Управление по отклонениям

     Введение 

     Сегодня эффективное управление основано на системе планирования деятельности компании и контроле исполнения разработанных  бюджетов. Главный инструмент контроля – выявление отклонений фактически достигнутых показателей от запланированных. Система управления, при которой внимание менеджмента, в том числе финансового директора, акцентируется только на существенных отклонениях фактически достигнутых результатов от плановых (нормативных) значений, в мировой практике получила название «Управление по отклонениям» (Management by exсeption).

     Введение  в повседневную практику нормативного учета позволяет организовать управление по отклонениям. Анализ отклонений помогает не только идентифицировать проблемную область (область неэффективности), но и в ряде случаев выявить новые возможности (области эффективности), то есть резервы повышения эффективности работы сотрудников, подразделений и предприятия в целом, которые не были учтены при определении нормативной базы. Без своевременного выявления отклонений, выполнения их факторного анализа, понимания причин и источников отклонений факта от плана невозможно эффективно управлять затратами, снижать издержки, повышать прибыльность. Все эти факты определяют актуальность применения управления по отклонениям.

     Сбор  информации об отклонениях может быть проведен по различным объектам (видам затрат, процессам, организационной структуре, продуктам и т. д.) по стоимости и натуральным параметрам. 
 
 
 

     Помимо  абсолютных отклонений, представляющих собой разницу между двумя  абсолютными значениями, могут рассчитываться относительные величины отклонений. Последние чаще всего выражаются в процентах к общей величине показателя или параметра, например отношение абсолютного отклонения по затратам на материалы к общей величине затрат.

     Относительное отклонение используется для оценки его существенности изменить ситуацию в целом.

     Различают отклонения, вычисляемые в связи  с фактом совершения хозяйственной  операции, точнее ее документированием, и кумулятивные. Они рассчитываются нарастающим итогом за определенный промежуток. Например, для конвейерного производства этот промежуток может быть часом.

     Кумулятивные  отклонения сглаживают случайные колебания  величин, позволяют компенсировать отклонения, возникающие в отдельных  периодах, но не имеющие общей тенденции. Для кумулятивных отклонений характерны нелинейные пределы в виде сужающейся воронки к концу периода.

     Для полноты картины следует упомянуть  также селективные отклонения, предусматривающие  выборочное сравнение, например отклонения контролируемых величин за тот же месяц предшествующего года или фактических и плановых показателей.

     На  практике чаще встречается анализ, связанный с прошлой деятельностью, осуществляемый с целью контроля и поиска виновных.

     Реже  используется перспективный анализ. Его основной целью является выявление прогнозных отклонений по показателям, которыми контролируется степень достижения целей предприятия, а также причин их возможного возникновения с тем, чтобы заранее выработать корректирующие мероприятия.

     Последовательность  работы с отклонениями в общем случае выглядит следующим образом: контроль (прогноз) - установление величины отклонения - выявление причины - анализ причин - корректирующие мероприятия.

     В качестве базы для сравнения с  фактическими значениями можно использовать различные варианты нормативов:

     1. Идеальный (теоретический) - рассчитанный  в предположении идеальных условий:  наилучшая конъюнктура рынка,  отсутствие потерь и т. д. 

     2. Нормальный - рассчитанный для среднего  значения на рассматриваемый  период: средний уровень напряженности норм, средние цены, средний объем выпуска и т. д.

     3. Текущий (ожидаемый) - рассчитанный  из прогноза ситуации на определенный  учетный период: ожидаемых объема  выпуска или условий производства, прогнозируемого уровня цен и  т.д. 

     4. Базисный - рассчитанный на определенный  момент, который принимается за  базовый (эталонный).

     При принятии решения о варианте корректирующих мероприятий обычно во внимание принимаются  существенность, регулярность отклонений и возможность влияния на них  со стороны предприятия.

     Существенность (значимость) отклонений определяется их весомостью в общей величине затрат и результатов предприятия. Оценивается  она обычно влиянием на прибыль, но может быть и доля в обороте, изменение  рентабельности и т. д.

     Отклонения можно вычислять для таких категорий, как общие затраты основных материалов, для любых групп внутри категорий, каждой статьи затрат.

     Анализ  отклонений может использоваться выборочно. Необязательно рассматривать все  влияющие на прибыль факторы, обычно отбор производится при помощи статистического анализа, результатом которого становится ранжирование параметров. При данной системе анализируют только отклонения, превышающие определенный лимит, установленный руководством (например, ±4%).

     Тем не менее, несмотря на все вышеперечисленные достоинства нормативного метода, к решению о необходимости его разработки и использования на предприятии следует относиться крайне внимательно.

     Естественно, в первую очередь руководитель должен задаться вопросом: "Окупятся ли затраты на разработку и внедрение теми результатами, которые планируется получить от реализации нормативного метода, и совместим ли он с другими методами и системами, которые применяются или будут применяться на предприятии?"

     Важно, чтобы решение о применении нормативного учета затрат было глубоко продуманным, чтобы постоянно обеспечивалась адекватность системы, проводился ее пересмотр и модернизация сообразно изменениям, происходящим в производственной среде. 

     1. Сущность управления по отклонениям

     Планы предприятия не всегда являются строго заданным эталоном деятельности. При отклонении фактических результатов от намеченных они могут уточняться либо пересматриваться, если предварительный анализ показывает недостижимость каких-то показателей. Данный способ управления называется управлением по отклонениям. После уточнения показателей принимаются меры корректирующего действия по приведению фактических результатов в соответствие с запланированными. Таким образом обеспечивается динамичность и гибкость управленческого процесса. 
 

       Руководители постоянно оказываются  перед необходимостью  разрешать  проблемы, мешающие достижению стратегических  целей поставленных перед организацией, например, это может быть:

     выявление брака поставщика; задержки поставок и повышение их стоимости; несвоевременное выполнение производственных заданий; сложность корректирующего влияния на снижение роста себестоимости продукции; неудовлетворенность клиентов выполненными заказами по срокам и качеству; недовольство персонала; и многое другое.

       Для эффективного контроля над  возникающими проблемами и управления  событиями руководителю необходимо  уделять свое время не всем  деталям процессов, а выделять  ключевые, контролировать и управлять  ими.

     Управление  по отклонениям – это система  деятельности, основанная на выявлении и доведении до сведения руководителей только тех сигналов, которые требуют его личного внимания. Иными словами, это система, нацеленная на облегчение труда руководителя за счет разделения всей деловой информации на две части:

     с одной могут справиться подчиненные,

     другая  же требует вмешательства самого руководителя.