Організація роботи головного бухгалтера

Організація роботи головного  бухгалтера  

Бюджетні установи відповідно до статті 8 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність  в Україні» мають право самостійного вибору форми організації бухгалтерського  обліку (див. дод. 1). Практика діяльності бюджетних установ показує, що в  бюджетних установах використовуються форми централізованої чи центральної  бухгалтерії. В обох варіантах обліковий  апарат бухгалтерії має керівника  — головного бухгалтера.

Головний бухгалтер  призначається та звільняється з  посади керівником установи (для централізованих  бухгалтерій — керівником управлінь, відділів освіти, культури тощо). У своїй  роботі як керівник одного зі структурних  підрозділів установи він підпорядковується  безпосередньо керівникові цієї установи. Діяльність головного бухгалтера регулюється Законом України  «Про бухгалтерський облік та фінансову  звітність в Україні», Постановою Верховної Ради України від 12.09.91 № 1545-ХІІ «Про порядок тимчасової дії на території України окремих  актів законодавства СРСР», Положенням про головних бухгалтерів, затвердженим Постановою Ради Міністрів СРСР від 24.01.80 р. № 59. На посаду головного бухгалтера рекомендовано приймати особу, що має  вищу освіту відповідної спеціалізації  та стаж роботи за спеціальністю не менш як 5 років.

Працівник розпочинає свою діяльність на посаді головного  бухгалтера з прийняття документів бухгалтерської служби за актом приймання-передачі. Факт затвердження акта попереднім і  новим головним бухгалтером є  підставою для взяття відповідальності як за прийняті носії облікової інформації, так і складені головним бухгалтером  в даний момент і в майбутньому. Інакше відповідальність за офіційно не прийняту бухгалтерську документацію на підставі статті 9 пункту 8 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову  звітність в Україні» та пункту 6  
Положення про головних бухгалтерів несе попередній головний бухгалтер, що склав та підписав відповідні носії облікової інформації.

Функції головного  бухгалтера такі:

загальне керівництво  процесом бухгалтерського обліку;

організація бухгалтерського  обліку, контролю та аналізу;

керівництво структурним  підрозділом;

підготовка прийняття  управлінських рішень на керівному  рівні установи чи організації.

Відповідно до зазначених функцій у процесі своєї діяльності головний бухгалтер має забезпечувати:

своєчасне вироблення та реалізацію облікової політики установи (за всіма її складовими);

законність, своєчасність і правильність оформлення носіїв облікової  інформації;

повноту обліку коштів загального та спеціального фондів;

достовірність обліку витрат та видатків, обліку виконання  кошторису доходів і видатків установи;

точність обліку результатів виконання кошторису  доходів і видатків установи;

правильність нарахування  відповідних категорій виплат, утримань та нарахувань і своєчасність розрахунків  з робітниками і службовцями, стипендіатами, позабюджетними соціальними  фондами, з державним бюджетом тощо;

повноту обліку товарно-матеріальних цінностей та контроль за їх збереженням;

повноту та своєчасність розрахунків з дебіторами і кредиторами  установи;

здійснення контрольної  та аналітичної роботи господарської  діяльності установи чи організації;

повноту, достовірність  та своєчасність інформаційної бази облікових даних для прийняття  управлінських рішень;

зберігання носіїв облікової інформації тощо;

зміцнення фінансової дисципліни.

За широкого спектра  функцій і обов’язків головному  бухгалтерові надаються права у  частині:

встановлення посадових  обов’язків для своїх підлеглих;

вимог до структурних  підрозділів щодо дотримання порядку  оформлення операцій і подання їх до бухгалтерії;

участі в прийомі, призначенні і переміщенні працівників  бухгалтерської служби та матеріально відповідальних осіб;

візування угод на отримання  та відпуск товарно-матеріальних цінностей, на виконані роботи, надані послуги, а також наказів про встановлення посадових окладів, надбавок до заробітної плати, преміювання тощо;

пропозицій до керівництва  стосовно раціонального і ефективного  використання коштів загального та спеціального фондів державного бюджету;

перевірки порядку  приймання, оприбуткування і витрачання товарно-матеріальних цінностей у  структурних підрозділах.

Головний бухгалтер  несе відповідальність за неправильне  ведення бухгалтерського обліку, що призвело до викривлення звітності; несвоєчасність і неправильність проведення звірок операцій за поточними, реєстраційними та особовими рахунками, а також  за розрахунками з дебіторами і кредиторами; оформлення операцій із закупівлі товарно-матеріальних цінностей без проведення тендерних  торгів; порушення порядку списання з бухгалтерського балансу нестач, дебіторської заборгованості, інших  втрат та товарно-матеріальних цінностей; складання недостовірної бухгалтерської звітності; прийняття до виконання  і оформлення документів за операціями, що суперечать установленому порядку приймання, оприбуткування, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей; інші порушення положень і інструкцій з бухгалтерського обліку.

