Теоретические основы функционирования финансовых АИС

Содержание

Введение              3

Глава 1. Теоретические основы функционирования финансовых              5

АИС              5

1.1 Предпосылки создания финансовых АИС              5

1.2 Автоматизированные системы в финансовых организациях              9

1.3 Движение документов и денежных средств в финансовых АИС              14

Глава 2. Практическое применение финансовых АИС              18

2.1 Реализация документооборота в АИС «Финансы»              18

2.2 Схема движения документов и денежных средств на примере АИС «Казначейство»              21

Глава 3. Развитие финансовых АИС              25

3.1 Перспективы совершенствования финансовых АИС              25

Заключение              29

Список использованной литературы              31

Введение

В современных условиях отношений предъявляются повышенные требования документации, а в свою очередь информация должна быть актуальной, достоверной, и полной, без которой немыслима эффективная финансовая деятельность любой организации. Возникает необходимость внедрения и использования финансовых автоматизированных информационных систем.

Автоматизированная информационная система (АИС) представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений. Создание АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления [1]. Наибольшая эффективность автоматизированной информационной системы достигается при оптимизации планов работы предприятий, фирм и отраслей, быстрой выработке оперативных решений, четком маневрировании материальными и финансовыми ресурсами и т.д. 

Процесс управления в условиях функционирования автоматизированных информационных систем основывается на экономико-организационных моделях, более или менее адекватно отражающих характерные структурно-динамические свойства объекта. Адекватность модели означает, прежде всего, ее соответствие объекту в смысле идентичности поведения в условиях, имитирующих реальную ситуацию, поведение моделируемого объекта в части существенных для поставленной задачи характеристик и свойств. Безусловно, полного повторения объекта в модели быть не может, однако несущественными для анализа и принятия управленческих решений деталями можно пренебречь. Модели имеют собственную классификацию, подразделяясь на вероятностные и детерминированные, функциональные и структурные. Эти особенности модели порождают разнообразие типов информационных систем.

              АИС организационного управления объектом служат производственно-хозяйственные, функциональные процессы, реализуемые на всех уровнях управления экономикой, в частности:

- банковские АИС;

- АИС фондового рынка;

- финансовые АИС;

- страховые АИС.

Финансовые АИС в настоящее время получают все более широкое распространение, поскольку дают руководителям возможность отслеживать движение финансовых и денежных средств в наглядном и удобном виде, автоматизируют весь процесс документооборота и существенно снижают временные затраты.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение и анализ схемы движения денежных средств и документов в финансовых автоматизированных информационных системах.

Задачи курсовой работы следующие:

- проанализировать существующие схемы движения финансовых потоков и документов в финансовых АИС;

- рассмотреть внедрения АИС на предприятия, так же существующие проблемы при использовании;

- сделать выводы и перспективы развития.

Выбранная тема актуальна, поскольку финансовая сфера деятельности присутствует на всех уровнях, постоянно развивается и совершенствуется.

Глава 1. Теоретические основы функционирования финансовых

АИС

1.1 Предпосылки создания финансовых АИС

В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с переходом к рынку, разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений. В связи с этим автоматизация финансового анализа с использованием информационных технологий становится объективной необходимостью. Финансовый анализ сопровождается выполнением большого объема разнообразных вычислений: абсолютных и относительных отклонений, средних величин, дисперсий, процентных величин и др. Кроме того, в ходе анализа выполняются различные виды оценок, группировок, сравнений и сортировок исходных данных, нахождение минимального или максимального значения и ряд других операций.

Результаты анализа требуют графического или табличного представления. Все это многообразие видов аналитической обработки экономической информации является объектом автоматизации с применением современных средств связи и вычислительной техники, особенно персональных ЭВМ.

Применение информационных технологий повышает эффективность аналитической работы. Это достигается за счет:

- сокращения сроков проведения анализа;

- более полного охвата влияния факторов на результаты хозяйственной деятельности;

- замены приближенных или упрощенных расчетов точными вычислениями;

- постановки и решения новых многомерных задач анализа, практически невыполнимых вручную и традиционными методами [1, с. 25].

Автоматизированные информационные системы становится неотъемлемой частью рабочего места бухгалтера, экономиста, финансиста и их труд приобретает характер автоматизированного труда.

В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с переходом к рынку; разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений. В связи с этим автоматизация финансовой деятельности с применением достижений информационных технологий становится объективной необходимостью. Она обусловлена ростом значения качественного информационного обслуживания процесса управления хозяйственной деятельностью, бурным развитием технических возможностей современных вычислительных средств, особенностями настоящего периода развития экономики.

Методика финансового анализа, ориентированная на использование информационных технологий, должна удовлетворять следующим требованиям:

- системность;

- комплексность;

- оперативность;

- точность;

- прогрессивность;

- динамичность.

