Первичные учетные документы

     По  учету торговых операций (общие).  Например:

     N ТОРГ-1 "Акт о приемке товаров";

     N ТОРГ-2 "Акт об установленном  расхождении по количеству и  качеству при приемке товарно-материальных ценностей";

     По  учету торговых операций при продаже  товаров в кредит. Например:

     N КР-7 "Справка о состоянии расчетов  с работниками за товары, проданные в кредит".

     По  учету торговых операций в комиссионной торговле. Например:

     N КОМИС-1 "Перечень товаров, принятых  на комиссию";

     По  учету операций в общественном питании. Например:

     N ОП-1 "Калькуляционная карточка";

     N ОП-2 "План-меню";

     По  учету кассовых операций

     Постановлением  Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88¹²  утверждены формы (введены в действие с 1 января 1999 г.).Например:

     N КО-1 "Приходный кассовый ордер";

     N КО-2 "Расходный кассовый ордер";

     N КО-3 "Журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов";

     N КО-4 "Кассовая книга";

     Постановлением  Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55¹³  утверждена форма N АО-1 "Авансовый отчет" (введена в действие с 1 января 2002 г.).

     По  учету результатов инвентаризации. Например:

     N ИНВ-1 "Инвентаризационная опись  основных средств";

     N ИНВ-1а "Инвентаризационная опись  нематериальных активов";

     Постановлением  Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26 ¹⁴утверждена унифицированная форма N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" (введена в действие с 1 января 2001 г.).

     По  учету работы строительных машин  и механизмов. Например:

     N ЭСМ-1 "Рапорт о работе башенного крана";

     N ЭСМ-2 "Путевой лист строительной  машины";

     По  учету работ в автомобильном  транспорте: Например:

     N 3 "Путевой лист легкового автомобиля";

     N 3 спец. "Путевой лист специального  автомобиля";

     N 1-Т "Товарно-транспортная накладная".

     По  учету основных средств.

     Постановлением  Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7¹⁵ утверждены формы (срок введения в действие не указан). Например:

     N ОС-1 "Акт о приеме-передаче  объекта основных средств (кроме  зданий, сооружений)";

     N ОС-1а "Акт о приеме-передаче  здания (сооружения)";

     N ОС-1б "Акт о приеме-передаче  групп объектов основных средств  (кроме зданий, сооружений)";

     N ОС-2 "Накладная на внутреннее  перемещение объектов основных  средств";

     По  учету нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, а также работ в капитальном строительстве.

     Постановлением  Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а утверждены формы (введены в действие с 1 ноября 1997 г.).

     По  учету нематериальных активов:

     N НМА-1 "Карточка учета нематериальных  активов".

     По  учету материалов. Например:

     N М-2 "Доверенность";

     N М-4 "Приходный ордер";

     N М-7 "Акт о приемке материалов";

     N М-11 "Требование-накладная";

     N М-17 "Карточка учета материалов";

     По  учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Например:

     N МБ-2 "Карточка учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов";

     По  учету работ в капитальном  строительстве. Например:

     N КС-6 "Общий журнал работ";

 

2. Организация документооборота в бухгалтерском учете

 

2.1. Система документооборота первичных учётных документов

Документооборот – это движение первичных учетных  документов в бухгалтерском учете, их создание или получение от других организации, принятие к учету, обработка, передача в архив. Работы, связанные с составлением графика документооборота, организует главный бухгалтер предприятия.

     Своевременное и качественное оформление первичных  учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Как установлено п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

     График  документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

     Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

     Правильное  составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

     С учетом назначения и среды обращения  документов можно весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов — в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (рис. 2. 1).¹⁶

     В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

     

     Рис. 2.1. Документооборот предприятия. 

     Порядок движения документов в организации  вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

     Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:

     1) составление документа в момент  совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

     2) передача документа в бухгалтерию,  где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;

     3) проверка принятых документов  бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;

     4) обработка документа в бухгалтерии:

     • таксировка, или расценка, предусматривает  перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

     • группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);

     • котировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

     5) сдача документов в архив на  хранение после составления по  ним учетных регистров.

     Требования  главного бухгалтера к порядку оформления операции и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации.

     Пунктом 3 статьи 9 закона «О бухгалтерском учёте» установлено, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

     Согласно  п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России).

     Под финансовыми и кредитными обязательствами  понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.¹⁷ 

2.2.  Документооборот первичных документов в организациях различной формы собственности.

Пункт 14 Инструкции по бухгалтерскому учету  в бюджетных учреждениях, утвержденной Приказом Минфина России от 30 декабря 1999 г. N 107н, содержит следующие положения о первичных учетных документах:

     для ведения бухгалтерского учета в  учреждении применяются разработанные с учетом специфики их деятельности формы класса 05 "Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций" Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) согласно приложению 1 к Инструкции и отдельные формы первичных учетных документов класса 03 ОКУД "Унифицированная система первичной учетной документации";