Анализ информационных потоков

АНАЛИЗ  ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

В процессе анализа информационных потоков  предприятия служба контроллинга изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии.

Цель  анализа информационных потоков  — выявление точек дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек.

Наиболее  распространенный и, по-видимому, самый  практичный метод анализа информационных потоков — составление графиков информационных потоков. Для построения графиков информационных потоков следует  знать (или выработать самим) определенные правила их составления и условные обозначения отдельных элементов.

Каждый  информационный поток — единичное  перемещение информации — имеет  следующие признаки:

• документ (на чем физически содержится информация);

• проблематику (к какой сфере деятельности предприятия  относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к закрытию месяца и получению сводных затрат, к планированию и т.д.);

• исполнителя (человека, который эту информацию передает);

• периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно).

На предприятии  выделяют два уровня детализации  информационных потоков:

• на уровне предприятия детализация производится до уровня цеха (подразделения), т.е. информация передается между цехами и службами предприятия;

• на уровне цеха (подразделения) предприятия детализация  производится до уровня рабочего места, т.е. информация передается между работниками цеха и связанных с цехом служб.

Важно соблюдение единых правил, что дает возможность  аналитической службе разговаривать  на одном языке с остальными участниками  процесса анализа информационных потоков (финансово-экономическими службами, отделом  автоматизации и т.д.). На уровне предприятия  целесообразно строить графики  информационных потоков по отдельным  проблемам, так как количество информационных потоков (связей) очень велико, поэтому  трудно выявить единый алгоритм. На уровне отдельных цехов допускается  построение общего графика информационных потоков по всем проблемам, так как  здесь количество потоков (связей) не слишком велико, хотя возможно построение графиков по каждой проблеме.

Пример  графика информационных потоков  приведен на рис. 1.

К графику  информационных потоков прилагают  расшифровку информационных связей на предприятии или в подразделении (см. таблицу).

Составленный  график информационных потоков имеет  существенный недостаток — большое  количество информационных связей затрудняет его чтение и анализ, но именно анализ информационных потоков и являлся  целью составления графика. Поэтому  целесообразно разрабатывать графики, изображающие не статические связи  между отделами, а поток документов, связанный с выполнением какой-то определенной рабочей задачи. Составление  таких графиков связано с теорией  реинжиниринга бизнес-процессов. (Бизнес-процесс — это последовательность работ, направленных на решение одной из задач предприятия, например, материально-технического снабжения, планирования. Реинжиниринг бизнес-процессов занимается анализом и оптимизацией бизнес-процессов для достижения целей предприятия.)

Фрагмент  графика бизнес-процесса материально-технического снабжения на предприятии представлен  на рис. 2.