Учёт расчётов с подотчётными лицами

          Во время командировки (в том числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

     Перед отъездом в командировку работник на основании приказа о направлении в командировку получает в кассе предприятия аванс. Для этого работник, направляемый в командировку, должен получить копию приказа о направлении в командировку у секретаря и сделать на нем отметку за подписью зам. главного бухгалтера о том, что за ним не числится долг по ранее выданным под отчет авансам. Лицам, которые не отчитались по ранее выданным авансам подотчетные суммы не выдаются.

     В расчет авансовой суммы включается оплата суточных, предполагаемые расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно. Суммы, выдаваемые в качестве аванса командированному лицу, кроме перечисленных, должны быть оговорены в приказе руководителя предприятия о направлении работника в командировку.

     По возвращении из командировки работник обязан в трехдневный срок сдать в бухгалтерию предприятия авансовый отчет, а неизрасходованные суммы вернуть в кассу предприятия. К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы, подтверждающие расходы командированного, командировочное удостоверение с необходимыми отметками и утвержденный руководителем отчет о командировке. Бухгалтер, обрабатывающий авансовый отчет, прикладывает к нему копию приказа руководителя о направлении в командировку работника.

     Расходы по найму жилого помещения возмещаются работнику полностью по предоставленным документам. Также возмещаются расходы на оплату следующих дополнительных услуг, предоставляемых гостиницами: телевизор, телефон, холодильник и подобные расходы, связанные с оплатой жилья. Не возмещаются включенные в счет за гостиницу оплата питания, наборы к чаю, минеральная вода, пользование мини-баром и прочие расходы, не связанные с оплатой жилья.

     Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются командированному работнику в размере : стоимости проезда железнодорожным, воздушным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси), включая страховые платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по предварительной продаже билетов, расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями. Командированному работнику оплачиваются расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

     Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 24 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта и от них при возвращении из командировки.

     Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

     При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при предоставлении документов о найме жилого помещения расходы по найму возмещаются в установленном порядке.

     Учитывая дальность расстояния, условия транспортного сообщения, характер выполняемого задания и необходимость создания работнику условий для отдыха, руководитель предприятия в приказе о направлении работника в командировку в такую местность может разрешить работнику не возвращаться ежедневно к месту постоянного жительства. В таких случаях суточные работнику выплачиваются в установленном порядке.

Командировки за пределы территории Российской Федерации

     При направлении работника в командировку за границу руководитель издает приказ, в котором указывается: цель командировки, срок командировки, страна назначения, дата пересечения границы, количество дней нахождения за пределами территории РФ, размер суточных и расходов по найму жилого помещения за границей в иностранной валюте (в день и всего).

     Командировочное удостоверение при загранкомандировках не выписывается. Подтверждением фактического пребывания командированного работника за пределами РФ являются отметки контрольно-пропускных пунктов с датами пересечения границы, проставляемые в заграничном паспорте командированного работника. В авансовый отчет командированного лица следует приложить копию приказа на загранкомандировку и копии первой страницы загранпаспорта, страницы с визой и страницы с пограничными отметками.

     При поездке в страны СНГ с безвизовым режимом въезда командировочное удостоверение оформляется в установленном порядке.

    Срок заграничной краткосрочной командировки не должен превышать 60 дней.

    Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых компенсаций по командировкам в пределах РФ, оплачиваются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы и использования иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения, оплате суточных возмещаются следующие документально подтверждённые расходы:

по получению виз и загранпаспорта;

по прописке загранпаспорта при необходимости;

по покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту;

оплата за провоз багажа.

Нормы расходов организаций на выплату суточных за каждый день нахождения в заграничной командировке устанавливаются Положением Правительства РФ.

    Следует отметить, чтобы все расходы, кроме суточных, были подтверждены документально (например, счетами, квитанциями, проездными документами), так как при отсутствии оправдательных документов соответствующие командировочные расходы не возмещаются.

    Расходы по найму жилья, подтверждённые соответствующими документами, и суточные возмещаются в пределах, установленных действующим законодательством.

    Возмещение расходов по найму жилого помещения производится только при наличии квитанции (счета гостиницы), по нормам. При отсутствии документа по найму жилого помещения (счета из гостиницы) возмещение таких расходов работнику не производится. Письменная резолюция руководителя предприятия на заявлении  работника о возмещении расходов по найму жилого помещения при утрате им первичного документа может быть основанием для возмещения таких расходов, но с отнесением этих затрат за счет прибыли предприятия. При  этом данные суммы включаются в совокупный доход работника для удержания налога на доходы.

    При принятии к учету авансовых отчетов и проверке гостиничных счетов бухгалтеру следует учитывать то обстоятельство, что за рубежом отели обычно представляют постояльцам целый комплекс услуг, стоимость которых включается в общую стоимость счета. Суммы, уплаченные за питание в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных. При условии, если предоставлено бесплатное жилое помещение, возмещение работнику расходов за проживание не производится. В приказе о командировании, издаваемом руководителем предприятия, должны быть оговорены все условия пребывания работника в командировке с приложением приглашения принимающей стороны.

    Что касается оплаты проезда к месту командировки и обратно, то порядок, установленный для загранкомандировок, немного отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны.

    При направлении сотрудника в служебную заграничную командировку ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы, исходя из реальных потребностей в стране пребывания, с учётом непредвиденных расходов. Для этого с текущего счёта предприятия снимается наличная иностранная валюта либо покупается дорожный или банковский чек в валюте.

    Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ  валюта не может быть выдана в банке самому командируемому. Она должна обязательно приходоваться через кассу предприятия и выдаваться работнику по расходному кассовому ордеру в течение трех банковских дней, с момента снятия указанных средств.

    Приобретение дорожных чеков организациями возможно только путем безналичной оплаты с текущего валютного счета в уполномоченному банке.

    Полученные в банке средства или чек выдаются работнику под отчет, а при невыполнении этого должны быть в течение трех банковских дней с момента их снятия возвращены в полном объеме на тот же счет, с которого они были получены; при этом необходимо предъявление документа, подтверждающего списание этой суммы именно с того валютного счета, на который она будет зачислена. Дорожные чеки по несостоявшейся командировке обязан купить банк и зачислить вырученные за них средства на счет, с которого производилась оплата за банковские, дорожные чеки.

    Выезжающему в служебную командировку выдается денежный аттестат (справка-расчет), в котором указывается место назначения, маршрут, срок командировки, нормы выплат и все полученные подотчетным лицом денежные средства.

    Выдаваемая в качестве аванса сумма включает суточные в пределах норм. 
 
 
 
 
 
 
 

            2. Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами

   При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

     У бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость. Например, сотрудник, находящейся в служебной командировке, по распоряжению руководителя предприятия должен ежедневно информировать его по телефону о ходе выполнения задания. Возникает вопрос о том, за счет каких источников должны финансироваться затраты на телефонные переговоры.

     Расходы на телефонные переговоры командированного работника возмещаются ему в случае предоставления в бухгалтерию предприятия распечатки , приложенной к счету гостиницей или предприятием связи, с указанием телефонных номеров, по которым звонил командированный, а также пояснительной записки командированного, в которой расшифровывается принадлежность телефонных номеров и характер переговоров. Расходы на телефонные переговоры относятся на счета учета затрат по статье "услуги связи".

     Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Однако, рекомендуется все же оформить командировочное удостоверение,  что фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении. При отсутствии командировочного удостоверения могут возникнуть ненужные сложности с проверяющим предприятие налоговым инспектором по поводу обоснованности компенсационных выплат работнику.

    Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников  может быть компенсирована указанная разница?

    Руководитель предприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

    Выплаченная компенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы.