Организация специальных PR-мероприятий на примере проведения фестивалей «Галерея рекламы» и «PR в Ростове»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ

 УНИВЕРСИТЕТ 
 
 
 

Кафедра «Связи с общественностью»

Отчет о выполнении  лабораторной работе № 2

по  дисциплине «Паблик  рилейшнз»

«Организация  специальных PR-мероприятий на примере проведения фестивалей «Галерея рекламы» и «PR в Ростове».

Студент________________________________________________________________ 
 

Группа_________________________________________________________________ 
 

Дата  выполнения_______________________________________________________ 
 

Проверил  преподаватель________________________________________________ 
 
 
 
 

Ростов-на-Дону

2010 г.

Введение:

    Под PR понимают планируемые, продолжительные  усилия, направленные на создание  и поддержание доброжелательных  отношений и взаимопонимания  между организацией и ее общественностью  на основе  достоверной информации. К широко используемым в практике паблик рилейшнз акциям или специальным событиям (мероприятиям) можно отнести: выставки, ярмарки, фестивали; встречи, семинары, «круглые столы», конференции, съезды, конгрессы; годовщины, юбилеи, знаменательные даты; специальные награды, приветствия, проводы на пенсию; дни открытых дверей, экскурсии по предприятию, встречи с ветеранами; митинги, публичные дебаты, коллективные обеды, ужины, кофе, чай, банкеты, фуршеты; соревнования, викторины; парады, конкурсы красоты; события и мероприятия, организованные спонсорами для общественности;

спонсорские премии, именные стипендии, пожертвования; создание благотворительных и просветительских фондов, приемы, презентации, концерты и театральные турне; визиты, специальные  поездки как награда за особые заслуги; пикники, выезды на природу; выставки даров природы, самостоятельно выращенных цветов; церемонии открытия новых строительных площадок, закладка первого камня в фундамент; демонстрации готовой продукции; визиты заслуженных и выдающихся людей; выборы официальных должностных лиц; оглашение результатов опросов общественного мнения, социологических исследований; церемонии открытия фестивалей, спартакиад и других масштабных мероприятий; пресс-конференции по поводу важных событий в жизни и деятельности организации, отдельного лица; кинофестивали, демонстрации мод, выставки домашних животных (собак, кошек, птиц); спортивно-оздоровительные мероприятия, туристические походы, лыжные прогулки, любительские соревнования; встречи с известными спортсменами, ветеранами спорта; коллективное посещение музеев, выставок, концертов, театральных спектаклей; встречи с выдающимися людьми, церемонии раздачи автографов; участие в общественных мероприятиях,  благоустройство парков, улиц, детских площадок и др.; уход за престарелыми людьми; публичные слушания, встречи с депутатами; встречи и конференции при участии лидеров общественного мнения; специальные образовательные программы: как быть бережливым, здоровым и пр.; празднования государственных, национальных, религиозных праздников; тематические мероприятия и празднования национальных исторических событий. Приведенный перечень специальных ПР-мероприятий или событий далеко не полон. Кроме того, в каждой стране, местности, где, как правило, сложились определенные исторические или политические традиции, такие мероприятия могут приобретать особую окраску. В целом же специальные события очень полезны с точки зрения обеспечения «заслуженной» прессы. Если содержание организованных событий, масштабы, состав их участников и приглашенных гостей таковы, что сами по себе заслуживают быть новостью, то, несомненно, средства массовой информации не могут обойти их молчанием. Они получают освещение в виде репортажей с места событий, фотоматериалов, выдержек из пресс-релизов, где непременно будут упомянуты инициаторы специального события, то есть организация получит заслуженное положительное освещение, что очень важно для реализации ПР-программы.

Задача:

• Изучить имеющиеся в практике определения PR;
• Рассмотреть PR-кампанию как сумму PR-технологий, её определение,  технологический цикл;

     Цель  работы: Овладеть навыками подготовки и проведения «специальных мероприятий»:  презентации, пресс-конференции, экскурсия в организацию (пресс-тур). 
 
