Автоматизированные информационные системы в ВУЗе

    Последовательная  автоматизация процессов формирования планов снизу вверх (от прораба до треста, как это имеет место при ручном управлении) не дала бы существенного эффекта. Малоэффективной была бы также, например, автоматизация решения задач прикрепления потребителей - строек к поставщикам - заводам в рутинной их постановке. Однако те же задачи в оптимизационном режиме решения дают высокий экономический эффект с одновременным сокращением затрат ручного труда управленческого персонала предприятия.

    Принцип системности и комплексного подхода  к проектированию АИС состоит в том, что все вопросы, связанные с проектированием, должны решаться на основе определенной цели и критериев функционирования системы, взаимной увязки организационно-технологических решений, программно-математического, информационного, правового и технического обеспечения АИС. С этим принципом тесно связан принцип субоптимизации, заключающийся в том, что несистемная оптимизация конкретной подсистемы нередко дает эффект, но не позволяет оптимизировать систему в целом. Успешное решение взаимоувязанных задач АИС возможно только при условии открытости и доступности электронных баз данных предприятий отрасли по всем управленческим вертикалям и горизонталям.

    Функционирование  системы Internet позволяет получить для  решения задачи АИС любую требуемую информацию (исключая "защищенные" сведения) из баз данных указанных предприятий., если они подключены к глобальной компьютерной сети. Системный подход неразрывно связан с эффективным использованием человеко-машинного диалога, с системой программ, обеспечивающих четкое управление диалогом. При реализации человеко-машинного диалога необходимо предусматривать тесное взаимодействие управленческого персонала с компьютерным комплексом АИС, передачу системе возрастающих объемов рутинных работ с тем, чтобы большую часть времени менеджеры использовали для решения творческих задач управления.

    Принцип обратной связи заключается в  том, что процесс разработки и  внедрения АИС следует рассматривать  как непрерывный с использованием предшествующего опыта. Так, например, после выполнения комплекса работ по цепочке: "аналитическое обследование предприятия; консалинг по мероприятиям, необходимым для реорганизации; проектирование информационной системы; настройка уже существующего программно-математического обеспечения и разработка нового под конкретные условия строительной организации; развертывание (внедрения) АИС; сопровождение системы" должно быть организовано плавное перетекание последнего этапа в первый. Это означает, что работа по созданию АИС начнется вновь, только на другом - более высоком уровне.

    Принцип первого руководителя означает, что  руководитель организации (низовой  строительной фирмы, крупной строительной корпорации, министр) единолично ответственен за своевременность и качество разработки АИС соответствующего уровня и ее эффективное функционирование. Первый руководитель отвечает за четкое взаимодействие заказчика и разработчика АИС, рациональное распределение обязанностей между ними. Когда создание АИС передоверяется второстепенным лицам, эта система используется, как правило, для решения рутинных задач и, в конечном счете, оказывается малоэффективной.

    Принцип типизации проектных решений  предусматривает максимальное использование  при проектировании АС типовых проектных  решений. Учитывая, что наибольший объем  работ по созданию АС связан с подготовкой программно-математического обеспечения, особенное внимание следует уделять типовым программным комплексам (автоматизированным рабочим местам - АРМам), чтобы на их основе разрабатывать как отдельные управленческие задачи, так и целые подсистем. Например, задачи бухгалтерского учета и отдела кадров, подсистемы разработки расписаний и планирования планов поставок материально-технической продукции, и др. Единство АС, расположенных по горизонтали, достигается использованием общих подходов к их построению, а по вертикали - использованием общих форм документов и современных стандартов электронных баз данных, общих принципов формирования комплексов технических и программных средств, систем коммуникации и связи.

    Существенный  экономический эффект, высокое качество, сокращение сроков разработки, возможность активного участия управленческого персонала организации в создании АС достигается применением интегрированного программно-математического обеспечения. Проектирование АС на базе интегрированных программных систем, значительно упрощает процессы связывания и встраивания электронных документов, их передачи как внутри предприятия, так и другим информационным системам. Прикладные программы, созданные на основе интегрированных программных средств, отличаются максимально-возможной открытостью и достаточно просто могут улучшаться непосредственно инженерно-техническими работниками предприятия. Интегрированных программные системы максимально упрощают и эксплуатацию АС, так как все задачи решаются с применением единообразного пользовательского интерфейса.

    Принцип одноразовости ввода данных в  орган управления означает, что информация, введенная один раз в компьютерную систему, используется затем для  решения нескольких задач данного  или другого предприятия, оснащенного соответствующими информационными технологиями и коммуникациями. Соблюдение этого принципа позволяет избежать дублирования информации, исключить несуразности и ошибки, уменьшить потоки вводимой и обрабатываемой информации. Сокращение потоков информации также достигается в результате исключения из вводимых данных сведений нормативно-справочного характера, имеющихся в машинных базах данных.

    Принцип полной информационной совместимости  между автоматизированными системами  различных уровней управления предусматривает применение согласованных подходов к разработке машинных баз данных, входным и выходным документам, программным комплексам для АС различных предприятий. Это упростит использование разделённых (общих) баз данных строительными предприятиями отрасли, снизит затраты на разработку и поддержку информационного обеспечения (в. т.ч. систем управления базами данных), придаст корпоративным информационным технологиям большую гибкость и адаптируемость.

    Принцип независимости структуры автоматизированных систем управления от используемой техники и базовых технологий заключается в применении таких технологий создания информационной среды АС, которые были бы инвариантны по отношению к техническому обеспечению и легко трансформировались при создании новых программных инструментариев информатизации. На реализацию этого принципа, в частности, направлены объектные подходы к формированию информационной среды, основанные на CASE-технологиях.

    Принцип согласованности пропускной способности  частей системы заключается в том, что пропускная способность последующего устройства должна быть не ниже пропускной способности предыдущего. Например, компьютерные сети АС должны иметь пропускную способность, соответствующую быстродействию ЭВМ.

1.3. Автоматизированная информационная система в педагогическом ВУЗе.

    Автоматизация деканата не легкая задача, но необходимая. Деканат работает по схеме «принеси - подай», когда в век информационных технологий все должно происходить  в автоматизированном виде, буквально  по одному нажатию клавиши мыши. Для разработки схемы работы деканата вначале необходимо тщательно рассмотреть должностную инструкцию секретаря деканата. Копия документы выглядит следующим видом:

    Из  копии документа видно, что «бумажная» работа у секретарей очень обширная. Для того чтобы немного упростить данную работу мы часть «бумажной» работы переложим с плеч секретарей на компьютеры.

    Теперь  более подробно разберем список документов, с которыми работают секретари деканата.

1. Список студентов

Список студентов  составляется приемной комиссией, которая в свою очередь передает его в деканат. В деканате секретари распределяют по мере необходимости поступивших студентов по группам копии которых в дальнейшем разносятся: медицинскому работнику, бухгалтерии, библиотеке, отделу кадров, учебному отдел. В учебном отделе копии документа передаются двум инженерам учебного отдела и начальнику учебного отдела.

2. Личная карточка студента

На каждого студента заводится личная карточка. Копия документа выглядит следующим образом:

3. Движение  контингента

В данном документе описывается список: отчисленных, ушедшие в академический отпуск, восстановленных после отчисления. Копии документа разносятся в: общежитие, библиотеку, бухгалтерию, двум инженерам и начальнику учебного отдела. Копия документа выглядит следующим образом:

4. Сведения об отчисленных по итогам сессии

Копии документа  разносятся: медицинскому работнику, бухгалтерии, в общежитие, библиотеке, двум инженерам и начальнику учебного отдела, в отдел кадров.

5. Сведения о продливших сессию

Копии документа разносятся: в учебный отдел, бухгалтерию.

6. Назначение на социальную стипендию

Копии документа  разносятся: в бухгалтерию, инспектору учебного отдела. Копия документа выглядит следующим образом:

7. Назначение  на академическую  стипендию

Копии документа  разносятся: в бухгалтерию, инспектору учебного отдела.

8. Приказы распоряжений

Учебным отделом  были выданы секретарям образцы приказов распоряжений. Деканат в свою очередь обязан составить образцы данных приказов в электронном варианте, затем заполнять их, распечатывать и опять относить в учебный отдел. Всего существует 25 видов различных приказов. Копия примера одного из приказов выглядит следующим образом:

Копия формулировки приказов выглядит следующим образом:

В будущем  будут составлены электронные варианты данных документов, которые будут  записываться в базы данных, с которыми в свою очередь смогут связаться  путем протокола TCP/IP любой желающий имеющий доступ к базам данных.

Примером разработки визуальной оболочки может послужить  АИС «Деканат» компании rabbit-company.