Анализ численности работников

Глава 1.Анализ численности работников.

Работники предприятия могут быть постоянными, временными, сезонными или принятыми для выполнения разовых работ. В числе показателей, характеризующих численный состав работников, в первую очередь следует назвать общую и списочную численность. Общая численность работников — это общее количество физических лиц, включенных в трудовые отношения с работодателем. Списочная численность выражает количество работников предприятия за какой-то период с учетом времени их работы. Она определяет потребность в работниках для полного укомплектования рабочих мест и замены работников, отсутствующих по уважительным причинам. Иногда в списочной численности выделяют еще понятие явочной численности работников. Явочная численность — это необходимое количество работников с учетом числа рабочих мест и нормы времени их работы. Явочная численность (Я) определяется по формуле 
 
Я = (Р х Пр) / Нр

где Р — число рабочих мест; Пр — время работы предприятия за какой-то период; Нр — норма работы одного работника за период, дней или часов. 
Списочная численность работников (С) определяется на основе явочной численности: 
С = (Я х Т) / Д

где Т — число рабочих дней в анализируемом периоде за исключением выходных и праздничных дней; 
Д — число рабочих дней за исключением отпусков и дней возможной неявки работников по другим уважительным причинам, например в связи с учебой или болезнью. 
    Списочный состав включает всех работников, принятых на постоянную, сезонную и временную работу на срок один день и более со дня их зачисления на работу. Списочная численность рассчитывается с учетом как фактических работников, так и отсутствующих, как лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера, так и совместителей. 
    Расчет общей и списочной численности работников может производиться на определенную дату или в среднем за период. В экономических расчетах чаще применяются средние за какой-то период показатели, Так, среднесписочная численность работников предприятия за конкретный период определяется путем суммирования списочного состава 64 работников за каждый календарный день этого периода, включая нерабочие, и деления полученной суммы на число календарных дней в данном периоде. Аналогичный расчет может быть выполнен с использованием фактического и нормативного времени работы, выраженного в часах. 
    При расчете потребности в персонале рекомендуется вначале определять численность основных работников, затем вспомогательных работников и лишь потом административно-управленческого персонала (АУП). Такой подход объясняется ролью работников массовых профессий, выполняющих основной объем работы на предприятии. 
    Методика расчета численности работников, предприятия учитывает особенности видов деятельности. Так, расчет численности на производственном предприятии отличается от аналогичного расчета на торговом или сельскохозяйственном предприятии. 
На производственном предприятии численность работников основной работы (Ч) определяется, как правило, с учетом объема работы, нормы выработки и бюджета времени одного работника:

Ч = О /(Н х Б)

где О — объем работы, или производственная программа, с учетом трудоемкости работ; Н — норма выработки; 
Б — бюджет (норма) времени одного работника на рассматриваемый период. 
П р и м е р. На производстве намечается годовой объем работы в количестве 340 тыс. единиц продукции. Норма выработки — 270 ед. Число рабочих дней — 252. Тогда необходимое число рабочих основной работы составит:

Ч = 340000 / 270x252 =5(человек).

Потребность в служащих, в том числе специалистах, рекомендуется рассчитывать с учетом необходимых функций управления и факторов деятельности на основе имеющегося объема работ. Расчет также может выполняться с использованием нормативов численности работников. Младший обслуживающий персонал можно рассчитывать на основе укрупненных норм обслуживания, например число уборщиков помещения определяют исходя из его площади. В любом случае указанные методы надо рассматривать как рекомендации. Окончательное решение остается за работодателем или руководителем предприятия, который учитывает целесообразность выполнения работ, наличие средств и.т.п. 

Мерой оценки затрат труда является рабочее время. Рабочее время — это мера продолжительности участия работника в трудовой деятельности, установленная законодательно. Согласно КЗоТ нормальная продолжительность рабочей недели не может превышать 40 ч. На основе этой нормы определяется время рабочего года. Оно отличается от времени календарного года. Для определения времени рабочего года составляется баланс рабочего времени. Рассмотрим структуру баланса рабочего времени:

календарный фонд рабочего времени (К) рассчитывается как произведение количества календарных дней периода и среднесписочной численности работников;

2) табельный фонд рабочего времени (Тф) рассчитывается по формуле 
Тф = К-В~П, где В — число выходных дней в году всех работников; П — число праздничных дней в году всех работников;