Як уже зазначалось, головний бухгалтер повністю підпорядковується  керівникові установи чи організації. Проте в разі виникнення розбіжностей між головним бухгалтером і керівником установи (організації) конфліктну ситуацію розв’язує керівник вищої організації (розпорядник коштів вищого рівня). Так, головному бухгалтерові забороняється приймати до виконання і оформлення документи за операціями, які суперечать законодавству і встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей тощо. У разі отримання від керівника установи письмового розпорядження на виконання подальших дій щодо зазначеного носія інформації головний бухгалтер письмово доводить до керівника ступінь протизаконності таких операцій. Отримане головним бухгалтером повторне письмове розпорядження є підставою для здійснення операцій, відповідальність за які несе керівник установи безпосередньо. Факт прийняття відповідного рішення за зазначеною ситуацією керівник установи доводить до відома керівника вищої установи, який і розглядає конфлікт.

Так само, як і керівник установи, головний бухгалтер несе відповідальність за порушення правил і положень, що регламентують фінансово-господарську діяльність, а також за порушення  термінів подання бухгалтерської звітності  до відповідних органів. Аби запобігти  порушенням зазначених обов’язків головного  бухгалтера, трудового режиму установи, зловживанням і т. ін., передбачено  систему заходів, що охоплює розглянуті далі види відповідальності.

1. Дисциплінарна  — форма впливу на порушників  трудової дисципліни. Порядок застосування  цього виду відповідальності  регулюється безпосередньо статтями 147—157 Кодексу законів про працю  в Україні та Типовими правилами  внутрішнього трудового розпорядку  для робітників і службовців  підприємств, організацій, установ,  затверджених Державним Комітетом  праці СРСР від 20.07.84 № 213. Вирізняють  такі стягнення в межах цього  виду відповідальності:

зауваження;

догана;

сувора догана;

переведення на нижчу  посаду зі зменшенням заробітної плати;

звільнення.

2. Матеріальні зобов’язання  працівника, що обіймає посаду  головного бухгалтера, — відшкодувати  збитки, завдані установі чи організації  в результаті порушення покладених  на нього трудових обов’язків. Така відповідальність виникає  після спричинення збитку незалежно  від притягнення до інших видів  відповідальності. Основні умови  реалізації матеріальної відповідальності регулюються розділом ІХ Кодексу законів про працю в Україні «Гарантії при покладенні на працівників матеріальної відповідальності за шкоду, заподіяну підприємству, установі чи організації».

3. Адміністративна  відповідальність — результат  протиправних дій (чи бездіяльності), які зазіхають на громадський  порядок, власність, права і  свободи громадян, на встановлений  порядок управління адміністративного  правопорушення.

Щодо головного  бухгалтера під категорію адміністративних правопорушень підпадають такі їх види:

порушення законодавства  у фінансовій сфері;

порушення законодавства  про бюджетну систему;

ухилення від реєстрації в органах пенсійного забезпечення та інших позабюджетних соціальних фондах платників обов’язкових страхових внесків, а також порушення порядку обчислення і сплати внесків;

ухилення від сплати податків, заниження суми податкових зборів, інших платежів, приховування об’єктів оподаткування тощо.

Порядок та умови  застосування адміністративної відповідальності регулюються Кодексом України про  адміністративні правопорушення, розділ 12 «Адміністративні правопорушення в  галузі торгівлі, громадського харчування, сфері послуг, у галузі фінансів і підприємницької діяльності», розділ 15 «Адміністративні правопорушення, що зазіхають на встановлений порядок  управління» та Законом України  «Про державну податкову службу»  від 04.12.90 № 509-ХІІ. Основним видом стягнень щодо порушень у сфері фінансово-господарської  діяльності є штраф.

4. Кримінальна відповідальність  настає після вчинення особою  дії, яка містить у своєму  складі кримінальний злочин. До  таких дій відносять:

безпідставну невиплату  заробітної плати, стипендії, пенсії чи інших виплат, установлених законом, більш ніж за один місяць;

привласнення чи розтрату майна, коштів;

значну майнову  шкоду;

незаконні дії з  документом на переказ;

порушення законодавства  про бюджетну систему;

ухилення від сплати податків, зборів, інших обов’язкових платежів.

Основними видами стягнення  в разі цього виду відповідальності є штраф, звільнення із забороною  обіймати посаду головного бухгалтера, арешт, конфіскація майна. Порядок  покарання та механізм визначення кримінальної відповідальності регулює Кримінальний кодекс України (розділ V «Злочини проти  виборчих, трудових та інших особистих  прав, свобод людини і громадянина», розділ VІ «Злочин проти власності», розділ VІІ «Злочин у сфері господарської  діяльності»). Зауважимо, що звільнення з посади не є підставою для  припинення накладених стягнень та не позбавляє від відповідальності за скоєні протиправні дії.

Оскільки до функціональних обов’язків головного бухгалтера належить не лише керівництво обліковим процесом в установі, а й керівництво підрозділом — колективом людей, головний бухгалтер повинен:

мати широке загальне уявлення про стан справ за межами свого підрозділу, усвідомлювати  сутність процесів у суспільстві  та робочому колективі і бути здатним  гнучко на них реагувати;

творчо підходити  до справи і вміти мотивувати дії  власні та персоналу;

бути схильним і  здатним до творчої співпраці  на всіх рівнях;

уміти планувати, виконувати плани, а також аналізувати й  оцінювати здобуті результати;

бути здатним приймати оперативні та зважені рішення;

готовим до розробки програми розвитку відділу та його персоналу.