Управління Проектами

Управління Проектами - інтегрований процес. Дії (або їх відсутність) в одному напрямку звичайно впливають і на інші напрямки. Такий взаємозв'язок змушує балансувати між задачами проекту - часто поліпшення в одній області може бути досягнуто лише за рахунок погіршення в іншій. Для кращого розуміння інтегрованої природи Управління Проектами опишемо його через процеси, з яких воно складається і їхнього взаємозв'язку.

Термін процес не прийнятий в Росії в тому контексті, в якому він далі використовується. Тут і далі під процесами розуміються дії і процедури, пов'язані з реалізацією функцій управління. Таке розуміння процесів прийнято в міжнародному співтоваристві. Оскільки метою цієї роботи є такий виклад основ управління проектами, яке враховує Російські особливості і при цьому відповідає прийнятим у світі стандартам, ми по можливості зберігаємо загальноприйняту у світі термінологію. Ця глава є введення в концепцію Управління Проектами, як сукупність взаємопов'язаних процесів, які будуть детально описані у наступних розділах.

Процеси проекту Проект складається з процесів. Процес - це сукупність дій, що приносить результат. Процеси проекту звичайно виконуються людьми і розпадаються на дві основні групи: Процеси Управління Проектами - що стосуються організації і описи робіт проекту (які будуть докладно описані далі); Процеси, орієнтовані на продукт - що стосуються специфікації і виробництва продукту. Ці процеси визначаються життєвим циклом проекту і залежать від галузі застосування. У проектах процеси управління проектами і процеси, орієнтовані на продукт, накладаються і взаємодіють. Наприклад, цілі проекту не можуть бути визначені при відсутності розуміння того, як створити продукт.

Групи процесів

Процеси управління проектами можуть бути поділені на шість основних груп, що реалізують різні функції управління: процеси ініціації - ухвалення рішення про початок виконання проекту; процеси планування - визначення цілей і критеріїв успіху проекту і розробка робочих схем їхнього досягнення; процеси виконання - координація людей і інших ресурсів для виконання плану; процеси аналізу - визначення відповідності плану і виконання проекту поставленим цілям і критеріям успіху і прийняття рішень про необхідність застосування коригувальних впливів; процеси управління - визначення необхідних коригувальних впливів, їхнє узгодження, затвердження та застосування; процеси завершення - формалізація виконання проекту і підведення його до впорядкованого фіналу.

Процеси управління проектами накладаються один на одного і відбуваються з різними інтенсивностями на всіх стадіях проекту, як проілюстровано на малюнку. Накладення груп процесів у фазі. Крім того, процеси управління проектами зв'язані своїми результатами - результат виконання одного стає вихідною інформацією для іншого ... І, нарешті, є взаємозв'язки груп процесів різних фаз проекту. Наприклад, закриття однієї фази може бути входом для ініціації наступної фази (приклад: завершення фази проектування вимагає схвалення замовником проектної документації, яка необхідна для початку реалізації).

У реальному проекті фази можуть не тільки передувати один одному, але і накладатися. Повторення ініціації на різних фазах проекту допомагає контролювати актуальність виконання проекту. Якщо необхідність його здійснення відпала, чергова ініціація дозволяє вчасно це установити й уникнути зайвих витрат. Взаємозв'язки процесів Усередині кожної групи процеси управління проектами зв'язані один з одним через свої входи і виходи.

Фокусуючись на цих зв'язках, опишемо окремі процеси через:

Входи - документи чи документовані показники, згідно з якими процес виконується.

Виходи - документи чи документовані показники, які є результатом процесу.

Методи і засоби - механізми, за якими вхід перетворюється у вихід. Описувані нижче процеси характерні для більшості проектів і докладніше висвітлені у наступних розділах.

Процеси ініціації

Ініціація включає єдиний підпроцес - Авторизацію, тобто рішення розпочати наступну фазу проекту. Процеси планування Планування має велике значення для проекту, оскільки проект містить те, що раніше не виконувалася. Природно, що планування включає порівняно багато процесів. Однак не слід вважати, що Управління проектами це в основному планування. Зусилля, прикладені для планування, слід порівнювати з цілями проекту і корисністю отриманої інформації. Нагадаємо, що слід розрізняти цілі проекту та цілі продукту проекту, під яким розуміється продукція (або послуги), створена або вироблена у результаті виконання проекту.

Цілі продукту-це властивості і функції, які повинна мати продукція проекту. Цілі проекту-це робота, яку потрібно виконати для виробництва продукту із заданими властивостями. У ході виконання проекту ці процеси багаторазово повторюються. Змінам можуть піддатися мети проекту, його бюджет, ресурси і т.д. Крім того, планування проекту - це не точна наука. Різні команди проекту можуть розробити різні плани для одного і того ж проекту. А пакети управління проектами можуть скласти різні розкладу виконання робіт за одних і тих самих вихідних даних.

