Базы данных

Содержание 

Введение…………………………………………………………………..3    стр

1. Основные понятия баз данных ……………………………………… 4    стр

2. Формирование баз данных………………………………..………….. 8    стр

3. Работа с СУБД Microsoft Access …………………………………......11   стр

4. Заключение…………………………………………………………….14    стр

5. Список используемой  литературы………………………...…………15    стр

 

Введение.

         Для решения проблем обработки экономической информации используются современные компьютеры с соответствующим программным обеспечением, системами управлениями базами данных (СУБД). Лидирующее место среди СУБД в данный момент по праву занимает Microsoft Access. Возможности этой программы очень высоки. От обработки текста до управления базами  данных, многообразие функций может поначалу запутать, чем заставить применять на практике. Но по мере приобретения опыта начинаешь по достоинству ценить то, что границ возможностей программ тяжело достичь. Наряду с инженерными и бухгалтерскими расчетами организация и графическое изображение данных приобретают все возрастающее значение. Кроме того, многообразие функций, предлагаемое такими расчетными и графическими программами, не должно осложнять работу пользователя.

 

1. Основные понятия баз данных 

Базы  данных и системы  управления базами данных 

      База  данных — это организованная структура, предназначенная для хранения информации.

      Сегодня большинство систем управления базами данных (СУБД) позволяют размещать в своих структурах не только данные, но и методы (то есть программный код), с помощью которых происходит взаимодействие с потребителем или с другими программно-аппаратными комплексами.

      Таким образом, мы можем говорить, что в  современных базах данных хранятся отнюдь не только данные, но и информация.

      С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

      В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает нам возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД.

      В качестве такого объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.  

      Структура простейшей базы данных

      Сразу поясним, что если в базе нет никаких  данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Этот факт имеет методическое значение. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть — это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший «некомпьютерный» вариант базы данных — деловой ежедневник, в котором каждому календарному дню выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, поскольку имеет структуру, четко отличающую его от записных книжек, рабочих тетрадей и прочей писчебумажной продукции.

      Базы  данных могут содержать различные  объекты, но, забегая вперед, скажем, что основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. Простейшая база данных имеет хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.

      Структуру двумерной таблицы образуют столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных. 

      Свойства  полей базы данных

      Поля  базы данных не просто определяют структуру  базы — они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access:

      • Имя поля — определяет, как следует  обращаться к данным этого поля при  автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

      • Тип поля — определяет тип данных, которые могут содержаться в  данном поле.

      • Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

      • Формат поля — определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

      • Маска ввода — определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).

      • Подпись — определяет заголовок  столбца таблицы для данного  поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

      • Значение по умолчанию — то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

      • Условие на значение — ограничение, используемое для проверки правильности, ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

      • Сообщение об ошибке — текстовое  сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).

      • Обязательное поле — свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;

      • Пустые строки — свойство, разрешающее  ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым).

      • Индексированное поле — если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

      В разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к ПОЛЯМ текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. 

      Типы  данных

      Базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:

      • Текстовый — тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

      • Поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

      • Числовой — тип данных для хранения действительных чисел.

      • Дата/время — тип данных для  хранения календарных дат и текущего времени.

      • Денежный — тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с Правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа.

      • Счетчик — специальный тип  данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование — для порядковой нумерации записей.

      • Логический — тип для хранения логических данных (могут принимать  только два значения, например Да или Нет).

      • Поле объекта OLE — специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLEy например мультимедийных. Реально, конечно, такие объекты в таблице не хранятся. Как и в случае полей MEMO, они хранятся в другом месте внутренней структуры файла базы данных, а в таблице хранятся только указатели на них (иначе работа с таблицами была бы чрезвычайно замедленной).

      • Гиперссылка — специальное поле для хранения адресов URL для Web-oбъектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.

      • Мастер подстановок — это не специальный  тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка. 

      Безопасность  баз данных

      Базы  данных — это тоже файлы, но работа с ними отличается от работы с файлами других типов, создаваемых прочими приложениями. Всю работу по обслуживанию файловой структуры берет на себя операционная система.

      Для баз данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к сохранению данных.

      При работе с обычными приложениями для  сохранения данных мы выдаем соответствующую команду, задаем имя файла и доверяемся операционной системе. Если мы закроем файл, не сохранив его, то вся работа по созданию или редактированию файла пропадет безвозвратно.

      Базы  данных — это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность. Нередко с одной и той же базой (например, с базой регистрации автомобилей в ГИБДД) работают тысячи людей по всей стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранить файл перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети.

      Проблема  безопасности баз данных решается тем, что в СУБД для сохранения информации используется двойной подход. В части операций, как обычно, участвует операционная система компьютера, но некоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы.

      Операции  изменения структуры базы данных, создания новых таблиц или иных объектов происходят при сохранении файла базы данных. Об этих операциях СУБД предупреждает пользователя. Это, так сказать, глобальные операции. Их никогда не проводят с базой данных, находящейся в коммерческой эксплуатации, — только с ее копией. В этом случае любые сбои в работе вычислительных систем не страшны.

      С другой стороны, операции по изменению  содержания данных, не затрагивающие структуру базы, максимально автоматизированы и выполняются без предупреждения. Если, работая с таблицей данных, мы что-то в ней меняем в составе данных, то изменения сохраняются немедленно и автоматически.

      Обычно, решив отказаться от изменений в  документе, его просто закрывают  без сохранения и вновь открывают предыдущую копию. Этот прием работает почти во всех приложениях, но только не в СУБД. Все изменения, вносимые в таблицы базы, сохраняются на диске без нашего ведома, поэтому попытка закрыть базу «без сохранения» ничего не даст, так как все уже сохранено. Таким образом, редактируя таблицы баз данных, создавая новые записи и удаляя старые, мы как бы работаем с жестким диском напрямую, минуя операционную систему.