 
 

   ТЕОРИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ:

   Презентация (англ. presentation) —средство PR, заключающееся в представлении приглашенной аудитории фирмы, нововведений, открытия, премий, новой услуги, вновь созданной организации (предприятия, фирмы, учреждения и др.). Как правило, презентация фирмы проводится по случаю открытия или создания фирмы, демонстрации новых достижений, нового имиджа компании, а также при выходе на новые рынки. Презентационные мероприятия включают в себя демонстрацию продукции и культурную программу, а также фуршет (обед, ужин и т. п.). Презентации могут сочетаться с официальным приемом. Они устраиваются не только для журналистов, но и для потенциальных потребителей, покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных чиновников и т. п. Обычно комплекс презентационных мероприятий включает в себя следующую цепочку событий: пресс-конференция, демонстрация, неформальное общение с музыкальным сопровождением, прощание (возможно, с вручением подарка). Презентации подразделяются на презентации по памяти, презентации по плану, презентации с удовлетворением, потребности, презентация с выработкой предложений.

Презентация по памяти — презентация по заранее подготовленному тексту. Такая презентация эффективна, когда одна и та же организация (один и тот же продукт) презентуется неоднократно небольшому кругу лиц. Формулировки текста готовятся таким образом, что образ организации (или предложение о покупке) вытекает само собой из контекста сказанного.

Презентация по плану применяется в тех случаях, когда требуется избирательный подход к аудитории (клиенту). В ходе проведения презентации по плану клиенту предоставляется тщательно подготовленная, наглядная информация о фирме, предлагаемом товаре (услуге). Заранее подготовленный сценарий вставляется в контекст беседы с клиентом. Организатор презентации следует плану, в котором определена общая линия поведения.

Презентация с удовлетворением  потребностей — презентация, предусматривающая непременное взаимодействие с покупателем и требующая напряжения творческих способностей организатора (ведущего). Вначале выявляются потребности потенциального клиента и определяются изделия, товары услуги (их характеристики), которые могут удовлетворить запросы покупателей. Затем ведущий демонстрирует предлагаемый товар (услугу) или же раскрывает черты реального облика фирмы (при презентации фирмы}. Далее ведущий отвечает на вопросы (возражения) и при появлении положительной реакции клиента ведет разговор о сделке. При презентации фирмы в ответ на  возражения  проводится  небольшая  экскурсия по фрагментам, дающим ответ на поставленный вопрос, или же предоставляется слово авторитетному человеку по возникшей проблеме.

Презентация с выработкой предложений проводится чаще всего, когда речь идет о сложных изделиях. Специалист, ведущий презентацию, внимательно изучает предмет, формулирует торговое предложение. Затем анализируются потребности потенциального заказчика, разрабатывается предложение (в письменном виде), которое разрешит выявленные проблемы. Такая презентация проводится по следующей схеме:

а) потенциальному покупателю предлагается провести анализ проблемы;

б) с помощью организатора презентации осуществляется анализ;

в) достигается взаимное согласие относительно потребностей и проблем заказчика;

г) готовится предложение по решению проблем и удовлетворению потребностей потенциального клиента.

Пресс-конференция (англ. press-conference, news conference) — встреча официальных лиц или известных представителей общественности с журналистами, проводимая в форме «вопрос — ответ»; на ней дается информация по актуальным вопросам, которую можно использовать в средствах массовой информации. Проводится в том случае, когда необходимо продемонстрировать какие-то образцы и предметы или когда следует представить на рассмотрение важную тему, по которой у присутствующих журналистов могут возникнуть вопросы. Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей, получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов. При ее проведении необходимо учитывать следующее: место (туда должно быть удобно доехать); содержание (должно соответствовать объявленной теме и профессионально близко для тех, кому сообщается информация); визуальность (что кроме «говорящих голов» увидят участники конференции); время (не должно совпадать с другими значимыми для журналистов мероприятиями). Подготовка пресс-конференции кроме решения организационных вопросов включает подготовку пресс-релизов, биографий официальных лиц, брошюр и фотографий, составление списка возможных вопросов и ответов.

Прием проводится:

а) по случаю торжественной даты, важного события;

б) по случаю посещения организации известным  и почетным гостем, делегацией;

в) в  порядке повседневной работы учреждения на регулярной основе.