Основні процеси планування

Деякі з процесів планування мають чіткі логічні та інформаційні взаємозв'язки і виконуються в одному порядку практично у всіх проектах. Так, наприклад, спочатку слід визначити з яких робіт складається проект, а вже потім розраховувати терміни виконання та вартість проекту. Ці основні процеси виконуються по кілька разів протягом кожної фази проекту. До основних процесів планування відносяться:

Планування цілей - розробка постановки завдання (проектне обгрунтування, основні етапи і цілі проекту),

Декомпозиція цілей - декомпозиція етапів проекту на більш дрібні і більш керовані компоненти для забезпечення більш дієвого контролю,

Визначення складу операцій (робіт) проекту - складання переліку операцій, з яких складається виконання різних етапів проекту,

Визначення взаємозв'язків операцій - складання та документування технологічних взаємозв'язків між операціями,

Оцінка тривалостей або обсягів робіт - оцінка кількості робочих тимчасових інтервалів, або обсягів робіт, необхідних для завершення окремих операцій,

Визначення ресурсів (людей, устаткування, матеріалів) проекту - визначення загальної кількості ресурсів усіх видів, які можуть бути використані на роботах проекту (ресурсів організації) та їх характеристик;

Призначення ресурсів - визначення ресурсів, необхідних для виконання окремих операцій проекту;

Оцінка вартостей - визначення складових вартостей операцій проекту і оцінка цих складових для кожної операції, ресурсу та призначення;

Складання розкладу виконання робіт - визначення послідовності виконання робіт проекту, тривалостей операцій і розподілу в часі потреб у ресурсах і витрат, виходячи і з урахуванням накладених обмежень і взаємозв'язків;

Оцінка бюджету - додаток оцінок вартості до окремих компонентів проекту (етапах, фазах, термінів);

Розробка плану виконання проекту - інтеграція результатів решти підпроцесів для складання повного документа.

Визначення критеріїв успіху - розробка критеріїв оцінки виконання проекту.

Допоміжні процеси планування

Крім перерахованих основних процесів планування є ряд допоміжних процесів, необхідність у використанні яких сильно залежить від природи конкретного проекту. Такі процеси включають в себе:

Планування якості - визначення того, які стандарти якості використовувати в проекті, і того, як ці стандарти досягти;

Планування організації - визначення, документування і призначення ролей, відповідальності і взаємовідносин звітності в організації;

Призначення персоналу - призначення людських ресурсів на виконання робіт проекту;

Планування взаємодії - визначення потоків інформації та способів взаємодії, необхідних для учасників проекту,

Ідентифікація ризику - визначення та документування подій ризику, які можуть вплинути на проект;

Оцінка ризику - оцінка вірогідності настання подій ризику, їх характеристик і впливу на проект;

Розробка реагування - визначення необхідних дій для запобігання ризиків і реакції на загрозливі події;

Планування поставок - визначення того, що, як і коли повинно бути поставлено;

Підготовка умов - вироблення вимог до постачань та визначення потенційних постачальників.

Взаємозв'язки між допоміжними підпроцесами, як і сама їх наявність, у великій мірі залежать від природи проекту.

Процеси виконання та контролю

Під виконанням маються на увазі процеси реалізації складеного плану. Виконання проекту має регулярно вимірюватися і аналізуватися для того, щоб виявити відхилення від наміченого плану і оцінити їх вплив на проект. Регулярне вимірювання параметрів проекту та ідентифікація виникаючих відхилень далі також відноситься до процесів виконання і іменується контролем виконання. Контроль виконання слід проводити за всіма параметрами, що входять в план проекту. Як і в плануванні, процеси виконання можна підрозділити на основні і допоміжні.

До основних можна віднести сам процес виконання плану проекту. Серед допоміжних процесів відзначимо: облік виконання - підготовка і розподіл необхідної для учасників проекту інформації з необхідною періодичністю; підтвердження якості - регулярна оцінка виконання проекту з метою підтвердження відповідності прийнятим стандартам якості; підготовка пропозицій-збір рекомендацій, відгуків, пропозицій, заявок і т.д .; вибір постачальників - оцінка пропозицій, вибір постачальників і підрядників і укладання контрактів; контроль контрактів - контроль виконання контрактів постачальниками та підрядниками; розвиток команди проекту - підвищення кваліфікації учасників команди проекту.

