Бухгалтерские первичные документы не могут вечно лежать в бухгалтерии, даже если там много просторных шкафов. Спустя определённый срок их придётся архивировать и сдавать на архивное хранение, чтобы обеспечить безопасность данных и освободить место для более актуальных бумаг. 
Не стоит думать, что вы можете просто взять и отнести свои папки в архив и положить на полку. Ваши архивариусы ни за что не примут на хранение неоформленное дело.  
Сроки хранения первичной документации составляют минимум пять лет, а некоторые другие документы, к примеру, связанные с исчислением налогов, следует хранить до 10 лет, а какие-то и 75! Чтобы в течение этого срока ничего не потерялось и не перепуталось, необходимо следовать установленным правилам оформления  при архивирование бухгалтерских документов, подлежащих сдаче в архив. 
Работники архива очень щепетильно относятся к оформлению, ведь именно им спустя годы придется в спешке разыскивать вашу сегодняшнюю декларацию, когда ее неожиданно потребует налоговая.

Архивирование бухгалтерских документов - это комплекс процедур по их обработке и подготовке к сдаче в хранилище. Одновременно проводится экспертиза ценности, в процессе которой отсеиваются те документы, срок хранения которых давно истек. Хорошо живет та компания, в которой эта процедура проводится ежегодно. После двух лет хранения в бухгалтерии, документация должна быть сдана в архив, но перед этим ее нужно должным образом оформить.

Процесс архивирования бухгалтерских документов

1.Обработка  
Сначала документы сортируются. Это необходимо для того, чтобы устранить лишние копии, черновики или документы, не представляющие ценности вообще.  
 

2. Систематизация Документы располагаются в хронологическом порядке: по дате создания сверху должны располагаться ранние документы, снизу - самые поздние.

3. Прошивка  
Из отсортированной документации формируются пачки документов, которые затем прошиваются, нумеруются и скрепляются печатью организации. Необходимо убедиться, что перед прошивкой были удалены все скрепки и скобы степлера.

4.Составление описи  
Для каждого сформированного таким образом дела подготавливается титульный лист, на котором указываются следующие данные:  
-наименование организации  
-структурное подразделение  
-даты и сроки хранения  
-количество листов в деле и его архивный шифр  
 

5.Составление заверительной надписи  
Заверительная надпись содержит также количество прошитых листов, номер дела дату, подпись составителя. В ней указываются сведения об особенностях документов: пропущенные номера, наклеенные изображения или чертежи, конверты с вложениями и т.д.  
Все изменения физического состояния дела тоже отражаются в надписи (внесение новых документов, замена копий, плесень, повреждения).  
 

6.Каталогизация  
Помещение дел в архив. Чтобы обеспечить максимально быстрый и рациональный поиск по архиву, документы в нем располагаются в зависимости от их типа. Например, на отдельном стеллаже могут храниться счета-фактуры, на другом - акты, и т.д.  
Все эти процедуры проводятся сотрудниками организации, ответственными за ведение архива. В случае отсутствия соответствующего подразделения организации прибегают к помощи архивных служб.