Виды приемов и их характеристика

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА 
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ФГОУ ВПО «ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ ИМЕРАТОРА  ПЕТРА I»

 

 

 

Кафедра управления и маркетинга в АПК

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине «Деловое общение»

на тему: «Виды приемов и их характеристика»

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил (а):

Студент (ка) факультета Центр ДОТ

4 курса, группы Фин-4-2009

Комарова Анастасия Ивановна

шифр ДФ/09117

 

 

 

 

 

 

Нововоронеж 2012

 

Содержание

1. Подготовка  к проведению приемов, правила  рассадки за столом…..3

2. Виды приемов и их характеристики……………………………………9

3. Список литературы…………………………………………………….15

 

 

 

1. Подготовка  к проведению приемов, правила  рассадки за столом

Приём – это собрание приглашённых у какого-либо лица, или форма организации рабочих встреч, позволяющая обсуждать в непринуждённой обстановке темы, которые по целому ряду обстоятельств нежелательно затрагивать на официальном уровне.

Приёмами также нередко  называют официальные собрания в  честь какого-либо лица или события. Цель проведения приёма – установление контактов между деловыми партнёрами, официальными лицами и иностранными коллегами, представителями различных фирм и концернов, научно-технических кругов, деятелей искусства, культуры. Таким образом, официальным называется такой прием, на который присутствующие приглашены исключительно в силу их общественного положения.

Во время приемов  важную роль играют закуски и дегустация напитков, а получение нужной информации происходит в неофициальной обстановке и непринужденной форме. Благодаря  взаимному обмену мнениями собеседники во время трапезы могут достичь успеха по вопросам подписания обсуждавшихся ранее документов, организации дополнительных встреч, визитов и т.д.

Официальные приемы устраиваются по совершенно различным поводам: вступление в должность нового руководителя, презентация, завершение проекта, удачное завершение деловых переговоров, уход на пенсию прежнего руководителя и пр.

Приглашения рассылаются  не менее чем за 10 дней до официального приема. Если в приглашении нет  других указаний, на прием во второй половине дня мужчины надевают темный костюм или по крайней мере темный пиджак; женщины – выходное платье или костюм, соответствующий ситуации. На вечерний прием мужчины являются в смокинге или во фраке, женщины — в вечернем туалете.

На официальные приемы приглашенные лица являются строго вовремя и не задерживают таким образом принимающую сторону, которая должна уделять внимание еще и другим гостям.

На официальных приемах  обычно устраивают банкет с полным обслуживанием или банкет-фуршет.

Приемы бывают светские и деловые.

Светские приемы устраиваются по самым разнообразным поводам: день рождения, свадьба, крестины, Рождество, национальный праздник, театральная премьера и т.д.

Деловые приемы организуются по случаю национальных праздников, годовщин какого—либо знаменательного события, в честь находящейся в стране иностранной делегации, при открытии представительства фирмы, по случаю презентации товаров, а также в порядке повседневной работы.

Кроме того, приём может  быть дипломатическим, предусматривающим соблюдение многих правил этикета, относящихся к этой сфере человеческой деятельности.

Дипломатические приемы

Дипломатический этикет формировался в течение многих веков, строго регламентированные формы официальных  контактов между представителями разных государств создавались постепенно. На Венском конгрессе после поражения Наполеона в 1815 г. был официально утвержден дипломатический протокол, способствовавший предотвращению спорных моментов между представителями разных государств.

Дипломатический протокол — это ряд правил, которые предписывают порядок совершения различных дипломатических актов (международные совещания и конференции, переговоры, визиты, дипломатические приёмы, приёмы и проводы официальных делегаций, подписание международных соглашений, договоров). В соответствии с этими правилами дипломаты используют свои термины и понятия, особые жесты вежливости и комплименты. Соблюдение принципа старшинства в дипломатической практике означает не только страну, которую дипломат представляет, но прежде всего ранг, в какой он возведен (аккредитован). Старшинство определяется классом дипломатических и консульских представителей, а также самой должностью — в соответствии с принятыми дипломатическими нормами. Личные дипломатические или служебные ранги и звания при этом не учитываются. Правило старшинства соблюдается при рассаживании членов дипломатического и консульского корпуса во время приёмов или при их участии в официальных мероприятиях. При этом исключается какая-либо субъективность и тем самым возможность нанесения вольно или невольно обиды официальному представителю другого государства.