Процеси аналізу

Процеси аналізу включають як аналіз плану, так і аналіз виконання проекту. Аналіз плану означає визначення того, чи задовольняє складений план виконання проекту пред'являються до проекту вимогам та очікуванням учасників проекту. Він виражається в оцінці показників плану командою та іншими учасниками проекту.

На стадії планування результатом аналізу плану може бути ухвалення рішення про необхідність зміни початкових умов і складання нової версії плану, або прийняття розробленої версії в якості базового плану проекту, який в подальшому слугує основою для вимірювання виконання. У подальшому викладі аналіз плану не виділяється як окремої групи процесів, а включається до групи процесів планування, роблячи цю групу процесів за своєю природою ітеративної.

Таким чином, під процесами аналізу надалі розуміються процеси аналізу виконання.

Процеси аналізу виконання призначені для оцінки стану і прогнозу успішності виконання проекту відповідно до критеріїв і обмежень, визначеним на стадії планування.

силу унікальності проектів ці критерії не є універсальними, але для більшості проектів до числа основних обмежень і критеріїв успіху входять цілі, терміни, якість і вартість робіт проекту. При негативному прогнозі приймається рішення про необхідність коригувальних впливів, вибір яких здійснюється у процесах управління змінами.

Процеси аналізу також можна підрозділити на основні і допоміжні. До основних відносяться ті процеси аналізу, які безпосередньо пов'язані з цілями проекту і показниками, що характеризують успішність виконання проекту: аналіз термінів - визначення відповідності фактичних і прогнозних термінів виконання операцій проекту директивним або запланованим; аналіз вартості - визначення відповідності фактичної і прогнозної вартості операцій і фаз проекту директивним або запланованим; аналіз якості - моніторинг результатів з метою їх перевірки на відповідність прийнятим стандартам якості і визначення шляхів усунення причин небажаних результатів виконання якості проекту; підтвердження цілей-процес формальної приймання результатів проекту його учасниками (інвесторами, споживачами і т.д.).

Допоміжні процеси аналізу пов'язані з аналізом факторів, що впливають на цілі і критерії успіху проекту. Ці процеси включають: оцінку виконання - аналіз результатів роботи та розподіл проектної інформації з метою постачання учасників проекту даними про те, як використовуються ресурси для досягнення цілей проекту; аналіз ресурсів - визначення відповідності фактичної і прогнозної завантаження і продуктивності ресурсів запланованим, а також аналіз відповідності фактичного витрати матеріалів плановим значенням.

У число процесів аналізу не включені аналіз взаємодії з метою оптимізації процедур обробки проектної інформації, аналіз виконання контрактів з метою своєчасного внесення змін і запобігання суперечок і ряд інших процесів, які не носять регулярного характеру (як аналіз взаємодії), або становлять частину включених процесів (як аналіз контрактів). У результаті аналізу або приймається рішення про продовження виконання проекту за наміченим раніше плану, або визначається необхідність застосування коригувальних впливів

Процеси управління

Управління виконанням проекту - це визначення і застосування необхідних керуючих впливів з метою успішної реалізації проекту. Якщо виконання проекту відбувається у відповідності з наміченим планом, то управління фактично зводиться до виконання - доведення до учасників проекту планових завдань та контролю за їх реалізації. Ці процеси нами включені в процеси виконання.

Інша справа, якщо в процесі реалізації виникли відхилення, аналіз яких показав, що необхідно визначення і застосування коригувальних впливів. У цьому випадку потрібно знайти оптимальні коригуючі дії, скоректувати план робіт, що залишилися і погодити намічені зміни з усіма учасниками проекту.

Отже, процеси управління призначаються для визначення, узгодження і внесення необхідних змін в план проекту. Такі процеси управління часто називаються управлінням змінами та ініціюються процесами аналізу. До основних процесів управління, що зустрічаються практично в кожному проекті, відносяться: загальне управління змінами - визначення, узгодження, затвердження і прийняття до виконання коригувальних впливів і координація змін по всьому проекту. управління ресурсами - внесення змін до складу та призначення ресурсів на роботи проекту; управління цілями - коректування цілей проекту за результатами процесів аналізу, управління якістю - розробка заходів щодо усунення причин незадовільного виконання.

Серед допоміжних процесів управління відзначимо: управління ризиками - реагування на події та зміна ризиків в процесі виконання проекту; управління контрактами - координація роботи (суб) підрядчиків, коригування контрактів, вирішення конфліктів. Процеси завершення Завершення проекту супроводжується такими процесами: закриття контрактів - завершення і закриття контрактів, включаючи дозвіл всіх виниклих суперечок. адміністративне завершення - підготовка, збір і розподіл інформації, необхідної для формального завершення проекту.