Функции и классификация документов

     Ко  второй категории относятся документы, которые на время приобретают  эту функцию, являясь доказательством  каких-либо фактов в суде, органах  следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и  тем самым временно будет наделен  правовой функцией.

     Функция исторического источника изучается  исторической наукой. Существует две  точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента  передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

     Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной  с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических  документах, плановой, отчетной, документации.

       Все документы, которые создаются в  учреждениях, отражают работу административно-управленческого  аппарата. Для того чтобы разобраться  в многообразии документов, необходимо классифицировать их по различным признакам.

       По  видам деятельности различают следующие  документы:

       - организационно-распорядительный;

       - финансово-расчетные;

       - снабженческо-бытовые;

       - кадровые или документы по  личному составу предприятия³.

       В самостоятельную групп можно выделить коммерческие виды документов: контракты, коммерческие письма, претензии (рекламации), исковые заявления, кассационные жалобы.

       От  государственных и муниципальных  организаций могут поступать  на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и  т.д.). Эти документы составляют отдельную  группу – нормативные документы  вышестоящих органов.

       Среди документов особую группу занимают заявления, предложения, жалобы, письма граждан.

       В зависимости от объективных (профиль  предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых  партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или  быть незначительной.

1. Организационно-правовые документы

Организационная функция – одна из основных функций  управления. В

ее содержание входят:

- создание, реорганизация, ликвидация организации;

- установление  структуры;

- определение  штатной численности и номенклатуры  должностей;

- регламентация  деятельности структурных подразделений и

работников;

- формирование  коллегиальных и совещательных  органов управления;

- регламентация  деятельности аппарата управления;

- лицензирование  деятельности в необходимых случаях;

- установление  режима работы и системы охраны;

- организация  и оценка труда работников  и некоторые другие виды

работ.

В процессе организационной деятельности учреждения формируется

комплекс  организационно-правовых документов,  содержащих положения, определяющие статус  организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной  состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и  работников, их права, обязанности, ответственность  и другие аспекты.

     К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положение о структурных  подразделениях,  положения о  коллегиальных и совещательных  органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных  органов, регламенты работы аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила и др⁴.

     Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права  и обязательные для исполнения. Эти  документы составляют правовую основу деятельности организации.

     Все государственные, муниципальные, частные  предприятия, общественные объединения  действуют на основе устава.

     Устав - это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).

     Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций  принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий  и учреждении утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

     В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. После текста ставится подпись руководителя.

     В НОУ Нелидовская ТШ ДОСААФ России организационно-правовыми документами являются Устав, утвержденный Бюро Президиума Центрального совета ДОСААФ России 12.11.2010 г., штатное расписание и должностные инструкции. Приложение 1

2. Распорядительные документы

Руководство любой организацией независимо от организационно

правовой  формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры  и других факторов наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность  и, соответственно,  издавать  распорядительные документы. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

     Основное  назначение распорядительных документов – регулирование  и координация  деятельности, позволяющая органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.  Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения⁵.

     Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут быть направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, выбор средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

     Распорядительные  документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому,  от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

     К распорядительным документам НОУ Нелидовская ТШ ДОСААФ России относятся приказы и распоряжения. Приложение 2

     Приказ  является самым распространенным видом  распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации  учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа  руководитель ставит перед работниками  основные задачи, указывает пути решения  принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации  или отрасли. В отдельных случаях  приказ может касаться широкого круга  организаций и должностных лиц  независимо от их подчиненности.

     Приказ  – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения в целях  разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов  деятельности предприятия.

     Ответственность за качество подготовки проектов приказов несут руководители подразделений, которые эти проекты разрабатывают.

     Текст приказа должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами, без разрядки с новой строки абзаца. 

     При большом тексте в проекте приказа излагают лишь основные вопросы, а остальной текст -  в приложениях к приказу. Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте приказа, не допускаются.

     До  предоставления на подпись проект приказа  визируется руководителями всех заинтересованных подразделений  и юридической  службой.

     Распоряжение  – это правовой акт, издаваемый руководителем  учреждения, действующим единолично.  Правом издавать распоряжения  могут  наделяться заместители руководителя организации по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений, а также главные специалисты организации.

     Право издания распоряжений руководителем  организации закрепляется в учредительных  документах, право издания распоряжений другими должностными лицами  закрепляются в организационно-правовых и распорядительных документах. В НОУ Нелидовская ТШ ДОСААФ России это закреплено в Уставе организации и в должностных инструкциях.

3. Информационно-справочные документы

     Процесс принятия управленческих решений основан  на сборе и

обработке информации о фактическом состоянии  дел в системе управления, содержится в различных источниках, но важнейшее  место среди них занимают справочно-информационные  документы: акты, справки, сводки, докладные  записки, предложения, переписка и  др⁶.

     Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Справочно-информационные документы не содержат поручений,  не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие, принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленче6ского воздействия.

     Особенностью  этих документов является то, что они  идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к  руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

     В НОУ Нелидовская ТШ ДОСААФ России постоянно ведется работа с информационно-справочными документами. Примеры документов представлены в приложении 3.