Имидж секретаря-референта

Имидж секретаря-референта.

 
Имидж - это реальное или воображаемое представление о фирме - 
складывает из фирменного стиля, который, в свою очередь, включает 
оформительский и деловой стиль. Разумеется, фирменный стиль будет 
эффективно воздействовать на клиентов лишь при условии безупречности 
качества производимых фирмой товаров работ, оказываемых услуг. Но не в 
меньшей мере его эффективность зависит от дирекции и работников фирмы и в 
первую очередь - от секретаря. 
Специфика секретарской работы состоит в операциях с документами и 
многочисленных контактах с людьми, как непосредственных, так и по 
телефону, телетайпу, с помощью переписки. Причем, как правило, эти функции 
приходится осуществлять параллельно с выполнением нескольких, подчас 
даже не связанных между собой работ и поручений. Это предполагает умение 
правильно распределять внимание, быстро и безошибочно переключаться с 
одного объекта на другой, оперировать с техникой и одновременно вести 
прием посетителей. И все надо делать на высоком профессиональном уровне, 
без нервозности, интеллигентно, тактично, доброжелательно и дипломатично. 
У секретаря тоже должен быть свой имидж. Под ним в данном случае 
надо понимать опрятный, красивый, но не броский внешний вид, умение 
держаться в деловой и неформальной обстановке, высокопрофессиональный 
стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке 
рабочего места и подсобных технических средств, внятную, грамотную и 
тактичную речь, бережное отношение к людям, хорошее настроение и, как 
венец всего, - укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов. 
Глава 4. Профессиональные и личные качества помощника руководителя. 
Работа секретаря-референта отличается быстроменяющейся ситуацией, 
разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и 
необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, 
многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря-референта 
предъявляется ряд требований, которые можно разделитъ на требования к 
деловым и личным качествам. 
К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, 
т.е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть 
профессионально подготовленным. Сегодня секретарей-референтов готовят 
как в высших учебных заведениях, так и техникумах-колледжах. Готовят 
секретарей и на многочисленных и краткосрочных курсах. Потребность в 
обучении секретарей в стране велика. 
Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем 
самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное 
обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность 
подготовки совещания, приема, оформление документа и т.д. 
Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за 
качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель 
должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок. 
Секретарь-референт должен отличаться инициативностью, умением 
принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не 
дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. 
При подборе секретарей-референтов на одном из первых мест 
выдвигается требование сохранение служебной тайны, умение в разговоре 
проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, 
тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы- это 
всегда ценится в сотруднике. 
К важнейшим качествам секретаря-референта относится - 
пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность 
предъявления документов и информации для принятия решения, организация 
встреч, совещаний. Секретарь-референт никогда ничего не забудет и 
своевременно проинформирует, напомнит, организует. 
Секретарь- референт должен обладать умением предвидеть напряженные 
ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент. 
Работа секретаря-референта никогда не будет успешной, если он не будет 
предан своей фирме, организации. Преданность в работе основное качество для 
идеальных отношений с руководителями. 
Профессионализм — Это качество подразумевает владение комплексом 
профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных 
квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, 
работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с 
документами, правила орфографии и пунктуации, работа со справочной 
литературой. 
Ответственность — секретарь должен быть готов принять на себя 
ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, 
особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с 
опытом работы. При решении таких вопросов, как подготовка документов, в 
беседе с посетителем и по телефону секретарь должен использовать строго 
проверенную информацию, имеющую закрытый характер, а также 
информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным 
лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного 
доступа к ним других сотрудников. 
Организованность- умение организовывать рабочее место, рационально 
спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных 
задач. 
——\— ловное выполнение каждодневных задач. Недопустимы 
опоздания сек-ря на 
Осведомленность - секретарь должен хорошо ориентироваться в 
вопросах деятельности, по которым работает его руководитель и фирма в 
целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении. 
Преданность профессии — любовь к избранной профессии, понимание 
ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего 
мастерства необходимое условие для того, чтобы стать не просто 
квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником рук-ля 
организации. 
Для выработки деловых качеств, требуется ряд личных качеств, без 
которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует 
поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида 
работы на другой и способность одновременно выполнять несколько 
поручений. Медлительному работнику сложно справится с многообразными 
обязанностями секретаря. 
Не менее важная черта характера - коммуникабельность - т.е. 
способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, 
малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая 
необходимость общения с большой группой людей. 
К личным качествам, необходимым секретарю, относится любезность, 
вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при 
личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти 
качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в 
получении поддержки. 
Внешний вид секретаря-референта должен всегда отличаться 
опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки. 
К личным качествам секретаря-референта следует отнести и его 
стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и 
профессиональных знаний референта. 
Деловые и личные качества, при выполнении той или иной работы 
проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. При оценке 
труда секретарей принято выделять эти ранее перечисленные качества. 
Заключение. 
Таким образом, в профессии секретаря сочетаются два, на мой взгляд, 
противоречивых принципа: исполнительность и инициативность. Опытному, 
хорошо знающему свое дело секретарю, умеющему брать рутинную работу по 
обслуживанию управленческого труда, совмещение этих двух начал позволяет 
максимально рационализовать деятельность руководителя, освобождая его от 
огромного количества технических операций, непосредственно связанных с 
исполнением повседневных директорских обязанностей. Думаю, что 
настоящий секретарь должен быть "един в двух лицах" - и послушный 
исполнитель воли своего руководителя, и его активный помощник, как бы 
прокладывая путь к быстрейшему достижению конечных целей управления. 
Трудно сегодня представить деятельность любого учреждения, 
предприятия, организации без секретаря. И действительно, секретарь- лицо 
фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель. 
Первый, с кем встречается, начиная трудовой день, руководитель . Первый, кто 
отвечает на телефонные звонки. Поэтому, от поведения секретаря во многом 
зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех 
партнеров и клиентов фирмы. 
Секретарь должен быть всегда "в форме": тщательно и продуманно одет, 
опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, 
уметь спокойно, без растерянности, резкости суеты и с достоинством решать 
вопросы в рамках своей компетенции. И в то же время ему необходим дар 
чувствовать "нюансы" дела, что позволяет свободно выходить из трудных 
ситуаций, в частности, "не видеть и не слышать" того, что не следует видеть и 
слышать. Секретарь на виду и в курсе многих дел. 
Для меня профессия секретаря притягательна. Функции его 
разнообразны. Ряд из них нетрудно освоить за сравнительно короткий период 
времени. Иногда секретарю приходится выполнять разовые поручения, 
например, передачу денег, междугородний разговор, посещение больного 
сослуживца и т.д. 
Техническое обновление производства, совершенствование процессов 
труда требуют постоянного повышения знаний и умений всех категорий 
работников, включая секретарей. 
Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел 
поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и 
кругозора, повышению способности самостоятельно решать различные задачи. 
Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей- 
референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную 
для бизнеса информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано 
с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, 
множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, 
основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического 
самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой 
профессии личные играют на последнюю роль. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 

