Принципы контроля

Принципы эффективности  и основные требования к организации  внутреннего контроля 

 

    Ключевое  условие успешного функционирования  системы внутреннего контроля  организации — это соблюдение  принципов эффективности — основных  правил, охватывающих контрольную деятельность в целом.

 

    1. Принцип  ответственности гласит: каждый  субъект внутреннего контроля, работающий  в организации, за ненадлежащее  выполнение контрольных функций  должен нести экономическую, административную  и дисциплинарную ответственность.  Ответственность должна быть формально установлена за выполнение каждой контрольной функции, ясно очерченной и формально закрепленной за конкретным субъектом. В противном случае субъект не будет в должной мере осуществлять контроль.

 

    2. Принцип  сбалансированности, неразрывно связанный с предыдущим, означает: субъекту нельзя предписывать контрольные функции, необеспеченные средствами для их выполнения; не должно быть средств, несвязанных той или иной функцией. При определении обязанностей субъекта контроля должен быть предписан соответствующий объем прав и возможностей и наоборот.

 

    3. Принцип  своевременного сообщения об  отклонениях гласит: информация  об отклонениях должна быть  представлена лицам, уполномоченным  принимать решения по соответствующим  отклонениям, в максимально короткие сроки. Если сообщение запаздывает, нежелательные последствия отклонений усугубляются; объект переходит уже в другое состояние (действие), что лишает смысла сам проведенный контроль. При предварительном контроле несвоевременное сообщение о возможности возникновения отклонений также лишает смысла проведенный контроль.

 

    4. Принцип  интеграции гласит: любой элемент  управления не может существовать  обособленно. Контроль необходимо  рассматривать в корреляции с  другими элементами в едином контуре процесса управления. При решении задач, связанных с контролем, должны создаваться надлежащие условия для тесного взаимодействия работников различных функциональных направлений.

 

    5. Принцип  соответствия контролирующей и  контролируемой систем гласит: степень сложности системы внутреннего контроля должна соответствовать степени сложности подконтрольной системы. Успешно справиться с разнообразием в подконтрольной системе может только такое контролирующее устройство, которое само достаточно разнообразно. Необходимо, чтобы адекватность достигалась в главном, в принципиальном, чтобы звенья системы внутреннего контроля могли гибко настраиваться на изменения соответственных звеньев системы объектов внутреннего контроля организации.

 

    6. Принцип постоянства гласит: постоянное адекватное функционирование системы внутреннего контроля позволит вовремя предупреждать о возможности возникновения отклонений и своевременно их выявлять.

 

    7. Принцип  комплексности гласит: объекты различного  типа должны быть охвачены адекватным контролем; нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив контроль только над относительно узким кругом объектов.

 

    8. Принцип  согласованности пропускных способностей  различных звеньев системы внутреннего  контроля гласит: в различных сопряженных звеньях системы внутреннего контроля должно обеспечиваться согласование передачи данных. Смысл быстродействия компьютерной программы, контролирующей отпуск товаров на предмет соблюдения лимита, теряется, если «узким местом» оказывается скорость обмена информацией между отделом сбыта (коммерческим) и бухгалтерией, или ввод данных вручную сотрудником, не имеющим должной подготовки.

 

    9. Принцип  разделения обязанностей гласит: функции между служащими распределяются  таким образом, чтобы за одним человеком не были закреплены одновременно следующие функции: санкционирование операций с определенными активами, регистрация данных операций, обеспечение сохранности данных активов, осуществление их инвентаризации. Во избежание злоупотреблений и для эффективности контроля эти функции должны быть распределены между несколькими лицами.

 

    10. Принцип  разрешения и одобрения гласит: должно быть обеспечено формальное  разрешение и одобрение всех  финансово-хозяйственных операций  ответственными официальными лицами в пределах их полномочий. Формальное разрешение — это формальное решение либо относительно общего типа хозяйственных операций, либо относительно какой-либо конкретной операции. Формальное одобрение — это конкретный случай использования общего разрешения, выданного администрацией. Без наличия формально установленных процедур санкционирования невозможно считать систему внутреннего контроля организации эффективной.

