Культура управленческого труда

     ВВЕДЕНИЕ. 

     Отношения  “начальник – подчинённый”, имеющие  место в любой организации, существовали ещё с незапамятных времён. Однако лишь к середине 20 века им стало уделяться  должное внимание, как внутри предприятий, так и со стороны  учёных, исследующих трудовые процессы.

       Данное явление связано с тем,  что с недавнего времени, деятельность  предприятий во всём мире характеризуется  ростом управленческого аппарата  и затрат на него, ростом объёма административной (офисной) работы, появлением новых видов управленческих функций на предприятиях (рекламная деятельность, социальное страхование, связи с общественностью), ростом объёма информации и документооборота.

       Необходимость совершенствования  организации управленческого труда  вызвала появление различных терминов и определений для обозначения совокупных действий по улучшению качества управленческой деятельности. Одним из таких понятий является культура управленческого труда, являющаяся фактором повышения конкурентоспособности, эффективности производства и управления организацией.

       Освящая в своём реферате это  понятие, я постаралась изложить  его специфику, раскрыть сущность  и содержание, а также привести  примеры, которые, на мой взгляд, дают более полную характеристику  и  представление об изложенном материале. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. КУЛЬТУРА  УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА

       Успех в работе любой организации  (рост уровня и качественных  показателей производства, его конкурентоспособности  в современных условиях) зависит не только от технических и технологических процессов производственной деятельности. Большая роль в этом отводится совершенствованию уровня руководства предприятия и управленческой деятельности.

       Управленческая деятельность - это,  прежде всего, осмысленная деятельность, цель которой поднять эффективность организации производства. Отсюда и высокая требовательность к руководящему составу любого ранга, будь это директор, сельский бригадир, губернатор или министр, руководитель фирмы или дирижер симфонического оркестра. В их руках находится успех дела,  благополучие людей, от их профессиональной подготовки, творческой инициативы, от умения строить взаимоотношения с людьми в решающей степени зависит успех любого дела или провалы в работе.

       Новые условия хозяйствования, повышение  образовательного  уровня и зрелости менеджеров дали мощный толчок развитию управленческой культуры. Управленческие  службы не только коренным образом изменили отношение  к управленческой культуре, но и заняли активную позицию в формировании, изменении и использовании ее как фактора повышения конкурентоспособности,  эффективности производства и управления организацией.

       Сам термин "культура" (от лат. cultura) буквально означает воспитание, образование и развитие. В широком  смысле, термин "управленческая культура" употребляется для характеристики организационно-технических условий и  традиций управления, профессионального и нравственного развития руководителя. В узком значении культура управленческого труда может трактоваться как служебная этика руководителя.  

      Осмысливая изложенное, управленческую культуру можно представить как совокупность типичных для менеджера ценностей, норм, точек зрения и идей, которые сознательно формируют образец его поведения.                                  

       Специфика культуры управленческого труда состоит в том, что в её основе лежат определенные нормы, которые должны строго соблюдаться менеджером:

а)  юридические  нормы управленческого труда, которые  отражены в государственно-правовых нормативных актах. Культура менеджера  в этом смысле состоит в знании и выполнении юридических норм;   

б)  моральные  нормы  - нормы, которые  регулируют   поведение руководителя  в такой  важной области, как нравственность и  мораль;                                                                                      в) организационные нормы - устанавливают структуру организации, состав и порядок деятельности функциональных подразделений и их руководителей; правила внутреннего распорядка  и другие нормы организационного            плана, принятые и используемые в любой организации;                                                                            г)  экономические нормы - регулируют экономическую деятельность организации.

         Имеются и другие виды норм (технические, эстетические и  т.п.), которые определенным образом формируют управленческую культуру. В конечном итоге образуется совокупность элементов, аттестующая деятельность менеджера в рамках культуры управленческого труда.

2. ОСНОВНЫЕ  ЭЛЕМЕНТЫ КУЛЬТУРЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО  ТРУДА.

     Культуру  управленческого труда принято  подразделять на:

1.  Личную культуру руководителя, включающую в себя: уровень квалификации, этическое воспитание, личную гигиену и внешний вид, форму обращения к подчиненным;

2.  Рациональное распределение рабочего времени. Рациональная организация труда руководителя немыслима без четкого представления о том, что он делает, когда он это делает, сколько времени затрачивает на различные виды работ. Речь идет о строгом планировании личной работы по следующим направлениям:

     а)  работа с документами. Как правило, руководители перегружены работой с документами и из-за неупорядоченности маршрутов движения документов, длительной их обработки и плохо организованной доставки до 40 %  директивных, учётных и других документов могут доходить до исполнителей с опозданием или вообще не доходить.  Так руководители предприятий, документооборот которых составляет 20 – 30 тыс. единиц (и это далеко не самые крупные предприятия), подписывают ежегодно не менее 20 тыс. организационно – распорядительных документов, не считая договоров, отчётов, графиков, проектов. Просмотр документа и его подписание отнимают приблизительно полминуты. Таким образом, 20 – 25 дней в году руководители заняты исключительно подписанием документов.

