Регламент по работе с дебиторами

РЕГЛАМЕНТ

ПО  РАБОТЕ С ДЕБИТОРАМИ  

     Настоящий регламент определяет порядок работы по взысканию задолженности с  контрагентов ООО «Рога и копыта».

     1. Ответственными за организацию  и ведение работы по взысканию задолженности с контрагентов ООО «Рога и копыта» являются: коммерческий директор, руководители региональных продаж, супервайзеры команд и торговые представители, финансовый директор.

     2. Моментом получения товара контрагентом  по договору является дата  подписания им товарно-транспортной или товарной накладной.

     3. Перед заключением договора с  потенциальным контрагентом торговый  агент должен изучить и проверить  платежеспособность данного клиента.

     4.1. Максимально допустимый срок оплаты контрагентом товара определяется соответствующим договором.

     4.2. Существуют следующие типовые сроки отсрочки:

• Сектор «Традиционная розница»:

- категория А – 30 календарных дней с момента поставки;

- категория В, С – 21 календарный день с момента поставки;

• Сектор «ИП» – 14 календарных дней с момента поставки.

     Классификация заказчиков относящихся к сектору «традиционная розница» осуществляется по виду торговой точки:

     - к категории «А» относятся заказчики, описанные в п. 1-2 Таблицы 1, а также торговые сети магазинов с количеством точек не менее 5-ти, если хотя бы одна из них подходит под описание п. 1-3 Таблицы 1;

     - к категории «В» относятся заказчики, представляющие собой торговые сети магазинов с количеством точек не менее 5-ти, а также единичные торговые точки, описанные в п. 3, 6, 8 Таблицы 1.

     - к категории «С» - относятся все остальные заказчики.

Таблица1

     4.3. Список контрагентов, отсрочка по платежам которых не соответствует срокам, установленным настоящим регламентом, должен быть согласован и утвержден совместно коммерческим директором и финансовым директором или лицом его замещающим.

     4.4. Кредитный лимит для нового контрагента сектора «ИП» устанавливается в размере до 500 000 рублей, для сектора «Традиционной розница» - до 1 000 000 рублей.

     4.5. Максимально допустимая сумма задолженности контрагента не должна превышать кредитный лимит, установленный для соответствующего сектора, к которому относится данный контрагент.

     4.6. Кредитный лимит для действующих контрагентов может быть увеличен кредитным контролером либо по согласованию с ним по представлению торговых агентов при условии положительной кредитной истории контрагента.

     4.7. Кредитный лимит не может быть увеличен при наличии на момент изменения лимита просроченной задолженности.

     5.1. Начальники региональных отделов продаж, подчиненные им супервайзеры и торговые агенты обязаны осуществлять контроль за оплатой контрагентом отгруженных в его адрес товаров по договору. При этом торговые агенты в обязательном порядке должны знать должностных лиц бухгалтерии контрагента, отвечающих за проведение платежей, наладить и постоянно осуществлять взаимодействие с данными лицами, выяснять точные даты оплаты за товар, номера платежных документов (в особенности просроченной дебиторской задолженности), о чем незамедлительно сообщать своему непосредственному руководителю.

     5.2. Документы об оплате индивидуальным предпринимателем, осуществляющим платеж за поставленные товары наличными денежными средствами через сберкассу, предоставляются торговым агентом, по отгрузкам которого была совершена оплата, в течение двух дней с момента оплаты в следующем порядке:

     1) при оплате в сроки, указанные  в договоре, - копии документа об оплате предоставляются кредитному контролеру по электронной почте в отсканированном виде либо по факсимильной связи;

     2) при оплате с нарушением сроков, установленных договором, копии документа об оплате предоставляется – кредитному контролеру, юрисконсульту.

     5.3. Срок проверки действительного поступления денежных средств на расчетный счет ООО «Рога и копыта» по представленным документам об оплате производится кредитным контролером и составляет два рабочих дня.

     5.4. Если условиями договора с контрагентом определен порядок оплаты в форме платежного поручения, торговому агенту, с целью корректного проведения платежей, целесообразно предоставить в бухгалтерию контрагента образец заполнения платёжного поручения, обратив внимание клиента на заполнение графы «назначение платежа».

     5.5. В случае, если на расчетный счет ООО «Рога и копыта» поступил платеж, по которому кредитный контролер не может в течение одного рабочего дня достоверно определить плательщика, контролер по электронной почте направляет супервайзерам соответствующих команд запрос о необходимости выявления плательщика.

     5.6. Лица, получившие запрос, обязаны осуществить все необходимые мероприятия для выявления указанного плательщика не позднее 3 (трех) рабочих дней с даты получения запроса и сообщить информацию по электронной почте перенаправившему запрос кредитному контроллёру.

     5.7. При неосуществлении действий в указанный срок лица, получившие запрос, уплачивают штраф в размере 5 (пяти) долларов США. При неполучении ответа или получении ответа в виде «плательщик не выявлен» ответ принимается кредитным контролером, а запрос передается коммерческому директору.

     При повторном неполучении ответа и (или) повторном получении ответа в виде «плательщик не выявлен» на лицо, допустившее бездействие и (или) не выявившее плательщика, налагается штраф в установленном размере за каждый случай не выявления и (или) бездействия. Вина лица и сумма штрафа определяется коммерческим директором.

