Содержание
1. Организация
работы ведомственного архива
1.1. Общие положения
1.2. Состав документов
архива
1.3. Задачи и функции
архива
1.4. Права архива
1.5. Ответственность
заведующего архива
1.6 Работа ведомственного
архива на таможне
2. Экспертиза
ценности документов
2.1 Порядок проведения
экспертизы ценности документов
2.2 Организация
проведения экспертизы ценности
документов
Практическая
часть
Список литературы
1.Организация работы
ведомственного архива.
1.1. Общие положения
1.1. Документы государственного учреждения,
организации, предприятия, имеющие историческое,
культурное, научное, социальное, экономическое
и политическое значение, составляют государственную
часть Архивного фонда Российской Федерации,
являются собственностью государства
и подлежат постоянному хранению в государственных
архивах Российской Федерации.
До передачи на государственное хранение
эти документы временно, в пределах, установленных
Государственной архивной службой Российской
Федерации, хранятся в учреждениях, организациях,
на предприятиях.
1.2. Учреждения обеспечивают сохранность,
учет, отбор, упорядочение и использование
документов Архивного фонда Российской
Федерации, образующихся в их деятельности.
В соответствии с правилами, устанавливаемыми
Государственной архивной службой, обеспечивают
своевременную передачу этих документов
на государственное хранение.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой
и передачей архивных документов, производятся
силами и за счет учреждений.
За утрату и порчу документов Архивного
фонда Российской Федерации должностные
лица учреждений несут ответственность
в соответствии с действующим законодательством.
1.3. В учреждениях для хранения документов
Архивного фонда Российской Федерации
и законченных делопроизводством документов
практического назначения, их отбора,
учета, использования и подготовки к передаче
на государственное хранение создаются
архивы.
Учреждения обеспечивают архивы необходимым
помещением, оборудованием и кадрами.
1.4. Архив учреждения создается как самостоятельное
подразделение, возглавляемое заведующим
архивом, либо его функции возлагаются
на лицо, ответственное за ведение архива.
1.5. В своей работе архив учреждения руководствуется
законодательством Российской Федерации,
законодательными актами по архивному
делу, приказами, указаниями вышестоящих
организаций, руководства учреждения,
правилами и другими нормативно-методическими
документами Комитета по делам архивов
при Правительстве Российской Федерации,
методическими документами соответствующего
учреждения Государственной архивной
службы и настоящим положением.
1.6. Положение об архиве учреждения разрабатывается
на основании Примерного положения и утверждается
руководством учреждения по согласованию
с соответствующим учреждением Государственной
архивной службы.
1.7. Архив учреждения работает по планам,
утверждаемым руководством учреждения
и отчитывается перед ним в своей работе.
1.8. Контроль за деятельностью архива учреждения
осуществляет руководство учреждения.
1.9. Организационно-методическое руководство
деятельностью архива учреждения осуществляет
соответствующее учреждение Государственной
архивной службы.
1.2. Состав документов
архива
В архив поступают:
2.1. законченные делопроизводством учреждения
документы постоянного хранения, образовавшиеся
в деятельности структурных подразделений,
документы временного (свыше 10 лет) срока
хранения, необходимые в практической
деятельности, документы по личному составу;
2.2. документы постоянного хранения и по
личному составу учреждений-предшественников;
2.3. документы постоянного хранения и по
личному составу ликвидированных учреждений,
непосредственно подчиненных данной организации;
2.4. личные фонды ведущих работников учреждения,
поступившие в архив;
2.5. служебные и ведомственные издания;2.6.
научно-справочный аппарат к документам
архива.
1.3. Задачи и функции
архива
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. комплектование документами, состав
которых предусмотрен разделом 2 настоящего
Примерного положения;
3.1.2. учет, обеспечение сохранности, создание
научно-справочного аппарата, использование
документов, хранящихся в архиве;
3.1.3. подготовка и своевременная передача
документов Архивного фонда РФ на государственное
хранение с соблюдением требований, устанавливаемых
Государственной архивной службой РФ;
3.1.4. осуществления контроля за формированием
и оформлением дел в делопроизводстве
учреждения;
3.2. В соответствии с возложенными на него
задачами архив осуществляет следующие
функции:
3.2.1. принимает не позднее, чем через 3 года
после завершения делопроизводством,
учитывает и хранит документы структурных
подразделений учреждения, обработанные
в соответствии с требованиями, установленными
Государственной архивной службой РФ;
3.2.2 разрабатывает и согласовывает с соответствующим
архивным органом графики представлений
описей на рассмотрение экспертно-проверочной
комиссии соответствующего учреждения
ГАС РФ и передачи документов Архивного
фонда РФ на государственное хранение;
3.2.3. составлять и представляет не позднее,
чем через 2 года после завершения делопроизводством,
годовые разделы описей дел постоянного
хранения и по личному составу на рассмотрение
экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной
комиссии соответствующего учреждения
ГАС РФ;
3.2.4. осуществляет учет и обеспечивает
полную сохранность принятых дел;
3.2.5. создает, пополняет и совершенствует
научно-справочный аппарат к хранящимся
в архиве делам и документам, обеспечивает
его преемственность с научно-справочным
аппаратом соответствующего государственного
архива;
3.2.6. Организует использование документов:
информирует руководство и работников
учреждения о составе и содержании документов
архива;
выдает в установленном порядке дела,
документы или копии документов в целях
служебного и научного использования,
для работы в помещении архива;исполняет
запросы организаций и заявления граждан
об установлении трудового стажа и другим
вопросам социально-правового характера,
в установленном порядке выдает копии
документов и архивные справки;
ведет учет использования документов,
хранящихся в архиве;
3.2.7.проводит экспертизу ценности документов,
хранящихся в архиве, участвует в работе
экспертной комиссии учреждения;
3.2.8. оказывает методическую помощь службе
делопроизводства в составлении номенклатуры
дел учреждения, контролирует правильность
формирования и оформления дел в делопроизводстве,
а также подготовку дел к передаче в архив
учреждения;
3.2.9. участвует в проведении мероприятий
по повышению квалификации работников
архива и службы делопроизводства учреждения;
3.2.10. ежегодно представляет в соответствующий
государственный архив сведения о составе
и объеме документов по установленной
форме;
3.2.11. подготавливает и в установленном
порядке передает на хранение в соответствующий
государственный архив документы Архивного
фонда Российской Федерации.
1.4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций
архив имеет право:
4.1. контролировать выполнение установленных
правил работы с документами в структурных
подразделениях учреждения.
4.2. запрашивать от структурных подразделений
учреждения сведения, необходимые для
работы архива, с учетом обеспечения выполнения
всех возложенных на архив задач и функций.
возложенных на архив задач и функций.
1.5. Ответственность
заведующего архива
5.1. Заведующий архивом несет ответственность
за выполнение возложенных на архив задач
и функций.
1.6 Работа ведомственного
архива на таможне
Организации документационного обеспечения
и работы архивов в таможенных
органах, реализации положений новой
редакции Таможенного кодекса Российской
Федерации и выполнения
мероприятий по
преобразованию ГТК России в
Федеральную таможенную
службу:
1.Обеспечивает
организацию делопроизводства
и работу архивов в
соответствии
с утвержденной Типовой инструкцией;
2. Усиливает
внимание к вопросам соблюдения
таможенными постами
порядка подписания
и регистрации документов,
контроля за их
исполнением.
3. Типовая
инструкция по делопроизводству
и работе архива в
таможенных органах
разработана в целях
совершенствования
документационного
обеспечения управления
и повышения его
эффективности
путем унификации состава
и форм управленческих
документов,
технологий работы с ними
и обеспечения контроля
исполнения документов.
