Деловые письма на английйском

Содержание:

1.     Общие правила составления делового письма на английском языке.

2. Образец делового письма на английском.

3.     Основные выражения, принятые в деловой переписке.

4.     Особенности оформления электронных писем (e-mail).

5.     Написание неформального e-mail.

6. Поздравлениe с праздниками.

7. Используемая литература.

1. Общие правила составления делового письма на английском языке.

        Составление любого делового письма на английском языке подчиняется общим правилам:

- Весь текст разделяется на абзацы без использования красной строки.

- В верхнем левом углу письма указывается полное имя отправителя или название компании с адресом.

- Далее указывается имя адресата и название компании, которой письмо предназначено, а также ее адрес (с новой строки).

- Дата отправления указывается тремя строками ниже или в верхнем правом углу письма.

- Основной текст должен быть помещен в центральной части письма.

- Главная мысль письма может начинаться с причины обращения: "I am writing to you to ..."

- Обычно письмо заканчивается высказыванием благодарности   ("Thank you for your prompt help...") и приветствием "Yours sincerely," если автор знает имя адресата и 'Yours faithfully', если нет.

- Четырьмя строками ниже ставится полное имя автора и должность.

- Подпись автора ставится между приветствием и именем.

        Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма — его информационное насыщение, т. е. включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение.

         Стандартизация деловой речи охватывает все уровни языка - и лексику, и морфологию, и синтаксис. К настоящему времени деловая речь накопила огромное число терминов, оборотов, формул. Использование готовых конструкций позволяет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие, что способствует оптимизации документооборота в целом.

2. Образец делового письма на английском:

Mr Nikolay Roshin

ABC-company

Office 2002, Entrance 1B

Tverskaya Street

Moscow

RUSSIA                                       20 June 2004

Dear Nikolay,

I'm writing to you in regard of your enquiry. Please find enclosed our information pack which contains our brochures and general details on our schools and summer centres.

In England we have two schools, Brighton and Bath, both beautiful locations which I am sure you and your students will like. Our schools are located in attractive premises in convenient, central positions. Brighton is a clean and safe town with a beautiful bay and countryside nearby. Bath is one of the most famous historic cities in England, famous for its Georgian architecture and Roman Baths. 

Accommodation is provided in host families chosen for the ability to provide comfortable homes, a friendly welcome and a suitable environment, in which students can practice English and enjoy their stay. We have full-time Activities Organisers responsible for sports, cultural activities and weekly excursions.

Please complete and return the enclosed registration form in order to receive more brochures and other promotional materials.

I look forward to hearing from you and later hope to welcome your students to our schools and summer centres.

Yours sincerely,

Tomas Green

Managing Director

3. Основные выражения, принятые в деловой переписке.

        Существуют стандартные выражения, часто употребляемые в деловой переписке на англиском языке, использование которых придаст вежливый и официальный тон вашему посланию.

1)     Обращение.

Dear Sirs, Dear Sir or Madam              (если вам не известно имя адресата)

Dear Mr, Mrs, Miss or Ms               (если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss”)

Dear Frank,               (В обращении к знакомому человеку)

2) Вступление, предыдущее общение.

Thank you for your e-mail of (date)…              Спасибо за ваше письмо от (числа)

Further to your last e-mail…              Отвечая на ваше письмо…

I apologise for not getting in contact with you before now…              Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам…

Thank you for your letter of the 5th of March.               Спасибо за ваше письмо от 5 Марта

With reference to your letter of 23rd March              Относительно вашего письма от 23 Марта

With reference to your advertisement in «The Times»              Относительно вашей рекламы в Таймс

3) Указание причин написания письма.

I am writing to enquire about              Я пишу вам, чтобы узнать…

I am writing to apologise for              Я пишу вам, чтобы извиниться за…

I am writing to confirm              Я пишу вам, что бы подтвердить…

I am writing in connection with              Я пишу вам в связи с …

We would like to point out that…              Мы хотели бы обратить ваше внимание на ...

4) Просьба

Could you possibly…              Не могли бы вы…

I would be grateful if you could …              Я был бы признателен вам, если бы вы ...