Только на основе выполнения этих требований обеспечиваются познание состояний управляемого объекта и тенденций его развития, систематическое и целенаправленное повышение эффективности хозяйственной деятельности по результатам анализа.

Применение информационных технологий поднимает финансовую деятельность на качественно новую ступень. Новые возможности, открывшиеся для проведения финансовых расчетов, обусловлены исключительными особенностями ЭВМ: низкая стоимость, высокая производительность, надежность, простота обслуживания и эксплуатации, гибкость и автономность использования, наличие развитого программного обеспечения, диалоговый режим работы и др. Применение информационных технологий позволяет реально повысить производительность труда экономиста, бухгалтера, плановика и других специалистов за счет децентрализации процесса автоматизированной обработки экономической информации, совмещения непосредственно на рабочем месте их профессиональных знаний с преимуществами электронной обработки информации [1].

Современные информационные технологии позволяют перевести данные о работе предприятия из пассивной в активную форму. Также становится возможным преобразование их в новые знания, в источник новых подходов и решений, материализуя информацию в повышение эффективности производства. Отдельные рабочие места, соединенные в единую вычислительную сеть, позволяют перейти к комплексной компьютеризации финансового анализа.

Комплексная компьютеризация анализа обеспечивает:

1. Во-первых, сохранение целостности (системности) финансового анализа при условии децентрализованной обработки информации. В теории анализа хозяйственной деятельности уже созданы основы системного комплексного анализа, обеспечивающие функциональную, техническую, методическую и информационную совместимость составных частей анализа как единого целого. Благодаря этому достигаются объективность анализа и его достоверность. В условиях децентрализованной обработки информации целостность анализа не разрушается, не отменяется единство целей и задач анализа с точки зрения его системных свойств. Поэтому можно говорить о том, что развитой сети распределенных баз данных соответствует система распределенных задач хозяйственной деятельности;

2. Во-вторых, информационные технологии обеспечивают соединение процесса обработки информации с процессом принятия решения. Применение вычислительной техники позволяет управляющему решать задачи анализа непосредственно на своем рабочем месте. Он ведет личный контроль над всеми стадиями процесса обработки информации, имеет возможность оценить полученные результаты финансовой деятельности предприятия, грамотно использовать их для обоснования принимаемых решений;

3. В-третьих, информационные технологии обеспечивают повышение оперативности и действенности анализа. Компьютерный анализ непосредственно следует за учетом, а также выполняется в ходе хозяйственного учета и, таким образом, превращает подсистему аналитического обеспечения управления финансовой деятельностью в постоянно действующий фактор повышения эффективности производства за счет актуализации всего информационного фонда предприятия [2, с. 37].

Методика финансового анализа, ориентированная на использование информационных технологий, должна удовлетворять требованиям системности, комплексности, оперативности, точности, прогрессивности, динамичности. Только на основе выполнения этих требований обеспечиваются познание состояний управляемого объекта и тенденций его развития, систематическое и целенаправленное повышение эффективности хозяйственной деятельности по результатам анализа.

Существенное значение для автоматизации на базе современных информационных технологий имеет формализованное описание задач финансовой деятельности, исходя из единых принципов построения условных обозначений показателей.

Рассмотрим, в чем же заключается необходимость формализации задач финансового анализа и анализа хозяйственной деятельности?

Во-первых, формализация задач облегчает их последующую алгоритмизацию и программирование для ЭВМ.

Во-вторых, формализация задач четко высвечивает действительную потребность в исходных данных для анализа.

В-третьих, формализация устраняет дублирование аналитических задач, облегчает группировку их в блоки для одновременной обработки.

В-четвертых, формализованная задача анализа становится непосредственным объектом экономико-математического моделирования, что существенно повышает глубину аналитического исследования хозяйственной деятельности.

Эти объективные предпосылки к росту ожидаемого эффекта от автоматизации целей и задач финансовой деятельности учреждений подтолкнули разработчиков не только к созданию финансовых АИС, но и к последующему сопровождению и совершенствованию.

1.2 Автоматизированные системы в финансовых организациях

Управление финансами осуществляется, прежде всего, высшими органами государственной власти и управления - Президентом РФ и Федеральным Собранием. Систему финансовых органов возглавляет Министерство финансов РФ, являющееся органом исполни­тельной власти, который обеспечивает проведение единой финансовой, бюджетной, налоговой и валютной политики в России и координирует деятельность в этой сфере иных федеральных органов исполнительной власти. Управляя финансами согласно своим полномочиям, эти органы способствует проведению единой государственной финансовой политики.

Во всех финансовых органах ведется постоянная аналитическая работа, связанная с выделением узловых проблем управления экономическими процессами, подготовкой и анализом возможных вариантов решений. Вот почему необходимо повсеместно внедрять автоматизированные информационные системы с целью автоматизации финансовых процессов.

Задачи совершенствования информационного обеспечения процессов формирования и исполнения бюджета в полной мере могут быть решены только путем создания комплексной автоматизированной информационной системы финансовых расчетов на основе использования современных информационных технологий и средств вычислительной техники [3, с. 98].

При системном подходе можно выделить следующие структурные составляющие управления:

- управляющая система, или субъект управления - СУ;

- управляемая часть, или объект управления - ОУ;

- информационная система - ИС, через которую, собственно, и происходит связь между СУ и ОУ.

ИС - непременная составляющая в процессе организации управления - содержит в себе:

- совокупность экономических данных на соответствующих носителях, организованных определенным способом;

- методы, способы, технические средства и технологии сбора, обработки, сохранения, пересылки информации и ее предоставления пользователям.

В зависимости от применяемых технических средств обработки информации различают ИС:

- ручные,

- механизированные,

- автоматизированные ИС (АИС).

Для финансовых учреждений огромное значение имеют:

        высокая производительность АИС,

        способность быстро перерабатывать информацию,

        способность отслеживать изменения на объекте, в окружающей среде, и максимально их учитывать, поскольку задержка с обработкой таких данных может стоить очень дорого [3, с. 423].

              При создании финансовых АИС необходимо учитывать, что объекты и процессы, которыми руководят, а также и сама система  управления  могут быть сложными и территориально  распределенными, а объемы информации - большие и требующие тщательного анализа и обработки. Важно понимать, что для банковских и финансово-кредитных учреждений прежде всего, важной особенностью является то, что  основное «производство» связано с изготовлением и переработкой информации.  Работа с информацией часто становится и предметом, и продуктом работы не только соответствующих информационных систем, но и учреждения в целом.

              АИС в финансовых организациях формально можно представить как синтез автоматизированной системы обработки управленческой информации и автоматизированной системы основного производства. Специфическим требованием, предъявляемым к финансовым АИС, является первоочередность автоматизации операций «основного производства», а именно - обработка огромных массивов числовой и аналитической информации.             

Кроме того, финансовые АИС отличаются от остальных систем еще и  тем, что используемая в них информация должна быть надежно защищена, а они сами должны иметь повышенную «живучесть» и безотказность в работе.

Для того чтобы лучше понять особенности построения и функционирования финансовых АИС, можно выделить следующие принципы:

              1. Принцип системности.

              Нужно устанавливать такие связи между структурными элементами системы, которые обеспечивают ее совместимость и взаимодействие с другими системами. Все связи, элементы, функции и проблемы управления и деятельности должны рассматриваться как единое целое.

              2. Принцип развития (открытости).

              Автоматизированная система может создаваться с учетом возможности пополнения и обновления ее функций и состава без нарушения функционирования самой системы.

              3. Принцип совместимости.

              Во время создания системы должны быть реализованы информационные интерфейсы, благодаря которым эта система  сможет взаимодействовать с другими системами согласно  установленным  правилам. Так, любая АИС должна информационно взаимодействовать с системами всех финансовых учреждений.

              4. Принцип стандартизации.

              Во время создания систем должны  быть рационально применены типичные, унифицированы и стандартизованные элементы, проектные решения, пакеты прикладных программ  и т.п.. Система и ее элементы требуют стандартизации, для того чтобы   можно было минимизировать все виды затрат, унифицировать приемы, методы и инструкции, которыми руководствуется персонал.

5. Принцип эффективности.

Подразумевается рациональное соотношение между затратами на создание автоматизированной информационной системы и целевыми эффектами (вместе с другими результатами), достигнутыми благодаря автоматизации, которые не обязательно должны выражаться в денежной форме, может представлять собою время (верней, его экономию), определенные удобства, новые функции, имидж и т. п [10].

Кроме рассматриваемых основных, можно дополнительно определить принципы создания и функционирования АИС финансово – кредитных учреждений:

              1. Принцип новых задач.

              Определяя перечень задач, которые необходимо включить в АИС, следует учитывать основные технологические  итерации обработки документов и задачи, которые вытекают из потребности обеспечить полноту и оптимальность принятия  решений (которые раньше не выполнялись через ограниченные возможности  обработки информации).

2. Принцип надежности.

Система должна нормально функционировать в случае выхода из строя технических средств. Понятно, насколько этот принцип важный для автоматизированных систем в финансово – кредитных учреждениях, где существуют специфические  требования относительно его реализации и где потеря информации равносильна потере денежных средств.

3. Принцип единой информационной базы.

Речь идет об использовании  единой системы классификации и единой системы кодирования  одних и тех же структурных единиц экономической информации. Во время создания АИС возникают дополнительные требования, то есть приходится опираться на некоторые дополнительные принципы.

4. Принцип безопасности данных.