Тест для секретарей на знание делопроизводства

1. Гарантийное письмо  обязательно должно  быть подписано:

а) руководителем  предприятия и главным бухгалтером;

б) руководителем  предприятия и ответственным  исполнителем письма;

в) главным бухгалтером  и ответственным исполнителем письма;

г) исключительно  главным бухгалтером предприятия. 
 
2. Какой должна быть подпись на документе, если он составлен на фирменном бланке компании:

а) Генеральный директор (подпись) Ф. Е. Петров;

б) Генеральный директор ОАО «Лилия» (подпись) Петров Ф. Е.;

в) Петров Ф. Е. (подпись).

3. Оттиск печати  на служебном документе  ставят таким образом,  чтобы он захватывал:

а) первые несколько  букв названия должности лица, подписавшего документ;

б) последние несколько  букв названия должности лица, подписавшего документ;

в) последние несколько  букв фамилии лица, подписавшего документ;

г) последнюю строчку  текста служебного документа.

4. Каким способом  проставляется дата  в грифе утверждения  документа?

а) машинописным способом;

б) проставляется  от руки секретарем после утверждения  документа руководителем;

в) проставляется  самим руководителем в момент утверждения документа;

г) проставляется  любым способом.

5. Какой из указанных  видов приказов  является ошибочным:

а) приказ по основной деятельности;

б) приказ по административно-хозяйственной  деятельности;

в) приказ по финансово-хозяйственной  деятельности;

г) приказ по личному  составу.

6. Порядковый номер  бланка следует  располагать:

а) в верхней части  лицевой стороны бланка;

б) в нижней части  лицевой стороны бланка;

в) в верхней части  обратной стороны бланка;

г) в нижней части  обратной стороны бланка.

7. Какие из приведенных  ниже входящих  документов не  подлежат регистрации:

а) поздравительные  письма;

б) гарантийные письма;

в) письма-запросы;

г) сопроводительные письма.

8. В личную карточку  сотрудника не  заносят сведения:

а) о воинском учете;

б) о принадлежности к политическим партиям и общественным организациям;

в) об общем стаже  работы;

г) о семейном положении.

9. Служебный документ, который содержит  предложение о  назначении на  должность, переводе  на другую должность  (работу) или поощрении  (награде, премировании) сотрудника организации  называется:

а) приказ по личному  составу;

б) докладная записка;

в) приказ по административно-хозяйственным  вопросам;

г) представление.

10. Реквизит «Фамилия  исполнителя и  номер его телефона»  в служебном документе,  оформленном на  нескольких листах, указывают:

а) в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа;

б) в левом верхнем  углу обратной стороны последнего листа  документа;

в) в левом нижнем углу лицевой стороны первого  листа документа;

г) в левом нижнем углу обратной стороны последнего листа  документа; 

Ключ  к тесту на знание делопроизводства Украины: 

1 – а 
2 – а 
3 – б 
4 – в 
5 – в 
6 – г 
7 – а 
8 – б 
9 – г 
10 – а