Звіт з практики на прикладі ПП "Картес"

Таблиця 8

Спостережний  лист фотографії робочого дня керівника ПП «Картес»

№	Що спостерігалося	Поточний час	Тривалість	Індекс
1	Прихід на робоче місце	9.00
2	Підготовка робочого місця	9.05	5	ОРМ
3	Планування діяльності на день, обговорення з секретарем	9.20	15	ПЗ
4	Перевірка електронної почти	9.25	5	ПЗ
5	Оперативна нарада з начальниками відділів з поточних питань	9.50	25	ОП
6	Робота з документами по страхуванню вантажів	10.10	20	ОП
7	Зустріч з клієнтами	10.45	35	ОП
8	Бесіда з працівниками	10.55	10	ОП
9	Непередбачене відключення електроенергії	11.07	12	ПОТ
10	Телефона розмова з менеджером фірми-споживача	11.24	17	ОП
11	Сторонні розмови	11.28	4	НТД
12	Перевірка виконання договорів  постачальниками	12.00	32	ОП
13	Відхід по особистим надобостям	12.06	6	ОТЛ
14	Передача документації секретарю	12.10	4	ОП

Продовження табл..8

15	Нарада з менеджерами	13.00	50	ОП
16	Обід	14.00
17	Ведення телефонних переговорів з  клієнтами	14.20	20	ОП
18	Збої в роботі локальної мережі	14.25	5	ПОТ
19	Сторонні розмови по телефону	14.40	15	НТД
20	Відхід по особистим потребам	14.45	5	ОТЛ
21	Нарада з контрагентами	15.25	40	ОП
22	Проведення усних консультацій зі співробітниками	16.10	45	ОП
23	Сторонні розмови	16.30	20	НТД
24	Робота з документами	17.00	30	ОП
25	Відхід по особистим потребам	17.10	10	ОТЛ
26	Розмова з головним бухгалтером	17.30	20	ОП
27	Аналіз результатів роботи за день	17.40	10	ПЗ
28	Збирання робочого місця	17.55	15	ОРМ
29	Відхід з роботи	18.00	5	ПЗ
ВСЬОГО		480 МИН.

На підставі проведеної фотографії робочого часу керівника ПП «Картес» складається зведена таблиця однойменних витрат робочого часу (табл. 9).

Таблиця 9

Зведення одноіменних витрат робочого часу керівника ПП «Картес»

Найменування категорій, витрат і втрат робочого часу	Час за спостереженнями ФРД, хв							Сумарний час по одноймен-них витрат	Середній час за одноймен-ною витрат	Витрати часу за нормати-вами, хв.
Підготовчо-заключна робота	15	5	10	5				35	8,75	20
Обслуговування робочого місця	5	15						20	10	15
Оперативна робота	25	20	35	10	17	32	4	348	27,5	420
	50	20	40	45	30	20
Відпочинок та особисті потреби	6	5	10					21	7	25
Втрати з організаційно-технічних причин	12	5						17	8,5	-
Порушення трудової дисципліни	4	15	20					39	13	-

Після складання  зведення одноіменних витрат, необхідно скласти фактичний баланс робочого часу й представити його у вигляді таблиці 9

 

 

Таблиця 10

Баланс робочого часу керівника ПП «Картес»

Найменування категорій, витрат і втрат робочого часу	Індекс	Продовження
		Хвилини	%
Підготовчо-заключна робота	ПЗ	35	7,3
Оперативна робота	ОП	348	72,5
Обслуговування робочого місця	ОРМ	20	4,2
Відпочинок та особисті потреби	ОТЛ	21	4,4
Втрати з організаційно-технічних причин	ПОТ	17	3,5
Порушення трудової дисципліни	НТД	39	8,1
Всього		480	100

За даними таблиці можна сказати, що оперативна робота керівника ПП «Картес» становить 72,5% або 348 хв. часу зміни, решта часу 132 хв. або 27,5% припадає на непродуктивні витрати робочого часу. Це непогані показники, але для більш продуктивної праці необхідно прийняти заходи для зменшення непродуктивного використання часу. Зіставлення фактичного балансу робочого часу з нормативним балансом (табл. 11) дозволяє виявити відхилення фактичних витрат від нормативних. Величини нормативних витрат робочого часу і за всіма критеріями витрат часу утворюють так званий нормальний баланс робочого часу.

Таблиця 11

Зіставлення фактичного і нормативного балансу робочого часу

Індекс витрат	Витрати часу (мін.)		Відхилення (мін.)
	Фактичний	Нормативний	Недолік	Надлишок
ПЗ	35	20		15
ОП	348	420	72
ОРМ	20	15		5
ОТЛ	21	25	4
ПОТ	17	-
НТД	39	-
Всього	480	480	-194	85

Загалом, по даній таблиці можна сказати, що фактичний баланс відрізняється від планового: ПЗ на 15 хв. перевищив нормативний час, ОРМ на 5 хв. більше використано, недолік ОП склав 72 хв.

Дані таблиці  дозволяють визначити наступні показники  використання фонду робочого часу:

1. Коефіцієнт використання змінного часу:

К_вик. =

*100%         (1.1)

К_вик. = 35+348+20+21/480 = 88,3%

2. Коефіцієнт втрат робочого часу з організаційно-технічних причин:

К_пот =            (1.2)

К_пот = 17/480*100% = 3,6%

3. Коефіцієнт втрат робочого часу у зв'язку з порушеннями трудової дисципліни:

К_нтд = * 100%           (1.3)

К_нтд = 39/480*100 = 8,1%

4. Перевірка отриманих результатів здійснюється за формулою:

К_{исп .}+ К_пот +  К_нтд = 100%         (1.4)

88,3% + 3,6% + 8,1% = 100%

5. Коефіцієнт можливого підвищення продуктивності праці за рахунок усунення витрат часу:

К_впп= * 100%         (1.5)

К_впп= 39-21+17/348* 100% = 10,06%

З розрахунків  зрозуміло, що 88,3% змінного часу використовується ефективно, а втрати робочого часу становлять 3,6% і 8,1% часу зміни.

Таким чином, втрати робочого часу фіксуються в таких витратах як ОТЛ (час нерегламентованого відпочинку й особистих потреб), НТД (порушення трудової дисципліни) і ПЗ (підготовчо-заключна робота).

Напрямок поліпшення використання робочого часу:

- оснащення  робочого місця всім необхідним  і його раціональне розміщення;

- удосконалювання  прийомів і методів праці;

- комплексне  обґрунтування необхідних витрат  праці;

- створення  сприятливих умов праці й збереження здоров'я працюючого;

- використання  робітників відповідно до їхніх здатностей і кваліфікацією.

 

5. СХЕМИ КОМУНІКАЦІЙНИХ  ЗВ’ЯЗКІВ МІЖ ПІДРОЗДІЛАМИ ПІДПРИЄМСТВА

 

Сутність комунікацій  становлять взаємозв'язки між працівниками, підрозділами, організаціями. Вони супроводжують усі процеси, що відбуваються в організації. [5; ст.542]

ПП «Картес» безперервно  використовує  два види комунікацій:

1. Між організацією  і зовнішнім середовищем. Наприклад,  обмін інформацією підприємства  зі споживачами відбувається через рекламу, з державою через звіти, з постачальниками через договори. Для зовнішніх комунікацій на підприємстві використовуються наради, обговорення, телефонні переговори, пошти, інтернет, службові записки, звіти.

2. Між рівнями, підрозділами та працівниками організації комунікації здійснюються як від вищих рівнів управління до нижчих, тобто «зверху до низу». Наприклад, начальник інформує підлеглих про поточні завдання, зміну технології роботи, нові пріоритети та ін. А також між різними відділами: від нижчих рівнів до вищих «знизу вгору». Найчастіше так надходить інформація про недоліки, порушення, звіти про виконану роботу. Також поширені комунікації між окремими працівниками, між керівником і його робочою групою, всередині групи. Це так звані вертикальні комунікації.

На підприємстві діє  також горизонтальні комунікації, які здійснюються між особами, які знаходяться на одному рівні ієрархії. Так виділяють передачу інформації  між підрозділами, всередині групи. Такий обмін інформацією забезпечує координацію дій.

На ПП «Картес» діє офіційний характер передавання інформації, який створений керівництвом організації, та неформальні, сформовані на засадах міжособистих стосунків в організації.

Перед тим як комунікація  відбудеться певна особа визначає її мету і звітує у формі повідомлення. Повідомлення передається до одержувача. Дуже важливо щоб комунікації були добра налагоджені, бо траплялись випадки, коли рішення виявлялись помилкові , а працівники не правильно зрозуміли, чого хоче від них керівник і внаслідок цього погіршуються відносини між людьми та негативно впливає на виробничий процес.

На підприємстві поширено використовують письмові види комунікації, адже вони більш відчутні, легше піддаються перевірці та краще зберігаються, ніж усні. До них належать записки, листи, електронні листи (e-mail), дошки оголошень та інші засоби письмової передачі слів та символів. Із власних спостережень я можу зробити висновок, що написаному слову приділяється більше уваги, ніж усному. Отже, письмові комунікації краще обмірковані, логічніші та зрозуміліші.

Діють на підприємстві і  усні комунікації, дуже поширено передачу інформації по телефону, наради, розмови. Але чимало проблем пов’язані з неправильним розумінням або неточністю повідомлень. Тут велику роль відіграє зворотні зв'язок. Якщо керівник запитує одержувача інформації, чи зрозумів він подану йому інформацію, відповідь являтиме собою зворотній зв’язок.

На рис.1 розглянемо схему  комунікацій ПП «Картес»

Рис.2. Схема комунікаційних зв’язків ПП «Картес»

Отже, схема комунікаційних зв’язків ПП «Картес» є ієрархічною. Вона уособлює командні функції одних  позицій щодо інших. Позиції, розташовані  у нижній частині схеми є підлеглими, розташовані над ними є одночасно  підлеглими і командними. Позиції, розташовані у самій верхній частині схеми виконують лише командні функції. Ця схема передбачує високу централізацію, що визначає поведінку підлеглих позицій. [6, ст.296]

6. ХАРАКТЕРИСТИКА ІНФОРМАЦІЙНОГО  ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ КЕРІВНИКА

 

Кожен  підрозділ  ПП «Картес» одержує  інформацію  і  з  зовнішніх  і   з внутрішніх  джерел.  Але  інформація, одержувана,  наприклад,  від постачальників або споживачів торговим відділом, бухгалтерією і директором  буде різною.  Кожен підрозділ накопичує "свою" інформацію.  Далі різні інформаційні "блоки" складаються і дають повну картину діяльності підприємства в широкому змісті.

Директор ПП «Картес» отримує інформаційний  потік, який несе в собі дані про обсяги реалізації, її структуру, розміри прибутків, уособлені дані всієї діяльності підприємства. А в свою чергу, від нього відходить спадна інформація, яка несе в собі накази або пропозиції.