Информация должна быть защищена как в процессе ее непосредственной обработки и сохранения в системе, так и в моменты обмена между компьютерами. Особое внимание следует обратить на такие факты, как:

- должна быть исключена возможность несанкционированного доступа к данным в системе.

- все операции в системе должны регистрироваться.

- любое нарушение системы безопасности должно быть выявлено.

5. Принцип надежности системы.

В финансовых АИС должны быть одинаково высоконадежными как аппаратное, так и программное обеспечение. Информация для клиента должна быть точной, доступной и предоставляться ему без задержки. В случае выхода системы из строя, данные должны быть обновлены, а повреждения устранено.

6. Принцип производительности системы.

Потребность соблюдать данный принцип связана со значительной неравномерностью поступления потоков информации, которую следует обрабатывать в определенные промежутки времени, и жестких требований к срокам ее обработки. Кроме того, АИС должна иметь определенный запас мощности, которая обеспечивает оперативное предоставление информации клиенту по его запросу независимо от того, какие другие работы выполняются вместе с тем этой системой. В АИС должна быть предусмотрена возможность пакетной обработки информации, в особенности когда речь идет о подбивке ежедневного банковского баланса.

7. Принцип приспособления (адаптации).

Со временем робота финансово-кредитных учреждений изменяется, возникают новые виды деятельности и услуг. Поэтому существующие информационные системы должны быть пригодными для модификации и расширения. Больше того, система может быть полностью переработана, но информация при этом должна сохраняться.

Важным является также и требование относительно удобства, простоты и эффективности эксплуатации системы. Банки, например, выбирают, прежде всего, системы, которые легко устанавливать, использовать и обслуживать.

Всегда, когда речь идет о создании системы, существуют индивидуальные требования к ней, причем наилучшей из предлагаемых АИС будет та, которая больше удовлетворяет этим требованиям [12].

1.3 Движение документов и денежных средств в финансовых АИС

Потоки информации, циркулирующие в окружающем нас мире, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. В этих потоках имеются документы, содержащие самую разнообразную информацию. Документы сопровождают нас на каждом шагу. Ежедневно в мире создаются миллиарды больших и малых документов и их копий. На производство и воспроизведение документов расходуется огромное количество леса, а на их проверку и хранение требуется большое количество времени. Современное общество не может существовать без документооборота.

Документооборот - следовательность прохождения документов с момента их составления или получения до момента их обработки и использования.

Основные принципы документооборота:

- рациональное и своевременное составление документов;

- последовательность охвата документами всех видов хозяйственной - деятельности организации;

- взаимосвязь документов;

- рациональная обработка документов;

- сокращение путей прохождения документов;

-систематизированное изучение и совершенствование документооборота [8].

В любом предприятии возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Для эффективного руководства организацией и оптимального выполнения работ современным руководителям и специалистам постоянно требуется иметь в распоряжении обширную и достоверную информацию. Этого можно достичь в настоящее время только с помощью средств и методов автоматизации всех потоков.

Рассмотрим, как идут потоки информации в АСУ.

Поток информации - это группа данных, рассматриваемых в процессе ее движения в пространстве и времени в одном направлении. У этих данных есть общий источник и общий приемник. Поток, состоящий из смысловых структурных элементов, называют сообщением.

При сборе информации исходными документами являются те, которые служат источниками информации для других документов. Производные документы (показатели) формируются на основании других документов. Первичные документы непосредственно отражают входную информацию.

Конечные документы - выходные документы, а также непосредственно влияющие на объект управления.

В АСУ на нижних уровнях действует детальная информация о состоянии объекта управления. По мере движения информации от нижних уровней управления к высшим она должна быть избавлена от лишних подробностей, бесполезной детализации. Этот процесс называется интеграцией или сжатием информации, а сама информация - осведомительной.

Распорядительная информация (идущая от верхних уровней к нижним ) на средних уровнях «размножается», так как средние уровни генерируют дополнительную информацию.

Цель автоматизации разнообразных потоков информации - совершенствование существующего документооборота, форм документов, сокращение их числа и копий, оптимизация маршрутов движения документов и алгоритма их формирования. Одна из основных задач состоит в разработке и внедрении средств и методов использования вычислительной техники для перевода документооборота из бумажной формы в электронную. Современные сетевые информационные технологии позволяют решить эту задачу [13].