Целью проведения приема может быть расширение и углубление контактов в сфере  деятельности компании, получение необходимой  информации, формирование имиджа организации  во внешней деловой среде. Существуют две основные разновидности приемов  — текущие и представительские, последние могут быть дневные  и вечерние, с рассадкой (заранее  распределенными местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные. Текущий прием не относится к спецсобытиям. Он осуществляется ежедневно и является составной частью распорядка дня или недели. К нему относятся работа с посетителями, клиентами, прием руководством своих сотрудников. Представительский прием носит эпизодический характер и обычно приурочен к знаменательным событиям. Мировой опыт проведения приемов ориентируется на нормы дипломатического протокола и этикета. Проведение приемов помогает в непринужденной обстановке установить хорошие деловые и личные отношения

Пресс-тур— маркетинговое и/или пиар-мероприятие (или серия таковых) для работников СМИ, проводимое в случаях, когда есть структура, заинтересованная в продвижении того или иного продукта. Иногда само это мероприятие генерирует интерес журналистов к продукту (коим может быть не только нечто материальное, но и регион страны и/или отрасль) и превращается в информационный повод для репортажей и статей. Как правило, с коммерческой точки зрения такие мероприятия в контексте грамотной работы априори выгодны, так как «затраты на организацию пресс-тура во много раз ниже, чем реклама в тех же СМИ, которые бесплатно опубликуют статьи своих корреспондентов» . Мероприятия популярны в сфере туризма. Пресс-тур почти всегда способствует рекрутировнию лояльной обоймы журналистов, «что повышает вероятность появления позитивных… и налаживается конструктивное общение с журналистами» .

Технология  проведения пресс-туров

Приглашающая  сторона (компания, тур-агентство, министерство) обеспечивает поездку репортёров, покрывая, как правило, большинство расходов. Иногда взамен на гарантированное (договор с редакцией) размещение информации о мероприятии.

Подготовка  меропрития состоит из ряда стандартных  этапов:

• Чёткое описание целей;
• Определение времени проведения;
• Выбор персонала, несущего ответственность за его организацию;
• Определение объектов, а также назначение экспертов-консультантов, которые будут работать с репортёрами;
• Выбор маршрута;
• Составление списка приглашаемых журналистов, исходя из базы данных СМИ, а также предыдущих контактов с представителями прессы;
• За месяц-два до мероприятия необходимо оповестить те СМИ, чьё присутствие необходимо в зависимости от темы. Как правило, это делается путём рассылки пресс-релизов (по уже заранее заготовленной медиа-карте) — по электронной почте или по факсу. После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону;
• Перепроверяется количество принявших приглашение;
• Составление программы с учётом контекста;
• Рассылка предварительного пресс-релиза (анонса), а затем более подробного пресс-релиза (новостного) в СМИ;
• Уточнение окончательного списка участников (отказавшиеся журналисты, тем не менее, могут быть заинтересованы в рассылке подробных материалов о его проведении);
• Подготовка пресс-кита.
• Функции принимающей стороны:
• сформировать позитивный образ;
• нивелировать негатив;
• обеспечить комфорт приглашенных;
• отмониторить эффект.

Экскурсии

Самый упрощённый формат пресс-туров —  экскурсии по предприятиям. Отмечаются следующие сферы :

• завершение строительства новых объектов различного назначения;
• освоение новой технологии и открытие производства по выпуск более современной продукции;
• совершенствование системы организации производства и упрвления;
• решение природоохранных проблем;
• открытие региональных представительств и филиалов;
• развитие социальной сферы;
• открытие постоянно действующей экспозиции на территории компании и др.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Практическая  часть:

Программа подготовительных мероприятий:

- Выбор  аудитории;

- Поиск  спонсоров фестиваля;

- Приглашение  спец. гостей на проведение мастер-классов и других мероприятий;

- Согласование6 условий фестиваля с его гостями;

- Составление  развлекательной программы фестиваля;

- Набор  студентов для развлекательной  части;

- Выбор  номинаций;

- Оповещение  других вузов о проведении  фестиваля;

- Оповещение  прессы регионального уровня

сценарий  для проведения фестиваля

Состав  жюри: Шишова Н.В.(Зав.кафедры «История и культурологи»), Ольга   Зиновьева( HR-директоро агентства «OPEN»),Дмитрий Орченко (директор по развитию нового бизнеса агентства Aegis Media)

Понедельник:

10.00 –открытие фестиваля. Двое ведущих (студенты 4-го курса парень и девушка) объявляют об открытие фестиваля и предоставляют слово Зав.кафедры история и культурологи Шишивой Натальи Васильевне. Она благодарит ведущих, торжественно приветствует всех присутствующих и поздравляет с открытием очередного фестиваля рекламы. После ее слов ведущие объявляют программу мероприятий на сегодня(на понедельник) и удаляются со сцены.