Организация
документов в делопроизводстве
представляет собой
совокупность
видов работ, обеспечивающих
сохранность, учет,
систематизацию
документов, формирование и
оформление дел в
делопроизводстве,
их передачу в архив таможенного
органа (далее
именуется -
архив) в соответствии с требованиями,
установленными
государственными
стандартами на документы, нормативно-методическими
документами
Федерального архивного
агентства, а также
соответствующими
нормативно-методическими документами
по архивному
делу и делопроизводству
ФТС России.
Основными видами
работ, обеспечивающими правильную
организацию
документов в
делопроизводстве, являются составление
номенклатур дел
и формирование
дел.
1. Номенклатура
дел предназначена для
организации группировки
исполненных
документов в дела, систематизации
и учета дел,
определения сроков
их хранения и является основой
для составления
описей дел
постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения, а также
используется
в архиве для учета дел
временного (до 10 лет
включительно) хранения.
2. Номенклатура
дел структурного подразделения
составляется
ответственным
за делопроизводство данного подразделения
в последнем
квартале текущего
года, согласовывается с архивным
отделением ОДО,
подписывается
руководителем структурного
подразделения и
представляется
в ОДО.
3. Сводная
номенклатура дел составляется
ОДО на основе
номенклатур дел
структурных подразделений, подписывается
начальником
ОДО, согласовывается
с экспертной комиссией (далее
именуется - ЭК)
таможенного
органа, с экспертно-проверочной
комиссией (далее
именуется -
ЭПК) архивного учреждения,
в который документы
передаются на
государственное хранение, и утверждается
руководителем
таможенного
органа. Согласовывается номенклатура
дел с архивным
учреждением не
реже одного раза в 5 лет, если не
было структурных
изменений в
таможенном органе.
4. Сводная
номенклатура дел печатается
в необходимом
количестве экземпляров.
Первый утвержденный экземпляр номенклатуры
дел является документом
постоянного срока хранения и включается
в
номенклатуру
дел в раздел ОДО. Второй используется
в ОДО в качестве
рабочего. Третий
- применяется в архиве
таможенного органа.
Четвертый - в
государственном архиве.
5. С момента
заведения и до передачи в архив дела
хранятся
по месту их
формирования.
Руководители
структурных подразделений
и ответственные за
делопроизводство
этих подразделений обязаны обеспечивать
сохранность
документов и
дел.
При смене руководителя
ОДО проводится прием-передача
дел,
формируемых
и хранящихся в ОДО,
по номенклатурам дел
за
соответствующие
годы. Прием-передача оформляется
актом
Дела, находящиеся
в рабочих комнатах и специально
отведенных
для этой цели
помещениях, располагаются в вертикальном
положении
корешками наружу
в запираемых шкафах, обеспечивающих
их полную
сохранность, предохраняющих
от пыли и воздействия солнечного
света.
Завершенные дела
постоянного и долговременного
(свыше 10 лет)
сроков хранения
хранятся по месту их формирования
в течение двух
лет, а затем
сдаются в архив.
В целях своевременного
приема от структурных подразделений
и
хранения документов
Государственной части Архивного
фонда Российской
Федерации, документов
временного (свыше 10 лет) срока
хранения,
имеющих практическое
значение, а также документов
по личному
составу,
обеспечения их учета,
упорядочения, сохранности,
использования
и подготовки к передаче
на постоянное хранение
таможенный орган
образует архив, который обеспечивается
необходимыми
помещением, оборудованием
и кадрами.
1. Архив проводит
экспертизу ценности документов
при
отборе их
на постоянное хранение под
методическим руководством
соответствующего
государственного архива.
2. Дела, увязанные
в связки, доставляются в архив
должностными
лицами структурных
подразделений.
Для обеспечения
сохранности документов в архиве
должен
осуществляться
комплекс мер по:
организации хранения,
предусматривающий создание
материально-технической
базы хранения документов (здание и
помещения
хранилищ; средства
хранения документов, охраны
и безопасности
хранения, климатического
контроля и так далее.);
созданию и
соблюдению нормативных условий
хранения документов
(температурно-влажностный,
световой, санитарно-гигиенический,
охранный режимы
хранения).
2. Экспертиза ценности
документов
2.1 Порядок проведения
экспертизы ценности
документов
Экспертизой в
делопроизводстве называется изучение
документов на основе принципов и
критериев из ценности в целях
определения средств хранения и
отбора части из них для длительного
хранения.
ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными
литературными документами, утвержденными
президентом, Правительством и Государственной
архивной службой России. Состав документов,
подлежащих постоянному хранению, а также
длительность хранения остальных документов
определяется Типовыми перечнями документов
с указанием сроков их хранения, составляемыми
и утверждаемыми архивной службой минимальные
сроки хранения, указанные в этих перечнях,
носят нормативный характер и не должны
быть нарушены.
В целях расширения состава документов
и увеличения сроков хранения некоторых
категорий на основе Типового перечня
могут создавать ведомственные (отраслевые)
перечни, имеющие нормативный характер
для организаций данной отрасли после
их утверждения совместно с архивной службой.
Экспертиза ценности проводится обязательно
в следующих случаях:
-при составлении номенклатуры дел;
-при формировании дел и проверке правильности
отнесения документов к делам;
-при подготовке дел к последующему хранению
в архиве;
Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения
нормативно-методических документов его
работе службы делопроизводства и архива
во всех организациях создаются постоянно
действующие экспертные комиссии (ЭК).
В ведомствах создаются центральные экспертные
комиссии (ЦЭК), основные задачи которых
дополняются рассмотрением и согласованием
результатов работы экспертной комиссии
подведомственных организаций. Основанием
для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение,
утвержденное государственной архивной
службой России.
Экспертная комиссия является совещательным
органом, ее решения вступают в силу после
их утверждения руководителем организации
или его заместителем. Секретарем экспертной
комиссии назначается, как правило, секретарь
организации или сотрудник делопроизводственной
службы. Заседания комиссии проводятся
не реже двух раз в год и оформляются протоколами.
ЭЦД проводится на основе перечней документов
с указанием сроков хранения с полистным
рассмотрением дел постоянного хранения
и дел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная
комиссия архивного органа) для дел временного
хранения. При проведении
экспертизы ценности документов в структурных
подразделениях осуществляется отбор
дел постоянного и временного (свыше 10
лет) хранения для передачи в архив; отбор
дел с временными сроками хранения, подлежащих
хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие
годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно проверяются качество
и полнота номенклатуры дел организации,
правильность определения сроков хранения
дел.
Отбор документов постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения проводится путем
полистного просмотра дел. Не допускается
отбор документов для хранения и уничтожения
только на основании заголовков дел.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются
полистному просмотру с целью определения
и выделения из их состава документов,
подлежащих постоянному хранению.
Дела с отметкой "ЭПК", содержащие
документы постоянного хранения, подлежат
переформированию. Выделенные из их состава
документы постоянного хранения присоединяются
к однородным делам или оформляются в
самостоятельные дела.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся
документы временного хранения, определяются
по перечню документов с указанием сроков
их хранения или по номенклатуре дел организации.
Подшивка вновь сформированных дел производится
только после завершения экспертизы ценности
документов.
Архив проводит экспертизу ценности документов
при отборе их на постоянное хранение
под методическим руководством соответствующего
государственного или муниципального
архива.
Подготовка электронных документов к
передаче в архив организации состоит
из следующих этапов:
· проверка физического состояния машинных
носителей, предназначенных для передачи
в архив;
· запись ЭД на машинные носители;
· проверка качества записи;
· описание ЭД;
· проставление архивных шифров на единицах
хранения (на футлярах) в соответствии
с архивной описью (описями) электронных
документов постоянного хранения и по
личному составу;
· подготовка комплекта сопроводительной
документации.
Сопроводительная документация ЭД должна
быть достаточной для обеспечения их сохранности
и использования. В ней отражается следующая
информация: название документа, дата
его создания, характеристика содержания
(аннотация), электронный формат, физическая
и логическая структура (для БД, сайтов
и так далее.), объем документа (для БД также
- количество записей).