База данных - кадры

Глава 1. Введение технологий в базу данных.

1.1.База  данных  и основные функции СУБД

Базы  данных — это совокупность структур, предназначенных для хранения больших  объемов информации и программных  модулей, осуществляющих управление данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия.

С базами данных неразрывно связано такое  понятие как СУБД. СУБД (система  управления базами данных) - программа, которая управляет данными, осуществляет хранение, извлечение, поиск, редактирование информации хранимой в базе данных. Существуют множество различных  СУБД: IMS, СЕТОР, ORACLE, CLIPPER, FOX PRO, ACCESS. В  данной работе мы рассмотрим только MICROSOFT ACCESS. кадры база данные

Microsoft Access XP — профессиональная программа управления базами данных. С ее помощью можно накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать и сортировать объекты согласно выбранным критериям, конструировать удобные формы для ввода данных и генерировать на основании имеющихся записей прекрасно оформленные отчеты. Access обеспечивает одновременный доступ к данным десяткам пользователей.

Основными понятиями СУБД ACCESS являются:

Данные  – систематизированная и структурированная  каким-либо образом информация. Существуют три модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная. Модели данных – представление данных и их взаимосвязей, описывающих понятия проблемной среды. Модели данных используются как для концептуального, так и для логического и физического представления данных.

Access также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve без конвертирования их в формат, используемый Access. В состав пакета Access также входит язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic), дающий возможность формирования специализированных систем управления базами данных.

Система управлении базами данных (СУБД) — совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных.

Основные  функции СУБД

• управление данными во внешней памяти (на дисках);
• управление данными в оперативной памяти с использованием дискового кэша;
• журнализация изменений, резервное копирование и восстановление базы данных после сбоев;
• поддержка языков БД (язык определения данных, язык манипулирования данными).

Обычно  современная СУБД содержит следующие  компоненты:

• ядро, которое отвечает за управление данными во внешней и оперативной памяти, и журнализацию,
• процессор языка базы данных, обеспечивающий оптимизацию запросов на извлечение и изменение данных и создание, как правило, машинно-независимого исполняемого внутреннего кода,
• подсистему поддержки времени исполнения, которая интерпретирует программы манипуляции данными, создающие пользовательский интерфейс с СУБД
• а также сервисные программы (внешние утилиты), обеспечивающие ряд дополнительных возможностей по обслуживанию информационной системы.

1.2.Виды базы данных

Основное  различие между моделями описания баз  данных состоит в характере описания взаимосвязей и взаимодействия между  объектами и атрибутами базы данных.

Иерархическая модель. В ней связи между данными можно представить и описать в виде упорядоченного графа (дерева). Состоящее из объектов различных уровней. Верхний уровень занимает один объект, второй — объекты второго уровня и т. д.

Между объектами  существуют связи, каждый объект может  включать в себя несколько объектов более низкого уровня. Такие объекты  находятся в отношении предка (объект более близкий к корню) к потомку (объект более низкого  уровня), при этом возможна ситуация, когда объект-предок не имеет потомков или имеет их несколько, тогда  как у объекта-потомка обязательно  только один предок. Объекты, имеющие  общего предка, называются близнецами.

 При  программировании для описания  структуры иерархической базы  данных используется тип данных  «дерево». Достаточно небольшое  количество СУБД построено на  иерархической модели данных.

Достоинства модели:

· Эффективно используется память ЭВМ;

· Высокая  скорость выполнения операций над данными;

· Удобство работы с иерархически упорядоченной  информацией.

Недостатки  модели:

· Модель становится громоздкой, особенно если приходится обрабатывать информацию со сложными логическими связями;

· Обычным  пользователям бывает трудно понять принципы функционирования модели.

Сетевая модель. Описывает данные и отношения между ними в виде ориентированной сети. В основу модели положены сетевые структуры, в которых каждый элемент может быть информационно связан с любым другим элементом. Примером является сетевая структура, в которой между объектами присутствуют два вида взаимосвязей: «один ко многим» и «многие к одному». Её можно рассматривать как развитие и обобщение иерархической модели данных. В этой модели могут описываться многообразные взаимосвязи между данными в виде произвольного графа.

