Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами

     Таблица 2.3.3

Учетные записи по расчетам с подотчетными лицами  к   примеру 2

 
 
 
 
 

Пример 3

1) Директору МАОУ ДОД ДЮСШ «Заря» Хакимову И.С. на основании приказа УФИС (Приложение 6) «О командировании» был составлен внутренний приказ и смета (Приложение 7) о его командировании в город Казань.

2) Специалистом  по кадрам было выписано и  выдано командировочное удостоверение (Приложение 8) и служебное задание (Приложение 9)

3) Бухгалтером  кассиром на основании сметы  расходов составленной заместителем директора по учебно-спортивной работе, был выдан аванс по расходному кассовому ордеру в сумме 1800 руб.(900 руб.-проезд; 900 руб.-суточные) (Приложение 10)

4) По приезду  директор сдал в бухгалтерию:

1. Командировочное удостоверение
2. Служебное задание
3. Авансовый отчет на сумму 1700 руб.(800 руб.-проезд; 900 руб.-суточные) (Приложение 11)
4. Оставшаяся  сумма 100 руб. выданную авансом по смете на проезд была возвращена директором в кассу учреждения по приходному кассовому ордеру (Приложение 12)
5. Копия приходного кассового ордера была приложена к авансовому отчету
6. Сумма неизрасходованных средств выдана по расходному кассовому ордеру (Приложение 13)бухгалтеру-кассиру и сдана в банк на основании объявления (Приложение14) на расчетный счет учреждения

 
 
 
 

     Таблица 2.3.4

     Учетные записи по расчетам с подотчетными лицами  к   примеру 3

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. Мероприятия по  совершенствованию  учета расчетов  с подотчетными лицами

     При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

     У бухгалтеров постоянно возникают  вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

     Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки , приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

     Если  телефонные переговоры оплачиваются работнику  без предоставления указанных документов, то они относятся на счета учета затрат по субсчету "исключаемые из себестоимости при налогообложении".

     Затраты на производственные телефонные переговоры могут быть компенсированы работнику, но, поскольку компенсация не относится к командировочным расходам и не предусмотрена действующим законодательством, она должна производится из прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после налогообложения, и включаться в совокупный облагаемый доход физического лица для исчисления налога на доходы и отчислений во внебюджетные фонды.

     Учитывая  недостаточность российской экономической  базы по этому вопросу можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов.

     Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение, т. к. в п. 6 Инструкции № 62 написано, что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

    Непростая ситуация складывается при приобретении материальных ценностей (работ, услуг) организациями для производственных нужд у граждан-предпринимателей (в том числе в розничной торговле).

    Дело  в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций  к приходным кассовым ордерам  и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему  НК РФ гл.23«О налоге на доходы физических лиц» не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

    Организация-покупатель должна представить сведения по форме  Инструкции Госналогслужбы РФ.

    Эти сведения включают в себя адрес постоянного  местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

    Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации  именно у этого продавца.

    Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников  может быть компенсирована указанная разница?

    Руководитель  предприятия может принять решение  о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

    Выплаченная компенсация должна быть включена в  совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы. 
 
 
 
 
 
 

Выводы  и предложения 

     На  примере ДЮСШ «Заря» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов.

     Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных  сумм, право и порядок получения  денег под отчет при закупе товаров, продукции у юридических  лиц, при направлении подотчетных  лиц в командировки, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

       Как выяснилось, на предприятии  деньги под отчет выдаются  достаточно часто и разным  работникам, так как не всегда  есть возможность приобретения  ТМЦ безналичным путем. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги

           Вследствие перехода предприятия в 2005 году на автоматизированный учет с использованием программы 1С: Предприятие стало значительно меньше ошибок при расчетах с подотчетными лицами по сравнению с предыдущими годами, так как программа позволяет механизировать обработку информации о командированных работниках, снижает вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сокращает количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, способствует повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

     Данная  программа позволяет формировать стандартные отчеты, которые полезны при подведении итогов и составлении отчетности.

     В спортивной школе бывает так, что к учету принимаются отчеты с приложением товарного чека, где указано «хозтовары» или «канцтовары». Это недопустимо, так как товарный чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом чеке. Если данная ситуация не будет исправлена, то предприятию будут предъявлены налоговыми органами штрафные санкции.

     В ДЮСШ «Заря» телефонные переговоры оплачиваются за счет собственных средств подотчетного лица, так как подтверждающим документом является только кассовый чек. Чтобы исправить данную ситуацию необходимо заключить договор на оказание услуг сотовой связи, тогда операторы смогут предоставить все подтверждающие документы.

      В качестве рекомендации ДЮСШ «Заря» можно предложить, для повышения оперативности получения информации об изменениях в законодательстве приобрести электронную правовую систему.

     Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии обеспечит контроль за использованием денежных средств и не создаст проблем с налогообложением и аудиторской проверкой.