Деловое общение

СОДЕРЖАНИЕ 
Содержание………………………………………………………………2 
 
Введение………………………………………………………………… 3 
 
Из истории русского делового письма…………………………………4 
 
Точность и языковой стандарт официально-делового стиля………... 6 
 
Этикетные формулы делового письма…………………………………8 
 
Виды делового общения…………………………………………………10 
 
Лексика языка деловых документов………………………………….…11 
 
Грамматико-орфографические особенности  
 
официально-делового стиля…………………………………………….. 13 
 
Типы документов……………………………………………………….... 16 

Заключение……………………………………………………………….. 17

 
Список используемой литературы……………………………………… 18 
 
 
Введение 
 
Деловое общение — это самый массовый вид социального общения. Оно может быть выражено, как в письменной речи, так и устной. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач. Специфической особенностью названного процесса является регламентированность, т.е. подчинение установленным ограничениям, которые определяются национальными и культурными традициями, профессиональными этическими принципами.  
 
Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами — важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения. Низкая речевая культура напрямую связана с низкой эффективностью совещаний, переговоров. 
 
Известны "писаные" и "неписаные" нормы поведения в той или иной ситуации официального контакта. Принятый порядок и форма обхождения на службе называется деловым этикетом. Его основная функция - формирование правил, способствующих взаимопониманию людей. Второй по значению является функция удобства, т. е. целесообразность и практичность. Современный отечественный служебный этикет имеет интернациональные признаки, потому что его основы фактически были заложены в 1720 году "Генеральным регламентом" Петра I, в котором были заимствованы зарубежные идеи. 
 
Из истории русского делового письма. 
Русская официально – деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни. Знакомство с ее историей позволит лучше понять причины и закономерности формирования особого стиля языка, обслуживающего сферу официально – деловых отношений, выявить особенности национальной культуры русского делового письма, его интернациональные свойства. 
 
Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в Х веке в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания) создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты составляемые при продаже в рабство; отпускные грамоты и т. д.). 
 
Накопление опыта официально – делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типовых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству – «формулярники». В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и хранения документов. Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Таким образом, вырабатываемые практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства. 
 
Существенной вехой в развитии русского официально – делового письма стало приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) XV – XVII века. В этот период шло формирование русского централизованного государства, закладывались основы государственного аппарата, системы государственного делопроизводства. Официально – деловое письмо этого периода приобрело уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности. 
 
Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, царские указанные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого – кому): “От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Кудентовичу Черкасскому…”. При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне – сиротами; духовные лица – богомольцами. В заключительной части указанной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. « Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».  
 
Таким образом, в приказной период постепенно складывается система делопроизводства центральных и местных учреждений, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. 
 
Официально – деловая письменная речь пополнилась значительным количеством новых слов терминов иноязычного происхождения, что объясняется стремлением Петра I приблизить русское официально – деловое письмо к западным образцам. В этот период вошли в оборот такие слова, как администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, губернатор, инспектор, маклер, министр и др. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Появляются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы. Самостоятельным элементом формуляра становится название документа. Кроме реквизитов текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы и др.  
 
XIX век отмечен появлением обширной делопроизводственной литературы, в частности, письмовников – сборников образцов документов, а также научных исследований в области русского официально – делового письма. Большое теоретическое значение в этот период имели работы Н.В. Варадинова. Говоря о цели теоретических исследований в этой области, он отмечал, что «… издание однообразных форм деловых бумаг и теоретических… правил будет, может быть, иметь следствием введения единообразия, а с тем вместе и упрощение делопроизводства нашего…». К предмету теоретического делопроизводства Н.В. Варадинов относил «наружные свойства» деловых бумаг, такие, например, как титулы и формулы обращения к разным особам, части деловой бумаги (формуляр документа), порядок написания текста, а также выделял разные типы деловых бумаг с точки зрения их внешней формы (1.Сношения. 2.Реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты. 3 Официальные письма. 4. Записки. 5. Выписки). К внутренним свойствам он относил стиль («слог») документов и особенности написания, принятые в деловых бумагах. 

