Рис.1. Межличностная коммуникационная сеть руководителя группы в организации 

     Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными. Диагональные связи - это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Если размер группы увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных коммуникационных отношений возрастает по экспоненте. Отсюда коммуникационная сеть в группе из 12 человек более разнообразная и сложная, чем в группе из трех человек. В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью.

     Знание  типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений  власти и контроля в организации. Известно, что сокрытие или централизация  информации поддерживают властные отношения.

3.3 Эффективность коммуникационных процессов

     Эффективность коммуникационных процессов зависит  от многих факторов.

     1. Необходимо определить потребность  в информации. При этом следует обеспечить понимание работниками, как будет использоваться информация, и правильное направление информационных запросов. Существует два основных подхода к поиску информации:

     активный, когда определенный набор данных ищется либо непосредственно, либо опосредованно, например с помощью сотрудника библиотеки. Этот подход на языке носителей информационных технологий называется "pull" - "вытягивание";

     пассивный, когда сотрудник оповещает свое подразделение или организацию в целом, какая ему требуется информация ("push" - "выталкивание").

     2. Персонал должен быть осведомлен  о наличии информации, т.е. должны  быть указатели, каталоги, телефонные  справочники, навигаторы и т.д., а также возможность обращения  к профессионалам для получения  сведений о накопленных в организации знаниях.

     3. Обеспечение доступа к информации. Для получения информации методами "pull" и "push" необходимо обеспечить пользователю наиболее удобные средства и поддерживать баланс между этими методами.

     4. Система коммуникаций в организации  должна характеризоваться завершенностью и полнотой, что означает, что обеспечен доступ как к централизованно управляемой, так и индивидуально создаваемой информации.

     Для успешного осуществления коммуникации менеджеры должны руководствоваться следующими правилами:

     1. Перед коммуникацией четко определить  идеи, вкладываемые в послания. Необходимо учитывать цели и установки тех, кому направлено послание, и тех, кого оно касается.

     2. Проанализировать истинную цель  каждой коммуникации. Следует определить  самую важную цель, а затем  адаптировать язык, интонацию и  подход в целом с тем, чтобы  все они способствовали достижению  поставленной цели. Не следует добиваться слишком многого одной коммуникацией.

     3. Проанализировать все физическое  и человеческое окружение при  любой коммуникации. Большое значение  имеют: выбор времени коммуникации, личная или иная форма коммуникации, социальный климат в организации, в подразделении и т.д. Коммуникация должна постоянно приспосабливаться к изменяющимся условиям среды.

     4. При планировании коммуникации  необходимо консультироваться с  другими сотрудниками; часто важно  добиваться участия других сотрудников.  Это может придать дополнительную  убедительность и объективность  сообщению. Часто те, кто оказал помощь в планировании коммуникации, окажут ей активную поддержку.

     5. Следует обратить самое пристальное  внимание на интонацию и основное содержание сообщения. Это сказывается на позиции людей, которым направлено сообщение.

     6. Следует воспользоваться возможностями,  когда они представляются, включить  в сообщение нечто полезное  и ценное для его получателя. Подчиненные с большей готовностью откликаются на такие сообщения.

     7. Необходимо устанавливать коммуникацию  не только на сегодняшний день, но и на будущее. Хотя коммуникация направлена на решение в первую очередь непосредственных задач, она должна быть организована с учетом прошлого опыта и соответствовать долговременным интересам и целям организации.

Заключение

     Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что  делают руководители, чтобы облегчить  организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

     Согласно  исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим процессом.

     Поскольку руководитель исполняет три свои роли и осуществляет четыре основные функции, с тем чтобы сформулировать цели организации и достичь их, качество обмена информацией может прямо влиять на степень реализации целей.

     Это означает, что для успеха индивидов  и организаций необходимы эффективные  коммуникации.

     Неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко  осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, надо стараться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть Коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

     Коммуникативная структура в той степени, в  какой она развита, повышает гибкость и саморегуляционные возможности организации. Она является основным средством обучения и совершенствования менеджеров среднего звена управления. Развитие коммуникативных структур в организациях стимулируется техническим прогрессом и использованием передовых технологий.

Вопросы к реферату

1. Что такое  управление?
2. Что такое система управления?
3. Какие элементы входят в систему управления компанией?
4. Как вы понимаете понятие коммуникации с практической точки зрения?
5. Какие существуют виды коммуникаций?
6. Охарактеризуйте неформальные организации.
7. Существует ли базовые элементы коммуникационного процесса? Если да, то какие?
8. Объясните понятие коммуникационной сети.
9. От каких факторов зависит эффективность коммуникационных процессов?
10. Какими правилами должны руководствоваться менеджеры для успешного осуществления коммуникаций?

Список  использованных источников

Учебник:

1. Абчук В.А. Менеджмент: Учебник. - СПб.: Издательство "Союз", 2002. - 463 с

2. Большаков  А.С. Менеджмент: Учебное пособие. - СПб.: "Издательство "Питер"", 2000. - 160 с

3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд. - М.: Гардарики, 2003. - 528 с

4. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1997. - 501 с.

5. Крылов  А.Н. Менеджмент коммуникаций. Теория  и практика: - М.: Издательство Национального института бизнеса, 2002. - 228 с.

Интернет-источник:

6. Методы  и инструменты повышения эффективности  коммуникаций внутри компании / Ресурсы  интернет: - http://www.hrm21.ru/rus/hr-klad/motivac/? action=show&id=461.html

7. Преграды  в организационных коммуникациях  / Ресурсы интернет: - http://bibliotekar.ru/biznes-43/108. htm

8. Понятие  о коммуникациях. Значение коммуникаций  в организации / Ресурсы интернет: - http://partnerstvo.ru/lib/to/node/65.html

9. Процесс  коммуникаций и эффективность  управления / Ресурсы интернет: - http://works. tarefer.ru/48/100232/index. htm

10. Система  управления организацией: методология,  процесс, структура, техника и технология управления / Ресурсы интернет: - http://www.standard-company.ru/standard-company41. shtml