемещаться по записям таблицы
помогает «навигатор» – линейка с кнопками
внизу каждой таблицы. Все тоже самое мы
проделываем с таблицами «Киностудии»
и «Режиссеры».
- Создание структуры
основной таблицы.
Создание
таблиц «Фильмы»
и «Журнал» требует дополнительных
пояснений по поводу определения полей
«Код жанра», «Код киностудии», «Код режиссера»
и «Код фильма» . Каждое из этих полей необходимо
определить как поле со списком. На рис.
2.1 показано, как это сделано для поля
«Код жанра».
Рис.
2.1 Основная таблица «Фильмы».
После
определения типа этого поля (числовой)
и уточнения его общих параметров
(целое) с помощью вкладки Общие,
переходим на вкладку Подстановка
– она показана на рисунке справа, внизу.
Здесь в полях со списком выбираем тип
элемента управления (поле со списком),
тип источника строк (таблица/запрос),
источник строк (таблица «Жанры»), присоединенный
столбец (первый) и число столбцов в списке
(2). Надо указать также ширину столбцов
и списка, например, ширина столбцов –
1см;3см, ширина списка - авто. Теперь при
вводе данных в поле, можно не вспоминать
коды жанров, а выбирать их из списка, в
строках которого содержатся и коды, и
названия – ведь мы включили в список
поля «Код жанра» таблицы «Фильмы» два
столбца из таблицы «Жанры», причем полю
«Код жанра» таблицы «Фильмы» соответствует
именно первый (присоединенный) столбец
таблицы «Жанры». Для того чтобы список
появился, надо просто щелкнуть мышью
по стрелке у правого края поля «Код
жанра».
Рис.
3.1 Заполнение таблицы «Фильмы».
Для
создания Схемы Данных можно
воспользоваться пунктом меню
Сервис/Схема данных или соответствующей
кнопкой на панели инструментов. В появившемся
диалоговом окне надо выбрать таблицы,
включаемые в схему.
Рис.
4.1 Схема данных.
После
этого появится схематическое изображение
таблиц в виде прямоугольников, содержащих
список полей . После этого остается
с помощью мыши соединить поля
«Код Жанра», «Код режиссера», «Код студии»
таблицы «Фильмы» с ключевыми
полями других таблиц – на схеме
появятся стрелки с указанием
типа связи . Если по стрелке щелкнуть
правой клавишей мыши, то всплывет меню,
позволяющее изменить свойства связи:
например, можно, выбрав метод Изменить
связь, установить в очередном диалоговом
окне флажок Обеспечение
целостности данных.
Для
создания формы Фильмы в окне базы данных
нажмем кнопку Формы (слева), а затем
кнопку Создание формы
с помощью Мастера (справа). После этого
откроется диалоговое окно, позволяющее
выбрать таблицы (или запрос), а из них
- поля, включаемые в форму. Далее форма
создается автоматически, почти без участия
пользователя. При вводе данных с помощью
формы для перехода к очередной, предыдущей,
к первой или последней записи таблицы
используется навигатор – как и при работе
с таблицей. Важно понимать, что форма
– это не самостоятельный информационный
объект, а только удобный способ визуализации
записей таблиц, ввода в них данных и их
корректировки.
Рис.
5.1 Форма Фильмы.
Форма
создается для удобства ввода
дынных в основную таблицу и для
удобства просмотра.
Запросы
создаются с целью отбора данных
из таблиц по некоторым критериям.
Рис.
6.1 Создание запроса (режим конструктор).
Чтобы
создать запрос, в окне базы данных
нажмем кнопку Запросы (слева), а затем
кнопку Создание запроса с помощью
конструктора (справа). В следующем
диалоговом окне выберем таблицы, из
которых собираемся отбирать данные,
и получим окно, изображенное
на рис. 6.1. В этом окне в полях
со списками Имя таблицы и Поле
надо выбрать поля, включаемые в
запрос, ниже можно выбрать вариант
сортировки записей и указать
условия их отбора. Закрыв окно, можно
запомнить созданный запрос. При
его просмотре мы видим виртуальную
таблицу, включающую только те данные,
которые мы отобрали. Если изменить данные
в исходных таблицах, то результат просмотра
запроса также изменится.
Рис.
6.2 Запрос (обычный режим)
Рис.
7.1 Создание отчета.
Результаты
запроса удобно использовать в качестве
источника информации для составления
отчета. Отчет получен с помощью мастера
отчетов. В окне базы данных надо нажать
кнопку Отчеты (слева), а затем кнопку
Создать отчет с помощью
мастера (справа), далее выбрать запрос
в качестве источника данных. После этого,
делая выбор в предлагаемых диалогах,
остается уточнить перечень полей, включаемых
в отчет, вариант группировки и сортировки
записей, вариант вывода итоговых строк
и ориентацию страниц. Отчет в сочетании
с запросом позволяет отобрать из базы
данных требуемую информацию, сгруппировать
итоговые записи и автоматически получить
итоговые строки.
Заключение.
В
заключение хочу сказать, что работа
с базами данных дает возможность
еще раз укрепить навыки, научиться
правильно создавать запросы, отчеты,
формы. А также выбирать правильные
типы данных и т.д.
Список
литературы.
- В.В. Ломтадзе,
Л.П. Шишкина «Информатика»
- Ломтадзе
В.В., Агафонов Ю.А., Бояринцева Т.П. и
др. Лабораторный практикум по информатике.
Часть I. Windows, Word, Excel, Access. – Иркутск:
Изд-во Иркутского госуд. техн. ун-та, 2003.
- 69 с.