Точность и языковой стандарт

официально-делового стиля

 
 
Языковые традиции официально-делового стиля речи и языка документов как его разновидности сформировались много веков назад. Эти устоявшиеся  традиции предъявляют определенные требования как к содержанию служебного документа, так и его речевому оформлению. 
 
Составителю деловой бумаги и служебного документа следует всегда помнить, что понятность и максимальная точность - это основное требование к их оформлению и содержанию. Именно требование точности и понятности письменной деловой речи приводит к языковому единообразию и стандартности служебных документов. Языковая точность предполагает прежде всего однозначность понимания содержания, изложенного 
 
в тексте. Адекватность восприятия текста автором и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. 
 
"Слово принадлежит наполовину тому, кто говорит, и наполовину тому, кто слушает", - писал французский философ М.Монтень. Мы можем несколько видоизменить это высказывание применительно к нашей ситуации: слово принадлежит наполовину тому, кто пишет деловой текст, и наполовину тому, кто его получает, то есть получатель должен почерпнуть из содержания текста именно тот смысл, который был заложен составителем. 
 
Какие же языковые средства способствуют наиболее точному и понятному изложению содержания? Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет пишущему не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. 
 
В качестве примеров можно привести множество канцелярских штампов, известных всем. Например, мы хорошо знаем, что в официальном документе надо написать должностной оклад устанавливается а не дается; служебное письмо составляется или направляется, а не пишется или посылается; отчет заслушивается, а не выслушивается и многие другие. 
 
Говорить о штампах можно по отношению к любому стилю речи. Штамп встречается даже в языке художественной литературы: белоствольная березка, извилистая тропинка, чистое поле и др. В публицистике также стандартные события часто отображаются с помощью словесных клише, например: важные события, дружеская встреча, официальный визит и др. В этих стилях речи языковые штампы часто являются антиподами выразительности. 
 
Языковой штамп объективно существует и в устной речи. Это прежде всего формулы речевого этикета: приветствие, прощание, благодарность, соболезнование, поздравление и другие стандартные этикетные формулы, используемые в стандартных ситуациях. Однако мы часто являемся свидетелями необоснованного проникновения канцелярского штампа из официальной речи в разговорную. По определению К.И.Чуковского, такие включения в живую речь называются "канцеляритом". Они чужды обиходно-бытовой речи, делают ее сухой, примитивной и маловыразительной. В своей книге " Живой как жизнь" К.И.Чуковский высмеивает устную речь, в которой не к месту используются канцелярские слова. Например, он приводит фразы из разговора двух подруг: Я приобрела (вместо купила) для сына настольную игру. В одном доме со мной проживает (вместо живет) известный поэт. Моя подруга получила жилплощадь (вместо квартиру). 
 
Подобные фразы можно услышать и сегодня, поскольку канцелярский штамп продолжает активно вторгаться в разговорную речь. Известно, например, что в деловой речи распространены словосочетания с глаголом "осуществить": осуществить проезд, осуществить полет, осуществить реконструкцию, осуществить строительство. Tам они необходимы и закономерны. Но если сказать приятелю: "Наконец-то я осуществил ремонт в квартире", то это звучит неестественно и смешно. 
 
Итак, в отличие от других стилей речи языковые штампы деловой письменной речи и особенно языка документа - явление объективно необходимое, поскольку употребление одних и тех же конструкций способствует ускорению и облегчению понимания текста, предостерегает от возможных ошибок в управленческой практике, удобно для машинной обработки. Владение деловым стилем - это в значительной степени знание языковых формул, штампов, клише и умение их употреблять. Языковой стандарт в документе проявляется во всем: в употреблении одних и тех же слов и словосочетаний, в однотипном построении предложений, в четкой и повторяющейся структуре текста. 
 
 
Этикетные формулы делового письма 
Этикет – установленный порядок поведения. 
 
Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правил делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «ДА» и «НЕТ», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты. 
 
При оформлении документа или написании делового письма существует громадное количество языковых формул этикетного характера. Составителю делового письма очень важно точно знать существующие виды обращений, типичные формулы выражения просьбы, отказа, извинения, претензии и т. д. Грамотное использование формул официально-делового письма определяет культуру деловой письменной речи. 
 
Например, при обращении к адресату учитываются его служебное положение, служебное положение адресанта, сфера деятельности того и другого и некоторые другие аспекты. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: 
 
Уважаемый господин (фамилия)! 
 
Уважаемая госпожа (фамилия)! 
 
Уважаемые господа!  
 
При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: 
 
Уважаемый господин председатель! 
 
Уважаемый господин мэр! 
 
Уважаемый господин министр! 
 
В письмах-приглашениях, извещениях и других письмах допускается обращение по имени и отчеству: 
 
Уважаемый Николай Петрович! 
 
Уважаемая Анна Андреевна! 
 
При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: 
 
Уважаемые коллеги! 
 
Следует обратить внимание на то, что в последнее время употребление восклицательного знака после обращения заменяется на запятую по аналогии с английскими официальными текстами. При этом текст самого письма, как и принято в русском делопроизводстве, начинается с абзаца, но не с традиционной прописной буквы, а как в английском, со строчной, например: 
 
Уважаемый Сергей Александрович, 
 
обращаемся к Вам с предложением... 
 
Правила русского этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то и в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: 
 
С уважением (подпись). 
 
Языковые клише пронизывают в деловой корреспонденции, как и в другой документации, весь текст. В официальных письмах с помощью определенных языковых формул выражаются самые разные аспекты содержания: извинение, благодарность, просьба, разрешение и т. д. Эти языковые формулы являются нормой современного русского этикета, и нет необходимости "изобретать" собственные этикетные фразы. В качестве примера приведу некоторые из этих формул: 
Формулы, подтверждающие получение письма или документа. 
 
Мы получили Ваше письмо от (дата)... 
 
Ваше письмо от (дата) получено нами... 
 
Сообщаем Вам, что мы (своевременно) получили (такой-то документ) от (дата)... 
 
Формулы благодарности. 
 
Благодарим Вас за... 
 
Мы Вам очень благодарны за... 
 
Заранее благодарим за... 
 
Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы... 
 
Формулы, объясняющие мотивы поведения. 
 
В связи с... (тяжелым положением, проведением совместных работ и др.)... 
 
В соответствии с (таким-то письмом, документом, протоколом и др.)... 
 
В порядке оказания (помощи, поддержки и др.)... 
 
В целях (усиления контроля, расширения возможностей и др.)... 
 
В ответ на (Вашу просьбу, Ваш запрос и др.)... 
 
В подтверждение (нашей договоренности, нашего телефонного разговора и др.)... 
 
На основании (подписанного соглашения, принятого обязательства и др.)... 
 
Формулы, выражающие просьбу. 
 
Просим (проверить, выслать, принять меры и др.)... 
 
Убедительно просим (дать ответ,.., не задерживать решение... и др.)... 
 
Прошу (обеспечить, проконтролировать, сообщить и др.)... 
 
Формулы, употребляемые при отправке документов. 
 
Направляем 
 
Высылаем (договор, документацию, проект Устава и др.)... 
 
Посылаем 
 
Формулы, выражающие подтверждение. 
 
Подтверждаем получение... 
 
С благодарностью подтверждаем получение... 
 
При написании делового письма, естественно, используются и другие языковые формулы, применяемые в деловых ситуациях. Но всегда следует помнить, что в этих фразах не должно быть излишней вычурности, так называемой ложной вежливости. Например: Не откажите в любезности... Если Вас не затруднит... и др. Также недопустимо использовать в тексте делового письма слишком резкие, требовательные и категоричные фразы. Например: Категорически требуем... Рассмотрите и утвердите наш проект. Общий тон письма или документа должен быть спокойным и вежливым, без излишних эмоций. 
 
 
Виды делового общения 
По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение. Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические. 
 
К монологическим видам относятся: 

•  
  Приветственная речь;
•  
  Торговая речь (реклама);
•  
  Информационная речь;
•  
  Доклад (на заседании, собрании).

 
Диалогические виды: 

•  
  Деловой разговор - кратковременный контакт, преимущественно на одну тему.
•  
  Деловая беседа - продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений.
•  
  Переговоры - обсуждение с целью заключения соглашения по какому - либо вопросу.
•  
  Интервью - разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения.
•  
  Дискуссия;
•  
  Совещание (собрание);
•  
  Пресс-конференция.
•  
  Контактный деловой разговор - непосредственный, "живой" диалог.
•  
  Телефонный разговор (дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.

 
В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации. 
 
Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения. 
 
Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.  
 
По содержанию общение может быть разделено на:  

•  
  Материальное - обмен предметами и продуктами деятельности;
•  
  Когнитивное - обмен знаниями;
•  
  Мотивационное - обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;
•  
  Деятельностное - обмен действиями, операциями, умениями, навыками.

 
По средствам общения  возможно деление на такие четыре вида: 

•  
  Непосредственное - осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.;
•  
  Опосредованное - связанное с использованием специальных средств и орудий;
•  
  Прямое - предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения;
•  
  Косвенное - осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.

 
 
 
Лексика языка деловых документов 
Характерной чертой русского языка документов является высокая степень терминированности, причем к терминам примыкает огромный пласт: 
 
а) номенклатурной лексики:  
 
- номенклатура наименований: ОАО «НОРД»; 
 
- номенклатура должностей: менеджер по продажам, рекламный менеджер,  
 
генеральный директор, коммерческий директор;  
 
- номенклатура товаров: ЗИЛ-130, бензин АИ - 92 и т.п.;.  
 
- технических терминов. 
 
Кроме юридических, экономических и юридическо-экономических терминов в языке деловых бумаг используется достаточно большое количество технических терминов:  
 
- энергоносители, минерально-сырьевая база, вспомогательная техника,  
 
- аббревиатур:  
 
- АСУ - автоматическая система управления;  
 
- АИС - автоматическая информационная система;  
 
- КПД - коэффициент полезного действия;  
 
- НРБ - нормы радиационной безопасности;  
 
б) сокращений. Кроме терминов сокращаются названия известных правовых актов:  
 
- ГК - Гражданский кодекс;  
 
- УК - Уголовный кодекс.  
 
Сокращаются номенклатурные знаки самого различного свойства: 

•  
  представляющие собой наименования организаций: 

 
- МВФ - Международный валютный  фонд;  
 
- ЦБР - Центральный банк России;  

•  
  указывающие на форму собственности предприятия и входящие в качестве классификатора в названия предприятий: 

 
- ООО - общество с ограниченной  ответственностью;  
 
- ОАО - открытое акционерное общество;  
 
- ЧП - частное предприятие;  
 
- МП - муниципальное предприятие;  
 
- СП - совместное предприятие.  

•  
  Сокращается номенклатура должностей: 

 
- ИО - исполняющий обязанности.  
 
Однородность стилистической окраски лексики деловой письменной речи достигается и за счет высокой частотности так называемой процедурной лексики (это лексика с обобщенным значением), представляющей в тексте документа конкретное действие, предмет или признак в официально-правовой интерпретации: 
 
- нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул, явка на работу в нетрезвом виде и т.д.), 
 
- срыв графика поставок (задержка в пути, несвоевременная отгрузка товара и т.д.), 
 
- нести ответственность (подвергаться в случае нарушении штрафам, материальным взысканиям, уголовному преследованию и т.д.) 
 
Процедура представления связана не только с предпочтением обобщенной семантики, но и с предпочтением родовых лексем видовым: 
 
- продукция - книги, буклеты, доски, гвозди;  
 
- помещение - комната, квартира, зал;  
 
- постройка - сарай, дом, ларек и т.д.,  
 
- с тяготением к расчлененным понятиям как действий, так и предметов:  
 
- производить расчет - рассчитываться  
 
- торговый процесс - торговля  
 
Термины и процедурная лексика составляют опорную, стилеобразующую лексику языка документов, составляющую по отдельным жанрам от 50 до 70% всех словоупотреблений. 
 
Важнейшей особенностью процедурной лексики является то, что слова используется в тексте в одном возможном значении. Однозначность контекстного употребления обусловлена тематикой документа: 
 
«Стороны обязуются обеспечить взаимные бартерные поставки...» 
 
При всей многозначности слово «стороны» прочитывается только в юридическом аспекте – «юридические лица, заключающие договор». 
 