3) максимально возможный фонд рабочего времени (М): 
м = тф-о, 
где О — число дней очередных отпусков работников; 
4) явочный фонд рабочего времени (Я):

я = м-я, 
где Я — неявки работников по различным причинам (по болезни, с разрешения администрации, прогулы и проч.); 
5) фактически отработанное время (Ф): 
Ф = Я-РП> 
где Рп — простои (целодневные). 
    Первые показатели указанной структуры баланса рабочего времени (1 - 3) обычно указываются в плановом производственном табеле-календаре года. 
    Для удобства расчетов рабочего времени месяца используют показатели среднемесячного фонда рабочего времени. Они составляют: 
для 40-часовой рабочей недели — 169,2 ч; 
для 36-часовой,рабочей недели — 152,3 ч; 
для 30-часовой рабочей недели — 126,9 ч

Рабочее время учитывается при составлении графика сменности (работы), в табеле учета использования рабочего времени, при расчетах норм труда и при начислении заработной платы. 
    График сменности (работы) — это плановый документ, регламентирующий время начала и окончания работы для каждого работника по дням месяца. При построении графика за основу берется плановое рабочее время месяца, но все расчеты ведутся с учетом правил внутреннего трудового распорядка, которые утверждаются администрацией предприятия по согласованию с профсоюзной организацией, а для предприятий сферы обслуживания — по согласованию и с органами местного самоуправления. В графике сменности должно быть отражено время перерывов на Обед, если оно является скользящим. Важно, чтобы общее число часов работы за месяц совпало с нормой времени данного периода. 
    График утверждается руководителем подразделения по согласованию с руководителем профсоюзной организации, как правило, за месяц до начала планового периода. 
    Для учета фактически отработанного времени каждым работником за месяц ведется табель учета использования рабочего времени. Табель заполняется ежедневно руководителем подразделения в конце рабочего дня по фактическому положению дел. В конце месяца табель подписывается руководителем и представляется в бухгалтерию для учета при начислении заработной платы. Бухгалтер, начисляющий заработную плату, сверяет два документа: график и табель. Расхождения между ними свидетельствуют о сверхурочной работе, работе в выходные и праздничные дни, О днях прогулов, невыходов на работу по болезни и о других изменениях относительно плана, что учитывается при начислении заработной платы работников. Однако в современных условиях для оплаты часов работы сверх плана требуется документ, подтверждающий необходимость такой работы, — решение (приказ, распоряжение и др.) администрации предприятия, согласованное с профсоюзной организации как правило, за месяц до начала планового периода.  

