Унификация бухгалтерских документов

2.2. Направление унификаций

              Унификация (от латинского unus- один + facere- делать) - приведение чего-дибо к единой форме, системе, единообразию. «В технике под унификацией понимают приве­дение различных видов продукции и средств ее производства к наименьшему числу типоразме­ров, мерок, свойств и т.п. Один из методов стан­дартизации».

Необходимость в унификации возникает тог­да, когда какие-либо действия, предметы, изде­лия начинают многократно повторяться.

Документ - явление сложное. Возникает, прежде всего, для закрепления информации с целью передачи ее во времени (возможность обратиться к ней впоследствии), пространстве (переместить на расстояние) и как доказатель­ство какого-либо факта (пожалования имущест­ва, купли-продажи, договоренности о действиях и т.п.).

              Необходимость придания документу юриди­ческой силы сразу же потребовала устойчивых, постоянно повторяющихся правил в их оформ­лении, что находит отражение уже в древнейших законодательных актах (порядок подписания, прикладывания печатей, точность титулования и т.д.).               Можно выделить четыре сту­пени унификации документов.

              1) К первой ступени отнесем унификацию форматов бумаг (от латинского forma- размер листа карточки). Используемые форматы бумаг предопределяют размеры конвертов, пакетов, папок, ящиков письменных столов, учитываются при конструировании как пишущих машин, так и машин, обрабатывающих документы.

              Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают, но наибольшее распро­странение имеют в Европе немецкие форматы, а в США - североамериканские форматы бумаг. Немецкие форматы приняты у нас в стране еще в 1920-е годы.

Для измерения форматов была принята мет­рическая система. Форматы ввели определенный порядок, систему и закрепили ограничения размеров форматов бумаги для изготовления докумен­тов. Форматы обязательны в нашей стране для управленческой документации и сегодня. Эти форматы приняты и ISO(Международной орга­низацией по стандартизации).

              В компьютерных программах, даже локали­зованных (на русском языке), в качестве устано­вок «по умолчанию» могут быть заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие отечественным стандартам. Поэтому присту­пая к работе в MSWord, необходимо установить стандартный размер бумаги, принятый в нашей стране, - А-4 - в качестве используемого для всех создаваемых документов.

              Помимо форматов бумаг, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил рекомен­дуемые для служебных документов минималь­ные размеры полей.

              Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.

2) Ко второй ступени унификации документов можно отнести унификацию форм документов (от латинского forma- внешний вид, наруж­ность). В словарях слово «форма» определяется как внешние очертания, наружный вид предме­та, установленный образец чего-либо, шаблон. В данной статье к унификации форм относятся как закрепление расположения реквизитов до­кумента на листе бумаги и требования к ним, проводимое путем разработки стандартов на системы документации, так и разработка уни­фицированных форм документов, в которых определена информация, излагаемая в тексте документа.

              Разработка унифицированных форм доку­ментов проводится как на общегосударственном уровне, так и на уровне конкретных организа­ций.

Общегосударственные формы документов утверждаются нормативно-правовыми актами, например, форма паспорта и удостоверения личности военнослужащего введены постанов­лениями Правительства РФ. Например, Пос­тановлением Правительства РФ от 08. 07. 1997 № 835 «О первичных учетных документах» на Госкомстат России совместно с Минфином РФ и Минэкономикой РФ возложена разработка альбомов унифицированных форм первичных учетных документов, обязательных для учреж­дений любой организационно-правовой фор­мы. Среди перечисленных альбомов, одним из первых назван Альбом по учету труда и его опла­ты. Госкомстатом России утверждено почти 300 унифицированных форм документов.

              Альбомы унифицированных форм документов или отдельные формы могут разрабатываться и на уровне организации, где они утверждаются и вводятся приказом руководителя и становятся обязательными для работников данной органи­зации.