Высокая степень обобщенности и абстрактности основной стилеобразующей лексики (расторжение, обеспечение, потери, расчет, работа, разногласия, изделие, наименование и т.п.) в деловой письменной речи сочетается с конкретностью значения номенклатурной лексики. 
 
Номенклатурная лексика с ее конкретно-денотативным значением как бы дополняет высокий уровень обобщенности терминов и процедурной лексики. Эти типы слов используются параллельно: в тексте договоров - термины и процедурная лексика, в приложениях к договорам - номенклатурная лексика. В опросных листах, реестрах, спецификациях, заявках и т.п. термины как бы получают свою расшифровку. 
 
В текстах документов не допускается употребления бранных слов и вообще сниженной лексики, разговорных выражений и жаргонизмов, тем не менее в язык деловой переписки попадают профессиональные и жаргонные слова: кадровик, платежка, накидка, незавершенка и т.п. Использование подобной лексики в деловых письмах так же неуместно, как использование канцеляризмов в бытовой беседе, поскольку использование ее закреплено только за устной сферой общения и отвечать требованию точности она не может. 
 
Грамматико-орфографические особенности  
 
официально-делового стиля 
Особенности грамматики официально деловой письменной речи обусловлены требованием максимальной точности и лаконичности описания типовых ситуаций делового общения, а также традицией употребления тех или иных словоформ, оборотов речи, сложившейся в отечественной школе делового письма. 
 
При подготовке документа автору-составителю приходится сталкиваться с вопросом глагольного управления - выбором надлежащей формы слова и нужного предлога после глагола. Составители служебных документов нередко допускают неправильное употребление падежа и предлога после управляющих слов. Управляющее слово - это слово, которое диктует употребление определенной предложно-падежной формы следующего за ним слова. Неправильное использование падежа или предлога после управляющего слова чаще всего наблюдается в случае употребления близких по смыслу глаголов.  
 
Приведу некоторые примеры: 

 
Еще одной большой группой устойчивых словосочетаний, активно употребляющихся  в письменной деловой речи, являются словосочетания с отыменными предлогами (предлогами, образованными от имени существительного). Эти предлоги чаще всего мотивируют какое-либо действие: в соответствии сретением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии), в силу (обстоятельств), в отношении (лиц, граждан, исполнителей), по линии (профсоюза, комитета) и др. В разговорной речи эти предлоги имеют соответствующие варианты.  
 
Например, в деловой речи: "Суд прекращает дело за примирением участников спора", а в разговорной - "потому что они помирились". В деловой речи: "В целях подготовки юношей к военной службе", а в разговорной - "чтобы подготовить к армии". В деловой: "По окончании школы", а в разговорной речи - "после окончания школы". 
 
При использовании предлогов допускаются различные ошибки. Употребляя для обозначения причинных отношений предлоги ввиду, вследствие, благодаря, нужно помнить, что они еще не потеряли полностью своего первоначального лексического значения, связанного со значением их корней.  
 
Поэтому нежелательно, например, такое выражение: “ввиду прошедших событии”, т. к. предлог "ввиду" обозначает причину события, которое предстоит. Нельзя написать “вследствие предстоящих выборов”, поскольку предлог "вследствие" обозначает причину события, которое совершилось. Или недопустимо, например, употреблять словосочетание “благодаря болезни”, так как едва ли можно за болезнь благодарить. В деловой документации для обозначения причины универсален предлог "по причине". 
 
Например: “по причине болезни”, “по причине допущенного нарушения” и т.д. 
 
Следует обратить внимание на то, что в языке деловых бумаг грамматические ошибки нередко проявляются в неправильном написании слова. Это, так называемые, грамматико-орфографические ошибки. Остановимся на некоторых из них. 
 