I would like to receive              Я бы хотел получить……

Please could you send me…              Не могли бы вы выслать мне…

5) Соглашение с условиями.

I would be delighted to …              Я был бы рад ...

I would be happy to              Я был бы счастлив…

I would be glad to              Я был бы рад…

6) Сообщение плохих новостей.

Unfortunately …              К сожалению…

I am afraid that …              Боюсь, что…

I am sorry to inform you that              Мне тяжело сообщать вам, но …

We regret to inform you that…              К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

7) Приложение к письму дополнительных материалов.

We are pleased to enclose ...              Мы с удовольствием вкладываем…

Attached you will find ...              В прикрепленном файле вы найдете...

We enclose ...              Мы прилагаем…

Please find attached (for e-mails)              Вы найдете прикрепленный файл…

8) Высказывание благодарности за проявленный интерес.

Thank you for your letter of              Спасибо за ваше письмо

Thank you for enquiring               Спасибо за проявленный интерес…

We would like to thank you for your letter of ...              Мы хотели бы поблагодарить вас за…

9) Переход к другой теме.

We would also like to inform you ...              Мы так же хотели бы сообщить вам о…

Regarding your question about ...              Относительно вашего вопроса о…

In answer to your question (enquiry) about ...              В ответ на ваш вопрос о…

I also wonder if…              Меня также интересует…

10) Дополнительные вопросы.

I am a little unsure about…              Я немного не уверен в …

I do not fully understand what…              Я не до конца понял…

Could you possibly explain…              Не могли бы вы объяснить…

11) Передача информации.

I’m writing to let you know that…              Я пишу, чтобы сообщить о …

We are able to confirm to you…              Мы можем подтвердить …

I am delighted to tell you that…              Мы с удовольствие сообщаем о …

We regret to inform you that…              К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

12) Предложение своей помощи.

Would you like me to…?              Могу ли я (сделать)…?

If you wish, I would be happy to…              Если хотите, я с радостью…

Let me know whether you would like me to…              Сообщите, если вам понадобится моя помощь.

13) Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа.

I look forward to ...              Я с нетерпением жду,

hearing from you soon              когда смогу снова услышать вас

meeting you next Tuesday              встречи с вами в следующий Вторник

seeing you next Thursday              встречи с вами в Четверг

14) Подпись.

Kind regards,              С уважением…

Yours faithfully,              Искренне Ваш, (если имя человека Вам не известно)

Yours sincerely,              (если имя Вам известно)

4. Особенности оформления электронных писем (e-mail).

        Электронная почта  стала основной формой общения между представителями различных организаций по самым разным вопросам. Следуйте следующим правилам при общении по электронной почте:

1) Хорошо представьте себе адресата. Оттого, кому вы пишите, будет зависеть стиль письма. Чем ближе отношения - тем меньше формальностей.

2) Составляйте послание по возможности кратким и четким. Это правило распространяется на все виды делового общения,  но для электронной почты становится наиболее актуальным, поскольку воспринимать информацию с монитора сложнее, чем с листа. Дайте возможность вашему адресату ответить также коротко. Например, вместо того, чтобы писать:” Let me know what you think”, лучше поставить вопрос так:”Is 3 PM or 5 PM best for you?”

3) Поле “тема” должно быть заполнено так, чтобы четко отражать основную идею письма.

  4) Приветствие (Dear Sir/Madam) не обязательно для стандартной переписки, однако в деловых письмах не будут лишним.

  5) В первых словах надо сформулировать, в связи с чем вы пишите письмо: вы отвечаете, назначаете встречу или высказываете свои соображения в связи с чем-то. Например: I am replying to your letter dated 15 January 2007 wherein you asked for information concerning our Spring courses on Business Writing.

   6) Если в электронном письме вы начинаете слово с заглавной буквы,  это означает, что вы хотите выделить его, как наиболее важную мысль.

  7) Длина каждой строки не должна превышать 65 знаков, в противном случае текст может исказиться при прочтении письма на другом компьютере.

