Анализ дебиторской и кредиторской задолженности

Выручка от продаж является единственным средством для погашения всех видов кредиторской задолженности. Поступление денежных средств от продаж определяет возможности предприятия по погашению долгов кредиторам. Большая часть дебиторской задолженности формируется как долги покупателей. Установление с покупателями таких договорных отношений, которые обеспечивают своевременное и достаточное поступление средств для осуществления платежей кредиторам - главная задача управления движением дебиторской задолженности.

Управление движением кредиторской задолженности - это установление таких договорных взаимоотношений с поставщиками, которые ставят сроки и размеры платежей предприятия последним в зависимость от поступления денежных средств от покупателей.

Следовательно, практически  речь идет об одновременном управлении движением как дебиторской, так  и кредиторской задолженности. Практическое осуществление такого управления предполагает наличие информации о реальном состоянии  дебиторской и кредиторской задолженности  и их оборачиваемости. Речь идет об оценке движения дебиторской и кредиторской задолженности в данном периоде. Поэтому в качестве исходных данных для такой оценки должны быть приняты  долги, относящиеся именно к этому  периоду. Иными словами, из балансовых остатков дебиторской и кредиторской задолженности надо исключать долгосрочную и просроченную, т. е. те элементы долгов, превращение которых в денежные средства относятся к другим временным  периодам. Оставшаяся после этого  часть дебиторской и кредиторской задолженности есть основа для оценки периодичности поступления долгов покупателей, достаточного погашения  кредиторской задолженности, а также  балансовых остатков дебиторской и  кредиторской задолженности на конец  периода при условии их оборачиваемости  в соответствии с договорными  условиями или установленным  порядком расчетов.

Цель анализа дебиторской  и кредиторской задолженности выявить  суммы оправданной и неоправданной  задолженности; изменения за анализируемый  период, реальность сумм дебиторской  и кредиторской задолженности, причины  и давность образования дебиторской задолженности.

Анализ дебиторско-кредиторской задолженности начинают с рассмотрения абсолютных сумм на начало и конец периода, а также находят удельный вес дебиторской задолженности в составе оборотных средств и кредиторской задолженности в составе обязательств. Следующим этапом анализа является классификация дебиторской и кредиторской задолженности по срокам образования (от 1 месяца до 6 месяцев, до одного года и более года), а также в разрезе по каждому поставщику, покупателю.

Для анализа можно проводить  выборку долгов и обязательств, сроки, погашения которых наступают  в отчетном периоде, а также отсроченных  и просроченных обязательств, долгов.

Задачи анализа дебиторской  и кредиторской задолженности находятся  в тесной взаимосвязи с экономическим  содержанием понятий дебиторской  и кредиторской задолженности.

Под дебиторской задолженностью мы понимаем задолженность организаций  и физических лиц данной организации (например, задолженность покупателей  за приобретенный товар или оказанные  услуги, задолженность подотчетных  лиц за выданные им денежные суммы  и пр.). Соответственно, организации  и лица, являющиеся должниками данной организации, называются дебиторами.

Под кредиторской задолженностью понимается задолженность данной организации  другим организациям и физическим лицам - кредиторам (платежи за приобретенную  продукцию, потребленные услуги, задолженность  по платежам в бюджеты всех уровней  и пр.). Так, кредиторская задолженность  может возникнуть, если материалы  в организацию поступают раньше, чем она их оплатила. В состав кредиторской задолженности также  включается задолженность своему трудовому  коллективу по оплате труда, задолженность  перед органами социального и  медицинского страхования (возникает  вследствие того, что начисление налогов  и платежей происходит раньше, чем  осуществляются соответствующие платежи) и пр.

Таким образом, дебиторская  задолженность фактически представляет собой компоненту собственных средств предприятия, а кредиторская задолженность фактически представляет собой компоненту заемных средств.