Для учета фактически отработанного времени каждым работником за месяц ведется табель учета использования рабочего времени. Табель заполняется ежедневно руководителем подразделения в конце рабочего дня по фактическому положению дел. В конце месяца табель подписывается руководителем и представляется в бухгалтерию для учета при начислении заработной платы. Бухгалтер, начисляющий заработную плату, сверяет два документа: график и табель. Расхождения между ними свидетельствуют о сверхурочной работе, работе в выходные и праздничные дни, О днях прогулов, невыходов на работу по болезни и о других изменениях относительно плана, что учитывается при начислении заработной платы работников. Однако в современных условиях для оплаты часов работы сверх плана требуется документ, подтверждающий необходимость такой работы, — решение (приказ, распоряжение и др.) администрации предприятия, согласованное с профсоюзной организацией. 
    Рабочая неделя может быть пятидневной или шестидневной. При пятидневной рабочей неделе устанавливаются два выходных дня, а продолжительность ежедневной работы составляет 8 ч. При шестидневной рабочей неделе устанавливается один выходной День, а продолжительность ежедневной работы составляет не более 7 ч. 
    Время работы накануне Праздничных дней сокращается на 1 ч. 
    В условиях рынка приобретает актуальность возможность работы неполное рабочее время. Так, по согласованию с администрацией предприятия работник может работать неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, что удобно, например, женщинам, имеющим малолетних детей, многодетным матерям, молодежи, обучающейся без отрыва от производства, и др. При работе неполное рабочее время оплата труда производится пропорционально отработанному времени или в зависимости от выработки. 
    Время, пребывания работника на работе включает время работы и время перерывов. В соответствии с выполняемой работой время работы может быть основным, вспомогательным, подготовительно-заключительным и временем обслуживания рабочего места. Перерывы и соответственно затрачиваемое на них время могут как зависеть, так и не зависеть от работника. Например, в торговле основным временем продавца считается время обслуживания им покупателей, вспомогательным — время на доставку товаров со склада в торговый зал, на подсчет чеков и т. д.; перерывы, не зависящие от работника, — это простои при отсутствии покупателей, а зависящие от работника, — это беседы с коллегами на темы, не имеющие отношения к процессу торгового обслуживания. 
    Наличие перерывов в работе характеризует уровень культуры обслуживания и этику работника предприятия, а их сокращение является фактором роста производительности труда. 
    На основе условий (форм) трудового найма и учитывая рекомендации по определению численности работников и их состава разрабатывается штатное расписание предприятия, которое утверждается работодателем. Штатное расписание — это документ, указывающий обязательное количество работников по числу, составу, профессиям, специальностям, квалификации, размеру заработной платы за единицу времени и год, а также доплаты, надбавки и сумму среднего размера премий. Эти выплаты составляют годовой фонд средств на заработную плату. Штатное расписание утверждается руководителем предприятия по согласованию с руководителем профсоюзной организации, как правило, на год. Пример штатного расписания предприятия приведен в табл. 3. 
    В случае необходимости штатное расписание может корректироваться в сторону увеличения или уменьшения числа работников, размеров их заработной платы, доплат и надбавок. Но любое изменение возможно при наличии соответствующих документов: положения по оплате труда, нового коллективного договора, решения аттестационной комиссии и др. Все изменения штатного расписания, как и любого другого документа по труду и заработной плате, можно производить только в сроки, предусмотренные трудовым законодательством: как правило, за два месяца до применения. 
    Экономический подход к показателям труда предполагает постоянное изучение фактического положения дел, особенно в сравнении с отчетными и плановыми данными. Анализ численности работников предприятия включает исследование фактической численности работников по профессиям, специальностям, квалификации, доли работников массовых профессий и ее изменения за ряд лет. 
    Особого внимания требует использование рабочего времени. Экономия рабочего времени является важным резервом повышения эффективности труда. Традиционный экономический анализ фонда рабочего времени включает исследование данных по всем работникам коллектива и по каждому работнику в отдельности, а также изучение потерь времени с последующей разработкой мер, направленных на их устранение.

Рассмотрим пример такого анализа. 
    В табл. 4 приведены данные об использовании годового фонда рабочего времени по торговому предприятию (анализируются данные за базисный и отчетный годы). Как показывают исходные данные таблицы и расчеты, фонд рабочего времени всех работников в отчетном году уменьшился против плана на 458 чел.-дней, но увеличился на 127 чел.-дней к прошлому году.

изменилась численность работников: стала меньше плановой на 2 единицы, но больше прошлого года на 0,5 единицы;

изменился фонд рабочего времени, приходящийся на одного человека: уменьшился из-за прогулов и простоев по сравнению с планом на 2 дня и по сравнению с прошлым годом на 1 день.

 
Потери в товарообороте в результате потерь рабочего времени составили: 
1) по сравнению с прошлым годом: 
а) из-за целодневных прогулов и простоев: 
4,81 х 19 = 91,39 (млн. руб.); 
б) из-за увеличения дней отпуска: 
4,81 х 48 = 230,88 (млн. руб.); 
2) по сравнению с планом из-за целодневных прогулов 
и простоев: 
4,81 х 35 = 168,3 (млн. руб.)

Доля потерь рабочего времени в общем его фонде составила; 
35 : 3942 х 100% = 0,9%

Следовательно, основной причиной потерь рабочего времени на предприятии явились прогулы и простои, число которых за анализируемый период увеличилось. (http://laboureconomics.ru/glava4/p42)

2.Анализ производительности труда работников.

Анализ производительности труда работников Изучение показателей производительности труда является важнейшим аспектом оценки эффективности использования трудового потенциала торгового предприятия. Анализ производительности труда включает следующие аспекты: 
- оценка достигнутого уровня производительности труда работников предприятия; 
- выявление соотношения темпов роста производительности труда, численности работников и товарооборота; 
- изучение динамических изменений производительности труда работников в действующих и сопоставимых ценах; 
- определение роли производительности труда работников в наращивании товарооборота предприятия; 
- установление степени влияния различных факторов на изменение производительности труда работников; 
- выявление резервов роста производительности труда и определение направлений ее повышения  
В основе оценки производительности труда как важнейшего показателя эффективности использования трудовых ресурсов лежит сопоставление полученных результатов с трудовыми затратами, связи с этим анализ производится путем сравнения индекса изменения товарооборота, выступающего в качестве основного результативного показателя, и индексов изменения таких ресурсных параметров, как численность персонала и его структура, количество торговых работников, продолжительность рабочего дня, техническая вооруженность работников и др. 
Анализ производительности труда на предприятии требует соблюдения определенной последовательности. Сначала оценивается изменение производительности труда в действующих ценах, затем рассчитывается ее значение в сопоставимых показателях с учетом цен и трудоемкости и, наконец, определяется степень воздействия иных факторов, которые оказали наиболее существенное влияние на динамику выработки. 
Такой анализ начинается с определения стоимостного значения производительности труда и оценки динамики ее изменения за отчетный год в сравнении с динамикой показателей товарооборота и численности работников.  
В ходе анализа можно определить не только влияние товарооборота на производительность труда, но и обратную взаимосвязь этих показателей, то есть выявить, какова роль выработки в достигнутом приросте товарооборота в отчетном году по сравнению с прошлым годом. Доля прироста товарооборота за счет изменения выработки определяется с помощью формулы:

Дт = (1 - (Уч / Ут)) х 100 %, (1.22)

где Дт - доля прироста товарооборота за счет производительности труда, %;  
Уч - темп прироста численности работников, %;  
Ут - темп прироста товарооборота в текущих ценах, % [15, C.95; 25, C.271]. 
В процессе анализа необходимо учитывать, что стоимостной показатель производительности труда изменяется в результате воздействия разных причин, но в наибольшей степени он отражает действие факторов роста (снижения) товарооборота. Среди этих факторов самыми существенными являются изменение цен, повышение которых увеличивает товарооборот и. соответственно, выработку, а также структурные сдвиги в ассортименте, когда, например, повышение доли малотрудоемких и дорогостоящих товаров, то есть снижение трудоемкости, ведет к возрастанию производительности труда. Поэтому для оценки реальной динамики производительности труда необходимо элиминировать влияние этих факторов с помощью индекса цен и индекса трудоемкости, используя следующую формулу:

Упт соп = (Упт / Уцен) х Утруд,

где Упт соп – индекс производительности труда в сопоставимом выражении; 
Упт – индекс производительности труда в действующих ценах; 
Уцен – индекс цен на товары (услуги); 
Утруд – индекс трудоемкости реализации товаров [25, C.272]. 
В ходе дальнейшего анализа необходимо выявить и изучить степень воздействия на производительность труда других факторов, которые оказывают существенное влияние на величину и динамику этого показателя. Наиболее часто к таким факторам относят изменение структуры персонала, уровень технической оснащенности, эффективность использования рабочего времени и ряд других.  
Анализируя производительность труда, необходимо учитывать, что степень участия в достижении товарооборота разных категорий работников различна. Наиболее тесно с процессом реализации товаров связаны работники торговой группы, поэтому изменение величины их выработки (с учетом сопоставимого товарооборота), а также доли торгово-оперативного персонала в общей численности работников предприятия оказывает определенное влияние на среднюю производительность труда. Аналитические расчеты степени влияния этих факторов производятся методом цепной подстановки по следующей формуле:

ПТ = Тсоп / Чо = (Тсоп / Чт) х (Чт / Чо) = ПТторг х Дторг

где ПТ - производительность труда работников предприятия, тыс. руб.;  
Тсоп - товарооборот в сопоставимых ценах, тыс. руб.;  
Ч0 - численность работников предприятия, чел.;  
Чт - численность работников торговой группы, чел.;  
ПТторг - производительность труда работников торговой группы, тыс. руб.;  
Дторг - доля работников торговой группы в общей численности, выраженная коэффициентом [25, C.276]. 
При необходимости в указанную формулу может быть включен показатель удельного веса продавцов в составе торгово-оперативного персонала в целях выявления степени влияния именно этой категории работников. 
На производительность труда работников существенно влияет эффективность использования рабочего времени торгово-оперативного персонала как одного из важных элементов организации их труда. Чем меньше потери рабочего времени (вследствие, например, сокращения простоев, прогулов, болезней и т. п.), тем больше фонд рабочего времени и выше выработка на одного торгового работника, а, следовательно, и средняя производительность труда в целом по предприятию. 
Форму взаимосвязи производительности труда и основных факторов степени использования рабочего времени торгового персонала можно выразить следующим образом: