Автор: Пользователь скрыл имя, 27 Февраля 2012 в 18:11, диссертация
Мета роботи полягає у дослідженні та аналізі організаційних структур управління підприємства, розробці шляхів вдосконалення та поліпшення праці
Задачі проекта:
1) розкрити сутність організаційних структур управління;
2) охарактеризувати та порівняти організаційні структури управління, та дослідити організаційну структуру управління ТОВ “ Зоя”;
3) та запропонувати заходи по вдосконаленню організаційних структур управління ТОВ “ Зоя”;
Вступ 3
1. Теоретичні питання структури управління організацією
1.1. Суть організаційних структур управління та принципи їх побудови 5
1.2. Порівняльна характеристика організаційних структур управління організацією 7
1.3. Фактори вибору організаційних структур управління 14
2.Дослідження організаційної структури управління ТОВ “Зоя”
2.1. Характеристика господарської діяльності підприємства 25
2.2. Аналіз організаційної структури управління ТОВ ‘’Зоя’’ 27
2.3. Аналіз впливу характеру діяльності на розмір і внутрішню культуру організації 39
2.4. Основні аспекти організаційного процесу 45
2.5. Аналіз діяльності торгового відділу 56
2.6. Аналіз функцій маркетингу та торгової діяльності організації 61
2.7. Вплив зовнішніх факторів на організаційну структуру управління ТОВ ‘’Зоя’’67
3.Вдосконалення організаційної структури управління ТОВ ‘’Зоя’’
3.1. Заходи по вдосконаленню організаційної структури управління ТОВ ‘’Зоя’ 73
Висновки 77
Список використаної літератури
Наведемо конкретний приклад передачі лінійних повноважень в ТОВ «Зоя»: так в права директора входить перевірка філій підприємства в межах своїх повноважень, він в свою чергу делегує це повноваження начальнику торгового відділу в обов'язки якого входить вчасне проведення перевірки роботи торгових точок. Так як у начальника торгового відділу знаходиться у підпорядкуванні три організатори оптово-роздрібної торгівлі, що виконують функції ревізорів, то він делегує їм виконання поставленого завдання і вони виїжджають на місце розміщення торгових точок організації і здійснюють ревізію в кожному магазину і двох магазинах. Дані про проведену ревізію надаються економісту і в бухгалтерію, і після оформлення цих даних у форму спеціальної звітності вона подається директорові на ознайомлення.
Отже, делегування лінійних повноважень створює ієрархію рівній управління організації. Цей процес називається скалярним процесом або ланцюгом команд[20, с. 315].
Розглянемо також функціонування організації щодо прийняття рішень. Від процесу та швидкості прийняття рішень залежить взаємовідносини певних структурних підрозділів.
Так як одним з основних завдань ТОВ «Зоя»у здійснення комерційно-посередницької діяльності то діяльність організації безпосередньо пов'язана з одержанням прибутку і забезпеченням рентабельності кожної торгової точки. Вирішення проблем пов'язаних з цим завданням потребують персоналізації рішень. Наведемо приклад взаємодії структурних підрозділів при вирішенні проблеми нерентабельності деяких магазинів.
Організатори оптово-роздрібної торгівлі торгового відділу, які виконують функції ревізорів, одержують звітність від кожного магазина про реалізовану продукцію і подають до бухгалтерії економісту. Економіст розраховує рентабельність по магазинах м. Київа та м. Біла Церкви, провадить економічний аналіз одержаних розрахунків, і надає його директору на розгляд. директор повинен зрозуміти проблему, а для цього необхідно чітке бачення мети і правильна оцінка ситуації, тобто існуючих обставин. Якщо обставини , що призвели до виникнення даної проблеми швидко змінюються погіршуючи ситуацію, то проблема потребує швидкого вирішення . Інакше ситуація може настільки змінитися, що раніше обрані критерії для прийняття рішення виявляться недійсними.
Директору для встановлення причин нерентабельності окремих магазинів скликає збори робітників цих магазинів, торгового відділу і бухгалтерії. Причинами нерентабельності магазинів можуть бути: розміщення у містах невеликого скупчення людей, далеко від зупинок і торгових центрів, перевитрати на утримання і обслуговування даної торгової площі, невміння продавця так розкласти товар і організувати вітрину, щоб це приваблювало покупців, а може й просто його недоброзичливість до клієнтів. Після встановлення причини виникнення проблеми слід визначити можливі варіанти її вирішення. Рішення слід приймати і провадити в життя, поки інформація і припущення, на яких вони грунтуються, залишаються точними і релевантними. Тому у випадку з нерентабельними магазинами необхідно швидке прийняття рішень. Якщо директор вирішить закрити нерентабельні магазини то наказ і розпорядження про це торкнеться торгового відділу, відділу виробничого-технічного забезпечення, начальника даного магазина та бухгалтерії і швидкість вирішення проблеми буде залежати від узгодженої діяльності вказаних відділів.
