Виды делового общения

     Согласие. После долгих и трудных переговоров  стороны приходят к согласию. Главное  на этом этапе еще раз пройти по всем вопросам, что бы убедится, что  разногласий не осталось. Все участники  переговоров должны быть удовлетворены  решением проблем. После этого сторонами  подписываются необходимые соглашения, договора, резюме переговоров. В этих документах должны быть указаны все  проблемы, договоренности и их решения. 

     4.Деловое совещание.

     Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской  практике широко распространены деловые  совещания, которые представляют собой  способ открытого коллективного  обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются  узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию  и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

     Чаще  всего деловые совещания проводятся:  
при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение  
если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы  
если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

     Недостаточно  хорошо подготовленные и плохо проведенные  совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как  «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

     В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач  собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава  участников, примерного регламента работы.

     Определяя время начала совещания, следует  принять во внимание ритм работы. Чтобы  не заставлять людей в течение  дня без конца переключаться  с одного вида работы на другой, заседания  целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени (не только непосредственно  для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение  в работу) начало и конец совещания  нужно планировать так, чтобы  не оставалось пустых отрезков времени: если оно закончится за 15 минут до обеденного перерыва, то эти минуты можно считать потерянными.

     Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и  знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы  их выступления были продуманы заранее.  
Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

       Планирование проведения совещаний. Проведение любого совещания имеет определенные цели, которые не будут достигнуты без наличия четырех обязательных этапов:

     4.1.Подготовка совещания. Начинается с определения целесообразности его проведения. Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам. На этом же этапе менеджер должен проанализировать все альтернативы этой формы работы. Это могут быть: решение вышестоящего руководства; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание; возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. В том случае, если менеджер все-таки убедится в полезности совещания, его можно проводить. Итак, решение о целесообразности проведения совещания принято. Следующим элементом данного этапа является определение повестки дня. Здесь необходимо определить:  содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность, условия, которым должен отвечать конечный результат совещания (они определяют цели совещания). Нужно, например, уяснить себе, что не каждое совещание может дать готовые решения.

     Иногда  целесообразно создать рабочую  группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие  совещания в подразделениях, совещания  двух лиц и т.д.

     При формировании повестки дня, как показывает практика, допускаются многочисленные ошибки со стороны менеджеров— организаторов совещаний. Выделяются 6 групп ошибок:

     •отсутствует главная тема совещания;

     •при наличии нескольких тем совещания нет обеспечения их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения;

     •участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы;

     •в повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, поэтому есть угроза, что совещание может превратиться в обсуждение или в ссору между отдельными участниками или группами. Число участников, поставленных в позицию пассивных слушателей, увеличивается;

     •на совещании обсуждаются проблемы и вопросы, которые можно решить в рабочем порядке;  

     •не удается придерживаться повестки дня. Участники отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы или какую-либо проблему, которая существует на данном предприятии постоянно.

     Состав  участников. Менеджер должен очень  внимательно подойти к формированию списка состава участников, подумать как о количественном, так и  качественном составе.

     Количественный  состав. Оптимальным считается такое  количество участников совещания, которое  совпадает с количеством работников, активно участвующих в обсуждении вопроса. При этом основным критерием  является компетентность в вопросах повестки дня. Распространенной ошибкой  является приглашение наибольшего  количества участников, которое может  уместиться в зале заседаний (так  называемое приглашение «для массовости»).

     Качественный  состав. К участию в совещании  должны привлекаться только те должностные  лица, которые наиболее компетентны  в обсуждаемой проблеме.

     Назначение  дня и времени проведения совещания. Как правило, для проведения совещания  отводится один определенный день в  неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее  время и надлежащим образом подготовиться  к совещанию. Наилучшим днем для  совещания считается среда или  четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

     Совещания лучше проводить во второй половине дня, так как из распространенной ныне теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый — с 11 до 12 ч и второй — между 16 и 18 ч. Деловое совещание лучше всего приурочить ко второму пику. Это послужит для участников совещания дополнительным стимулом, побуждающим их работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Поскольку любое совещание нарушает обычный ритм трудовой деятельности, в первой половине рабочего дня (первый пик) проводить его нецелесообразно.

