Особливості автоматизованої форми бухгалтерського обліку

Виписка з особового рахунка  або зведеного особового рахунка  надається головному розпоряднику коштів.

На підставі виписки головний розпорядник протягом одного робочого дня готує розподіл коштів та платіжне доручення на перерахування коштів.

Перевірені розподіли  коштів групуються за територіями, після  чого складаються реєстри на здійснення видатків. На підставі розподілу коштів і реєстрів на здійснення видатків складається розпорядження на перерахування  коштів.

На підставі розпорядження  про перерахування коштів складається  платіжне доручення на переказ коштів державного бюджету. Реєстри на здійснення видатків передаються засобами телекомунікаційного  зв’язку відповідним управлінням  Державного казначейства.

Відповідно до отриманих  реєстрів і наявних коштів управління зараховує кошти на особові рахунки  розпорядників ІІ ступеня для  подальшого їх розподілу (для зарахування  на реєстраційні рахунки самого розпорядника коштів або зарахування на реєстраційні рахунки розпорядника коштів ІІІ  ступеня, або безпосередньо на реєстраційні рахунки одержувачів).

Орган Державного казначейства надає клієнтам (одержувачам коштів — ОК) виписки з рахунків за результатами попереднього операційного дня або  за запитом клієнта.

Розпорядники коштів ІІ ступеня  протягом одного робочого дня після  отримання виписок з особових рахунків, що підтверджують зарахування  коштів, готують розподіл коштів і  платіжне доручення на перерахування  коштів.

Однією з умов підвищення ефективності роботи казначейських  органів є застосування перспективної  та ефективної системи їх інформаційного забезпечення на всіх рівнях. В основу створення такого ІЗ покладено розроблення  інформаційної бази для кожного  рівня Казначейства, де функціонує локальна система оброблення даних. Інформаційна база (ІБ) в цілому визначена як така, що включає позасистемну і внутрішньо системну частини.

Позасистемна ІБ — це сукупність вхідних і вихідних повідомлень, які входять і виходять з інформаційного комплексу відповідного рівня системи Казначейства. Те саме повідомлення може бути, наприклад, для РВДК вихідним, а для ОУДК — вхідним. Але в системі Казначейства є вхідні повідомлення, які надходять від інших державних структур, наприклад від НБУ, і є такі, що передаються в інші державні структури, наприклад в Міністерство фінансів. Усі ці повідомлення казначейської системи надаються в електронній формі, а деколи можуть бути у вигляді паперових документів. За існуючою класифікацією вони поділяються на п’ять груп.

Перша група — бюджетні документи. Видання та використання цих документів регламентується Міністерством фінансів. Бюджетні дані занесено в такі документи:

Закон про державний бюджет після схвалення Парламентом  надсилається до Державного казначейства Міністерством фінансів і зберігається в електронній формі в центральному органі ДКУ, обласних управліннях і  районних відділах ДКУ.

Бюджетні зміни — поправки до Закону про державний бюджет —  схвалюються Парламентом кілька разів на рік і надсилаються органами Державного казначейства по тих самих  каналах, що й бюджетні документи.

Місячні витратні ліміти —  це максимальні суми, які розпорядник  коштів може використовувати протягом певного місяця. Витратні ліміти також  доводяться до всіх органів Казначейства.

Запити на зміни бюджетних  лімітів — це документи, складені і надіслані до Державного казначейства розпорядниками коштів.

Асигнування — документ, який видається Міністерством фінансів та є підставою для надання  коштів Казначейством за їх наявності.

Друга група — дані щодо видатків, які заносяться в такі документи:

Замовлення на закупівлю  та інші платіжні операції — подаються  розпорядниками коштів на основі їхніх  витратних лімітів згідно з асигнуваннями, що видані відповідним міністерствам  і зберігаються на державному та обласному  рівнях Казначейства.

Розпорядження на здійснення видатків — надсилається Міністерством  фінансів в органи Казначейства як дозвіл на використання розпорядником  бюджетних коштів.

Запит на оплату — складається  розпорядником бюджетних коштів на основі рахунків-фактур, наданих  постачальниками. Рахунки-фактури після  перевірки розпорядником коштів надаються постачальником для оплати.