Дипломатические приёмы устраивают в ознаменование какого-либо события, в порядке оказания почести и гостеприимства отдельному лицу или делегации, а также в качестве обычного дипломатического мероприятия, не связанного с определенным событием или лицом. Дипломатические приёмы имеют не только представительское значение, они служат также важнейшим средством установления, поддержания и развития контактов официальных властей с дипломатическим корпусом и журналистами, контактов дипломатического представительства или отдельных дипломатических работников с официальными властями, общественными, деловыми, культурными и другими кругами страны пребывания.

Дипломатические встречи  проводят представители официальных властей, общественных, научно-технических и деловых кругов страны. Поводом для них могут стать подписание международных договоров и соглашений, национальные праздники, юбилейные даты, события в общественной жизни. В практике дипломатических представительств наиболее распространены приёмы для оказания почести главам и членам правительства, деятелям науки, искусства, культуры, а также повседневные встречи дипломатов для расширения связей между странами.

Всякий дипломатический  прием независимо от его назначения, вида и приглашенных лиц носит политический характер, поскольку на нем происходит встреча представителей иностранных государств. Они также проводятся в ознаменование каких- либо событий: национальные праздники государства, важные юбилейные даты, события, отмечаемые всей страной, годовщины подписания международных договоров, соглашений и т.п.

Нередко приемы назначаются  в целях оказания почести или  проявления гостеприимства по отношению  к отдельным лицам — главе  или членам правительства, дипломатическим представителям, деятелям науки, культуры, искусства в т.д. или прибывшей в страну иностранной делегации. Они уместны также в порядке повседневной дипломатической работы. Кстати, в практике деятельности дипломатических представительств такие приёмы наиболее распространены. Немногочисленные по количеству приглашенных лиц, они предоставляют возможность для укрепления и расширения связей, получения нужной информации, разъяснения внешней политики своей страны, оказания влияния на местные круги в нужном направлении и т.д.

Организация деловых  приемов

В международной практике делового общения существуют разные виды приемов:

• завтрак (Lunch);

• чайный или кофейный стол;

• фуршет;

• коктейль и его разновидности: а) coupe de champagne («бокал шампанского»); б) vin d¢honneur («бокал вина»);

• обед (Dinner);

• обед-буфет, т.е. шведский стол (Вutter Dinner);

• ужин (Supper);

• журфикс;

• барбекю и др.

Приемы подразделяются на дневные  и вечерние, а также приемы с  рассаживанием за столом и без него.

К дневным приемам относятся: «бокал вина», «бокал шампанского» и «завтрак». Все остальные приемы считаются  вечерними.

В соответствии с международной  практикой наиболее почётными видами приемов считаются завтрак и обед. Другие приёмы, такие, как бранч (поздний завтрак, переходящий в ланч), ужин после театра, пикник, фондю, барбекю, пивной стол и т.п., по методам их организации являются комбинацией основных видов приёмов.

Выбирают тот или иной вид  приема в зависимости от значимости события. Если речь идет о гостящих в стране главе или премьер-министре иностранного государства или об иностранной правительственной делегации на высоком уровне, целесообразно предусмотреть для них устройство обеда или вечернего приёма или того и другого одновременно. Если предполагается устройство приёма от имени диппредставителя в честь премьер-министра, министра иностранных дел, другого члена правительства страны пребывания, то также целесообразнее избрать обед. В менее важных случаях следует воспользоваться другими из вышеперечисленных видов приёмов. При этом всегда необходимо учитывать протокольные традиции и обычаи, установившиеся в данной стране. Эти традиции помогут в выборе вида приёма.

Организация любого приема включает в себя два элемента:

• официальную часть, оформляемую протоколом;

• неофициальную часть приема, включающую в себя проведение обеда, ужина и других мероприятий.

