Автоматизированное рабочее место менеджера магазина компьютерной техники

К комплексу технических средств следует отнести и средства  коммуникаций  для связи различных АРМ в сетях,  а также средства телефонной связи.

Информационное обеспечение - это массивы информации, хранящиеся в локальных базах данных.  Информация организуется и хранится, в основном,  на магнитных дисках. Управление ею осуществляется с помощью программной системы управления базами данных, которая производит запись информации, поиск, считывание, корректировку и решение информационных задач. В АРМ может быть несколько баз данных.

Организационное обеспечение  включает средства и методы организации функционирования,  совершенствования и развития АРМ,  а  также подготовки и повышения квалификации кадров.

Для групповых и коллективных АРМ в подсистему  организационного обеспечения включаются функции администрирования АРМ: проектирование,  планирование, учет, контроль, анализ, регулирование, организационные связи с инфрасистемами и др.

Организационное обеспечение  предусматривает определение и  документальное оформление прав и обязанностей пользователей АРМ.

Программное обеспечение  состоит  из  системного   программного обеспечения  и прикладного.  Основой системного обеспечения является операционная система и системы программирования.  Системные программы обеспечивают рациональную технологию обработки информации. Так называемые сервисные программы, которыми АРМ комплектуется в зависимости от потребности в них,  расширяют возможности операционной системы.  Для обеспечения информационной  связи в сетях АРМ и связи АРМ по различным каналам также применяются программные средства,  которые можно отнести  к  системному программированию.

В зависимости от  применения  в  рамках  АРМ  средств, обеспечивающих развитие АРМ конечным пользователем,  будем разделять АРМ на два больших класса : обслуживащюие и  интеллектуальные. И те и другие могут предназначаться для различных пользователей. Hо в то же время существуют  такие пользователи,  о которых можно сказать заранее, что он не может быть пользователем того или другого АРМ. Hапример, обслуживающий персонал (делопроизводители, секретари)  в  силу  специфики выполняемых ими функций не  нуждаются  в  интеллектуальных  АРМ  (в  своей  непосредственной деятельности).

Обслуживающие АРМ в  сферах организационного управления могут  быть:

• информационно-справочными.
• вычислительными.
• текстообрабатывающими.

Интеллектуальные АРМ  можно прежде всего разделить  на  ориентированные на данные и ориентированные на занания (даталогические и фактологические).

Информационно-справочные АРМ   обслуживают  какой-либо процесс управления.  Вычислительные АРМ разнообразны по  своему содержанию  и  могут  применяться  многочисленными  категориями пользователей.  С их помощью могут ставиться и решаться организационно-экономические задачи,  связанные и не связанные друг с другом,  поиск и обработка данных в которых заранее  определена или определяется в процессе функционирования АРМ. Текстообразующие АРМ предназначены для обработки и генерации текстовой  информации различной структуры и предположении,  что текст семантически не анализируется.

Интеллектуальные АРМ  даталогического типа основаны на широком использовании баз данных и языков  пользователей.  При этом пользователь  способен  самостоятельно модифицировать базы данных и языки,  варьировать диалоговыми возможностями.  В этих АРМ отсутствует база знаний, т.е. невозможно накопление правил, обеспечивающих объяснение того или иного свойства  управляемого объекта. База  знаний как составной компонент входит в АРМ фактологического типа. Фактологические АРМ полезны там, где работа в условиях  АРМ определяется преимущественно накапливаемым опытом и логическим выводом на его основе.

Выделим несколько  основных  функций,  которые  должны быть реализованы в рамках автоматизации организационного управления:

• интерпретация (анализ и описание данных  и  фактов  из предметной области для установления их взаимосвязей и систем);
• диагностика (поиск,  определение и описание  состояния управляемого объекта);
• мониторинг (непрерывное отслеживание  функционирования АРМ и фиксирование получаемых результатов);
• планирование (обеспечение заданной  последовательности действий);
• проектирование (обеспечение  пользовательских   интерфейсов и развития).

 

 

 

ГЛАВА 2. АНАЛИТИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ

1.1. Анализ предметной области

В качестве предметной области была рассмотрена работа компьютерного магазина.

Магазин «Мир компьютерной техники» представляет собой современное центр по сборке и продаже компьютерной техники, предлагающее своим клиентам высокий сервис обслуживания, наличие богатого выбора комплектующих, компоновку заказов по требованию клиентов. Деятельность этого предприятия требует оперативного изменения конфигураций компьютерной техники, внедрение новых технологий и гибкого графика выполнения заказов клиентов. Предприятие находится в постоянном поиске, самостоятельно разрабатывает и внедряет новые технологии, выискивает новые формы и методы. В связи с этим необходимо обеспечить эффективный автоматизированный процесс поиска необходимой информации, ее редактирования, изменение цен на предлагаемые конфигурации при изменении цен на комплектующие.

Торговая деятельность осуществляется в сфере розничной торговли. Для занятия торговой деятельностью хозяйствующий субъект в сфере розничной торговли имеет магазин, складское помещение, функциональные площади, в которые входят торговые и складские площади закрытых помещений для хранения и продажи товаров. Также имеется помещение, в котором проходит комплектация и обслуживание компьютеров и их комплектующих.

Магазин – стационарный пункт розничной торговли, занимает отдельное помещение и имеет торговый зал для покупателей. В функции склада входят создание необходимого ассортимента для выполнения заказов покупателей. Накопление и сохранение позволяет осуществлять непрерывное возобновление и поставку на базе созданных товарных запасов. Склад используется как промежуточное звено в цепочке производитель-покупатель.

Клиент, приходя в магазин, взаимодействует с менеджером, который, в свою очередь, осуществляет продажу компьютеров или комплектующих. Операции с денежными средствами и отбивку чека осуществляет так же менеджер. При покупке товара клиент получает чек с указанием товара и его стоимости, на основании которого со склада ему отгружают необходимый товар.