Запит на здійснення платежу  — надсилається районним відділенням  ДКУ до обласного управління казначейства у кожному випадку, коли необхідно  затвердження запиту на платіж. Зберігається в районних та обласних органах Казначейства.

Платіжні доручення —  їх надсилають обласні управління ДКУ  та центральний орган ДКУ до відповідного управління Національного банку  України, та схвалюючи таким чином  виконання платежу. Зазначені платежі  можуть здійснюватися на користь  постачальників, на забезпечення певних товарів, а також для покриття інших видатків (наприклад, виплати  заробітної плати). Платіжні доручення  складаються районним відділенням  ДКУ.

Третя група — дані про надходження, зафіксовані в таких документах:

Податкові форми — відповідні документи (декларації), що періодично надають платниками згідно із законодавством з метою оцінювання податкових зобов’язань  платника. Для розрахунку даних про  обсяги податкових надходжень ураховують такі види податків: прибутковий податок, податок на прибуток підприємств, ПДВ, податок на майно; автотранспортні збори, податок на землю, податок на дохід від операцій з цінними паперами, державне мито, інші податки. Податкові форми надаються платниками податків до підрозділів ДПІ, які надсилають копії цих документів в електронній формі до районних відділень ДКУ. Податкові форми подають протягом року.

Банківські виписки, які  регулярно надходять до районних відділень ДКУ. Виписки з рахунків використовують для підтвердження  виконання платежів, що занесені на рахунки ОУДК або ДКУ.

Документи про повернення сум податків. Підрозділи ДПА можуть коригувати сплачені суми податків внаслідок  здійснення перевірок, сплати надлишкових  платежів тощо. Зберігаються ці документи  в районних та обласних відділеннях  ДКУ.

Четверта група — дані про платежі. Цей вид даних заноситься в службовий запит на оплату, запит на виконання платежу, платіжне доручення, банківські виписки. Ці виписки використовують для підтвердження виконання платежу (депонування) на рахунки ДКУ або обласних управлінь ДКУ. Обласні управління ДКУ, в свою чергу, забезпечують підтвердження за кожним наданим запитом про виконання платежу.

П’ята група — звітні дані. Ці дані та документи, в яких вони зафіксовані, є частиною процесу виконання бюджету. До звітних даних відносять будь-яку інформацію, що є результатом агрегування вихідних даних і може формуватися та передаватися за рівнями ДКУ. Такими даними є:

Різноманітні звіти бюджетних  установ про виконання бюджетів, звіти про кредиторську заборгованість, баланси бюджетних установ тощо. Ці документи подаються бюджетними установами в РВДК, ОУДК і ДКУ, де зберігаються 10 років.

Оперативні звіти, використовувані  для управління грошовими коштами  та здійснення оперативного контролю за виконанням бюджетів, які генеруються  в РВДК, ОУДК та ДКУ.

Звіти про виконання місцевих бюджетів складаються щомісячно  РВДК і подаються до ОУДК та інших  структур державної адміністрації.

Перелік документів, які  формує автоматизована система казначейства, наведено у додатку 3.

Для успішного функціонування автоматизованої системи Казначейства в ній виділяється підсистема управління документами та документообігом. Ця підсистема повинна забезпечити:

виконання всього комплексу  інформаційно-технологічних процесів збирання, оброблення, передавання, маршрутизації, архівування і пошуку документів;

можливість роботи всіх підсистем  на основі підсистеми управління документами  і документообігом;

прозорий інтерфейс із зовнішніми системами (наприклад Мінфіном, НБУ та ін.).

Внутрішня ІБ Казначейства включає сукупність текстових і структурованих файлів, які підтримуються в центральних і локальних БД.

Центральні БД організовано в системі Казначейства на районному, обласному та державному рівнях, а  локальні БД створюються на функціональних АРМ. В центральних БД зберігаються файли нормативно-довідкової інформації (НДІ), файли оперативної інформації та архівні БД, а в локальних  БД містяться файли НДІ і файли  оперативних даних.