В результате создания и внедрения единой автоматизированной системы для финансовых учреждений должно быть достигнуто:

- сокращение бумажного документооборота и объемов ручного труда при обработке информации и одновременно увеличение общего объема обрабатываемой информации, ее полноты и достоверности;

- повышение оперативности обработки информации, поступающей на различные уровни иерархии финансовой системы;

- стандартизация информационной базы (нормативно-справочной и правовой информации, входных и выходных документов, описаний информационных объектов и правил задания и предоставление их реквизитов) для обеспечения унифицированной обработки финансовой информации как единой взаимосвязанной системы;

- повышение оперативности и полноты обмена информации с внешними системами – с налоговыми службами, банками, финансовыми органами, таможенными органами и т.д. [7]

Чтобы наглядно представить себе всю сложность автоматизации финансовой деятельности предприятий, необходимо иметь графическое представление об имеющихся потоках движения документов и денежных средств. Среди документов, участвующих в электронном обороте, можно выделить такие, как: платежные поручения, оперативные отчеты, сметы расходов, реестры, сметы доходов. Они являются связующими элементами между участниками документооборота (Управление федерального казначейства, распорядители средств, отделения Федерального казначейства и др.)

Как видно из приведенной схемы, во всех финансовых учреждениях присутствует огромное множество потоков. С целью их автоматизации и упорядочивания и создаются финансовые АИС.

В качестве еще одного примера можно взять АИС, автоматизирующую бюджетную деятельность, а именно – формирование доходной части бюджета (Приложение 1). В этом процессе также присутствует множество документов, движение которых необходимо автоматизировать. В первую очередь это: платежные поручения, отчетные данные, налоговые платежи, выписки.

Движение всех документов и денежных средств автоматизировано и реализовано в таких финансовых АИС, как АИС «Финансы», АИС «Казначейство» и другие.

Глава 2. Практическое применение финансовых АИС

2.1 Реализация документооборота в АИС «Финансы»

Самыми распространенными финансовыми АИС на сегодняшний день являются АИС «Финансы» и АИС «Казначейство». Каждая из них имеет необходимые программные модули, отвечающие за электронный документооборот и движение денежных средств. Документы, участвующие в процессах, поступают в систему путем сканирования, по электронной почте или подготовлены с использованием текстовых редакторов. Модуль обеспечивает создание и ведение перечня дел фирмы, формирование полнотекстовых документов, создание и использование классификации документов, продвижение документов по маршруту обработки, ведение обработки и контроль исполнения документов, поиск, их массовую рассылку и др.

АИС «Финансы» обеспечивает ввод, обработку, печать финансовых документов, а также анализ финансового состояния предприятия в разрезе дебиторов/кредиторов, банков, назначений платежей, или любого другого аналитического направления, заданного пользователем.

АИС «Финансы» выполняет следующие функции:

1. Учет, обработка и печать первичных финансовых документов по приходу и расходу (договоров, счетов-фактур, счетов, валютных счетов);

2.Учет, обработка и печать платежных финансовых документов по приходу и расходу (платежных поручений, платежных требований, взаимозачетов, отказов в оплате);

3. Многоуровневый анализ финансовых потоков и задолженности предприятия в разрезе произвольных аналитических срезов (анализ оборотов по первичным документам, анализ оборотов по платежным документам, анализ дебиторской и кредиторской задолженности и пр.) [7]

АИС «Финансы» применяется для автоматизации всех процессов, протекающих в финансовых учреждениях. Рассмотрим на примере бюджетного процесса (Рис. 1).

Рис. 1 Схема этапов бюджетного процесса

На каждом из представленных выше этапов накапливается огромное количество документов, которые необходимо упорядочить и автоматизировать. Схема того, как происходит обмен информационными и финансовыми потоками, представлена ниже (Рис. 2):

Рис. 2 Схема информационных и финансовых взаимодействий участников бюджетного процесса

Участники данного процесса обмениваются следующими документами:

- смета расходов;

- смета доходов;

- отчеты;

- платежные требования;

- налоговые платежи.

Автоматизированная система бюджетного процесса отвечает следующим современным требованиям:

- не просто автоматизирует отдельные участки работы, а моде­лирует всю деятельность финансовых органов в динамике, затраги­вая все участки работы и всех специалистов;

- имеет возможность динамично развиваться, гибко адаптировать­ся к новым тенденциям управления и учета, изменениям в законода­тельстве, к растущим потребностям специалистов финансовых орга­нов [5].

АИС «Финансы» взаимодействует с другими ИС органов государственной власти и управления. Она позволяет качественно, на основе формирования оптимальных макроэкономических пропорций осуществлять государственное финансовое планирование.

Кроме документов, очень важное значение придается автоматизации движения денежных средств, к которым можно отнести различные поступления плательщиков, финансовую помощь вышестоящих органов, различные расходы самих финансово-кредитных учреждений. Для достижения максимального эффекта необходимо использовать качественное и многофункциональное оборудование и программное обеспечение, отвечающее всем последним требованиям. Схема взаимодействия частей программного комплекса представлена в Приложении 2.

Автоматизация процессов учета движения денежных средств позволяет в более полной мере реализовать принцип обязательной сбалансированности бюджета, компенсировать диспропорции, которые неизбежно возникают на этапе прогнозирования в условиях нестабильной экономической ситуации. АИС «Финансы» позволяет на основе четко определяемых объемов реальных потребностей наиболее рационально и избирательно проводить оптимизацию бюджетных потоков и сделать процесс исполнения бюджета более устойчивым и плавным [16].