Организуя приём, необходимо заранее  определить дату и время этого  мероприятия, ассортимент блюд и  напитков, порядок обслуживания гостей.

В подготовку приёма входят следующие мероприятия:

• выбор вида приёма и даты его  проведения;

• составление списка приглашенных лиц;

• рассылка приглашений;

• составление плана рассаживания за столом (на завтраке, обеде, ужине);

• составление меню;

• сервировка столов и организация обслуживания гостей;

• подготовка тостов и речей;

• составление общей схемы (порядка  проведения) приёма.

При составлении списка приглашенных гостей придерживаются следующего правила: они должны иметь общие интересы. Для официальных приёмов используются письменные приглашения в виде покупных открыток-приглашений, выполненных в кремовых тонах или нейтрального белого цвета с золотом, серебром и разнообразными виньетками. Как правило, на таких открытках уже отпечатан текст приглашения, для имени гостя оставлен пробел. Это имя можно написать вручную каллиграфическим почерком или отпечатать на компьютере. Как правило, в приглашении обращаются по имени и отчеству или просто по имени. Для супругов направляется одно приглашение, в котором можно обратиться к обоим или к каждому отдельно. При этом первым указывается имя женщины.

В приглашениях также указываются  точный адрес помещения, в котором состоится прием, дата, время. Иногда определяется и форма одежды. Если будущий гость проживает за пределами города, ему вкладывают в конверт план города или подробное описание маршрута проезда, указывая схему транспорта. Отсылают приглашения за 3–4 недели до запланированного мероприятия.

Общепринято в ответ на письменное приглашение получать благодарственное письмо. Поэтому нередко гостям рассылают карточки с оплаченным обратным ответом. Возможен и другой вариант: в карточке делают приписку, в которой просят заранее сообщить о своем согласии.

Письменными приглашениями пользуются прежде всего при официальном застолье, что позволяет его устроителям сориентироваться в обстановке, в планировании бюджета данного мероприятия. Если же приём не носит строго официального характера, то гостей приглашают по телефону или лично. Тем не менее правила хорошего тона требуют, чтобы в устной или в письменной форме информация была изложена четко и ясно, а само приглашение пришло заблаговременно.

При составлении списка приглашенных всегда возникает вопрос: кого следует и не следует приглашать. Не приглашают человека, который уже 2 раза подряд отказывался прийти. Учитываются также личные отношения между гостями.

На официальных приёмах  форме одежды уделяется особое внимание. Если на приглашении ставят пометку  «чёрно-белый вечер» или «красный вечер», это означает, что гости должны быть одеты строго в указанных тонах — таковы правила этикета. Пренебрегая этим требованием, можно спровоцировать неловкую ситуацию, испортить вечер и в прямом смысле почувствовать себя «белой вороной».

2. Виды  приемов и их характеристики

«Бокал шампанского» и «бокал вина»

Эти два вида приёмов, считающиеся разновидностью приёма типа «коктейль», начинаются в 12 ч. и заканчиваются в 13 ч. Во время такого приема обычно подают шампанское, вино, соки. В качестве закуски — маленькое пирожное, бутерброды-канапе, орешки и т. п. Приём «коктейль» проходит, как правило, в положении стоя. Форма одежды — повседневный костюм или платье.

Поводом для таких  приёмов могут послужить национальный праздник, приезд или отъезд делегации, подписание контракта или договора, отъезд посла, открытие торгово-промышленной выставки. Как правило, эти приёмы проводятся в том же здании, где проходило торжественное мероприятие, в специально оборудованной для этого комнате или фойе. Напитки и легкие закуски разносят официанты. Основным напитком является шампанское. Легкими закусками считаются конфеты, фрукты, бутерброды-канапе и другие, не требующие столовых приборов и сервировки стола. Крепкие напитки — коньяк, водка, виски, джин — на дневных приёмах не подаются. В то же время иногда отдельно организуют бар или подают на подносе виски, джин, водку.

Характерной особенностью данного приема является необходимость  совершать трапезу стоя. Присесть в виде исключения разрешается на некоторое время только пожилым женщинам. Для мужчин независимо от возраста такого исключения не существует.