Платежный календарь

    3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок

После определения  аналитик и реквизитов платежа формируется  инструментарий оплаты/поступления  ДС. Система оперативного управления финансами предприятия, реализуемая через бизнес-процесс «Платежный календарь», включает в себя несколько участников (сотрудник, отдел, служба), и каждому необходим инструмент, с которым он будет работать в данной системе. Сотрудники отделов и служб подают заявки на выплату/поступление ДС, а руководство или сотрудники, уполномоченные принимать решения, реализуют их через реестры заявок. Заявка представляет собой документ-запрос на поступления или выплаты ДС, содержащий описательную информацию о данной операции. В заявке отражаются все утвержденные аналитики, вспомогательные реквизиты, приоритетность, если необходимо, и поле для комментариев каждого из участников будущего процесса платежного календаря.

    Реестр заявок — это перечень заявок, консолидированных по определенному признаку (дата, ответственный, источник ДС, вид статей).

И заявка, и реестр заявок на выплату ДС должны содержать  полный и достаточный объем информации для принятия решения о выплате/поступлении  денег.  

    4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь»

После проверки и одобрения оплаты предоставленных  заявок считается, что платежный  календарь как бизнес-процесс  реализован в реестрах, утвержденных заявках. Далее нужно ответить на вопросы: кто, что, когда и в какие  сроки. Именно на данном этапе важен процесс разработки платежного календаря, который устанавливает порядок взаимодействия работников и, следовательно, определяет результат платежной дисциплины предприятия и его репутацию добросовестного партнера. Вариантов взаимодействия работников в процессе согласования заявок множество, и каждое предприятие вырабатывает схему, целесообразную и удобную для него.

При проектировании бизнес-процесса необходимо следовать  определенным принципам:

достаточность полномочий и функций участников процесса (это означает, что каждая из согласующих и утверждающих сторон имеет право на принятие того или иного решения по платежу);

организационная обеспеченность (любой хозяйственный  платеж или заявка на поступление  должны иметь единый орган согласования и утверждения, и ни одно подразделение, участие которого в процессе предусмотрено, не может быть исключено из цикла формирования платежного календаря);

возможность контролирующей функции (все заявки должны иметь  достаточный уровень проверки возможности оплаты, во избежание несанкционированных выплат);

динамизм (система  денежных платежей должна иметь оптимальную  процедуру согласования, отвечающую требованиям платежной дисциплины предприятия (как правило, продолжительностью от двух до пяти дней), а процесс утверждения платежей оптимизирован в соответствии с работой с поставщиками).

    Наиболее наглядный вариант представления бизнес-процесса — графический, в виде диаграммы (рисунок).  

    5. Регламентация бизнес-процесса «Платежный календарь»

На заключительном этапе бизнес-процесс управления денежными потоками закрепляется в регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.  

    6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь»

Для поддержания  оперативного управления денежными  потоками потребуется автоматизация  соответствующих бизнес-процессов. Программное обеспечение должно позволять:

создавать электронные  учетные документы платежной системы (например заявки на оплату или реестры);

формировать электронную  отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов  платежной системы, БДЦС (к примеру, платежного календаря);

реализовывать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.).

разграничивать  права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности  в компании.

Некоторые предприятия  для автоматизации бизнес-процессов  управления денежными потоками используют Excel и прочие непрофильные программы, хотя такой способ имеет ряд недостатков: низкую оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблему двойного ввода данных, необходимость затрат времени на перепостроение отчетности. Поэтому все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

Высокий динамизм денежных потоков предприятия, их зависимость  от множества факторов определяют необходимость  разработки планового финансового документа, обеспечивающего ежедневное управление поступлением и расходованием денежных средств предприятия. Таким плановым документом выступает платежный календарь. Разрабатываемый на предприятии в разнообразных вариантах, он является самым эффективным и надежным инструментом оперативного управления его денежными потоками.

План поступления  и расходования денежных средств, разработанный  на предстоящий год с разбивкой  по месяцам, дает лишь общую основу управления денежными потоками предприятия. Вместе с тем, высокий динамизм этих потоков, их зависимость от множества факторов краткосрочного действия определяют необходимость разработки планового финансового документа, обеспечивающего ежедневное управление поступлением и расходованием денежных средств предприятия. Таким плановым документом выступает платежный календарь. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список использованных источников

1.Акофф Р. А. Планирование будущего корпорации. - М.: Финансы и Статистика, 2004, - 456 с.  
2. Алексеева М. Планирование деятельности фирмы. - М.: Финансы и статистика, 2003. - 312 с.  
3. Баталов В.М. Планирование деятельности предприятия. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 123 с. 

3. http://www.elitarium.ru/