Бюрократическая теория организации

Бюрократическая теория организации 

Бюрократическая теория организации возникла благодаря  исследованиям в поисках конструкции  идеальной организации, выполненных  крупным немецким ученым – социологом, юристом, экономистом и историком  Максом Вебером.  

В своих работах опубликованных в начале ХХ века и посвященных истории развития западной цивилизации он пришел к выводу, что именно рационально-легальный тип власти, в отличие от традиционного и харизматического типов власти, является адекватным тем задачам и вызовам, которые стояли перед правящими элитами Запада в то время. А идеальной формой реализации рационально-легального типа власти как раз и является бюрократическая организация.

По мнению Вебера, бюрократия универсально подходит ко всем организациям, маленьким и большим, государственным и частным, военным и гражданским, промышленным и коммерческим. Бюрократия – это четко определенная система администрирования. Она имеет следующие основные шесть характеристик:

• Построение организации  по принципу иерархии: каждый офис на более низком уровне контролируется и подчиняется офису на более высоком уровне, число уровней иерархии и руководителей зависит от общего количества подчиненных. Внедрение иерархии или цепочки команд явилось мощным фактором наведения порядка в больших подразделениях организации. Каждому руководителю в цепочке команд были предоставлены все полномочия для осуществления отдельной функции, а также ответственность за ее исполнение.

• Высокая степень  разделения труда по функциональному  признаку, то есть по отдельным направлениям деятельности организации, специализация должностных обязанностей. Каждой функции придается ответственность за выполнение определенной задачи и предоставляется необходимый инструментарий управления. Специализация ведет к более эффективным путям выполнения каждой части общей задачи организации.

• Единая система  детализированных правил, стабильных норм, формальных процедур, стандартизированных  операций. Эти правила, нормы, процедуры  и операции предварительно изучаются  исполнителями, являются обязательными и предопределяют строгий порядок и подотчетность в организации.

• Единая политика в области прав и обязанностей работников и их поведения в конкретных ситуациях. Обязанности и полномочия всех работников организации четко  определены и зафиксированы документально. Основная обязанность работника заключается не только в том, чтобы выполнять определенные операции правильно, а и в том, чтобы точно следовать указаниям непосредственного руководителя. Фиксированные права и обязанности устанавливают определенные рамки процессов управления и ограничивают возможное своеволие руководителя.

• Построение внутренней системы отношений в организации  на формальных началах – как взаимодействия между должностями, а не личностями. Отсутствие фаворитизма и межличностных служебных взаимоотношений, основанных на личной дружбе или знакомстве. Работник, исполняющий какие-то специфические обязанности, должен осуществлять их только рационально.

• Подбор кадров по формальным признакам на конкурентной основе с последующим карьерным ростом в зависимости от старшинства, квалификации, стажа работы и достигнутых в предыдущем периоде результатов. Исключение подбора кадров по родственным признакам или по признакам личной преданности и симпатии.

Макс Вебер, положивший начало систематическому изучению бюрократической организации, доказал, что она является наиболее эффективной организацией. Такая организация с точки зрения точности, стабильности, строгости и надежности работы превосходит все другие формы административной организации. Вместе с тем время показало, что бюрократическая организация ввиду преувеличенного значения стандартизированных правил, процедур и норм является недостаточно гибкой. Из-за этого она не способна адекватно реагировать на изменения окружающей среды и не способна порождать и быстро вводить новые прогрессивные элементы в процесс своей деятельности. Во многих случаях именно с бюрократией связывают такие негативные организационные факторы как чрезмерная «канцелярщина», бесполезная деятельность, процедурные задержки и волокита, избыточная централизация, разбухание управленческих штатов и др.

Бюрократическая теория организации  

Огромный вклад  в развитие управленческой мысли  внес Вебер М., разработавший теорию бюрократического построения организации и системы управления, в частности. Если Тейлор пытался найти ответ на вопрос, как сделать так, чтобы рабочий работал как машина, то Вебер искал ответ на вопрос, что нужно сделать, чтобы вся организация работала как машина. Ответ на данный вопрос Вебер видел в разработке правил и процедур поведения в любой ситуации, а также правил и обязанностей каждого работника. Личность отсутствовала в веберовской концепции организации. Процедуры и правила определяли все основные виды деятельности, карьеру работников и конкретные решения и деятельность руководства.

Вебер считал, что  бюрократическая система организации  должна обеспечить скорость, точность, порядок, определенность, непрерывность  и предсказуемость. Однако бюрократия имеет различные значения. В одних  случаях это понятие характеризует правления с жестко отработанными правилами и процедурами. В других — бюрократией обозначаются негативные последствия деятельности больших организаций. В исследовании Вебера бюрократия относится к социологическим представлениям о рационализации коллективной деятельности. Он описывает форму или схему организации, которая гарантирует предсказуемость поведения наемных работников. Назовем основные элементы построения организации по Веберу:

• Положения  законной власти

• Скорость

• Точность

• Порядок

• Построение организации

• Характеристика организации

• Тезисы структуры  законной власти

• Определенность

• Непрерывность

• Предсказуемость 

Положения законной власти в организации:

• могут быть установлены такие легитимные законы, которые могут действовать с согласия части членов организации;

• закон есть система абстрактных правил, применяющихся  в частном случае. Администрация соблюдает интересы организации в рамках закона;

• исполнительная власть также подчиняется этим правилам;

• член организации  подчиняется правилам только в этом качестве;

• подчинение касается не лица, осуществляющего власть, а  безличного порядка. 