   8) Письмо должно быть хорошо структурировано - вступление, основная часть (факты) и вывод.

  9) KISS (Keep it short and simple). Помните, что вероятно ваш адресат получает десяток писем в день - стоит экономить его время.

10) Использование стандартных сокращений, характерных для повседневной переписки , такие как ”IMHO” ( In My Honest Opinion) также не приветствуются.

11) Тщательно проверьте письмо, изменить или удалить его после отправки  уже нельзя.

  12) Обратный электронный адрес и имя отправителя лучше написать в конце письма, на случай если письмо будет выведено на печать.

13) Общение по электронной почте предполагает активное взаимодействие поэтому, получив электронное письмо, на которое вы не можете ответить немедленно, следует отправить сообщение о получении письма и предполагаемом времени отправки полного ответа.

5. Написание неформального e-mail.

Даже в неформальном письме следует оставаться вежливым и стараться сделать письмо понятным и хорошо его структурировать.

Рекомендуемый порядок основных пунктов такой:

1) дружеское приветствие

2) благодарность или другое упоминание предыдущего контакта

3) наиболее важный пункт письма или проблема

4) другие важные пункты

5) менее важные пункты

6) выражение надежды на будущий контакт

7) завершение (пожелания и подпись)

Пример:

Hello, Ili

Thanks for sending the agenda for our meeting.

I’m afraid I may not be able to make the 8:00 start. The train connections can be very difficult at that time of day.

Would it be possible to start at 9:00? It means we would finish at 17:00 instead of 16:00. Please let me know if that’s a problem for you.

Ypu asked me to send the feasibility report and I am attaching it here. Please note  that this is not yet in the final draft and there may be some mistakes.

I’m looking forward very much to seeing you next week.

Best regards, Jacqui

6. Поздравлениe с праздниками.

Перед праздниками часто возникает вопрос - поздравлять или не поздравлять бизнес-партнеров и клиентов. Всегда лучше поздравить, чем не поздравить, т.к. поздравляя вы можете:

1) укрепить отношения с существующими клиентами/партнерами

2) привлечь новых клиентов

3) напомнить старым клиентам о том, что вы существуете

4) выказать признательность по отношению к наиболее лояльным клиентам

Однако, решая, с каким именно праздником поздравить, лучше справиться в списке национальных и религиозных праздников на текущий год.

Если вы сомневаетесь в том, что именно празднует ваш партнер по бизнесу, напишите просто MERRY HOLIDAYS.

Когда отправлять поздравление?

Лучше раньше, чем позже. Пусть лучше ваша открытка придет перед праздниками и будет замечена одной из первых, чем исчезнет в куче поздравлений, которые, к тому же, вероятно, будут разбираться уже после каникул.

Как писать поздравление:

Поздравление – это только поздравление, повод для хороших пожеланий и выражения добрых чувств. Бизнес-вопросы здесь не должны упоминаться.

Поздравление в английском языке строится иначе, чем в русском. Ниже приведены несколько образцов поздравлений, которые можно модифицировать в зависимости от ситуации.

At this joyous time of year, we are grateful for our work with you. We wish you abundance, happiness, and peace in a new year filled with hope. Happy holidays!

I hope you and all your coworkers, family, and friends have a lovely holiday season filled with joy and meaning. Best wishes for a prosperous new year.

It has been a pleasure to work with you this year. We wish you the best of holidays and a happy new year!

As the year ends, we think about all we are grateful for. Our relationship with you is one thing we treasure. Thank you for the opportunity to serve you. We wish you a merry Christmas and much success in the new year.

As gifts are given and received this holiday season, I think of the gift of knowing you. Thank you for the pleasure of working with you. Happy holidays!

Thank you for giving me the opportunity to work with you this year. It has been an honor and a valuable experience for me. I wish you a happy Hanukkah and a new year filled with all good things.

Merry Christmas! I hope you have a holiday that fills your heart with joy!

7. Используемая литература:

1) Краткое практическое пособие по составлению деловых писем.

2) Агабекян. Деловой английский. Учебник.

3) Васильева. Деловая переписка на английском языке. Изд. 1999 г.