Виды и особенности деловых приемов

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КАМСКАЯ  ГОСУДАРСТВЕННАЯ ИНЖЕНЕРНО –  ЭКОНОМИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ» 
 

Кафедра «Маркетинг и менеджмент» 
 
 
 
 

Контрольная работа

по дисциплине «Деловое общение»

на тему: «Виды и особенности деловых приемов» 
 
 
 
 
 
 

                                                Выполнил: студент 

                                                группы 4252-в

                                                Гайсин  И.А.

                                                Проверил: старший препод.

                                                Скрылева О.В. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Набережные  Челны 2011

Содержание 

Введение 3

1.Виды приемов. Официальные и неофициальные приемы……………………...5

2.Особенности  подготовки и проведения приемов………………………………..6

Заключение. 19

Список  использованной литературы 20 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение

     Приём – это собрание приглашённых у  какого-либо лица, или форма организации  рабочих встреч, позволяющая обсуждать  в непринуждённой обстановке темы, которые по целому ряду обстоятельств  нежелательно затрагивать на официальном  уровне.

     Прием в деловой сфере – это, прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.

     Деловые приемы хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая  встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.

     Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для  участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся  контакты, обменяться взглядами и  мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих  партнеров, их особенности в организации  дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в  свою очередь послужит одной из базовых  составляющих при принятии решений  о заключаемой сделке.

     Очевидная польза от организации приема состоит  ещё и в следующем: иногда переговоры между двумя фирмами затягиваются, возникает тупиковая ситуация, когда  ни одна, ни другая сторона не хочет (или не может) уступить, пойти на компромисс и в то же время не желает прекратить переговоры, поскольку  есть вполне реальная возможность получения  выгоды. Многоразовые встречи и обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой  ситуации, безрезультатная дискуссия  продолжается. В таком случае часто  организация приема – завтрака, ужина, обеда – помогает создать  непринужденную атмосферу, ближе узнать партнёров, облегчает проведение переговоров и способствует заключению контрактов.

     Итак, цель любого делового приёма – способствовать заключению взаимовыгодных договоров.

     На  выставках, ярмарках и других торговых мероприятиях, как правило, также  устраиваются деловые приемы с целью  создания благоприятных неформальных условий для развития партнёрства. 

     Однако  стоит напомнить, что участие  сотрудников приглашенной организации  в деловом приёме – это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менеджер (или рядовой сотрудник), приглашенный на приём, прежде всего, должен постараться поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а следовательно, и характер предполагаемых партнёров, упрочить знакомство, завязать беседу на важную для него и его фирмы тему.

     Если  же менеджер принадлежит к работающим на фирме, проводящей приём, его обязанности  усложняются – на протяжении всего  приёма он должен следить за его  ходом и проводить представление  приглашённых друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп гостей, следить  за тем, чтобы никакой гость не оказался в одиночестве, поскольку  это может подействовать на него угнетающе и испортить впечатление  от приёма.

      Целью данной работы является раскрытие темы Виды приема и их особенности. Для этого ставятся следующие задачи, для первой главы:

• Определить какие приемы являются официальными и неофициальными;
• Изучить особенности подготовки и проведения приемов;
•   Ознакомиться  со способами приглашения на прием.
• Дать заключение по выполненной работе.

 
 

1.  Виды приемов. Официальные и неофициальные приемы.

     Деловые приемы, как и официальные переговоры и беседы, в жизни бизнесменов играют большую роль, поскольку на приемах продолжаются те же дискуссии, что и за столом переговоров, только в более непринужденной и раскованной обстановке. Следовательно, организации приемов, манере поведения и формам общения на них следует уделять пристальное внимание и не забывать о правилах этикета и делового протокола. Приемы подразделяются на дневные и вечерние, а также приемы с рассаживанием за столом и без него. ¹

     Дневными  приемами считаются бокал вина с сыром или завтрак. Все остальные относятся к вечерним. Согласно международной практике наиболее почетными видами приемов являются завтрак и обед. Такие приемы, как бранч (поздний завтрак, переходят в ленч), ужин после театра, пикник, фондю, барбекю, пивной стол и т. п., по методам их организации являются комбинацией основных видов приемов.

     Приемы  бывают официальные и неофициальные в зависимости от событий и состава участников, по поводу или в честь которых организуются торжества. На официальных приемах присутствуют лица, приглашенные исключительно в силу их положения. Официальные приемы утраиваются по поводу прибытия главы иностранного государства или правительства, дипломатических и других официальных представителей, национальных и государственных праздников, юбилейных дат, конференций, симпозиумов и так далее. Неофициальные приемы — это товарищеские встречи.

     Неформальные  приемы проводятся в ситуациях, когда гостей « не ждали» заранее, чаще в небольших фирмах и экспромтом, в неформальной обстановке.  Неформальные приемы распространены в США, когда партнеров приглашают на ланч. Неформальность обстановки способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым. 

     Любой прием требует предварительной  подготовки, которая начинается с выбора вида приема. В деловой и дипломатической практике общения существуют различные виды приемов:

• завтрак;
• чай;
• фуршет;
• коктейль (и его разновидности);
• «coupe de champagne» (бокал шампанского);
• «vin d'honneur» (бокал вина);
• обед;
• обед-буфет (шведский стол);
• ужин;
• журфикс (прием гостей в определенный день недели);

     — барбекью (прием на открытом воздухе). 