2.2 Схема движения документов и денежных средств на примере АИС «Казначейство»

Федеральное Казначейство – это специальный государственный орган, созданный для управления доходами и расходами федерального бюджета, контролем за поступлением и исполнением внебюджетных средств, управлением и обслуживанием совместно с уполномоченными банками внутреннего и внешнего долга России и т.д. Одним из условий повышения эффективности работы казначейских органов и всей казначейской системы в целом является создание автоматизированной системы управления исполнением бюджета.

К АИС «Казначейство» предъявляются следующие требования:

- оперативность и эффективность решения поставленных задач;

- организация взаимодействия между бюджетами всех уровней;

- обеспечение конфиденциальности и секретности информации.

Отсутствие действенной технологии управления документообо­ротом приводит к определенным негативным последствиям:

- длительное время процесса обработки информации;

- частая потеря документации;

- большой объем документов, назначение и источник которых неясны;

- слабая защита документации от несанкционированного доступа

- сложность в поиске информации и формировании тематической подборки документов.

Внедрение АИС позволяет решить такие задачи, как:

- сокращение бумажного документооборота;

- повышение оперативности обработки информации;

- повышение достоверности данных по учету бюджетных средств и эффективного контроля за их получением и использованием;

- углубленный аналитический анализ;

- оперативность передачи информации о доходах и расходах бюджета между различными уровнями иерархии исполнения бюджета [6].

В состав АИС Федерального казначейства входят три основных программных комплекса.

- «КАЗНА», учитывающий доходы ФБ и распределение регулирующих налогов между бюджетами разных уровней.

- «СМЕТА-W», «СМЕТА-F», учитывающие расходы из ФБ и финансирование бюджетополучателей, организованных органами федерального казначейства.

- Внутриказначейский учет и отчетность.

Все эти компоненты контролируют движение денег по бюджетным счетам и статьи расходов бюджетов. Пример движения денежных потоков и документов при финансировании предприятий из федерального бюджета через систему казначейских органов представлен в Приложении 3.

АИС «Казначейство» приходится генерировать и обрабатывать множество денежных средств, поступающих в систему от налогоплательщиков и вышестоящих органов управления (Рис. 3)

Рис. 3 Схема электронного документооборота и перечисления денежных средств при формировании расходной части бюджета

С целью их быстрой и эффективной обработки и учета разработаны две архитектуры автоматизированной информационной технологии:

1. «Терминальная» – на основе применения центрального вычислительного комплекса высокой производительности – мэйнфрейма (mainframe) и системы локализованных и удаленных терминалов, в том числе интеллектуальных;

2. «Клиент – сервер» – на основе организации коллективной высокопроизводительной работы с базами данных в локальных вычислительных сетях организации [14].

Можно выделить определенные стадии движения денежных средств в финансовых АИС:

- поступление;

- обработка;

- внедрение в систему;

- передача пользователям АИС;

- анализ, отчетность.

Главные требования, предъявляемые к АИС «Финансы» и «Казначейство» - быстрая обработка данных, обеспечение их защиты от несанкционированного доступа, контроль, эффективное решение поставленных целей и задач.

Глава 3. Развитие финансовых АИС

3.1 Перспективы совершенствования финансовых АИС

Проблемы эффективной обработки информации возникают во всех организациях. Руководитель, заинтересованный  в рациональном использовании имеющихся ресурсов и развитии своей фирмы, непременно уделит внимание таким вопросам, как автоматизация процесса документооборота.

Но особенно остро данный вопрос стоит перед руководителями финансово – кредитно учреждений. В настоящее время АИС «Финансы» автоматизирует огромный объем процессов, связанных с обработкой и передачей информации между распределенными базами данных, поступлением денежных средств, совершением операций пользователями системы. Постоянно возрастающее количество поступающих документов существенно влияет на нагрузку системы. В связи с этим необходимо периодически обновлять автоматизированную систему, чтобы она соответствовала функциональным требованиям, предъявляемым учреждениями [9].

Большие объемы и ценность информации, имеющейся в БД АИС «Финансы», определяют необходимость создания специальных программ экспертного анализа АИС «Финансы». В качестве эксперта может выступать работник финансового органа, обладающий большим опытом контрольной работы, имеющий навыки работы с компьютерными системами. В состав соответствующего ПО входят следующие аналитические модули:

              - запросные системы;

- генераторы произвольных отчетов;

- модули визуализации и хранения аналитических результатов в табличном и графическом представлении.

При работе с указанными модулями необходимо обеспечить разграничение доступа конкретных пользователей к той или иной информации, а также защиту конфиденциальной информации. Для этих целей также используются методы, позволяющие хранить «трафик» (все действия пользователя в компьютерной системе и его манипуляции с БД) и результаты работы эксперта - выходные аналитические отчеты, таблицы, диаграммы и различные справки.