              3) Как третью ступень выделим унификацию теста документа, если нет утвержденной унифицированной формы, то есть опреде­ление, какую информацию, в какой последова­тельности изложить в документе. Здесь, в свою очередь, можно выделить несколько направле­ний. Прежде всего, это определение в законо­дательных и нормативно-правовых актах, какую информацию должен содержать документ. На­пример, в Трудовом кодексе излагаются требо­вания к тексту трудового договора, дается при­мерный перечень вопросов правил внутреннего трудового распорядка; в Законе «Об акционерных обществах» содержатся требования к тек­сту устава; в Постановлении Правительства РФ от 11. 11. 2005 № 769 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и адми­нистративных регламентов предоставления го­сударственных услуг» дана не только типовая структура текста административного регламен­та, но и указана информация, которая должна быть изложена в каждом разделе. Таких приме­ров можно привести множество.

              Другой способ получить необходимую ин­формацию в нужной последовательности - за­полнение анкеты.

              Анкеты - «опросные листы для получения определенных сведений»[1]. Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет.

              Анкетирование - один из основных методов в социологических исследованиях. С его помо­щью удобно собирать любые сведения по зара­нее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация рас­положена в строго зафиксированной последо­вательности. Анкеты легко обрабатывать с по­мощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно проду­манных и сформулированных вопросах с одно­значным пониманием.              Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным отве­том типа «да/нет», развернутым ответом, число­выми показателями.

              Как правило, анкеты разрабатываются ин­дивидуально для сбора информации в каждом конкретном случае. Однако анкета, заполняе­мая при приеме на государственную гражданс­кую службу, имеет унифицированную форму, ут­вержденную Распоряжением Правительства РФ от 26. 05. 20005 N9 667 «Об утверждении формы анкеты».

              Еще один способ унифицировать информа­цию в тексте документа - составление таблиц.

              Таблица - это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в опреде­ленную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Таблица строится по строго установленной форме. В ней имеется два уровня деления тек­ста: вертикальный - графы и горизонтальный - горизонтальные ряды.

Унифицировать текст документов, создава­емых по часто повторяющимся ситуациям, поз­воляет разработка трафаретных текстов (шаб­лонов).

              Под трафаретом понимают заранее отпе­чатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения пе­ременной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным до­кументом.

              Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использо­вании часто повторяющихся текстов докумен­тов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводит­ся в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, пе­чатается на пишущей машинке или на компью­тере.

              Трафаретные тексты очень удобно использо­вать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздрав­ление постоянных клиентов фирмы с праздни­ком, напоминание об оплате и т.п.

              К унификации текста документа можно с нести также разработку и применение набор стандартных фраз и выражений (стандатизированные формулы, клише, сложившие словосочетания).

              4) К четвертой ступени унификации докуметов можно отнести понятийную унификацию, то есть упорядочение терминологии.

              Интеграция научных знаний, необходимое привлечения к разработке определенных проблем специалистов разных научных направлений и взаимное проникновение в языки инотранных слов потребовали однозначности употребляемых понятий, без чего нeвoзмoжно придти к единому пониманию вопроса и договоренности.

              Понятийная унификация проводится в двух направлениях. Прежде всего, следует отметит что с начала 1990-х годов в федеральных законодательных актах дается определение терминов той сферы, которую они регулируют.

              Например, так как вопросы документирования нашли отражение во многих законодательных актах, в них соответственно закреплены определения терминов, используемых в сфере документационного обеспечения управления.

              В 2007 году был принят ГОСТ Р ИСО 15489- 1-2007 «Управление документами. Общие тре­бования». ГОСТ утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техни­ческому регулированию и метрологии № 28-ст от 12.03. 2007. Стандарт предназначен для спе­циалистов

в области ДОУ, для руководителей организаций любой организационно-правовой формы и для всех работающих с документами. Этот стандарт дополняет терминологию ГОСТ Р 51141-98.

              Каждое из указанных направлений действительно является основными, однако по  существу направлений унификаций документов может оказаться огромное количество, учитывая специфику понятия «документ». В целом работы по унификаций документов в нашей стране еще предостаточно, а значит мы сейчас находимся лишь на стадий «подъема» по унификаций документов.

[1]