Корпоративные информационные порталы (опыт создания и эксплуатации, эффективность функционирования)

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Корпоративные информационные порталы (опыт создания и эксплуатации, эффективность функционирования) 

 

      Содержание 
 

 

      Введение 

     Корпоративный информационный портал – автоматизированная система, предоставляющая пользователям  адаптированные под их потребности  и обязанности унифицированные  корпоративные информационные сервисы, обладающие следующими характеристиками:

     - наиболее востребованы большинством  сотрудников компании;

     - используются для организации  высокоуровневых рабочих мест  для отдельных категорий сотрудников;

     - предназначены для организации  эффективного взаимодействия сотрудников  друг с другом.

     Корпоративные порталы позволяют создать на предприятии единый программный комплекс, обеспечивающий универсальный доступ пользователей к различным информационным системам и источникам. В зависимости от размера компании, преимуществами использования корпоративного портала являются:

     - снижение издержек на создание  единого информационного пространства  территориально распределенной  компании;

     - интеграция разнородных информационных  систем (ERP системы, CRM системы, управление  документами, управление кадрами,  поддержка принятия решений), внутренний информационный обмен для географически распределенных компаний;

     - повышение эффективности совместной  работы сотрудников в рамках  различных направлений деятельности;

     - повышение эффективности управления  кадрами.

     Корпоративные порталы обеспечивают интеграцию разнородных информационных систем (ERP-систем, CRM-систем, систем электронного документооборота, управления персоналом, финансовыми и другими приложениями).

 

      1. Сущность корпоративных порталов и их возможности 

     Корпоративный портал - это программный комплекс, который обеспечивает защищенный персонифицированный web-интерфейс, посредством которого уполномоченные сотрудники компании и постоянные партнеры имеют доступ к требуемой им информации и приложениям в соответствии с правами разграничения доступа. При этом это может быть не простой доступ какого либо сотрудника к нужной ему информации или приложению, а организованные бизнес-процессы, когда коллектив территориально разнесенных сотрудников решает единую задачу, имеющую жесткие временные рамки [5, c. 82].

     Началом истории корпоративных порталов можно считать 1998 г., когда Кристофер  Шайлакс и Джулия Тилман из Merrill Lynch (Christopher C. Shilakes and Julie Tylman, "Enterprise Information Portals", November 1998) дали следующее определение «Корпоративные информационные порталы (Enterprise Information Portal - EIP) - это приложения, которые позволяют компаниям раскрывать информацию, хранящуюся внутри и вне организации, и предоставить каждому пользователю единую точку доступа к предназначенной для него информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений». Т.е. это прямое использование наработанных технологий публичных информационных порталов в корпоративных целях.

     Сразу же в ответ на это Джерри Мюррей из IDC (Gerry Murray, "The Portal is the Desktop", January 1999) значительно расширил понятие корпоративного портала. Он считает, что «порталы, которые концентрируются лишь на работе с контентом, не отвечают нуждам корпоративного рынка. Корпоративные порталы должны подключать нас не только ко всей необходимой информации, но и ко всем нужным нам людям, и предоставлять инструменты, необходимые для поддержки совместной работы». По данному определению корпоративный портал это не только предоставление информации, но и поддержка совместной работы, автоматизация бизнес-процессов [10, c. 66].

     В настоящее время корпоративные  порталы называют еще Интранет-порталами, корпоративными Интранет-порталами, внутренними  корпоративными порталами, чтобы подчеркнуть  их внутрикорпоративное использование (Интранет - внутрикорпоративная сеть). Корпоративные порталы компаний предоставляют доступ к порталу только уполномоченным сотрудникам своих компаний, использующих полученную информацию и приложения портала для решения задач, в основном связанных с жизнедеятельностью своей же компании. Кроме того, корпоративные порталы могут предоставлять определенную часть корпоративной информации и сервисов своим потребителям, поставщикам, партнерам по бизнесу (Приложение 1).

     Основная  цель корпоративного портала - увеличение прибыли компании за счет снижения непроизводительных издержек и улучшения организации работ компании.

     Для достижения поставленной цели корпоративный  Интернет-портал может обеспечивать уполномоченных сотрудников следующими средствами:

• коллективной работы (чаты, рассылки, форумы, конференции и т.д.) - Collaboration (CL);
• хранения и анализа информации - Business Intelligence (BI);
• организации бизнес-процессах выработки, согласования и принятия решений - Workflow (WF)
• организации разработки, согласовании, утверждении и выпуске текстовых документов - Docflow (DF);
• организации разработки, согласовании, утверждении и публикация материалов для Intranet/Internet порталов - Content Management (CM);
• организации доступа к автоматизированным системам управления компании, включая бухгалтерию, финансы, склады, маркетинг, производство, логистику, снабжение, сбыт, сервис, персонал - ERP (MRP II) / CRM / SCM. В зависимости от задач доступ может предоставляться на чтение (при необходимости с проведением анализа), на запись и/или исполнение);
• многими другими средствами, перечень которых практически неограничен.

     Если  у компании есть только один офис, многие взаимодействие между сотрудниками и внутренний электронный документооборот строится на базе локальной сети. Если же компания имеет центральный офис, несколько филиалов в разных городах, а то и странах, торговые точки, удаленные складские помещения, мобильные точки и т.д. эффективно организовать ее работу можно только с помощью сетей Интернет, Интранет, Экстранет и корпоративный портал здесь просто незаменим.

     Корпоративный портал может быть установлен на сервере  Интернет или Интранет сети компании и предоставлять персонализированный  прозрачный интерфейс всем сотрудникам  компании по этой сети.

