Этика деловых документов

Этика деловых документов

От того, как составлено и оформлено письмо, во многом зависит  отношение адресата к автору письма. Поэтому в письме важно все  — качественно или нет выполнен бланк организации и конверт, хорошего ли качества бумага используется для письма, грамотно ли составлено письмо с точки зрения орфографии, пунктуации и стилистики, как изложены и интерпретированы автором факты.

Главное правило  переписки — лица, участвующие  в ней, должны быть вежливы и пунктуальны, заставлять корреспондента ждать недопустимо. За рубежом принято, что ответ  на любое письмо должен быть дан  в течение недели; у нас в  стране ситуация несколько отличается, однако с точки зрения этикета  нельзя заставлять партнера ждать слишком  долго. Если обстоятельства складываются так, что ответ в установленный  срок дать нельзя, рекомендуется с  извинениями сообщить об этом адресату, указав объективные причины задержки ответа и примерный срок окончательного решения. В служебной переписке  не используют категоричный тон, иронические  или тем более грубые выражения. То, что можно смягчить в личном общении интонацией или легкой улыбкой, в письме будет воспринято в буквальном смысле; поэтому этикет делового письма требует, чтобы выражения, которые могут показаться кому-то резкими, смягчались использованием глаголов в сослагательном наклонении (например: «Нам бы не хотелось распространять информацию о наших клиентах без их ведома») или вводными конструкциями (например: «К сожалению, наша организация не располагает сейчас необходимыми материалами…»). Этикет способствует тому, что, как бы в данный момент ни складывались отношения с партнером по служебной переписке, надежда на возможность сотрудничества в будущем тем не менее должна сохраниться. Больше всего затруднений вызывает обычно вопрос, как правильно с точки зрения этикета обратиться к адресату. Самым распространенным и нейтральным является использование в письме обращения к адресату по имени-отчеству с добавлением прилагательного «уважаемый», причем обращение размещается посередине листа двумя-тремя межстрочными интервалами ниже реквизита «Адресат», например:

Уважаемый Иван Иванович!

Если автор письма не знает имени-отчества адресата, а  располагает лишь сведениями о его фамилии, допускается использовать в обращении выражение «Уважаемый коллега (Иванов)!» или «Уважаемый господин Петров!»; несколько устаревшим является обращение «Уважаемый товарищ Сидоров!». Прилагательное «Уважаемый» прекрасно сочетается также с наименованием звания, должности или социального положения, например: «Уважаемый господин предприниматель!», «Уважаемый господин директор!». Если письмо адресовано известному деятелю культуры, науки или искусства, вместо слова «уважаемый» лучше использовать его синонимы «многоуважаемый» или «глубокоуважаемый» в сочетании с именем-отчеством адресата, например: «Глубокоуважаемый Юрий Владимирович!» К судье принято обращаться «Ваша честь» (хотя Гражданский процессуальный кодекс РФ рекомендует обращение «Уважаемый суд»), к лицам духовного звания — «Преосвященнейший владыко!». Обращение «Дорогой (дорогая)» в официальной переписке также допускается только в сочетании с именем-отчеством и подразумевает наличие длительных и особенно доверительных отношений с адресатом.

Особое внимание надо уделить правильному написанию  наименования должности, фамилии, имени  и отчества в адресе и приветствии. Ведь ничто так не портит впечатление, как неправильно написанная фамилия или имя. Прежде чем писать письмо, нужно сформулировать цель его составления и тщательно подойти к выбору фактов и аргументов. Письмо должно быть написано в дружеском тоне, располагающем к сотрудничеству. Каждая фраза должна соответствовать достижению желаемого эффекта. Однако самыми важными в письме являются первый и последний абзацы. Первый абзац письма должен содержать краткое изложение существа дела, но написать его надо так, чтобы первые фразы не настраивали адресата против автора письма, а, напротив, учитывали точку зрения адресата, его желания, интересы и потребности. В заключительной фразе письма рекомендуют выразить надежду на плодотворное сотрудничество. Перед подписью обычно пишут «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Из переписки на иностранных языках в русскую корреспонденцию перекочевало выражение «Искренне Ваш(а)». Этикет требует, чтобы ответ на письмо, автором которого является руководитель организации, подписывало должностное лицо равного ему ранга, т. е. тоже руководитель организации. Однако если инициативное письмо было подписано заместителем руководителя, то ответ может быть подписан как заместителем, так и самим руководителем.

Деловое письмо сегодня  является важным способом коммуникации и источником информации. Помимо этого, оно было и остается средством  документирования, ибо такие источники  информации, как телефон или сотовая  связь, пригодные для решения  оперативных вопросов, не оставляют  никаких материальных следов. Деловое  письмо — это не только способ сообщения, но и документ.

В жанре делового письма реализуются чаще всего внешние  связи организаций. Умение составить  текст официального письма, коммерческое предложение, ответить на запрос во многом определяет эффективность работы организации  в целом, ее имидж и культуру. Письмо, запрос, коммерческое предложение, обнаруживающие речевую беспомощность составителя  и составленные без знания стилевых норм и стандартов оформления, могут  стать антирекламой для фирмы.

Современное деловое  письмо несколько отличается от традиционных официальных писем прошлого. В  деловой переписке меняются форма  обращения к получателю и другие элементы системы речевого этикета. Наряду с регламентированными формулярными письмами все большее место в  ней занимают нерегламентированные, свободные по типу изложения. Более  свободными становятся выбор, размещение и способ оформления реквизитов. В  реквизитах появляются не только контактные данные компаний, но и краткие информационные справки.