Большую перспективу имеют автоматические компьютерные системы выявления нарушений в расходовании бюджетных средств. Они особенно необходимы для использования в контрольно-ревизионных управлениях. Для создания таких систем необходимы следующие условия:

- относительная стабильность финансового законодательства, возможность его формализации для целей выявления нарушений финансовой дисциплины;

- наличие развитых средств автоматического информационного взаимодействия со всеми организациями, имеющими какие-либо данные о хозяйственной и иной деятельности бюджетополучателей;

- наличие мощных технических и общесистемных платформ, способных эффективно обрабатывать большие объемы информации;

- надежность, достоверность и конфиденциальность информации в базах данных [13].

При разработке этих систем необходима точная формализация методик автоматического отбора бюджетополучателей для контрольных проверок и выявления нарушений. Программное обеспечение должно быть дополнительно защищено от считывания и декодирования. При технической реализации указанных автоматических компьютерных систем возможно внедрение элементов эмпирического анализа и искусственного интеллекта.

В настоящее время основные прикладные программные продукты функционируют по технологии «файл - сервер». В информационных комплексах этой технологии имеется локальная сеть с одной или несколькими центральными ЭВМ-серверами, на которых хранятся БД в виде обычных файлов ОС. На каждой рабочей станции устанавливается прикладное ПО, непосредственно воздействующее на БД, расположенные на сервере. Повышение быстродействия возможно только за счет серьезного и дорогостоящего технического переоснащения - установки высокоскоростного сетевого оборудования в этом случае в системе целесообразно задействовать более современную технологию, функциональную по принципу «клиент - сервер». На сервер устанавливается специальная мощная система управления базами данных, которая хранит и обрабатывает данные в своем внутреннем представлении, а не в формате ОС. СУБД имеет собственные средства защиты от несанкционированного доступа и хранения информации. Прикладное ПО, устанавливаемое на рабочее место - клиентскую станцию, воздействует на БД только через специальные команды, подаваемые на сервер. В основном это операторы языка SQL - Structured Query Language (структурированный язык запросов). Кроме того, могут применяться встроенные в БД, прикладные программы, которые отрабатываются непосредственно на сервере при воздействии на БД со стороны ПО клиентской станции. При подобной организации информация защищена более надежно и обрабатывается быстрее при практически полном отсутствии ограничений объема баз данных [8].

              В подсистеме организационного обеспечения АИС «Финансы» значительное место занимают вопросы внедрения информационных технологий. Доминирующую роль в процессе внедрения информационных технологий и ведения АИС «Финансы» играет Информационно-технический департамент Министерства финансов. Под его руководством проводятся все основные взаимосвязанные рабочие процедуры функционирования и развития ИС, в частности:

- централизованная разработка и развитие программных продуктов, предназначенных для автоматизации функций территориальных органов;

- прием программных продуктов комиссией Минфина в опытную эксплуатацию;

- проведение опытной эксплуатации централизованных разработок;

- рассмотрение ведомственной комиссией результатов опытной эксплуатации, принятие решения о сертификации программных средств и передаче их в Фонд алгоритмов и программ Министерства финансов.

Для внедрения информационных технологий в территориальных (региональных и местных) финансовых органах организованы подразделения по информатизации и автоматизации, которые занимаются:

- внедрением нового системного ПО и средств электронно-вычислительной и иной офисной техники;

- эксплуатацией системных и прикладных программных продуктов и средств компьютерной техники;

- оказанием консультационной помощи по информационным технологиям и ППП и др.

В территориальных финансовых органах используется прикладное ПО, разрабатываемое в основном двумя организациями: АО «Финтех» и Региональным вычислительным центром в Чувашской Республике. Другие разработки предназначены для автоматизации отдельных локальных функций и используются только в тех финансовых органах субъектов РФ, в которых они созданы [15]. Разработки АО «Финтех» и Региональный вычислительный центр включены в Отраслевой фонд алгоритмов и программ Министерства финансов России. Внедрение в территориальных финансовых органах централизованно разработанных проектных решений позволяет обеспечить методологическое единство процессов составления и исполнения территориальных бюджетов. Особое внимание в Министерстве финансов уделяется внедрению информационных технологий в территориальные органы Федерального казначейства.

Заключение

Финансовые АИС играют важную роль в деятельности финансово – кредитных учреждений, поскольку без них невозможна на только автоматизация всех протекающих процессов, но и быстрая, точная, эффективная обработка документов и денежных потоков, циркулирующих между звеньями системы. Использование надежной системы обработки информации является приоритетной задачей в условиях многоуровневости казначейских органов, территориальной распределенности и большого числа субъектов, так или иначе принимающих участие в деятельности финансовых органов.