     Основные  ошибки, допускаемые при проведении совещания:

     •не регламентируется его продолжительность;

     •не соблюдается установленная продолжительность;

     •слишком большая продолжительность;

     •не делаются перерывы;

     •не ограничивается время на доклады и выступления;

     •участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

     Как правило, местом проведения значительной части (более 70 %) деловых совещаний  является кабинет руководителя организации.

     В настоящее время на предприятиях есть специально оборудованные для  совещаний помещения. Существуют определенные требования к оснащению таких  помещений. Например, оно должно иметь  хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель, оргтехнику.

     Основные  ошибки, допускаемые при определении  места проведения совещания:

     •слишком много совещаний проводится в кабинете начальника;

     •в ходе совещания ведутся телефонные разговоры и даже принимаются посетители;

     •помещение для совещания плохо оборудовано и недостаточно освещено.

     Подготовка  участников совещания. Менеджер—организатор совещания должен заблаговременно  ознакомить всех участников с повесткой  дня и необходимыми материалами. Каждый участник должен заранее знать  тематику и задачи совещания. В этом состоит залог эффективного проведения совещания, так как все его  участники будут надлежащим образом  к нему подготовлены.

     4.2. Проведение совещания. Ученые установили, что оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40—45 мин. Спустя 50 мин у участников совещания ослабляется внимание: возникают шум, лишние движения, отвлеченные разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства людей наступает утомление. После 30--40-минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается нормальное состояние, и обсуждение проблем можно продолжить.

     После 90 мин работы внимание и интерес  к обсуждаемым проблемам падают. Данный этап совещания специалисты  называют периодом отрицательной активности. В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится  нервозно п недоверчиво. Решения, принимаемые в такое время, отличаются обычно экстремизмом.

     В случае, если совещание продолжается 2 ч без перерыва, то более 90% его участников согласны на любое решение, лишь бы это совещание побыстрее закончилось. Оптимальная продолжительность совещания не должна превышать 1 ч. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 мин заседания необходимо объявлять перерыв 10— 15 мин.

     Регламент — порядок ведения заседания, собрания, совещания.

     Это слово произошло от фр. reglement, которое в свою очередь произошло от лат. regula — правило. Кроме вышеназванного, это слово имеет еще значения: устав, свод правил, порядок работы учреждения.

     В случае, если регламент до начала совещания  не установлен, существует опасность  возникновения неделовой обстановки на самом заседании. Обычно обязанность  следить за соблюдением регламента возлагается на председателя собрания. Но уважение к регламенту должны соблюдать  все участники делового совещания, независимо от занимаемой должности.

     Протокол  совещания — это первичный, официальный  документ, составленный по определенной форме и содержащий запись выступлений  участников совещания, собрания, заседания  и принятые ими решения. На основании  данного документа руководство  имеет право требовать от сотрудников  выполнения порученных им заданий. Собрание назначает или выбирает секретаря, который фиксирует в протоколе  по поручению собрания наиболее важные моменты:

     •достижение цели совещания;

     •решение;

     •исполнители задания и сроки.

     Ниже  приводятся те позиции, которые должны быть отражены в протоколе делового совещания: дата, место проведения; номер протокола; краткое содержание обсуждаемого вопроса; присутствовали; отсутствовали, причины отсутствия; копии (фамилии тех, кому предназначены); повестка дня по пунктам; тема по пункту повестки дня; обсудили (кто выступил); решили; постановили (сообщается, что именно); выполнение решения возложено на (фамилии); срок исполнения (дата).

     4.3. Подведение итогов и принятие решения. Обычно решение на деловом совещании принимается всеми вместе и каждым в отдельности. Эффективность решения зависит от того, насколько каждому участнику совещания удалось включить свои идеи и соображения в общее решение.

     Подводятся  итоги совещания и делаются выводы; определяются те, кто и в какие  сроки должен выполнить определенный объем работ; определяются объемы работ, сотрудники, которые будут выполнять  задание; сроки, в течение которых  должно быть выполнено задание; формы  подведения итогов совещания (рассылка протокола или его части; выписка  из протокола и т.п.).