Свойства и признаки документа

Свойства  и признаки документа  

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств. Наиболее существенные из них следующие:

- атрибутивность  документа, т.е. наличие неотъемлемых  слагаемых, без которых он существовать  не может. Документ как целостная  система состоит из двух основных  слагаемых - информационной и  материальной;

- функциональность  документа, т.е. его предназначенность  для передачи информации в  пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е.  он выполняет множество общесистемных  и специфических функций, обусловленных  разнообразными потребностями общества  в информации, знаниях;

-структурность документа,  т.е. тесная взаимосвязь его  элементов и подсистем, обеспечивающая  его целостность и тождественность  самому себе, т.е. сохранение основных  свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа. 

Документ - сложный  объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Главной составляющей документа  выступает информация, т.е. самые  различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные для передачи в процессе коммуникации. Любая сфера  человеческой деятельности, так или  иначе, связана с документной  информацией, т.е. информацией, содержащейся в документе. Информация, содержащаяся в документе, имеет определенную специфику, выражающуюся в следующем:

- документ является  носителем социальной информации, созданной человеком для использования  в обществе;

- документ предполагает  наличие семантической (смысловой)  информации, являющейся результатом  интеллектуальной деятельности  человека;

- информация передается  дискретно, т.е. в виде сообщений.  Сообщение, зафиксированное на каком-либо материальном носителе (папирусе, бумаге, пластмассе, фотопленке), становится документом;

- как любой объект, имеющий знаковую природу, сообщение  представляет собой закодированный  текст. Фиксированное сообщение  имеет знаковую форму потому, что только в таком виде  можно передать в сообщении  знания, эмоции, волевые воздействия  автора (коммун канта), предоставляя  читателю (реципиенту) возможность  декодировать и овладевать соответствующими  знаниями.

- документ - это информация, которая зафиксирована на материальном  носителе способом, созданным человеком, - посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи и т.д.;

- документ обладает  субстанциональностью (вещностью). Для  документа важна стабильная вещественная  форма.

Сама информация не выступает достаточным признаком  документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых и обязательных слагаемых документа, без которого он существовать не может. Материальная составляющая документа - это его  вещественная (физическая) сущность, форма  документа, обеспечивающая его способность  хранить и передавать информацию в пространстве и времени.

Материальную составляющую документа определяет носитель информации. Материальный объект становится документом только в случае единства вещественного  носителя и заключенной в нем  информации. Двуединая природа документа - одна из основных особенностей его  как известной системы.

К отличительным  признакам документа относятся:

- наличие смыслового  семантического содержания;

- стабильная вещественная  форма, обеспечивающая долговременную  сохранность документа, возможность  многократного (долговременного)  использования и перемещения  информации в пространстве и  времени;

- предназначенность  для использования в социальной  коммуникации.;

- завершенность сообщения

Значение  документа для  человека и общества

Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в  нем фиксируются важнейшие события  всей его жизни: рождение, окончание  школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом  документ появляется прежде всего для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д.

Документ стал нужен  для учета скота, денег, других ценностей, для передачи распоряжений правителя. Наличие или отсутствие какого-либо документа может изменить всю  жизнь человека. Еще большую роль документ играет в жизни общества, закрепляя и отражая в законах  порядок организации и управления государством, правила поведения  людей, порядок их взаимоотношений, принятую мораль и т.д. Таким образом, документ может выполнять много  функций, иметь различные назначения

Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача.

Одной из важнейших  функций любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается «остановить мгновение». В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций .

Информационная функция - это способность документа удовлетворять  потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. 

Способность документа  служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять  информацию и передавать ее от одного поколения к другому свойственна  документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы)

Гедоническая функция - способность документа служить  средством отдыха, развлечения, рационального  использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.). 

Зарождение, становление  и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят  материальное воплощение в документированной  информации. Документы содержат самую  разнообразную информацию о протекающих  в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом  общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа  невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. 

Коммуникативная функция  предназначена не только для решения  задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально  цементирующую роль.

Хранение информации не является самоцелью. Дело в том, что  необходимым условием существования  человеческого общества является знание своего прошлого, накопление информации о жизни предшествующих поколений  с последующей её передачей во времени. Сохранённая документированная  информация, оказавшись в ретроспективной  среде, в дальнейшем активизируется главным образом усилиями исторической науки, занимающейся моделированием прошлого человеческого общества. В результате происходит реализация функции исторического  источника, которая является разновидностью функции хранения информации и которой  документы потенциально обладают с  момента своего появления. Эта функция  связана исключительно с ретроспективной  средой бытования документов, поэтому  относится к числу функций  вторичного порядка. 

Следует заметить, что  исторический источник является сложной  информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.

Правовая функция  документа заключается в закреплении  правовых норм и правоотношений в  обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства.

Исторически одной  из первых была востребована функция  учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений  вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность  в документировании информации, т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие  функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных  хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в  целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.

Значительная часть  документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь  документированной информации с  социальным познанием. Эта функция  присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно  связана с функцией управления, поскольку  к сфере политики относится в  первую очередь деятельность органов  государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит  своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.)

К политической примыкает  идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских  и иных идей, взглядов, в которых  проявлялось его отношение к  окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря  этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких  предков.

Вместе с тем  хорошо известно, что документы, выполняющие  идеологическую функцию, могут оказывать  весьма существенное влияние на умонастроения  и на социальное поведение значительных масс людей. Достаточно вспомнить о  роли документов религиозного содержания в период Реформации в Западной и  Центральной Европе или во время  раскола Русской православной церкви в России. Порой документы выполняли роль своеобразного идеологического оружия, в частности, в период так называемой «холодной войны» двух мировых систем во второй половине XX века.

Заключение  

Значение документа  трудно переоценить. Информация, зафиксированная  в документах, является отражением деятельности человека. По мере дальнейшего  развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных направлений  человеческой деятельности, а также  в процессе углубления документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функций документа. Происходит это в тех случаях, когда становится известным механизм проявления уже действующих функций или проявляются ранее скрытые (латентные) функции. Так, в последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации.