Организация как функция управления в таможенных органах

Министерство  образования и науки 

Российской Федерации 

Федеральное агентство  по образованию 

Государственное образовательное учреждение 

высшего профессионального  образования 

«Оренбургский государственный университет» 

Финансово-экономический  факультет 

Кафедра Таможенного  дела 

Реферат по дисциплине 

«Управление в  таможенных органах» 

Организация как  функция управления в таможенных органах 
 

Руководитель  работы: 

_______Рожкова  Ю.В. 

«___»_________2009 г. 

Исполнитель: 

студент гр. 06-ТД-1, ФЭФ 

______Чумаков С.В. 

«___»_________2009 г. 

Оренбург 2009 

Введение 

Реализуя функцию  организации (то есть организовывая  деятельность коллектива), менеджер должен решить ряд задач, которые и составляют сущность понятия организации как  функции управления. В первую очередь, он должен сформировать структуру организации. Это осуществляется посредством разделения ее на блоки. Большое влияние на структуру организации оказывает избранный способ управления. Так, единовластное управление ведет к строгой централизации; соучастное же управление, напротив, характерно для слабо централизованной - распределенной структуры. В созданных подразделениях менеджер задает режимы функционирования и определяет взаимоотношения, а затем обеспечивает деятельность подразделений ресурсами. Помимо этого, перед менеджером стоит задача формирования внутренней культуры, которая определяет атмосферу взаимоотношений внутри коллектива. Данные задачи выполняются на различных этапах осуществления функции «организовывания», основными из которых являются: формирование структуры и установление взаимосвязей, обеспечение функционирования сформированной структуры распорядительством и контролем. 

Осуществляя такую  деятельность, на протяжении всех этапов менеджер должен руководствоваться  рядом принципов. Так, созданная структура должна соответствовать целям предприятия, а цели отдельных подразделений не должны противоречить друг другу и общим целям организации. Так же важно обеспечить согласованность работы на всех уровнях, и помнить о том, что менеджер может эффективно управлять лишь ограниченным количеством людей. Поэтому необходимо внедрять разделение труда и обеспечивать соблюдение норм управляемости, то есть не превышать такого количества подчиненных, которым может эффективно управлять один менеджер. Соблюдение принципов разделения труда и норм управляемости приводит нас к необходимости делегирования, то есть передачи части полномочий подчиненным. Вместе с тем, получая полномочия для решения задач, подчиненные несут и ответственность за их выполнение, при этом руководитель несет ответственность за работу своих подчиненных. Это позволяет не только снизить нагрузку на руководителя, но так же заинтересовать и увлечь сотрудников и как следствие повысить их дееспособность и профессиональный уровень. Менеджер может передавать полномочия как директивно, так и с учетом мнения подчиненного. Однако вне зависимости от того, как организовано делегирование, оно должно отвечать определенным требованиям - принципам. Эти принципы являются частными по отношению к общим принципам осуществления организации как функции управления. Следуя им, менеджер должен помнить, что у выполняющего задание должен быть только один начальник. Полномочий, которыми наделяется подчиненный, должно хватать для принятия решений связанных с выполнением стоящих перед ним задач. Передавая подчиненному полномочия необходимо учитывать его личные качества. Следует также помнить, что подчиненный при этом должен быть в достаточной степени мотивирован. Передача подчиненным полномочий не освобождает менеджера от обязанности координировать их деятельность. Делегирование полномочий реализуется поэтапно: на предварительных этапах менеджеру необходимо проанализировать задачу, поставить цель и найти исполнителя, для которого должны быть определены условия выполнения задачи. Если полномочия передаются директивно, то на этом акт делегирования может быть признан состоявшимся. В противном случае менеджер должен убедиться, что задание понято правильно и работник готов его выполнить. Но в любом случае менеджер должен обеспечить поддержку и контроль за исполнителем, а по выполнению задачи оценить результаты работы. Однако при реализации данных этапов возможно появление препятствий, как со стороны руководителя, так и со стороны подчиненного. Для устранения этих препятствий необходимо рассмотреть причины их возникновения и наметить возможные пути преодоления. 

Организация как  функция управления в таможенных органах 
 

Функции управления - конкретный вид управленческой деятельности, для реализации которого требуются  определённые управленческие работы (операции). В управлении таможенными органами функции управления занимают важнейшее место, так как раскрывают сущность и содержание управленческой деятельности на всех уровнях и являются отражением распределения обязанностей в сфере управления, требуют определенной очередности и единства действий при их реализации для получения намеченных результатов.  

Классифицируя функции управления в системе  таможенных органов, их можно разделить  на общие функции управления, отражающие стадии процесса управления, и специфические (конкретные) функции управления конкретными видами оперативно-служебной деятельности таможенных органов. Значение функции организации заключается в создании необходимых условий для реализации поставленных целей. Функция организации - это те задачи, которые должен выполнять менеджер в процессе организовывания работы, то есть: 

- формирование, или уточнение структуры организации; 

- определение  способов управления; 

- установление  параметров организации, режимов  работы ее подразделений и отношений между ними; 

- обеспечение  организации необходимыми ресурсами; 

- создание внутренней  культуры. 

Структуру организации  можно изобразить в виде схемы, которая  отображает подразделения, их группировку  и координацию и показывает состав отделов, секторов и других линейных и функциональных единиц организации. 

Структура должна соответствовать целям предприятия, и если такого соответствия нет, то ее необходимо реорганизовать, либо заменить на новую. 

При формировании структуры учитываются размеры  предприятия, имеющиеся в его распоряжении технологии (поскольку от этого зависит то, каким образом служащие связываются друг с другом, обмениваются информацией и сотрудничают в процессе своей деятельности) и персонал (очевидно, что крупные компании будут иметь иную структуру, нежели небольшие). Необходимо стремиться к тому, чтобы организационная структура позволяла обеспечить эффективное взаимодействие как между сотрудниками и подразделениями внутри организации, так и взаимодействие с внешней средой. В конечном счете, структура организации должна способствовать выпуску продукции (предоставлению услуг), которая удовлетворяла бы требованиям потребителей. 

Формирование  структуры организации осуществляется посредством разделения ее на производственные единицы - блоки. Блоки, в свою очередь, могут объединяться в более крупные единицы. Такой процесс называется департаментализацией. 

Вообще, делить организацию на блоки можно различными способами. Во-первых, по выполняемым  функциям, когда за каждым блоком четко  определены его задачи и обязанности - такой процесс будет называться функциональной департаментализацией. 

Во-вторых, можно  выстраивать блоки организации  вокруг видов выпускаемой продукции - продуктовая департаментализация. Как правило, необходимость в  этом возникает, когда ассортимент производимой продукции значительно увеличивается. 

В-третьих, с  ростом организации неизбежно образование  департаментов в других городах, областях, странах. Тут уместно формировать  структуру организации по территориальному признаку - географическая департаментализация. 

В-четвертых, формирование блоков организации может осуществляться, ориентируясь на определенные группы потребителей. Например, магазины, торгующие  канцелярскими принадлежностями, можно  объединить в группы: обслуживающие или розничных покупателей, или только оптовиков и государственные учреждения - департаментализация по клиентам. 

В-пятых, способ деления может состоять в формировании команд людей, специалистов в различных  отраслях. Цели данных команд могут  быть различными - от разработки нового вида продукции до формирования долгосрочной стратегии развития организации - командная департаментализация. 

Большое влияние  на структуру организации оказывает  избранный способ управления. Именно он определяет ее топологию. 

Способы управления подразделяются на единовластный и соучастный. 

Единовластие  означает, что управление производится без учета мнения коллектива. Отсюда возникает жесткая вертикаль  власти. 

Соучастие призвано вовлечь работников в управление предприятием. При таком способе управления каждый член коллектива имеет право знать цели организации, ее финансовое состояние, высказывать свое мнение и свои предложения. Решающая роль в принятии стратегических решений также принадлежит коллективу. Соучастное управление является сильным мотивирующим фактором. 

В созданной  структуре организации следует  задать режимы работы подразделений, а  также регламентировать взаимоотношения  между ними. 

Для нормального  функционирования созданной структуры  необходимо обеспечить ее деятельность ресурсами. 

Поскольку организация - это, прежде всего, люди, то для ее работы необходим персонал, а также материалы, оборудование, здания, денежные средства и др., в том числе информационные и временные ресурсы. Заметим, что  организационная структура должна обеспечивать условия для наиболее рационального использования каждого ресурса. 

Особо следует  выделить необходимость формирования внутренней культуры предприятия, которая  представляет собой систему ценностей, убеждений и норм поведения, сложившихся  в организации, и проявляется в отношениях между работающими, с организацией и с внешней средой. Такая культура должна отличаться высокой чувствительностью к изменениям внешней среды, научно-техническому прогрессу и единым для организации ценностям (честность, участие, диалог, открытость, делегирование и доверие). Из всего множества значений термина “организация” в смысле управленческой функции чаще всего используются два: 

1)организация  - это структура системы в виде  взаимоотношений, прав, ролей, видов  деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом; 

2)организация  - это процесс, посредством которого  создается и сохраняется структура  организации. 

В результате действия организации как функции управления достигается соответствие существующей системы новым целям, установленным в плановых заданиях. Если такого соответствия нет, то при помощи организации создаются новые системы или реорганизуются старые с целью придания им качеств, необходимых для достижения поставленных целей. Функция организации охватывает всю систему управления. Ее особенностью по отношению к другим функциям является то, что она обеспечивает взаимосвязь и эффективность действия всех других функций. 

Посредством организации  соединяется люди и подразделения единый производственный организм. Однако это соединение не случайно, а подчинено законам управления и задаче производства благодаря действию функции организации устанавливается и взаимодействие между объектом и субъектом управления. Организация выступает как вид деятельности, которая направлена на разработку и утверждение схем и структур управления, должностных инструкций, положений, других нормативных документов. В ее основе -- глубокий экономический анализ существующего положения дел, научный расчет, всестороннее изучение работника и управленческого процесса. В настоящее время, когда совершается стройка всего хозяйственного механизма, к организации предъявляются высокие требования. В их условиях организациях становится решающим звеном дальнейшего совершенствования управления экономикой в самом широком смысле слова. Функция организации заключается в установлении временных и постоянных взаимоотношений между всеми подразделениями. Она определяет порядок и условия функционирования предприятия. Существует два пути реализации этой функции: через административно-организационное управление и через оперативное управление. Через административно-организационное управление определяется структура, устанавливаются взаимосвязи, распределяются функции между подразделениями, делегируются полномочия и устанавливается ответственность между работниками аппарата управления. 

Оперативное управление заключается в постоянном сравнении  достигнутых результатов с показателями текущих планов. Организационную  структуру составляют подразделения с их взаимосвязями, которые определяются целями предприятия, его подразделений и их функциями. 

Под организацией понимается основная функция управления, посредством реализации которой  и создаются условия для выполнения разработанных и процессе планирования планов. Сущность этой функции состоит в создании системы сил и средств, установлении необходимых связей и отношении между исполнителями, в определении рациональных форм и методов их деятельности. В процессе реализации данной функции субъектом управления создаются условия, необходимые для успешного проведения в жизнь принятых решений, в том числе утверждённых планов. 

Функция управления "организация'" в таможенных органах  реализуется посредством выполнения таких управленческих работ (операций) как постановка задач по выполнению решений и разработанных планов; организация взаимодействия; подготовка исполнителей, включающая их обучение, а также проведение других мероприятий по всестороннему обеспечению выполнения планов. 

Заключение 
 

При создании новой организации функции служат основой для формирования структуры (подразделений, должностей, закрепления за ними прав, полномочий и ответственности). При совершенствовании или диверсификации производства и управления основой является структура, которая определяет диапазон возможного изменения набора функций. В общем виде функция - это совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение частной цели и подчиненных общей цели управления. Функции, выполняемые в организации, можно разделить на три большие группы: производственные функции, функции управления производственными функциями и функции управления управленческой деятельностью. 

К функциям управления управленческой деятельностью относятся: стратегическое управление, внешнее представительство и консультационная деятельность. Функции управления управленческой деятельностью выполняют работники, имеющие в распоряжении менеджеров и направляющие их деятельность в соответствии с целями и миссией организации. Образуется следующая иерархия: конкретные функции управления, общие функции управления, типовые процедуры, набор операций. Каждая функция, процедура и операция имеют три главных параметра: трудоемкость, сложность и стоимость.