 

    Все  перечисленные выше принципы  взаимосвязаны, порядок их сочетания  зависит от конкретных обстоятельств.

 Основные  этапы организации системы внутреннего  контроля

    Организация  системы внутреннего контроля  в общем случае находится под  воздействием следующих факторов: отношение руководства к внутреннему контролю (т.е. насколько правильно понимает руководство роль внутреннего контроля в управлении организацией);

      внешние условия функционирования организации, ее размеры, оргструктура, масштабы и  виды деятельности;

      количество  и региональная неоднородность (разветвленность) месторасположения ее обособленных подразделений или дочерних компаний;

      стратегические  установки, цели и задачи;

      степень механизации и компьютеризации  деятельности;

      ресурсное обеспечение;

      уровень компетентности кадрового состава.  
 

   

    В  любом случае организация эффективно функционирующей системы внутреннего контроля — это сложный многоступенчатый процесс, включающий следующие этапы:

 

    1. Критический  анализ и сопоставление определенных  для прежних условий хозяйствования  целей функционирования организации, принятого ранее курса действий, стратегии и тактики с видами деятельности, размерами, оргструктурой, а также с ее возможностями.

 

    2. Разработка  и документальное закрепление  новой (соответствующей изменившимся  условиям хозяйствования) деловой  концепции организации (что собой представляет организация, каковы ее цели, что она может, в какой области имеет конкурентные преимущества, каково желаемое место на рынке), а также комплекса мероприятий, способного привести эту деловую концепцию к развитию и совершенствованию организации, успешной реализации ее целей, укреплению ее позиций на рынке. Такими документами должны быть положения о финансовой, производственно-технологической, инновационной, снабженческой, сбытовой, инвестиционной, учетной и кадровой политике. Данные положения должны разрабатываться на основе глубокого анализа (с проведением необходимых расчетов) каждого элемента политики и выбора из имеющихся альтернатив наиболее приемлемых для данной организации. Документальное закрепление политики организации в различных сферах ее финансово-хозяйственной деятельности позволит осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль всех аспектов ее функционирования, отраженных в соответствующих пунктах (элементах) политики.

   

    3. Анализ  эффективности существующей структуры управления, ее корректировка. Необходимо разработать положение об организационной структуре, в котором должны быть описаны все организационные звенья с указанием административной, функциональной, методической подчиненности, направления их деятельности, функции, которые они выполняют, установлен регламент их взаимоотношений, права и ответственность, показано распределение видов продуктов, ресурсов, функций управления по этим звеньям. То же самое относится и к положениям о различных структурных подразделениях (отделах, бюро, группах и т.д.), к планам организации труда их работников. Необходимо разработать (уточнить) план документации и документооборота, штатное расписание, должностные инструкции с указанием прав, обязанностей и ответственности каждой структурной единицы. Без такого строгого подхода невозможно осуществлять четкую координацию функционирования всех звеньев внутреннего контроля организации.

 

    4. Разработка  формальных типовых процедур  контроля конкретных финансовых  и хозяйственных операций. Это  позволит упорядочить взаимоотношения  работников по поводу контроля финансово-хозяйственной деятельности, эффективно управлять ресурсами, оценивать уровень достоверности (качества) информации для принятия управленческих решений.

 

    5. Организация  отдела внутреннего аудита (или  другого специализированного контрольного подразделения).

 

    6. Определение  путей совершенствования системы  внутреннего контроля с учетом  перманентного развития организации  и непрерывно меняющихся внутренних  и внешних условий ее функционирования.

   

    При  организации системы внутреннего контроля должны приниматься во внимание все ее принципы. Значение показателя ее результативности (совокупной результативности отдельных элементов системы внутреннего контроля), полученного на основе экспертных оценок и несложных расчетов, должно быть больше ее стоимости с учетом неполученного альтернативного дохода.

 

    Подводя  итоги, следует сказать, что  организация эффективной системы  внутреннего контроля позволит: обеспечить эффективное функционирование, устойчивость и максимальное (согласно установленным целям) развитие организации в условиях конкуренции;

      сохранить и эффективно использовать ресурсы  и возможности организации;

      своевременно  выявлять и минимизировать коммерческие, финансовые и внутрифирменные риски  в управлении организацией;

      сформировать адекватную современным перманентно меняющимся условиям хозяйствования систему информационного обеспечения всех уровней управления, позволяющую своевременно адаптировать функционирование организации к изменениям во внутренней и внешней среде. 
 
 

Этапы процесса контроля 

Рубрика: Оперативное  управление и контроль   Метки: данные, информация, контроль, планы, этапы

    

 Процесс контроля  состоит из нескольких этапов. На первом определяются параметры  функционирования и развития  организации, которые необходимо контролировать и источники информации о них. Эти параметры на практике принимают вид различного рода стандартов и нормативов, отражающих заложенные в планы задачи. Речь может идти о нормативах расходования материальных ресурсов на единицу продукции или объем работ, нормах денежных затрат, показателях эффективности, программных нормативах (сроках выполнения или продолжительности тех или иных работ и т.п. ). 

К нормативам предъявляются  такие требования как научная  обоснованность, гибкость, то есть способность изменяться в соответствии с новыми условиями, надежность, выполнимость в нормальной ситуации (слишком высокие нормативы пугают, а слишком низкие — расхолаживают), адекватность отражения реальных процессов. Соответствие этим требованиям позволяет нормативам служить критериями оценки подразделений и отдельных лиц. 

Кроме того, в  хозяйственной практике нормативы  используются для распределения  работы между исполнителями, внешних  сопоставлений, определения кандидатур на выдвижение. 

Не все, что  нужно контролировать, удается выразить в количественных показателях, например, морально-психологический климат в коллективе. Это усложняет процесс контроля, но в ряде случаев последний можно осуществить, ориентируясь, скажем, на различные реакции людей. 

На втором этапе процесса контроля создается модель управления организацией, на которой отражаются потоки ресурсов, информации, места образования промежуточных и конечных результатов, наиболее подходящие места для наблюдений — так называемые «точки контроля». 

Третий этап процесса контроля заключается в снятии информации о состоянии и результатах функционирования объекта контроля, сопоставлении ее с нормативами. Это позволяет определить, имеются или нет отклонения от стандартов, насколько они находятся в пределах допустимого и не пора ли осуществлять корректирующие действия. 

Измерения —  самый трудоемкий и дорогостоящий  элемент контроля. На их долю приходится основная часть затрат, величина которых  зачастую и предопределяет, стоит  заниматься контролем, или нет —  ведь задача последнего состоит прежде всего в нахождении путей сокращения расходов, а не в их увеличении. 

Информация, предназначенная  для нужд контроля, должна быть своевременной, точной, позволяющей принимать обоснованные решения о том, действовать или  бездействовать в данной ситуации, а если действовать — то как, с какой интенсивностью. Источниками информации служат постоянные целевые наблюдения, текущие статистические данные общего характера, оперативные сообщения, бухгалтерская отчетность, опросы общественного мнения, итоговые отчеты, специальные аналитические обзоры и пр. 

При оценке ситуации могут возникать различные «подводные камни», прежде всего связанные с  психологией людей, поскольку любая  информация рассматривается через  призму личного восприятия, а поэтому приобретает субъективную окраску. Так, очевидными кажутся те факты, в истинности которых никто не хочет сомневаться, а не те, истинность которых действительно неоспорима. Поэтому сомнению подвергается все, и прежде всего самое очевидное, кажущееся аксиоматичным. Для уменьшения субъективизма и ошибок в крупных организациях создаются специальные подразделения по планированию, сбору и оценке информации.