    2. Особенности подготовки и проведения приемов. 

    Деловой завтрак - этот вид приема удобен для людей, которые работают обеденные часы или для тех, у кого план обедов расписан на недели вперед. Если встречаются мужчина и женщина, то им лучше выбрать время обеда, оно будет менее компрометирующим, поскольку вызовет меньше подозрений насчет того, где эта пара провела предыдущую ночь.

    Наиболее  подходящее время для делового завтрака — от 12 до 13 часов, его продолжительность 1—1,5 часа, из которых 45—60 минут гости проводят за столом. Меню завтрака, как правило, состоит из одной-двух холодных закусок, одного горячего рыбного блюда, одного горячего мясного блюда и десерта. Первые блюда на завтрак не подают. Перед завтраком участникам предлагается коктейль (сухое вино, соки), но время завтрака — минеральная вода и иногда соки, а по окончании — кофе или чай, но эти напитки подают уже в гостиной, куда приглашают гостей.

    Бранч - представляет собой поздний завтрак, переходящий в ранний ленч, который по времени проводится ближе к ленчу. Бранч носит неофициальный, даже будничный характер, и для него не нужно искать особого повода — его проводят тогда, когда просто хочется встретиться с друзьями или соседями. Угощения ставятся на столе, как на приеме а-ля фуршет, они обычно более скромные, чем на обеде или ленче, — красивые бутерброды, вафли, кусочки курицы в сметане. Готовят и фирменное блюдо. На отдельном столе соки и кофе.

    На  чай приглашают между 16 и 18 часами. Этот вид приема распространен в дипломатической среде. На чай гостей приглашают по самым разным поводам, и не только семейным. Чай, как и другие виды приемов, может быть официальным, например по поводу визита важного гостя. Этот прием проводят обычно во второй половине дня, и длится он около 2 часов. При этом необходимо придерживаться тех же правил, что и на любом официальном приеме. Но все же обстановка во время чайного приема обычно неофициальная. Вступать в разговор можно даже с теми людьми, которым вы не были представлены. В зависимости от количества гостей накрывается один или несколько столиков, подаются кондитерские и булочные изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и воды. Закуски (бутерброды с икрой, рыбой, сыром, колбасой) подаются редко и в небольшом количестве. Подходить к чайному столу и наполнять свою чашку можно столько раз, сколько вам хочется, однако чрезмерно наполнять тарелку бутербродами и сладостями не стоит.  Если на чай приглашено много гостей, можно уйти, не дожидаясь конца приема, просто попрощавшись с хозяевами и почетным гостем.

      «Бокал шампанского» - устраивают или по случаю национального праздника, или в честь делегации, или по случаю отъезда посла и так далее. На приеме подают шампанское, поджаренные орешки, шоколад, иногда мелкие пирожные.

    «Бокал  вина» - гостям, кроме вина, подают различные канапе, тарталетки, фрукты.

    Деловой обед - вид приема, который дает отличную возможность ближе познакомиться с клиентами, лучше узнать сослуживцев, подчиненных, руководителей. Деловой обед с партнером, прошедший в неофициальной обстановке, непременно благоприятно скажется на вашей карьере. Он будет более эффективен, чем короткие контакты в офисе или телефонные разговоры.

    За  деловым обедом опасайтесь:

• показать свое неумение вести себя за столом;
• наговорить лишнего о своей личной жизни, это может повредить                     вашему профессиональному престижу;
•   выпить много спиртного.

    У делового обеда есть свои преимущества перед другими видами приемов. Зная заранее, что у вас в этот день деловой обед, вы обычно стараетесь быть в хорошей форме, а потому к обеду обретаете необычайную уверенность в своих силах. Достоинством этого вида деловых встреч является и то, что на обед можно пригласить тех людей, с которыми в другое время по каким-либо причинам трудно встретиться.²

    Приглашая на деловой обед, следует иметь  в виду, что нельзя предлагать всем подряд партнерам пообедать вместе, если у вас на этот счет нет твердого намерения. Для делового человека совместный обед — серьезное событие. Приглашать на обед следует только в том случае, если вы этого действительно хотите. Сделав такое предложение, тотчас назначьте конкретное время.

    Обед  начинается с 20—21 часа, он считается  более почетным видом приема. Меню состоит из одной-двух холодных закусок, супа, одного горячего рыбного и одного горячего мясного блюда и десерта. Перед обедом подают коктейль, после — чай или кофе. К супу можно предложить херес, но это необязательно.

     После делового обеда принято, по меньшей  мере, поблагодарить пригласившего. Более уместной, однако, будет благодарственная записка, хотя этим элементом в деловых  отношениях часто пренебрегают.

     По  окончанию делового обеда оплатить счет должен либо тот, кто первым предложил встретиться, либо занимающий более высокое положение. Если ситуация может быть превратно истолкована как попытка завоевать чье-то особое расположение, следует предложить, чтобы каждый платил за себя. Это особо актуально для представителей средств массовой информации и государственных служащих всех уровней: завтрак журналиста или чиновника за чужой счет могут счесть попыткой повлиять на прессу или проявлением коррумпированности органов государственной власти. Однако наиболее общим подходом все же будет такой – пригласивший берет все расходы на себя.