Известно, что за счет собственных  и заемных источников происходит формирование оборотных средств предприятия. Средства и источники средств предприятия находятся в постоянном кругообороте - деньги превращаются в сырье и материалы, которые в ходе производственного процесса становятся готовой продукцией, которая реализуется за наличный или безналичный расчет. В ходе этих процессов возникают расчеты с юридическими и физическими лицами, Пенсионным фондом, органами социального и медицинского страхования, бюджетами всех уровней и др. Следовательно, поддержание оптимального объема и структуры текущих активов, источников их покрытия и соотношения между ними - необходимая составляющая обеспечения стабильной и эффективной работы предприятия. В свою очередь, стабильность и эффективность работы предприятия во многом зависит от его способности погашать свои текущие и долговременные обязательства, а также вовремя получать причитающиеся ему средства от реализации продукции, услуг и пр., чтобы поддерживать непрерывность воспроизводственного цикла - иными словами, от степени платежеспособности предприятия.

Задолженность по платежам может существенно деформировать  структуру оборотных средств предприятия. Так, если в составе оборотных активов преобладает дебиторская задолженность, то предприятие либо должно привлекать банковский кредит по высоким ставкам, либо останавливаться в ожидании уплаты причитающихся ему долгов.

Если в структуре формирования источников оборотных активов преобладает  кредиторская задолженность, предприятие  зачастую вынуждено прибегать к  разнообразным не денежным формам расчетов (бартер и пр.,), подвергаться разного рода штрафным санкциям.

В этой связи анализ дебиторской  и кредиторской задолженности является важной частью финансового анализа  на предприятии и позволяет выявлять не только показатели текущей (на данный момент времени) и перспективной платежеспособности предприятия, но и факторы, влияющие на их динамику, а также оценивать количественные и качественные тенденции изменения финансового состояния предприятия в будущем.

Согласно Федеральному Закону РФ «О бухгалтерском учете», в число  основных задач бухгалтерского учета  входит предотвращение отрицательных  результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных  резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Важную роль в решении  этой задачи играет правильный и своевременный  анализ дебиторской и кредиторской задолженности.

К непосредственным задачам  анализа дебиторской и кредиторской задолженности относятся следующие:

• точный, полный и своевременный учет движения денежных средств и операций по их движению;
• контроль за соблюдением кассовой и платежно-расчетной дисциплины;
• определение структуры кредиторской и дебиторской задолженности по срокам погашения, по виду задолженности, по степени обоснованности задолженности;
• определение состава и структуры просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, ее доли в общем объеме дебиторской и кредиторской задолженности;
• выявление структуры данных по поставщикам по неоплаченным в расчетным документам, поставщикам по просроченным векселям, поставщикам по полученному коммерческому кредиту, установление их целесообразности и законности;
• выявление объемов и структуры задолженности по векселям, по претензиям, по выданным и полученным авансам, по страхованию имущества и персонала, задолженности, возникающей вследствие расчетов с другими дебиторами и кредиторами, задолженности по банковским кредитам и др. определение причин их возникновения и возможных путей устранения;
• определение правильности использования банковских ссуд;
• выявление неправильного перечисления или получения авансов и платежей по бестоварным счетам и т.п. операциям;
• определение правильности расчетов с работниками по оплате труда, с поставщиками и подрядчиками, с другими дебиторами и кредиторами и выявление резервов погашения имеющейся задолженности по обязательствам перед кредиторами, а также возможностей взыскания долгов (посредством денежных или не денежных расчетов или обращения в суд) с дебиторов.

1.3 Информационные основы  дебиторской и кредиторской задолженности.

Общими источниками информации для анализа дебиторской и  кредиторской задолженности предприятия  являются: приказы и распоряжения по предприятию, оправдательные документы, используемые для отражения расчетов предприятия с разными организациями  и лицами, Главная книга, баланс предприятия, данные аналитического и синтетического учета по счетам расчетов. Для анализа  расчетов с поставщиками и подрядчиками используются документы, определяющие права и обязанности сторон по поставке материальных ресурсов и оказанию различных услуг предприятию, а  также правильность оплаты. Оперативный  учет выполнения договорных обязательств на предприятиях осуществляет отдел  снабжения, поэтому документы на поступление ценностей направляются в этот отдел. Там проверяют соответствие их договорам, регистрируют в журнале  учета поступающих грузов (ф.№  М-1), делают отметку в книге учета  выполнения договоров и акцентируют, т.е. дают согласие на оплату.

