Зміст положення про відділ контролінг на підприємстві

17.1 «Зміст положення про відділ контролінг на підприємстві»

Сущность, цели и задачи

              Контроллинг представляет собой синтез элементов учета, анализа, контроля, планирования, реализация которых обеспечивает выработку альтернативных подходов при осуществлении оперативного и стратегического управления процессом достижения конечных целей и результатов деятельности предприятия

              Сущность определяется целью, задачами и основными функциями контроллинга. Цель контроллинга в глобальном (стратегическом) масштабе заключается в обеспечении выживаемости предприятия, проведении антикризисной политики, поддержании потенциала успеха. Цели оперативного характера заключаются в обеспечении прибыльности и ликвидности предприятия путем выявления причинно-следственных связей при сопоставлении выручки от реализации и затрат.

              Основными задачами контроллинга являются:

-организация движения информационных потоков на предприятии с целью их оптимизации;

-рациональная организация формирования затрат для обеспечения возможности их оперативного регулирования;

-расчет сумм покрытия расходов предприятия;

-руководство при планировании и разработке бюджетов;

-формирование перечня подконтрольных показателей в соответствии с целями и приоритетами предприятия;

-определение и анализ отклонений фактических величин от запланированных показателей;

-определение степени влияния возникших отклонений на конечный результат деятельности;

-структурный анализ прибыли с целью выявления недостатков и разработки направлений по совершенствованию элементов прибыли;

-оценка риска намеченных (планируемых) сделок на рынке товаров и услуг с извлечением максимальных выгод;

-мотивация и создание систем информации для принятия правильных решений.

              Выполнение поставленных задач обеспечивается путем реализации основных функций:

-информационной - выработка подконтрольной информации;

-учетно-контрольной - сопоставление полученных результатов с заданными параметрами;

-аналитической - анализ основных подконтрольных показателей;

-функции планирования - координация планов и бюджета;

-комментирующей - выработка вариантов альтернативных решений.

Субъекты

              Основной профессиональный состав службы контроллинга определяется в зависимости от объемов деятельности и потребностей предприятия, а также возможности организации и степени эффективности этой службы.

              Служба (отдел) контроллинга формируется из следующих специалистов:

-контроллер-технолог;

-контроллер-аналитик;

-контроллер информационных систем.

              Данный профессиональный состав возглавляет руководитель службы контроллинга. Решение о его назначении принимает руководитель предприятия.

              Назначение на должность специалистов отдела контроллинга осуществляется но представлению руководителя отдела на основе контрактов, заключенных между руководителем предприятия и специалистами-контроллерами.

              Руководитель отдела контроллинга разрабатывает и представляет на рассмотрение и утверждение руководителю предприятия должностные инструкции специалистов-контроллеров.

              Отдел контроллинга занимается сбором и обработкой информации о затратах и доходах, вырабатывает возможные варианты мер управленческого воздействия на сложившуюся ситуацию по оптимизации прибыли и сокращению затрат.

              Руководитель отдела контроллинга осуществляет контроль за соблюдением требований должностных инструкций работниками отдела, рассматривает претензии по их деятельности и конфликтные ситуации между контроллерами и персоналом предприятия.

              По представлению руководителя отдела контроллинга принимаются меры взыскания к специалистам-контроллерам, допустившим нарушения своих должностных обязанностей.

Объекты

              Основными объектами контроллинга являются затраты предприятия и центров ответственности, в которых происходит накопление затрат и формирование доходов.

              Вышеприведенные объекты рассматриваются с точки зрения ор­ганизационного, информационного и методологического аспектов.

              К организационным аспектам относится:

-движение информационных потоков контроллинга в системе информационных потоков предприятия;

-движение информации (документооборот) на предприятии, касающейся затрат и доходов по структурным подразделениям (центрам ответственности);

-формы внутренней отчетности, фиксирующие оперативную и релевантную информацию.

              К информационным аспектам относится:

-система функционирования внутреннего информационного обеспечения;

-применяемая классификация затрат;

-международные стандарты и нормы.

              К методическим аспектам относится:

-метод обработки информации;

-методы калькулирования себестоимости;

-ценообразование;

-методы планирования затрат;

-совершенствование вышеприведенных методов в соответствии с международной практикой (стандартами).

Организация взаимосвязей с функциональными отделами предприятия

              Успешное функционирование отдела контроллинга в большей мере зависит от рациональной организации взаимосвязей с функциональными отделами, основывающимися на движении информации в разрезе входа и выхода.

              Движение информации в отдел контроллинга происходит в соответствии с основными элементами затрат, определяющими объем работ данного отдела.

              Руководитель отдела контроллинга устанавливает и утверждает у руководителя предприятия сроки представления информации в отдел контроллинга.

              Координация и взаимодействие между отделом контроллинга и другими отделами предприятия на уровне входа происходит по следующим информационным направлениям:

-отдел маркетинга: информация о реализации продукции, информация о неоплате счетов покупателями;

-отдел кадров: информация о составе и движении кадров;

-планово-экономический отдел: плановые показатели. Бизнес- план, информация о наличии средств и их источников;

-коммерческий отдел: выполнение договоров-поставок, остатки материальных ценностей, информация о складских расходах;

-отдел внутреннего аудита: данные экспертно-аудиторской диагностики предприятия.

              Последовательность обработки и формирования информации (документов) в отделе контроллинга фиксируется в технологических схемах движения, обработки и формирования данных по каждому участку работы.

              Ответственность за качество входящей в отдел контроллинга информации несут руководители тех отделов, из которых поставляется данная информация.

              Результативность работы контроллинга определяется качеством и своевременностью представления выходной информации, используемой руководством предприятия в оперативном управлении.

              Ответственность за качество выходной информации несет руководитель отдела контроллинга.