При отсутствии товара на складе работник магазина выбирает отсутствующие товары и на основании этих данных составляет заявку на имя фирмы-поставщика.

Исходные данные о  магазине: магазин располагается  в нескольких помещениях (склад, торговый зал). У фирмы есть поставщики, осуществляющие поставку компьютеров и комплектующих на склад магазина. В магазине есть свой штат сотрудников: менеджеры и консультанты, осуществляющие продажу товара, бухгалтер, кладовщики, грузчики-водители.

В результате анализа деятельности магазина можно сделать такие выводы:

• продавцы-консультанты при обслуживании клиентов иногда не могут быстро представить всю информацию, о каком либо товаре (технические характеристики) и клиента приходится ожидать некоторое время для получения необходимой информации;
• ввиду того, что прайс-листы на товар обновляются редко, возникают сбои в поставке той или иной продукции, т. к. к тому времени, как мы её заказываем, её просто уже может не быть на складе у поставщиков;
• руководителю магазина, ввиду наличия в магазине весьма большого ассортимента продукции, приходится тратить много времени для определения необходимых размеров закупок той или иной продукции;
• в магазине отсутствует автоматизированная система учета продаж продукции;
• руководителю приходится тратить много времени для анализа продаж, а также составления отчетности.

 

2.2 Определение цели и задач проектирования АРМ

Целью является разработка программного обеспечения для автоматизации деятельности  менеджера магазина   в части учета товара, клиентов, продаж, заказов, а также автоматизированной подготовки документов.

Пользователем системы  является менеджер  по продажам.

Для более эффективной реализации операций купли-продажи создаваемое приложение  должно решать следующие задачи:

• Добавление товаров в базу данных
• Удаление товара из базы данных
• Редактирование записей в базе данных
• Поиск данных в базе по наименованию
• Поиск данных в базе по поставщику
• Поиск товаров, которые есть в наличии
• Вывод списка отсутствующих в наличии товаров
• Автоматического формирования прайс-листов и отчётов

Полученная информация позволит в кратчайшие сроки разрабатывать  мероприятия по расширению ассортимента реализуемых товаров, увеличению товарооборота, сокращению потерь и внедрению прогрессивных форм обслуживания населения.

 

 

 

2.3 Требования к системе

2.3.1 Требования к техническому обеспечению

Требования к аппаратному  обеспечению рабочей станции  следующие: компьютер, совместимый с IBM PC/AT, процессор с тактовой частотой не ниже 400 МГц (рекомендуется 600 МГц), объем оперативной памяти не менее 256 Мб, свободное пространство на жестком диске не менее 40 Мбайт, манипулятор «мышь» и стандартная клавиатура, видеоадаптер SVGA, принтер.

В настоящий момент характеристики компьютеров отдела кадров соответствуют указанным требованиям, поэтому дополнительных технических решений по внедрению разработанного программного средства, не требуется.

2.3.2 Требования к функционированию системы

В проекте целесообразно  использовать локальную базу данных, что позволит уменьшить время работы с базой данных и уменьшить сложность настройки прикладного программного обеспечения.

Предполагаются следующие  информационные решения, касающиеся разрабатываемого программного средства:

• ввод информации в базу данных осуществляется вручную с бумажных носителей. Информация записывается в базу автоматически;
• обработка данных осуществляется в диалоговом режиме;
• пользователь получает информацию из базы данных на экран ПЭВМ, кроме того, информация может выдаваться на принтер в случае распечатки различных стандартных форм;
• резервирование базы данных осуществляется при помощи сохранения базы данных на каком-либо магнитном носителе, а восстановление – при помощи копирования базы данных с магнитного носителя на сервер в ту папку, где должна находиться база данных;
• база данных состоит из одного файла, имеющего расширение «.mdb» (формат Microsoft Access).

При функционировании системы  должен осуществляться контроль входной  и выходной информации, в том числе данных вводимых пользователем и данных, содержащихся в таблицах баз данных.

В случае ошибки ввода-вывода должны выдаваться соответствующие  сообщения и предоставляться  возможность исправления ошибок и продолжения работы.

При выполнении операций по изменению или удалению данных необходимо обеспечить целостность БД. Для операций удаления необходимо предусмотреть возможность отмены.

Система должна иметь  удобный интерфейс, предоставляющий  наиболее гибкий способ просмотра, добавления, редактирования и удаления данных, а также отбор и поиск необходимых данных.

Интерфейс АРМ   «Мир компьютерной техники»   должен быть разработан в соответствии с основными принципами разработки любого оконного приложения ОС Windows.

Выполнение работ по администрированию и сопровождению  системы не должно требовать увеличения численности служб и персонала. Численность пользователей системы должно определять руководство Заказчика, исходя из требований выполнения ими бизнес-функций. Предполагается произвольный режим работы пользователя системы.

2.3.3 Требования к входным и выходным данным

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для  решения задачи и расположенная  на различных носителях: первичных  документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.

От рациональной организации входной  информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Входными данными для  системы являются:

• список товаров;
• данные о поставке товара;
• список поставщиков;
• список клиентов;
• список сотрудников

Эти данные будут храниться в  отдельных справочниках. Это позволит организовать ввод и редактирование данных, а также использовать их для формирования отчетов и поиска нужной информации.

Для уменьшения ошибок при  вводе информации в ПЭВМ в необходимых полях базы данных следует задать условия на значение. В самом простом случае условие на значение должно гарантировать, что из-за ошибки ввода в числовом поле не окажутся буквенные символы. Другие условия могут определять область или диапазоны допустимых значений. Заданное условие на значение всегда будет проверяться при вводе или изменения значения поля в таблице.