     Но  для ряда компаний корпоративные порталы должны обеспечивать доступ к корпоративной информации не только сотрудникам компании, но и партнерам по бизнесу (естественно толь к той части информации, к которой они допущены). В этом случае корпоративный портал может развертываться в сетях Экстранет (в расширенной сети Интранет - Экстранет-портал).

     Корпоративный информационный портал (Enterprise Information Portal - EIP) является мощным инструментом интеграции информационных ресурсов, который многократно  повышает эффективность управления предприятием. Портал представляет собой совокупность технологий и программных средств, позволяющих компаниям "расконсервировать" информацию, которая возникает и накапливается как внутри, так и вне их границ. Одновременно портал предоставляет каждому пользователю персонифицированное "окно" для просмотра всей информации, необходимой ему для принятия обоснованных управленческих решений [6, c. 147].

     С технологической точки зрения портал представляет собой совокупность Web-интерфейсов, которые обеспечивают единообразный доступ к корпоративным данным и программам через локальные и глобальные сети. В качестве терминала может быть использовано любое устройство с Web-браузером (стационарный или переносной компьютер), подключенное к корпоративной сети либо находящееся далеко за ее пределами. Порталы позволяют организовывать дополнительные сервисы, основанные на доступе к разнородным данным и приложениям с одной Web-странички. При этом пользователь может и не знать, с какими приложениями он работает, где и в каком формате хранятся предоставляемые ему данные и с помощью каких операционных систем они обрабатываются.

     Корпоративный информационный портал включает:

1. Внутренний портал ограниченный локальной сетью компании.
2. Внешний портал, который доступен для использования территориально удаленным сотрудникам компании и клиентам за счет сети Интернет (открытая информация и конфиденциальная информация не представляющая особой ценности), Интранет и Экстранет (конфиденциальная информация).

     Возможностями внутреннего корпоративного портала являются:

     - единая библиотека документов с разграниченным доступом и мощными поисковыми средствами существенно сократит то время, которое Ваши сотрудники ежедневно тратят на поиск необходимой им информации;

     - база знаний компании позволит экономить рабочее время сотрудников, благодаря возможности повторного использования результатов ранее выполненных работ;

     - управление информационными потоками (периодическая публикация новостей компании, результатов ее деятельности и дальнейших планов, управление совещаниями, запросами и уведомлениями) увеличит доверие сотрудников руководству компании, повысит лояльность.

     Возможностями внешнего корпоративного портала являются:

     - единое хранилище документов, регламентирующих  отношения компании с контрагентом  и функции документооборота (повышает эффективность работы с документами);

     - инструменты автоматизации работы  с контрагентами (существенно  увеличивают производительность  менеджеров, уменьшают вероятность  возникновения ошибок, ускоряют  обработку запросов, сокращают затраты на обучение и содержание менеджеров);

     - механизмы интеграции с информационными  системами других предприятий  (позволяют передать часть функций  контрагентам "на самообслуживание");

     - инструменты информирования и  механизмы обратной связи (повышают  эффективность, способствуют росту лояльности клиентов и партнеров) [5, c. 91].

     Внедрение корпоративного портала обеспечивает компании серьезные конкурентные преимущества:

• по оценкам компании Plumtree Software норма возврата инвестиций от внедрения корпоративного портала в среднем составляет 145%;
• аналитики компании Meta Group считают, что к 2009 году 85% компаний из списка Global 2000 (крупнейшие компании мира по величине оборота) внедрят у себя корпоративные порталы;
• к 2009 году 90% компаний из Fortune 500 будут использовать корпоративный портал в качестве инструмента поддержки принятия решений, совершенствования информационных потоков и развития электронной коммерции типа B2B (Business To Business);
• по результатам опросов руководителей IT-подразделений на сегодняшний день почти 80% крупнейших предприятий России из числа участников рейтинга Top-100 одной из своих первоочередных задач считают создание корпоративного информационного портала [12, c. 27].

     Как показала практика, внедрение корпоративного портала позволяет увеличить производительность труда как минимум на 15%, благодаря сокращению:

• времени поиска информации - на 70-80%,
• времени внутренних коммуникаций – на 40-50%,
• времени, необходимого на сбор управленческой информации - на 40%,
• издержек на внутренние коммуникации - на 20% [2, c. 18].

     Экономические и организационные эффекты от построения корпоративного портала  связаны, в первую очередь, со следующими аспектами:

     1. Повышение производительности

     Сотрудники  компаний ежедневно получают информацию из различных источников, таких как корпоративные информационные системы, периодические печатные издания, внутренние нормативные документы, деловая переписка, электронная почта, техническая документация и ресурсы сети Internet. Используя корпоративный портал, специалисты могут получать необходимую информацию в предельно сжатые сроки непосредственно со своего рабочего места, независимо от его географического расположения и времени суток. Использование современных технологий позволит организовать целевую доставку информации и своевременное оповещение ее получателей, обеспечив при этом необходимый уровень конфиденциальности.

     2. Улучшение корпоративного взаимодействия

     Портал  играет роль центрального информационного  ресурса для руководства и  сотрудников компании, ее заказчиков, поставщиков, дистрибьюторов, партнеров и акционеров. Оперативный обмен необходимой информацией обеспечивает более тесную связь между всеми группами сотрудников и подразделениями.

     3. Управление корпоративными знаниями

     Использование корпоративного портала позволит в полной мере применить технологию управления знаниями (Knowledge Management), которая во всем мире признана наиболее эффективной формой взаимодействия сотрудников. Любой работник достаточно легко сможет найти и использовать различные отчеты, сводки, статьи, библиографические справочники, новости, методики, регламенты, аналитические обзоры и исследования вне зависимости от того, где и кем они были созданы. Накопление и сортировка всей этой информации позволит создать и использовать "базу знаний" Вашей компании, охватывающую большую часть корпоративной информации.