Организация и обеспечение функционирования отдела контроллинга

              Для успешного функционирования отдела контроллинга начальнику данного отдела необходимо:

-обеспечить разработку должностных инструкций для специалистов отдела контроллинга;

-обеспечить планирование работы отдела контроллинга в разрезе каждого работника;

-осуществлять контроль за ходом выполнения работ и анализ результатов с целью предупреждения возникновения негативных явлений;

-организовать информационное, методическое и техническое обеспечение отдела контроллинга.

              Каждый специалист-контроллер должен ознакомиться и принять к исполнению определенный ему объем работ в соответствии с общим планом работы отдела контроллинга.

              В ходе осуществления работ специалисты отдела контроллинга оформляют соответствующие формы внутренней документации, определенные в учетно-экономической политике предприятия.

              На основании полученной информации (как внутренней, так и внешней) руководитель отдела контроллинга разрабатывает возможные варианты управленческих решений, подчиняя их определенным целям.

              Экономически обоснованная информация по каждому альтернативному варианту управленческих решений представляется на рассмотрение руководству предприятия в письменной, а при особых обстоятельствах и в устной форме.

              Сегодня не существует однозначного определения понятия "контроллинг", но практически никто не отрицает, что это новая концепция в управлении, порожденная практикой современного менеджмента. Контроллинг (от англ, control - руководство, регулирование, управление, контроль) далеко не исчерпывается контролем. В основе этой новой концепции системного управления организацией лежит стремление обеспечить успешное функционирование организационной системы (предприятия, торговые фирмы, банки и др.) в долгосрочной перспективе путем:

• адаптации стратегических целей к изменяющимся условиям внешней среды;

• согласования оперативных планов со стратегическим планом развития организационной системы;

• координации и интеграции оперативных планов по разным бизнес- процессам;

• создания системы обеспечения менеджеров информацией для различных уровней управления в оптимальные промежутки времени;

• создания системы контроля над исполнением планов, корректировки их содержания и сроков реализации;

• адаптации организационной структуры управления предприятием с целью повышения ее гибкости и способности быстро реагировать на меняющиеся требования внешней среды. Одной из главных причин возникновения и внедрения концепции контроллинга стала необходимость в системной интеграции различных аспектов управления бизнес-процессами в организационной системе.

Контроллинг обеспечивает методическую и инструментальную базу для поддержки основных функций менеджмента: планирования, контроля, учета и анализа, а также оценки ситуации для принятия управленческих решений.

Следует подчеркнуть, что контроллинг- это не та система, которая автоматически обеспечивает успех предприятия, освобождая менеджеров от функций управления. Узловыми компонентами концепции контроллинга являются:

• ориентация на эффективную работу организации в относительно долговременной перспективе - философия доходности;

• формирование организационной структуры, ориентированной на достижение стратегических и тактических целей;

• создание информационной системы, адекватной задачам целевого управления;

• разбиение задач контроллинга на циклы, что обеспечивает оперативность планирования, контроля исполнения и принятия корректирующих решений.

Цикл контроллинга включает в себя итегративные этапы планирования, контроля исполнения и принятия корректирующих решений. Этап планирования в рамках цикла контроллинга осуществляется по технологии "встречных потоков", сначала планирование производится "сверху вниз" (разработка методики планирования, координация и детализация планов по уровням). Затем идет встречный поток "снизу вверх". Как следствие, одна из задач контроллинга - разработка методики корректировки плановых заданий, координация отдельных планов и сведение их в единый план по предприятию.

Этап контроля отклонений плана от факта предусматривает анализ фактических данных по контролируемым величинам и выработку мероприятий по устранению нежелательных отклонений. При этом каждый работник предприятия должен действовать самостоятельно по устранению отклонений в пределах определенной ему компетенции. В случае отклонений, превышающих его компетенцию, работник обращается на более высокий уровень иерархии управления.

Контроллинг как концепция системы управления послужила ответом на изменения внешних условий функционирования организаций (предприятий). Эволюция, функций управления организацией (планирование по отдельным аспектам трансформировалось в комплексное программно-целевое планирование, управление сбытом и продажами - в маркетинг, бухгалтерский и производственный учет - в систему контроля и регулирования) с интегрированием в систему контроллинга отражает основную тенденцию комплексного подхода к управлению.

Контроллинг ориентирован прежде всего на поддержку процессов принятия решений. Он должен обеспечить адаптацию традиционной системы учета на предприятии к информационным потребностям должностных лиц, принимающих решения, т.е. в функции контроллинга входит создание, обработка, проверка и представление системной управленческой информации. Контроллинг также поддерживает и координирует процессы планирования, обеспечения информацией, контроля и адаптации.

Цели контроллинга - как направления деятельности - непосредственно вытекают из целей организации и могут выражаться в экономических терминах, например в достижении определенного уровня прибыли, рентабельности или производительности организации при заданном уровне ликвидности.

Функции контроллинга определяются: поставленными перед организацией целями и включают те виды управленческой деятельности, которые обеспечивают достижение этих целей. Сюда относятся: учет, поддержка процесса планирования, контроль за реализацией планов, оценка протекающих процессов, выявление отклонений, их причин и выработка рекомендаций для руководства по устранению причин, вызвавших эти отклонения.

В сфере учета анализ и контроллинг включают создание системы сбора и обработки информации, существенной для принятия управленческих решений на разных уровнях руководства. Это необходимо для разработки и в дальнейшем для поддержания системы ведения внутреннего учета информации о протекании технологических процессов. Важными являются подбор или разработка методов учета, а также критериев для оценки деятельности предприятия в целом и его отдельных подразделений.

Поддержка процесса планирования заключается в выполнении следующих задач контроллинга:

-формирование и развитие системы комплексного планирования;