Подготовка и проведение пресс-конференции

Подготовка  и проведение пресс-конференции.

     Пресс-конференция  является самой эффективной формой взаимодействия организации с журналистами, так как они получают информацию из первых рук. Как правило, на пресс-конференции  участвуют руководство или люди максимально компетентные в вопросе, освещаемом на пресс-конференции. Она  предполагает авторитетность источника  новостей, дает журналистам возможность  получить информацию «из первых рук», проверить сведения и получить комментарии  специалистов.

     Журналисты  ценят свое время и не простят  приглашения на мероприятие, где  они не только не получили ценной информации, но и станут свидетелями неумелых попыток произвести впечатление.

     Отношения с прессой и другими средствами массовой информации носят двусторонний характер. Они взаимовыгодны и  постоянно возобновляются как журналистами, так и представителями деловых  кругов, отдельных коммерческих, общественных и государственных структур. Взаимное доверие сторон в этом общении, в  этом обмене информацией и услугами - основа паритетных, равноправных отношений  между СМИ и Public Relations, PR-агентствами, пресс-центрами, представляющими интересы своих организаций.

     Контингент  представителей СМИ разнообразен, и  в некоторых случаях невозможно просчитать дальнейшую судьбу преподнесенной на пресс-конференции информации, поэтому, чтобы снизить риск появления  «неожиданной» информации, необходимо учитывать особенности поведения  и речи на этом мероприятии.

     Для того чтобы мероприятие прошло успешно, нужно выделить важные моменты подготовки к ней.

     Успех проведения пресс-конференции (ПК) зависит  от грамотной организации, которая  состоит из нескольких этапов, это: подготовительный, непосредственное проведение ПК, последействие. Эти этапы более  подробно представлены в таблице.

Таблица 1. Этапы подготовки и проведения пресс-конференции. 

     Проведение  пресс-конференции.

     Любое общение с представителями СМИ  — это изменение общественного  мнения, поэтому текст речи должен быть тщательно отработан. В выработке  доклада не обязательно придерживаться схемы «введение — основная часть  — заключение». Вполне приемлемо  кратко высказаться по сути, а общую  информацию о компании раздать перед  началом пресс-конференции в пресс-пакете. Как правило, идеальный хронометраж выступления ньюсмейкера — 15-20 минут. Этого времени достаточно для того, чтобы выступление не выглядело слишком поверхностным или чересчур нудным. Желательно, чтобы комментарии других выступающих (их численность не должна превышать трех человек) не выходили за рамки 5— 7 минут. Таким образом, с учетом вступительных слов ведущего, основная часть (доклады) укладывается в 30—40 минут. Оставшиеся 20—30 минут отводят для вопросов журналистов.

     Выступление лучше не читать, а заранее выучить (исключение составляют цифровые показатели). Таким образом удается, во-первых, удерживать внимание аудитории, а во-вторых, наблюдать, как аудитория реагирует на сообщение. Кроме того, журналисты, как и все люди, любят, когда обращаются непосредственно к ним и смотрят, что называется, в глаза. В этом смысле желательно не забыть даже далеко сидящих представителей СМИ, возможно, с неприятными лицами или плохо одетых.

     Во  время выступления желательно избегать слов- и выражений-паразитов («как бы», «на самом деле», «вот» «и все же» и т.п.), а также непрерывного произнесения междометий (например, «э-э-э…»). Это сразу производит неблагоприятное впечатление: ведь диктофоны работают, а время идет. Поэтому необходимо заранее несколько раз прорепетировать речь.

     Следите за своими руками. Кроме того, что  их обязательно надо держать на столе (а не под ним), время от времени  полезно жестикулировать.

     Выступление лучше начать с шутки или вскользь коснуться актуальной для всех присутствующих темы. Это разрядит обстановку и  будет работать на создание благоприятного имиджа. В любом случае необходимо создать атмосферу сопричастности, но не заискивания.

     Поведение на мероприятиях во всех случаях должно быть спокойным и уравновешенным. Даже если собеседник ведет себя вызывающе  необходимо сохранять выдержку и  спокойствие. Если вдруг возникает  состояние испуга, заставьте себя вспомнить, что журналисты — те же люди, они тоже едят, пьют, имеют слабости и недостатки. Если страх не проходит, выберите из присутствующих одного, наиболее симпатичного Вам, и представьте, что  это Ваш давний друг и у вас  сейчас состоится разговор по душам. В этот момент для Вас все присутствующие журналисты — Ваши друзья. Улыбайтесь, но, разумеется, только к месту.

     Другая  неприятность, которая может случиться  на пресс-конференции — это технические  неполадки, например, отсутствие микрофона  или его нетрудоспособность. В  этом случае Вам придется говорить громче, что без предварительной  подготовки может привести к деконцентрации Вашего внимания. Конечно, это крайность, но во время публичного выступления надо быть готовым ко всему, причем заранее. Это залог успеха всего мероприятия и гарантия того, что Вы сможете достичь нужной Вам цели.