2.5. Аналіз діяльності торгового відділу
Так як ми аналізуємо комерційну організацію, то головним підрозділом в її структурі є торговий відділ, від успішного функціонування якого залежіть успіх всієї організації, тому він заслуговує більшої уваги. Проведемо детальний аналіз цього відділу. Торговим відділом керує начальник, який підпорядковується директору організації, тобто призначається, переміщується і звільняється з даної посади директором. В своїй діяльності керується правилами роботи оптово-роздрібної торгової мережі, питаннями розповсюдження товарів оптом та у роздріб, нормативними документами та посадовими інструкціями. В свою чергу у підпорядкуванні організатора оптово-роздрібної торгівлі по м.Киів знаходиться завідуючі магазинами "Господарка" , а також 40 продавців, що працюють в магазинах. У підпорядкуванні організатора оптово-роздрібної торгівлі по м. Біла Церква знаходяться організатори роздрібної торгівлі на місці, а вже йому підпорядковується 22 продавці, що працюють в магазинах і електромеханік. (рис. 2.5)
Директор
Начальник торгового відділу
Організатор оптово-роздрібної
Торгівлі по м. Київ
Техничними
Та організаційним
Питанням
Завідуючий Завідуючий організатор електромеханік
магазином 1 магазином 2 оптово-
роздрібної
торгівлі
Рис. 2.5 Організаційна структура торгового відділу ТОВ «Зоя»
Одним з напрямків розподілу праці в організації є формування задач. Задача - це преписана робота, серія робіт або частина роботи, яка повинна бути виконана , раніш встановленим способом і в раніш обумовлений термін. Задачі призначаються не працівникові, а його посаді. Задачі організації традиційно поділяються на три категорії: робота з людьми, предметами та інформацією. [20, с. 92-93] В даному випадку начальник торгового відділу займається в основному, роботою, яка полягає у контактуванні з людьми та складанні документів. В його задачі входить: організація вивчення попиту, укладання угод на постачання товарів; надання методичної та практичної допомоги продавцям оптово-роздрібної торгівлі, налагодження реклами, організація вивчення та розповсюдження досвіду з питань торгівлі оптом та роздріб; організація контролю за виконанням на робочих місцях правил охорони праці; здійснення заходів по зменшенню скарг на роботу відділу, організація розслідування заяв і пропозицій, що надходять; здійснення якісного складання замовлень на товари, які включені до каталогу ТОВ “Зоя”, контролювання відповідності цін на товари.
Отже, аналізуючи задачі начальника торгового відділу можна судити про функціонування відділу в цілому. Начальник виконує свої завдання делегуючи частину своїх повноважень організаторам оптово-роздрібної торгівлі по м. Київ, м. Б.Церква , які в свою чергу приймають замовлення на постачання окремих видів товарів, які користуються підвищеним попитом. Заяви надходять до начальника, який, на їх основі, вивчає попит і укладає угоди на постачання потрібних товарів. Отримавши, згідно укладених угод, товари він встановлює на них відповідні ціни.
Потім начальник готує розпорядження по регіонам на товари, складає накладні і необхідна продукція в необхідній кількості надходить до торговельної мережі в м. Київ. В м. Біла Церква її одержує організатор оптово-роздрібної торгівлі, який розподіляє її по 17 магазинам.
Якщо ж продукція залишається нереалізованою, то вони повертаються до складу. Це фіксується у звітній формі кожним продавцем і передається до відповідного організатора оптово-роздрібної торгівлі.
Далі цикл повторюється , керівники магазинів складають звіти про реалізовану продукцію, вони надходять до організаторів оптово-роздрібної торгівлі, які на їх основі складають заяви на постачання того чи іншого товару, проводять аналіз діяльності і реалізації продукції. На основі цієї інформації начальник вивчає попит, приймає певні рішення і заходи по покрашенню реалізації товарів.
Також, у звітні періоди, начальник відділу організовує перевірку магазинової мережі в містах, яку здійснюють організатори оптово-роздрібної торгівлі по м. Київ та м. Б.Церква.
Таким чином відбувається спеціалізація тобто поділ роботи на більш мілкі операції, що підвищують продуктивність, а отже знижуються потенційні витрати, які вимірюються витратами часу. Чим швидше організація відреагує на зміну попиту споживачів тим більша ймовірність одержання прибутку від цього.
