Поняття документаційного забезпечення установи

 

ЗМІСТ

 

 

 

Вступ

Актуальність  теми. У сучасних умовах для підвищення ефективності документування операцій необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.

Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарата керування, організацію  і культуру праці управлінських  працівників. Удосконалювання керування  виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійно ведеться документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому.

Поняття «документ» є центральним, фундаментальним в понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що служать об'єктами практичної діяльності по створенню, збиранню, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, розповсюдженню і використанню документної інформації в суспільстві.

Це поняття  широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким додається статус документа.

Таким чином, важливість документів, як носіїв інформації, у  житті людини зумовлює актуальність дослідження класифікації документів, оскільки саме класифікація дає можливість розібратися у їх розмаїті.

Документування  управлінської інформації та організування  роботи зі службовими документами є  одним із основних складових діяльності на підприємствах. Водночас, на ці процеси, що, як правило, охоплюються поняттям діловодства, останнім часом впливає застосування нових інформаційних технологій, методів інформаційно-документаційного забезпечення управління. Організаційно-розпорядницька  документація виділяється з єдиної по своїй інформаційній природі документації залежно від  функцій державного органа, установи, що обслуговує діловодство.

Метою дослідження є з’ясування сучасного призначення наказу, як основної форми документування розпорядчої діяльності на підприємстві.

Відповідно  до мети сформульовано такі завдання дослідження:

– визначити основні поняття документаційного забезпечення установи;

– надати характеристику розпорядчим документам;

– розглянути поняття наказ, та навести його класифкацію;

– дослідити процеси складання та оформлення наказів;

– розглянути моменти організування тексту наказів.

Методи дослідження. Методологічну основу дослідження складає діалектичний метод, вивчення природи організаційно-розпорядницької документації. Поряд із цим використані також приватно-наукові методи: метод системного аналізу при вивченні місця наказів у системі документації на підприємстві, метод порівняльного аналізу при виявленні ознак даного виду документів, які відрізняють їх вид від інших, формально-логічний при класифікації наказів та вимог до них.

Об’єктом  дослідження є наказ, як основна форма документування розпорядчої діяльності на підприємстві.

Предмет дослідження – є класифікація наказів.

У дослідженні використані теоретичні положення та висновки відносно характеристик різних видів організаційно-розпорядницьких документів, які викладені у працях спеціалістів у галузі теорії документознавства. Такі матеріали містяться у монографічних роботах, навчальних посібниках, статтях, дисертаційних дослідженнях С.Г. Кулешова, Ю.М. Столярова, Г.М. Швецова-Водка, С.П. Омилянчука, Є.В. Пайкова, К.І. Рудельсова, В.М. Шейко.

Дана робота складається із вступу, трьох  розділів, висновків, списку використаної літератури та додатків.

 

 

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА  НА ПІДПРИЄМСТВІ

1. Поняття документаційного забезпечення установи

 

Предметом документознавства є створення наукового знання про документ у єдності його інформаційної й матеріальної складових, про закономірності створення й функціонування документів у суспільстві.

У сфері інформації діють закони прискорення розвитку науки, внаслідок чого постійно зростає потужність документно-інформаційного потоку, відбувається концентрація та розпорошення публікацій у періодичних виданнях, старіння інформації. Усе це призводить до серйозних труднощів у роботі з документами й інформацією, яку вони містять.

У той же час значення інформації в житті людей постійно зростає. Визначною рисою сучасної епохи є інформатизація всіх галузей людської діяльності. Інформаційні ресурси розглядаються як багатство, що не поступається за своїм значенням і потенційним ефектом природним             ресурсам.

Поняття «документ» є центральним, фундаментальним у понятійній системі документознавства. Воно відбиває ознаки реально існуючих предметів, що служать об'єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню й використанню документної інформації в суспільстві.

Це поняття  широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності в тому числі  і в діяльності ремонтно-транспортних підприємств. Майже в кожній галузі знання є одна або кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об'єктів, яким надається статус документа. В цьому полягає актуальність даного дослідження.

Документ —  основний вид ділового мовлення, що фіксує та передає інформацію, підтверджує  її достовірність, об'єктивність.

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну чинність.

Юридична чинність документа - це властивість, надана документові правовими нормами, яка засвідчується складом та розташовуванням його реквізитів, зовнішніми ознаками та об'єктами його дії.

Документи виконують  офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Система документації - це сукупність документів, взаємозалежних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності й однакових вимог до їх оформлення.

Документи, що становлять одну систему документації (СД), пов'язані єдністю цільового призначення й у комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності.

Забезпечення  документування - це лише одна складова ДЗУ, друга його складова - організація роботи з документами. Організація роботи припускає організацію документообігу, зберігання й використання документів у поточній діяльності організації.

Документообіг - це сукупність взаємозалежних процедур, що забезпечують рух документів з моменту їх створення (надходження) до завершення виконання або відправлення в зовнішнє середовище.

Невід’ємною частиною знання про документ є обізнаність  з основними вимогами їх оформлення. Головні вимоги щодо оформлення документів містить Державний стандарт України. Актуальність даного дослідження полягає  у необхідності надання інформації про основи стандарту України в галузі діловодства.

Отже, документ - основний засіб комунікації. Він повинен мати таку форму й зміст, щоб:

- Сприяти більш оперативному руху інформації з інстанцій;

- Забезпечувати точне розуміння змісту документу одержувачем;

- Забезпечувати досягнення цілей менеджменту.

Обсяг інформації різноманітного характеру в наш  час настільки великий, що в деяких випадках простіше і дешевше заново провести дослідження, зробити винахід  або навіть відкриття, ніж знайти відомості про нього в документах.

Протягом усього періоду розвитку науки і культури йде процес накопичення інформації та знань, які фіксуються в документах. Кількість документів постійно збільшується.

1.2. Розпорядчі документи – як різновид офіційних документів на підприємстві

 

Незалежно від  характеру й змісту діяльності підприємства, його організаційно-правової форми, структури  та інших чинників, органи управління будь-якого рівня уповноважені видавати розпорядчі документи, а на керівника  підприємства покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами.

Основна функція  розпорядчих документів – регулювати діяльність органу управління задля  виконання поставлених перед  ним завдань, одержання максимального  ефекту від своєї діяльності та діяльності організації                загалом.

Розпорядчі  документи виконують регулятивну  функцію, спрямовану від суб'єкта управління (керівного органу) до об'єкта управління (підлеглих), тобто від керівника  організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

 

Залежно від  способу (процедури) ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у:

• документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників – колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо);
• документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник.

Органи управління можуть видавати спільні розпорядчі документи, які врегульовують найважливіші питання і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників.

На засадах  колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). Номіналами документів колегіального ухвалення рішень є постанови, рішення. Така технологія фіксування управлінських рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних способів вирішення питань, утім, є витратною в часі і коштах.

Повноваженнями  видавати одноосібні рішення наділені міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), керівники організацій (генеральні директори, директори, голови правління). Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. На противагу колегіальному, одноосібне ухвалення рішення забезпечує оперативність управління, водночас підвищує персональну відповідальність керівника.

Отже, групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Основне призначення розпорядчих документів - регулювання й координація діяльності, що дозволяють органу керування забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, одержувати максимальний ефект від своєї діяльності. Від того, наскільки ефективно регулюється діяльність установи, залежать результати роботи організації.

РОЗДІЛ 2. НАКАЗИ – ОСНОВНА ФОРМА  ДОКУМЕНТУВАННЯ РОЗПОРЯДЧОЇ ДІЯЛЬНОСТІ НА ПІДПРИЄМСТВАХ

2.1. Наказ – поняття та класифікація

 

Основна виконавчо-розпорядча діяльність державних, акціонерних  підприємств документується в наказах.

Наказ - це правовий акт одноособового управління, що видається керівником державної установи чи підприємства для розв'язання різних питань виробничо-фінансової, комерційної та маркетингової діяльності.

Незважаючи  на те що наказ є актом єдиноначального  управління, в його підготовці, як правило, беруть участь компетентні службові особи. Проект наказу візують спеціалісти  господарства та працівники, які повинні виконувати його.

Наказ – це розпорядчий  документ, який видає керівник підприємства, організації, установи (далі – підприємство), що діє одноосібно в межах своїх  повноважень задля вирішення  основних і оперативних завдань.

Наказ видають на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів.

За своїм  призначенням усі накази поділяються  на ініціативні і ті, що видаються  на виконання розпоряджень вищих  органів.

Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що виникають усередині організації (підприємства).

Залежно від  сфери функціонування розрізняють  накази, що охоплюють нормативно-правові  питання внутрішньої діяльності підприємства загалом, а також питання діяльності кожного працівника. Першу групу розпорядчих документів становлять накази з основної діяльності, другу – накази з особового складу.

Зазначені групи  наказів об'єднані одним номіналом, утім, згідно з ДК 010-98 представляють  різні підсистеми організаційно-розпорядчої документації (далі – ОРД): перша – документацію з організації систем управління (підклас 0201) та організацію процесів управління (підклас 0202), другу розподілено між класами та підкласами управлінської документації таким чином:

• Організаційно-розпорядча документація (клас 02)
• Документація з управління кадрами (підклас 0203)
• Наказ про приймання на роботу (код 0203003)
• Наказ про переведення на іншу роботу (код 0203006)
• Наказ про звільнення (код 0203008)
• Наказ про надання відпустки (зведений) (код 0203011)
• Документація з оцінки трудової діяльності (підклас 0204)
• Наказ про накладення дисциплінарного стягнення (код 0204005)
• Наказ про накладення дисциплінарного стягнення (зведений) (код 0204006)
• Первинно-облікова документація (клас 03)
• Облік особового складу (підклас 0301)
• Наказ про переведення на іншу роботу (код 0301005)
• Наказ про надання відпустки (код 0301006)
• Наказ про припинення трудового договору (код 0301008).