Достоинства модели:

· Эффективное  использование памяти ЭВМ;

· Высокая  скорость выполнения операций над данными;

· Возможно описание произвольных связей.

Недостатки  модели:

· Высокая  сложность и жесткость схемы  базы данных, построенной на основе этой модели;

· При  добавлении новых вершин или установлении новых связей возникают проблемы выгрузки данных из базы данных и загрузки их в базу, возникает вероятность  утери данных при обратной загрузке;

· Трудность  для понимания и выполнения операций обработки.

СУБД, построенные  на основе этой модели, также не получили широкого распространения в практике.

Реляционная модель. Её разработал сотрудник фирмы IBM Э.Кодд. В основе модели лежит понятие отношения (таблицы). Большинство СУБД построены на основе этой модели данных.

Достоинства модели:

· Простота построения;

· Гибкость структуры;

· Независимость  данных;

· Данные представляются в простой, понятной и удобной форме;

· Удобно реализовать такую базу данных на ЭВМ.

Недостатки  модели:

· Отсутствуют  стандартные средства для идентификации  отдельных записей;

· Низкая производительность по сравнению с  иерархической и сетевой моделями;

· Избыточность, сложность программного обеспечения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2.СУБД Access.

2.1. Описание и назначение

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная СУБД корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Благодаря встроенному языку VBA, в самом Access можно писать приложения, работающие с базами данных.

Основные  компоненты MS Access:

• построитель таблиц;
• построитель экранных форм;
• построитель SQL-запросов (язык SQL в MS Access не соответствует стандарту ANSI);
• построитель отчётов, выводимых на печать.

Они могут  вызывать скрипты на языке VBA, поэтому MS Access позволяет разрабатывать приложения и БД практически «с нуля» или написать оболочку для внешней БД.

MS Access является файл-серверной СУБД и потому применима лишь к маленьким приложениям. Отсутствует ряд механизмов, необходимых в многопользовательских БД, таких, например, как триггеры.

Существенно расширяет возможности MS Access по написанию приложений механизм связи с различными внешними СУБД: "связанные таблицы" (связь с таблицей СУБД) и "запросы к серверу" (запрос на диалекте SQL, который "понимает" СУБД). Также MS Access позволяет строить полноценные клиент-серверные приложения на СУБД MS SQL Server. При этом имеется возможность совместить с присущей MS Access простотой инструменты для управления БД и средства разработки. 
 

2.2.Объекты  и инструменты  базы данных

Таблицы являются одним из объектов базы данных. Самая простая база данных имеет  хотя бы одну таблицу, состоящую из соответствующих элементов.

Поле (столбец, атрибут) - это основной элемент структуры таблицы. Поля обладают свойствами, определяющими их имя, тип, размер, формат. Разные типы полей (текстовое, числовое, логическое и др.) имеют разное назначение и, соответственно, разные свойства. Чтобы связи между таблицами базы данных работали надежно, предусматриваются уникальные поля.

Уникальным называется поле, значения в котором не могут повторяться (например, табельный номер работника).

Ключевое  поле (или первичный ключ) - это ключ, идентифицирующий отношение. В качестве первичного ключа часто используется поле, имеющее тип Счетчик.

Запись (строка, кортеж) - это совокупность логически связанных полей.

Схема данных - это структура связей между таблицами.

Окно  таблицы позволяет просматривать данные в привычном табличном виде и выполнять необходимые операции с записями таблицы (табл. 2).

 

Глава 3. Описание базы данных

1. Задание

База  данных “Кадры”

Основные  таблицы:

 Служебные сведения [Код сотрудника, Фамилия, Имя Отчество, Код отдела, Код должности, Образование, Код специальности, Стаж, Телефоны]

Личные  сведения [Код сотрудника, Дата рождения, Место рождения, Паспорт, Адрес, Адрес регистр, Семейное положение, Число детей]

Вспомогательные  таблицы:

Отделы  [Код отдела, Отдел, Начальник, Телефоны]

Должности [Код должности, должность]

Специальности [Код специальности, специальность]

Пояснения: в таблице служебные сведения содержатся данные, которые могут каждодневно требоваться в организации, где сотрудник работает, эта таблица дополняется таблицами отделы, должности и специальности; в таблице личные сведения  указываются два адреса, потому что адрес проживания может не совпадать с адресом регистрации.