Зміст кожного завдання визначається рядом факторів: вимогами ринку; кваліфікацією працівників; вибором технології; характером послуги (індивідуальна чи колективна).
По суті торговий відділ в організації виконує одну з важливіших функцій, без якої неможливе успішне функціонування організації, це функція маркетингу. Ця функція визначає поведінку організації на ринку і внутрішні процеси функціонування організації, що дозволяють їй здійснювати той варіант поведінки, який виявляється найбільш успішним. Основою цієї функції є забезпечення збуту товарів та послуг, а в умовах ринкової економіки це не так просто. Тому на думку автора, доцільно вести до штату працівників організації посади маркетолога та менеджера.
Діяльність торгового відділу залежить від здійснення багатьох процесів іншими відділами, таких як експедирування товарів, відділ виробничо-технічного забезпечення та бухгалтерія. Всі ці відділи беруть участь у збуті товарів. Так відділ виробничо-технічного забезпечення відповідає за транспортування. Тип транспортування в значній мірі залежить від виду товару, відстані та типу самого ринку.
Функція збуту також передбачає стандартизацію і сортування отриманого товару. Цю функцію здійснює відділ експедирування. Необхідно забезпечити відповідність товару необхідним стандартам, а також сортуванню, тобто розподілу по сортам різних категорій товару. Саме цим займаються сортувальники відділу експедирування при отриманні товарів від постачальників. Стандартизація і сортування дозволяють бути впевненим, що товар є таким, яким його уявляє покупець.
Акт фінансування теж є необхідним елементом функції збуту. Цією проблемою займаються бухгалтерія і економіст. Іноді виникає необхідність зберігати товар, тому що він є, наприклад, сезонним або тому, що необхідний час для його транспортування до оптово-роздрібної торговельної мережі. Виникає необхідність у фінансуванні того, щоб купити товар у постачальника, профінансувати зберігання, транспортування та інші операції збуту.
Отже, на основі проведеного аналізу робимо висновок, що :
1) торговий відділ в більшій мірі залежить від зміни зовнішнього середовища і функціонування інших відділів організації відділу експедирування, відділу виробничо-технічного забезпечення та бухгалтерії;
2) працівники торгового відділу, їх рівень кваліфікації майже не впливає на характер робочих завдань, тому що наймання працівників до цього відділу здійснюється відповідно до завдань які вони мають виконувати. Для цього проводиться аналіз змісту роботи на основі якого проводяться заходи по плануванню, набору працівників. На основі даної інформації створюється посадова інструкція, яка є перечнем основних обов'язків, необхідних знань і навичок, а також прав працівників. Така посадова інструкція існує, в даному випадку, для посади начальника відділу торгівлі;
3) У торговому відділі існує 3 рівні управління і звужений діапазон контролю, це пояснюється існуванням оптово-роздрібної торговельної мережі в м. Б. Церква та м. Київ;
4) задачі та операції торгового відділу повністю стандартизовані;
5) норма управління в підрозділі досить оптимальна. У відділі безпосередньо начальнику звітуються три організатори оптово-роздрібної торгівлі і інструктор по експлуатації, виробничо - .технічним та організаційним питанням.
6) було виявлено необхідність введення до штату працівників посади маркетолога та менеджера та необхідність скорочення посад начальників опта та роздрібу.
2.6. Аналіз функцій маркетингу та торгової діяльності організації
Аналіз зовнішнього середовища в цілому дозволяє виявити чи має фірма внутрішні сили, щоб використати можливості, які внутрішні слабкі місця можуть ускладнити майбутні проблеми, які пов’язані з зовнішніми непередбаченостями. Метод, який використовують для діагностики внутрішніх проблем називають управлінським дослідженням, яке базується на комплексному дослідженні різних функціональних зон організації і в залежності від поставленої задачі може бути методично простим або складнішим [10,с.122].
Для виявлення внутрішніх слабких місць проаналізуємо дві функціональні зони – маркетинг і торгівлю.
При аналізі функцій маркетингу було виділено п’ять основних елементів:
1. Конкурентоздатність. Організація має свого споживача оскільки частина товарів є унікальною, але вона має також численних дрібних конкурентів. Слабким місцем тут є проблема частного постачання товарів до споживачів.
2. Розмаїття та якість асортименту. Це елемент багато в чому визначає стійкість організації. Організація повинна визначити які товари приносять більше прибутку, основна частина якої продається тільки в магазинах ТОВ «Зоя», або це товари, які можна знайти на ринках за більш низькими цінами, і чи варто торгову площу товарами, які пропонуються лише для асортименту.