         б) работа с кадрами и решение социально - экономических вопросов.

     в)  решение коммерческих вопросов;

     г)  совещания, переговоры;

     д)  непроизводительные затраты времени, не уточненное время. 

       Руководителю в  то же время следует иметь  в виду, что он должен учитывать и планировать не только рабочее, но и свободное время;

3.   культуру содержания рабочего места. Отдельные руководители считают, что в процессе работы необходимо, чтобы все находилось "под рукой",  и с этой целью на рабочий стол выкладывают всю имеющуюся документацию. Однако при таком подходе трудовой процесс сильно затрудняется: уменьшается рабочая площадь стола; трудно сосредоточиться на каком-либо одном деле;  ухудшаются санитарно-гигиенические условия; легко потерять нужные в данный момент документы и т.п.;

4. культуру проведения массовых мероприятий. Речь идет, прежде всего, о культуре проведения различного рода совещаний, переговоров и бесед, на которые тратится значительное количество рабочего времени. Так, например, у белорусских руководителей верхнего, среднего уровней управления эти потери составляют 25 – 43 % и 30 – 45 %  соответственно. Поэтому, для экономии времени и повышении результативности совещаний в любой организации руководителем должны использоваться такие правила их подготовки, как: чёткое определение темы совещания, разработка повестки дня, своевременное оповещение участников совещания, решение организационных вопросов (вентиляция помещения, размещение участников), решение всех вопросов только через председательствующего (во избежание конфликтных ситуаций) и др.;

5. культуру приема посетителей. Она предполагает соблюдение правил и требований при приёме работников, как по личным, так и по служебным вопросам.

6. культуру  в работе с письмами. Сюда входит обязательная регистрация писем, определение сроков их рассмотрения, персональная ответственность руководителя за своевременное и правильное реагирование на них, обязательный ответ на каждое письмо. Так, например, в авиакомпании  Continental Airlines   любой сотрудник может оставить  сообщение (голосовое или письменное) генеральному директору, который обязан ответить на него в течение нескольких дней;

7.   культуру речи. Около 80 % рабочего времени руководителя связано с контактами с людьми. Поэтому умение говорить (общаться) является важной составной частью культуры труда руководителя.

8. Организационную культуру,  к числу процедур которой можно отнести:      а)  подбор и расстановку кадров:

-  прежде  всего, производится анализ предполагаемой работы, общие к ней требования и обязанности работника (в сфере гостеприимства, например: уборка номеров за единицу времени; минимальное, максимальное или среднее количество производимых продуктов), а также место работника и должностное ограничение в структуре организации (например, всё в той же сфере гостеприимства: ограничения на принятие чека, превышающего определённую сумму без согласования с высшим руководством и т. д.);

-   продолжением  процесса  подбора  является спецификация кадров, то  есть детализация требуемых признаков и качеств работников (квалификация, навыки, темперамент и т. д.);

-   далее следует процесс  отбора  кадров, включающий тесты, собеседования,  опросные листы и т. д. 

       На сегодняшний день собеседование  является особо важным и распространённым элементом отбора, так как здесь кандидатам даётся возможность наиболее полно себя проявить. В свою очередь, опытные интервьюирующие, зная как себя вести и какие вопросы задать, отбирают именно тех кандидатов, которые наиболее соответствуют их требованиям;

-   последним этапом является  процесс введения или адаптации  нового работника. Стоит заметить, что разные организации используют  разные методы адаптации работников  к новым условиям. Например, компания «Вальдорф Отель» применяет видеоматериал, который знакомит сотрудников компании с новыми работниками, а последних – с работой организации.

         Работа любой   организации   неизбежно связана с  необходимостью  комплектования штата. Отбор новых работников  не   только   обеспечивает   режим нормального функционирования организации, но и закладывает фундамент будущего успеха. От того, насколько эффективно поставлена работа по отбору персонала, в значительной степени зависит качество человеческих ресурсов, их вклад в достижение целей организации и качество производимой продукции или предоставляемых услуг. Особенно это касается  сферы гостеприимства, где текучесть кадров распространена сильнее по сравнению с другими видами бизнеса (в гостиничном бизнесе 45 % работников покидают новую работу через 3 месяца после поступления на неё, а 15 % после первого месяца). Этот процесс, который часто называют кризисом введения, дорого обходится компаниям и имеет негативное воздействие на мотивацию персонала и соответственно на удовлетворение потребностей клиентов;

б)  работу с кадрами, разработку организационных  норм и нормативов, планов личной работы, постановку задач и доведение  их до исполнителей, распорядительство, контроль исполнения и др.

       Она определяет степень владения  знаниями теории управления, методами организаторской работы, опыт, навыки, умение осуществлять разнообразные организационные процедуры, составляющие значительный удельный вес в структуре рабочего времени руководителя.

       Как правило, для наиболее полной характеристики организационной работы руководителя с кадрами, принято выделять стили, методы и принципы, используемые им в управлении людьми.