Целью создания финансовых АИС было снижение временных и финансовых затрат на обработку необходимой информации. На первое место в процессе функционирования автоматизированных информационных систем выходит автоматизация документооборота и движения денежных потоков.

Преимущество за такой финансовой АИС как АИС «Финансы» выступает тот факт, что она является компонентом разрабатываемой системы комплексного финансового анализа и бюджетирования. Кроме подсистемы «Финансы», в этот программный комплекс войдут подсистемы: (система планирования и контроля исполнения договоров, система бюджетирования и учета исполнения бюджетов, система анализа финансового состояния предприятия.)

Благодаря тому, что поддержка АИС не стоит на месте, становится возможным проводить еще более тщательный анализ и обеспечивать еще более быстрое доведение документов до конечных пользователей. Электронный документооборот в финансовых АИС – необходимое условие успешного функционирования системы. Как уже рассматривалось выше, в процесс документооборота, также как и в процесс движения финансовых потоков, вовлечено множество участников. Автоматизация однообразных и ежедневно повторяющихся операций позволяет не только сократить время на выполнение поставленных задач, но и значительно повысить эффективность работы финансовых учреждений.

Финансовые АИС будут успешно внедряться в дальнейшем, так как их наличие необходимо для ускорения работы всей системы, особенно – в процессе документооборота. АИС «Финансы» позволила поднять на новый уровень финансовое планирование страны. Собранная в системе информация о всех государственных активах и пассивах позволяет правительству страны более эффективно использовать общегосударственные финансы при формировании оптимальных макроэкономических пропорций.

Список использованной литературы

1.                  Ашарчук Л. М. Автоматизированные финансовые системы: Курс лекций для студентов экономических специальностей. — Гомель: УО "Белорусский торгово-экономический университет потребительской кооперации", 2008. — 140 с.

2.                  Лаврентьева И. Ю., Гвоздева В. А. Основы построения автоматизированных информационных систем. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 320 с.

3.                  Титоренко Г. А. Информационные системы в экономике: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальностям «Финансы и кредит», «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» и специальностям экономики и управления (06000) – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – 463 с.

4.                  Тархов С.В., Рамбургер О.Л., Минасов Ш.М. Технология работы в интегрированном офисном пакете: Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика». Кафедра Информатики УГАТУ, Уфа, 2004 г.

5.                  Фридланд А.Я. Информатика и компьютерные технологии. А.Я. Фридланд, Л.С. Ханамирова.- М.: Астрель. 2003.204 с.

6.                  Хоменко, А. Д. Основы современных компьютерных технологий: учебник / А. Д. Хоменко. - М.: Гардарики, 2005. - 415 с.

7.                  Автоматизированная информационная система, [Электронный ресурс] / - Режим доступа: http://dic.academic.ru/dic.nsf/fin_enc/19808

8.                  Автоматизированная информационная система бюджетного процесса, [Электронный ресурс] / - Режим доступа: http://www.fincom.spb.ru/comfin/about/automation/aisbp.htm

9.                  Автоматизированная информационная система казначейства, [Электронный ресурс] / - Режим доступа: http://book-science.ru/applied/business/avtomatizirovannaja-informacionnaja-sistema-kaznachejstva.html

10.             Автоматизированная информационная система финансового анализа, [Электронный ресурс] / - Режим доступа: http://www.intecoag.ru/files/Finansy.doc

11.             Информационные потоки и необходимость их автоматизации, [Электронный ресурс] / - Режим доступа: http://www.mkgt.ru/files/materials/1000/p1-2.html

12.             Информационная система, [Электронный ресурс] / - Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/Автоматизированная_информационная_система

13.             Информационные технологии финансовой системы, [Электронный ресурс] / - Режим доступа: uskof.ucoz.ru/files/AIS_Finance.doc

14.             Классификация АИС, [Электронный ресурс] / - Режим доступа: http://www.kgau.ru/istiki/umk/itecon/2_6_1_4_______________.htm

15.             Особенности построения информационной системы управления финансами, [Электронный ресурс] / - Режим доступа: http://www.vuzlib.net/beta3/html/1/1628/1794/

16.             Понятие автоматизированных информационных систем (АИС) и их классификация, [Электронный ресурс] / - Режим доступа: http://univer-nn.ru/it/ponyatieAIS.php

17.             Структура и функции АИС казначейства, [Электронный ресурс] / - Режим доступа: http://www.refbank.ru/inform/55/inform55.html

18.             Структура автоматизированной информационной системы управления бюджетным процессом, [Электронный ресурс] / - Режим доступа:  http://zubolom.ru/lectures/poeis/16.shtml

19.             Что такое финансовый поток, [Электронный ресурс] / - Режим доступа: http://avitrack.net/osnovnye-ponyatiya-i-opredeleniya/chto-takoe-finansovyj-potok.html

31