Как было сказано выше, конструкциям с предлогом "после" присущ разговорный характер, а конструкции "предлог "по" + существительное" при обозначении действия или события, после которого что-либо совершается, например: "по получении приглашения", характерны для книжного языка, в частности, для письменной деловой речи. Часто в этих конструкциях существительное используется в неправильной падежной форме. Дело в том, что в литературном языке предлог "по" употребляется в основном с существительными в форме дательного падежа: “скучать по сестре”, “гулять по площади”, “роспись по фарфору”, реже - с существительными в форме винительного падежа: "сидеть по другую сторону стола". Однако в книжной речи предлог "по" употребляется с существительным в предложном падеже, что и проявляется на письме. Поэтому правильный вариант: 
 
по прибытиИ на совещание 
 
по предъявлениИ документа 
 
по истечениИ срока 
 
по приездЕ в город 
 
Типичная ошибка в этом случае - "по прибытиЮ, по приездУ". 
 
В письменной деловой речи часто используются производные предлоги, образованные от других частей речи. Рассмотрим грамматико-орфографические ошибки, связанные с их употреблением. 
 
Предлог "несмотря на", который всегда пишется слитно, следует отличать от деепричастия с частицей НЕ, которая пишется раздельно, например:"несмотря на обстоятельства" (предлог) и "не смотря на собравшихся, он сказал..." (деепричастие). 
 
Предлоги "благодаря", "согласно", "вопреки" употребляются с существительными в форме дательного падежа: “благодаря принятОМУ решениЮ,” действовать согласно приказУ”, “поступить вопреки распоряжениЮ”. Типичная ошибка - "согласно приказА, вопреки распоряжениЯ". 
 
Предлог "в преддверии", образованный от существительного в форме предложного падежа, оканчивается на И: "в преддвериИ юбилея". Предлоги "в отличие" и "во избежание" тоже пишутся раздельно, но с Е на конце, так как образованы от существительных в форме винительного падежа: "в отличиЕ от прошлого года", "во избежаниЕ срыва мероприятия". 
 
Предлог "ввиду" употребляется с существительным в форме родительного падежа и пишется слитно. Словосочетания с этим предлогом имеют значение причины: "ввиду (из-за) плохих результатов". Однако следует обратить внимание на то, что выражение "иметь в виду" пишется в три слова: "следует иметь в виду, что...". Сходный по звучанию предлог "в виде" в значении "наподобие" пишется раздельно: "представить результаты в виде таблицы". 
 
Предлог "вследствие" пишется слитно и с Е на конце, словосочетания с этим предлогом имеют значение причины: "вследствиЕ (из-за) серьезных недостатков". Этот предлог следует отличать от сочетания предлога "в" с существительным. 
 
Предлоги "в течение", "в продолжение", "в заключение" пишутся раздельно и с Е на конце, конструкции с этими предлогами имеют значение времени: "в течениЕ отчетного периода", "в продолжениЕ заседания", "в заключениЕ следует отметить...". Следует отличать их от сочетаний существительных с предлогом "в", которые в зависимости от падежной формы существительного пишутся с разными окончаниями, например: "наблюдать что-либо в течениИ реки" (предложный падеж); "вглядываться в течениЕ реки" (винительный падеж); "написать в продолжениИ повести" (предложный падеж); "включить в продолжениЕ повести" (винительный падеж); "содержаться в заключениИ диссертации" (предложный падеж). 
 
Предлог "на протяжении", образованный от существительного в форме предложного падежа, пишется с И на конце: "на протяжениИ всей своей деятельности". 
 
Следует также различать написание существительных "отсутствие" и" присутствие" с предлогом "в": "в отсутствие" - когда кто-либо отсутствует (винительный падеж) и "в присутствии" - когда кто-либо присутствует (предложный падеж),  
 
Например: "В отсутствиЕ партнеров мы не можем решить этот вопрос". 
 
"В присутствии руководства были обсуждены важные документы". 
 
Однако в предложении "Он сообщил нам об отсутствиИ финансовой помощи" существительное "отсутствие" употребляется в предложном падеже и имеет окончание И. 
 
Типы документов 
 
Вся деятельность организации, предприятия, фирмы так или иначе, связана с документацией. Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды. 
 
По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. 
 
Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы которыми обмениваются организации называются официальными письмами. 
 
В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов. По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования(доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера. 
 
Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые, периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа 
 
В последнее время выделяют еще один классифицированный признак – форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылают обычными почтовыми отправлениями. 
 
Ядро учреждений (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются: организационно-правовая документация; плановая документация, распорядительная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.