     6.1. Контрагенты, не рассчитавшиеся за поставленный товар в срок, указанный в договоре автоматически вносятся в «Стоп-лист» по менеджеру. Контрагентам, попавшим в стоп-лист, отгрузка не производится.

     6.2. Так же не производится отгрузка, если общая сумма задолженности, с учетом указанной отгрузки, будет превышать кредитный лимит контрагента.

     6.3. Для выхода из стоп-листа контрагент должен погасить просроченную задолженность.

     6.4. Отгрузка контрагенту, находящемуся в стоп-листе может производится только с письменного разрешения коммерческого директора согласованного с финансовым директором.

     6.5. В случае трехкратного попадания в стоп-лист из-за просрочки платежей в течение календарного года контрагент переводится на работу на условиях предварительной оплаты за товар и включается в «черный» список контрагентов с плохой платежной дисциплиной.

     6.6. Перевод контрагентов с работы на условиях предварительной оплаты на работу с отсрочкой платежа или увеличение действующей отсрочки платежа для контрагента осуществляется коммерческим директором на основании обоснованного ходатайства супервайзера по согласованию с финансовым директором.

     7.1. Юрисконсульт каждый понедельник подготавливает и направляет супервайзерам списки должников, в отношении которых будут предприняты меры досудебного и судебного характера (далее – Еженедельный список №1).

     7.2. Основанием для направления претензии должнику является просрочка оплаты более 5 (пяти) календарных дней сверх установленных сроков оплаты по договору и сумма задолженности свыше 100 000 рублей. Претензия должна быть направлена в течение 15 (пятнадцати) календарных дней с момента наступления срока оплаты по договору.

     7.3. Основанием для направления документов в суд на должника является просрочка оплаты более 30 (тридцати) календарных дней сверх установленных сроков оплаты по договору и сумма задолженности свыше 100 000 (сумму необходимо увеличить - увеличить необходимо интенсивность работы) рублей. Документы в суд должны быть направлены в течение 60 (шестидесяти) календарных дней с момента наступления срока оплаты по договору.

     Первоочередным  критерием для включения должника в Еженедельный список №1 является наибольшая сумма задолженности.

     7.4 Еженедельный список №1 направляется юрисконсультом не позднее 11.00 понедельника кредитному контролеру, который не позднее 12.00 этого дня (после проверки всех оплат, поступившим по соответствующим должникам) самостоятельно пересылает его супервайзерам либо  подотчетным им торговым агентам, а также юрисконсульту.

     8.1. Супервайзеры, получив от кредитного контролера Еженедельный список №1, обязаны внести аргументированные комментарии в отношении должника, направление претензии которому или взыскание через суд нецелесообразно. К указанным комментариям относятся:

     - «Оплачено (№ документа, дата, сумма)» (данный комментарий принимается во внимание только после подтверждения его кредитным контроллёром);

     - «VIP-клиент, может расторгнуть договор, отложить подачу иска на 7 дней» (список VIP-клиентов (который ежемесячно обновляется) предоставляется юристу коммерческим директором;

     - «Первая/случайная проблема, хорошая  кредитная история, отложить подачу иска на 7 дней»;

     - «Не сходится сумма/проблемы при развозе, сверка в течение 7 дней» (данный комментарий принимается во внимание только после подтверждения бухгалтерской ошибки бухгалтером или кредитным контроллёром);

     - «Вопрос по просроченному товару, отложить подачу иска на 7 дней»;

     - «Подписывается договор перевода долга».

     8.2. Комментарии супервайзера, указанные в части 1 настоящего пункта направляются юрисконсульту и принимаются последним, если они были получены до 11:00 вторника. При направлении комментариев юрисконсульту в копию ставятся финансовый и коммерческий директора.

     8.3. В случае невозможности выслать комментарии в срок, установленный настоящим регламентом, ответственные лица обязаны поставить в известность об этом юрисконсульта посредством телефонных переговоров и (или) путем назначения иного согласующего лица.

     8.4. Если в результате бездействия лиц, указанных в ч.1 настоящего пункта, претензионо-исковой работой ООО «Рога и копыта» были причинены убытки (необоснованная уплата государственной пошлины, штрафные санкции, встречные претензии контрагентов и т.п.), то они подлежат возмещению лицами, допустившими бездействие.

     Право на комментарии отсутствует (за исключением объективных причин, препятствующих претензионно-исковым действиям: отсутствие документов, исключение должника из ЕГР, и т.п.), если просрочка оплаты составила более 30 (тридцати) календарных дней с момента наступления срока оплаты по договору – для направления претензии, более 60 (шестидесяти) календарных дней – для подачи документов в суд.

     8.5. Спорные вопросы о направлении либо не направлении в отношении должника документов в суд решается юрисконсультом по согласованию с коммерческим директором и финансовым директором.

     8.6. Срок для направления претензии составляет 2 (два) рабочих дня с момента включения должника в Еженедельный список №1, для направления документов в суд – 5 (пять) рабочих дней с момента включения в Еженедельный список №1.

     8.7. Для доставки претензий контрагентам, находящимся в г. Минске, Минской области, юрисконсульт вправе привлекать соответствующих торговых агентов, супервайзеров. Факт доставки претензии в указанном случае подтверждается указанием представителя контрагента на копии претензии даты ее получения, должности, Ф.И.О., подписи.