Тезисы структуры  законной власти в организации:

• служебные  обязанности установлены на постоянной упорядоченной основе;

• обязанности  подразделяются по различным функциональным сферам, каждая из которых обеспечивается необходимой властью и санкциями;

• должности  учреждаются по иерархической шкале, где их взаимные полномочия на контроль и обжалование тщательно обозначены;

• правила, согласно которым должна выполняться работа, могут быть либо техническими, либо юридическими. В обоих случаях требуется квалифицированный персонал;

• ресурсы организации  четко отделены от ресурсов, которыми располагают индивиды;

• должностное  лицо не может присвоить должность;

• администрация  основывается на письменных документах, что превращает контору (бюро) в центр  современной организации;

• система законной власти может принимать многочисленные формы, но в наиболее чистом виде —  это бюрократическая административная группа служащих. 

Характеристика  бюрократической организации:

• работники  наслаждаются личной свободой и выполняют  только те обязанности, которые предписывает их должность;

• существует четкая служебная иерархия;

• обязанности  каждого уровня четко обозначены;

• служащие назначаются  на основании контракта;

• они выбираются исходя из профессиональной квалификации, предпочтительно подкрепленной  дипломом;

• заработанная плата (в денежной форме) определяется согласно положению в иерархии; служащий всегда может оставить свою должность, но в определенных обстоятельствах он может быть также уволен;

• должность  служащего — его единственная или основная работа;

• существуют определенные ступени карьеры, и продвижение  вверх по служебной лестнице зависит  либо от срока службы, либо от заслуг, но всегда по усмотрению начальства;

• служащий не может  присвоить свою должность или  ресурсы, которыми он распоряжается;

• служащий подчинен единой системе контроля и дисциплине. 

Ориентационное развитие бюрократии жизненно важно для наведения порядка в организации. Однако преимущества бюрократии — точность, постоянство, дисциплина, аккуратность и достоверность — отвлекают внимание от ее ориентации на саму себя. С ее стороны был полностью утрачен контакт с потребителями, поскольку последние существовали для бюрократии, а не наоборот. Предприимчивость, гибкость и творчество рассматриваются ею как помехи для системы. Следует заметить, что стремление к власти привело к тому, что в центре внимания оказались отношения между людьми внутри организации, а не взаимодействие с окружающим миром или рынком. Власть убивает динамизм, и предпосылки для рыночных сделок исчезают.

В настоящее  время происходит переход от административного  развития и управления к компьютеризации  с соответствующими последствиями. Помимо заметного роста эффективности обмена информацией и компетенции в принятии управленческих решений как одного из результатов этого процесса люди совершенно не отвечают за эффективность деятельности организации, так как они должны выполнять решения, которые приняты другими, отвечающими за решения лишь теоретически.

Исходя из того, что концепция Вебера не ведет  к созданию эффективной организации в динамичной окружающей среде, некоторые исследователи пытались модифицировать концепцию Вебера. Здесь рассмотрим вкратце модифицированные концепции бюрократической теории организации. 

Организационная модель бюрократии Мертона. Мертон уделял большое внимание негативным последствиям организационного обучения или организационного опыта. Он считает, что восприятие участников организации определенных ситуаций обобщается на другие ситуации, которые возникают в других условиях. Данная модель основывается на предположении, согласно которому существует у высшего уровня управления стремление контролировать поведение и деятельность работников нижестоящих уровней, что, в свою очередь, ведет:

• к доминированию  функциональных отношений между  работниками вместо человеческих;

• к регламентированию  поведения работников правилами и процедурами;

• к рутинности процесса принятия управленческих решений, что снижает потребность в  поиске новых альтернатив.

Все это ведет  к следующим последствиям :

• затруднению  в контакте с переменными окружающей среды организации;

• потребности в защите себя или функционального поведения;

• потребности  опираться на правила и процедуры  для защиты. 

Организационная модель бюрократии Гоулднера. Основной тезис модели Гоулднера состоит  в том, что контроль, выполняя функции  сохранения стабильности и равновесия части организации, ведет в самом деле к нарушению равновесия организации в целом. Для подтверждения данного тезиса Гоулднер использует следующую логику:

1. Желание контролировать  поведение организации подталкивает  высший менеджмент к принятию и утверждению общих правил и инструкций, регламентирующих способ функционирования организации.

2. Общие правила  и инструкции прекращают наличие  личностных позиций, тем самым затрудняются различия между центрами силы. Это способствует наглядному проявлению отношений силы в организации (снижение чувственности отношений силы).

3. Группы в  организации воспринимают власть  и влияние управляющих исходя из должностей последних в организационной иерархии, что снижает остроту напряженности и сопротивления между членами группы и тем самым у них увеличивается тенденция к поддержке общих правил.

4. Роли членов  организации, основанные на наличии  общих правил и процедур, становятся рамкой удовлетворенного предела для выполнения своей деятельности, в то же время этот предел является минимальным для функционирования, что снижает их фактические достижения.

5. В таком  случае высший менеджмент осознает, что деятельность организации происходит согласно критериям минимального предела, и считает, что это провал, а это, в свою очередь, требует больше контроля, т. е. больше правил и процедур, что ведет вновь к снижению эффективности функционирования организации.

6. Ужесточение  функции контроля увеличивает  чувствительность соотношения сил  у индивидуумов. Это ведет к  внутренней борьбе, которая заканчивается нарушением организационного баланса, что, в свою очередь, требует новых правил и процедур контроля.