После регистрации квитанция  и товарно-транспортная накладная  передаются в экспедиционный отдел  для получения и доставки груза. С этого момента у бухгалтерии  предприятия возникают расчеты  с поставщиками. В процессе анализа  эти документы являются источниками  информации для проверки правильности оприходования ценностей и расчетов с поставщиками.

Следующим источником информации для анализа учета кредиторской задолженности поставщикам и  подрядчикам является комбинированный  регистр - журнал-ордер №6, который  ведется линейно-позиционным способом, что дает возможность судить о  состоянии расчетов с поставщиками по каждому документу.

При анализе расчетов с  поставщиками и подрядчиками следует  также использовать данные Главной  книги и бухгалтерского баланса.

Источниками информации для  анализа расчетов с покупателями и заказчиками являются первичные  документы, фиксирующие переход  готовой продукции из сферы производства в сферу обращения: приемо-сдаточные  накладные, акты, ведомости и др. Следующим источником информации, использующимся для анализа расчетов с покупателями за отгруженную им готовую продукцию  является Ведомость № 16 (раздел 2) - "Отгрузка, отпуск и реализация продукции и  материальных ценностей", в которой  совмещены аналитический и синтетический учет отгрузки (отпуска), реализации продукции и расчетов с покупателями. На основании данных этого регистра учета можно сделать вывод об отгрузке продукции по отдельным ее видам в натуральном выражении, а также в разрезе платежных документов в двух оценках - по фактической себестоимости и продажной цене. Также источником информации для анализа задолженности покупателей и заказчиков является Главная книга и данные актива баланса (стр. 241).

В России создана налоговая  служба, призванная осуществлять жесткий  контроль за правильностью исчисления сумм платежей и своевременностью их перечисления в доход государственного бюджета. Налоговая инспекция имеет право принимать к предприятиям и фирмам различные санкции за сокрытие или занижение прибыли, взыскивает определенный процент от причитающихся сумм налогов или других обязательных платежей, за отсутствие учета прибыли, веление этого учета с нарушением установленного порядка и т.д.

Основными источниками информации для анализа дебиторской и  кредиторской задолженности по расчетам с бюджетом будут являться: справки  и расчеты по отдельным видам  платежей, выписки учреждения банка  и приложенные к ним документы  о перечислениях причитающихся  сумм в бюджет и во внебюджетные фонды; акты проверок, произведенных  налоговыми инспекциями; бухгалтерские  записи по счетам 68 "Расчеты с  бюджетом", 69 "Расчеты по социальному  страхованию и социальному обеспечению, журнал-ордер №8 и ведомость №7.

Источниками информации для  анализа задолженности по подотчетным  лицам являются: приказы по предприятию, авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами  об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами, Главная книга, баланс предприятия, данные аналитического и синтетического учета по счету 71 "Расчеты с  подотчетными лицами" (журнал-ордер  №7).

При анализе прочей дебиторской  и кредиторской задолженности используются первичные документы по возникновению  задолженности и ее погашению, данные регистров синтетического и аналитического учета по счету 76 "Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами" (журнал-ордер №8 и ведомость №7), а также Главная книга и  бухгалтерский баланс (актив баланса --стр. 241, пассив баланса - стр. 621).[35.28-29]

Источниками информации, используемой в процессе анализа задолженности  работникам предприятия и удержаний  из нее, являются аналитические и  синтетические данные по счетам 70 "Расчеты  с персоналом по оплате труда" 73 "Расчеты  с персоналом по прочим операциям", первичные документы по учету  выработки и начислению оплат  труда (табели учета использования  рабочего времени, листки временной  нетрудоспособности), нормативно-правовая документация, регулирующая эти операции.

Основными источниками информации для анализа дебиторской и  кредиторской задолженности служат бухгалтерский баланс, приложение к  балансу «Отчет о финансовых результатах  и их использовании» (Форма №2), приложение к бухгалтерскому балансу «Форма №5» (включающая разделы о движении заемных средств и данные о  дебиторской и кредиторской задолженности), оборотные ведомости, карточки аналитического учета, данные инвентаризации, первичные  документы, журналы-ордера и ведомости  синтетического учета, в которых  отражается движение соответствующих платежей, расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам, действующие нормативные документы, определяющие ставки и льготы при производстве расчетов по направлениям платежей, другие отчетные формы.