     Возможно, что на пресс-конференцию по случаю какого-либо события пришли два - три  журналиста вместо двадцати запланированных? Есть способ избежать насмешек, если Вы придумаете срочный повод сократить  пресс-конференцию до размеров брифинга. Не надо усаживать журналистов за столы, приготовленные на двадцать человек. Если пресс-конференция планировалась в перерыве какого-либо мероприятия, то просто подводите журналистов одного за другим к первым лицам, интервью с которыми может заинтересовать прессу. Якобы стихийные, а на самом деле спланированные, экспресс-интервью, смогут вывести вас из неловкого положения.

     Внешний вид выступающих способен вызвать как позитивную, так и негативную реакцию. В отличие от журналистов, привыкших к одежде в стиле casual, выступающие (ньюсмейкер, специалисты-эксперты, ведущий) обязательно должны выглядеть респектабельно. Ни в коем случае нельзя надевать что-то желтое, оранжевое или совсем пестрое, в частности, галстук: эти цветовые гаммы подсознательно отталкивают собеседника. В деловом ансамбле не должно быть более трех цветов и двух типов рисунка. Одежда и аксессуары могут быть выдержаны в коричневых, серых, голубых тонах. А вот костюм зеленого цвета при определенном освещении выглядит не лучшим образом. Следует также избегать галстуков-бабочек и одежды из кожи. Для женщин совершенно недопустимы длинные накрашенные ногти, крупные серьги и браслеты. Рецепт универсального дресс-кода: строгий, хорошо сидящий костюм, аккуратные классические туфли, ухоженные руки. И, конечно, никакого резкого парфюма и фантазийных причесок.

     Кроме того, одежда должна быть в полном порядке, как, впрочем, и прическа. Так что  желательно перед выходом к представителям СМИ посмотреть на себя в зеркало: ведь во время выступления вы не просто человек, имеющий право на слабости, вы актер, преследующий определенные цели. И об этом необходимо помнить!

     Ответы  на вопросы — один из самых важных моментов любой пресс-конференции. Начиная отвечать, следует в течение  первых десяти секунд смотреть в глаза  журналисту, задавшему вопрос. В  процессе ответа следует обращаться уже ко всей аудитории, однако, завершая выступление, необходимо вновь вернуться  к глазам автора вопроса.

     После любого, легкого или сложного, вопроса  журналиста не стоит бросаться сразу  давать ответ. В течение 10-15 секунд можно  помолчать, внимательно посмотреть на задававшего вопрос, как бы изучая его, а в этот момент собраться с мыслями.

     Необходимо  помнить, что так или иначе на все вопросы надо отвечать. Если на вопрос по существу отреагировать коротким «не знаю», рейтинг может снизиться: ведь Вы пришли на пресс-конференцию в качестве авторитетного первоисточника.

     По  окончании пресс-конференции можно  еще раз напомнить свои контактные телефоны, так как у СМИ могут  возникнуть вопросы. 

     Таким образом, успех пресс-конференции  зависит от нескольких факторов, таких  как:

• хорошей подготовительной работы (необходимо учесть: дату, время и место проведения пресс-конференции);
• удобства пресс-конференции с точки зрения журналистов (приглашение и прием СМИ; составление пресс-релиза);
• хорошим докладом с визуализацией (подготовить вступительную речь, информационную речь, а также заключение; быть готовым ответить на любые вопросы);
• подвести итоги, т.е.  произвести пресс-клипинг, который необходим для определения степени эффективности прошедшей пресс-конференции и формирования планов организации на будущее.

     Каждая  успешная конференция должна быть запоминающимся насыщенным информационным событием в  жизни общества, ярко отличаться своей  уникальностью. В случае ее благополучного завершения статус компании значительно  повышается в деловых кругах, завязываются новые деловые партнерские отношения. 
 

     Список  литературы.

1. Афанасьева А. Альманах "Лаборатория рекламы, маркетинга и Public Relations" № 5, 2004;
2. Бодалев А.А.; Деркач А.А.; Лаптев Л.Г. Психология массовой коммуникации. – М.: Гардарики, 2008. – 254 с;
3. Гандапас Р.  "Рекламное измерение"// № 1, 2001;
4. Мирошниченко А.А. Бизнес-коммуникации. Мастерство делового общения // Практическое руководство. – М.: Книжный мир. 2008. - 384 с.;
5. Пронюшин А.Компания «Человек Публичный» март 2006;
6. Шумович А. Великолепные мероприятия. //Технологии и практика Event Management. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2008. – 336 с.;
7. http://www.eventmarket.ru/