Нормативно-довідкова інформація (НДІ) — це законодавчі та нормативні акти, загальнодержавні класифікатори  і галузеві довідники. Законодавчі  та нормативні акти занесено в базу у вигляді текстових файлів. До них належать: Указ Президента України «Про Державне казначейство України» від 27.04.1995 р., постанова Кабінету Міністрів України «Питання державного Казначейства» від 31.07.1995 р., Закон України «Про Державний бюджет України на відповідний рік» (відповідний — поточний і дев’ять попередніх років), щорічний наказ Міністерства фінансів України про запровадження бюджетної класифікації України, накази і розпорядження Головного управління Державного казначейства та ін. Зазначені нормативні акти є актами прямої дії. На їх основі та на основі бюджетної резолюції виділяються нормативні показники, які заносяться в окремий структурований файл і застосовуються спеціалістами-користувачами в розрахунках. Файли НДІ доводяться до користувачів централізовано — з верхнього рівня інформаційної системи Казначейства до нижнього, від центральних до локальних баз даних.

Крім наведеної НДІ, в  Казначействі використовуються інші закони України, постанови Кабінету Міністрів  України, нормативні документи.

У системі Казначейства підтримуються  на всіх рівнях ті самі загальнодержавні класифікатори, що й в органах  Міністерства фінансів. Це: класифікатор об’єктів адміністративно-територіального  устрою України (КОАТУ), український  державний класифікатор управлінських  документів (УДКУД), класифікатор видів  економічної діяльності (КВЕД), класифікатор валют (КВ), класифікатор нормативних  документів (КНД), класифікатор організаційно-правових форм господарювання (КОПФГ), єдиний державний  реєстр підприємств і організацій  України (ЄДРПОУ). Повнота цих класифікаторів для кожного рівня, а тим більше для кожного функціонального  АРМ, обмежується необхідністю тих  чи тих позицій. Наприклад, із ЄДРПОУ для інформаційної системи РВДК взято коди тільки тих підприємств  і організацій, які зареєстровані  в даному районі.

Галузеві довідники розробляються  і підтримуються спеціалістами  автоматизованої системи ДКУ  як на центральному, так і на локальному рівнях. До таких довідників належать: довідник бюджетної класифікації, довідник рахунків, довідник регіонів, довідник організаційної структури ДКУ та ін. Крім загальносистемних, створюються й локальні довідники у відповідному районі чи на окремому АРМ.

Файли оперативної інформації організовуються децентралізовано — знизу—вгору системи, від функціонального  АРМ до центральної БД, а після  зведення (проте не завжди) інформація передається на верхній рівень. Ці файли створюються на основі вхідних  повідомлень, описаних вище. Вони формуються в межах функціональних підсистем  і відображують таку інформацію: територіальне  розташування мережі установ, яким виділяються  кошти; розпис видатків державного бюджету  по територіях; обсяги асигнувань; ліміти; розпис доходів і видатків; розпорядження  на перерахування коштів — видатків державного бюджету (платіжних доручень); витяги з банківських рахунків тощо. Структура названих файлів визначається на практиці проектною документацією.

Архівні БД формують і підтримують  на серверах кожного рівня ієрархії системи Казначейства. У ці БД заносять регулярно звітні файли та файли  оперативної інформації, сформовані на основі вхідних повідомлень. За кожним вхідним повідомленням проектними документами автоматизованої системи  Казначейства визначено терміни  зберігання файлів, які становлять від 3 до 10 років.

Для формування і підтримки  даних в АСК організовано сховище  повідомлень, депозитарій, сховище  документів, головна книга, багатомірне  сховище, каталог, а також системи  пошуку інформації. З цією метою  встановлюються такі розподілені сервери  додатків: сервер шлюзів повідомлень, сервер управління системою, сервер безпеки, сервер потоків, фінансові сервери, сервер ОLАР і звітів, сервер додатків Інтернету тощо.

 

 

 

 

 

 

Висновок:

Для ефективного функціонування органів Державного казначейства, підвищення дисципліни виконання всіх бюджетів створено автоматизовану систему Казначейства.

Автоматизована система  внутрішнього бухгалтерського обліку грунтується на сучасних міжнародних стандартах та Плані рахунків бюджетного обліку і у повному обсязі забезпечує відображення всіх бюджетних операцій у бухгалтерського обліку.

Концепція функціонування автоматизованої  системи Казначейства реалізується на базі платформи розподілених компонент, що підтримує багаторівневу архітектуру  «клієнт—сервер»