Автоматизация современного офиса

Автоматизация современного офиса. Понятие электронного офиса.

Электронным офисом называется программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления. В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства:

·        персональные компьютеры, объединенные в сеть;

·        печатающие устройства;

·        средства копирования документов;

·        сканер;

·        проекционное оборудование для проведения презентаций.

Автоматизацию офиса будем понимать как комплексную автоматизацию работы всех офисных подразделений: кадровой службы, канцелярии, бухгалтерии, секретариата, планово-экономического отдела, и др. Целью автоматизации офисной деятельности является повышение эффективности управления предприятием и обеспечение согласованности и бесперебойности работы всех офисных служб. Автоматизация офиса гарантирует комфортные условия работы для всех сотрудников, полностью ликвидирует или минимизирует ручное выполнение рутинных операций, практически исключает случайные ошибки исполнителей, оптимизирует все имеющиеся бизнес-процессы.

Автоматизация офиса предполагает оснащение офиса  компьютерами и сетевым оборудованием, современным телекоммуникационным оборудованием, средствами связи, принтерами, ксероксами и др.

На рынке  программного обеспечения имеется  широкий выбор корпоративных  информационных систем, предназначенных  для автоматизации деятельности как отдельных подразделений, так  и офиса в целом. В подавляющем  большинстве - это многопользовательские системы, построенные по технологии клиент-сервер, позволяющие организовать автоматизированные рабочие места для всех сотрудников офиса. 

Технология  автоматизации офиса 

Технология  создания ИТ-инфраструктуры представляет собой комплекс мероприятий, включающий проектирование, выбор серверов и активных устройств, определяющих топологию локальной вычислительной сети офиса, выбор системного, прикладного и управляющего программного обеспечения, прокладку локальных компьютерных сетей и структурированных кабельных систем, монтаж оборудования. 

Последовательно выполняются следующие этапы:

На основе анализа потребностей формируется  структура информационной интегрированной  сети, подбирается оборудование и  составляется проект сети,

Приобретается необходимое оборудование,

Производится  монтаж кабельных трасс и монтаж кабельной системы,

Производится  установка активного оборудования, серверов, коммутаторов, источников бесперебойного питания. Тестирования кабельной системы  на соответствие требованиям стандартов.

Производится установка и тестирования сетевого, офисного и специализированного программного обеспечения. 

Автоматизация работы в офисе 

Основой автоматизации работы офиса является единое информационное пространство, представляющее собой универсальную  базу данных, содержащую всю оперативную и накопленную (за время функционирования системы) информацию о деятельности предприятия, информацию о сотрудниках, продукции, партнерах, клиентах и др. Рассмотрим работу наиболее популярных типовых решений, предназначенных для автоматизации отдельных видов офисной деятельности.

Система электронного документооборота позволяет  организовать использование электронных  документов при заключении договоров, совершении сделок или иных действий, автоматизировать процессы, связанные с использованием традиционного бумажного документооборота и перейти на безбумажные технологии. Электронные документы перемещаются между сотрудниками компании в соответствии со сценариями бизнес-процессов. При этом производится регистрация, обработка и осуществляется контроль исполнения документов. 

Система учета кадров позволяет осуществлять расчет заработной платы и учет персонала. Перечислим ее основные функциональные возможности: оформление приказов о приеме на работу, оформление приказов о продвижении по службе, ввод и расчет больничных листов, оформление и расчет отпусков разного типа и получение отпускных записок, ввод разовых и долгосрочных доплат, оформление приказов о выплате премии как отдельным сотрудникам, так и любой выбранной группе сотрудников, расчет разнообразных доплат, ведение штатного расписания предприятия, получение стандартных отчетов и форм для предоставления в налоговые и другие органы, учет долгов по заработной плате прошлых периодов, оформление увольнений с расчетом компенсаций отпуска, выходного пособия и т.д..

Система автоматизации бухгалтерского расчета  должна позволять автоматизировать ведение всех необходимых разделов бухгалтерского учета: операции по банку  и кассе, основные средства и нематериальные активы, учет материалов, товары и услуги, учет производства продукции, учет валютных операций, расчеты с покупателями и поставщиками, расчеты с подотчетными лицами, учет расчетов по заработной плате с сотрудниками, начисление НДФЛ и ЕСН; расчеты с бюджетом, и др. 

Автоматизация бэк-офиса 

На рынке  программного обеспечения широко представлены системы автоматизации внутреннего  учета операций с ценными бумагами, ориентированные на бэк-офисы банков и инвестиционных компаний, осуществляющих дилерскую, брокерскую и инвестиционную деятельность.

Данные  системы позволяют работать с  несколькими финансовыми инструментами (акциями, облигациями, векселями, сертификатами  и т.д.) и обеспечивают информационную поддержку различных сделок (купли, продажи, мены). Специфические функциональные возможности систем включают:

Отслеживание  всех этапов прохождения сделки от поручения клиента или собственного приказа до подтверждения фактического исполнения.

Возможностью  получения как раздельных и консолидированных отчетов.

Раздельный  учет по дилерским и брокерским операциям  с учетом брокерских вознаграждений.

Разделение  сделок на внебиржевые и биржевые в разрезе бирж, на которых они  произошли.

Раздельный  учет по видам ценных бумаг: акциям, облигациям, векселям и фьючерсным контрактам, позволяющий адекватно отразить особенности каждого вида.