Учёт расчётов с подотчётными лицами

Счет 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно - хозяйственные и операционные расходы.

На выданные под  отчет суммы счет 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" дебетуется в корреспонденции со счетами  учета денежных средств. На израсходованные  подотчетными лицами суммы счет 71 "Расчеты  с подотчетными лицами" кредитуется  в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты  и приобретенные ценности, или  другими счетами в зависимости  от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные  сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и  потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ведется по каждой сумме, выданной под отчет. 
 
 

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административные и командировочные  расходы. 

В соответствии с  порядком ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под  отчет производится на основании  приказа, заявления работника с  разрешительной визой руководителя и др. 

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы в  размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. 

В случае направления  в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ): 

1.   расходы  по проезду; 

2.   расходы  по найму жилого помещения; 

3.   дополнительные  расходы, связанные с проживанием  вне места постоянного жительства (суточные); 

4.   иные расходы,  произведенные работником с разрешения  или ведома работодателя. 

Порядок и размеры  возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или приказами  организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров (норм), установленных Правительством РФ для  организаций, финансируемых из федерального бюджета. 

Выдача наличных денег под отчет на командировочные  расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых предприятием самостоятельно.  

Нормы установлены  Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых  за счет средств федерального бюджета": 

а) расходов по найму  жилого помещения - в размере фактических  расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в  сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 рублей в сутки; 

б) расходов на выплату  суточных - в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке; 

в) расходов по проезду  к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос  на обязательное личное страхование  пассажиров на транспорте, оплату услуг  по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах  постельными принадлежностями) - в  размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами. При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере  минимальной стоимости проезда. 

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется  на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

 

Дебет           Счет 71      «Расчеты с подотчетными лицами»                Кредит

Увеличение задолженности  подотчетных лиц 

Корреспондирующий счет 

Уменьшение задолженности 

подотчетных лиц 

Корреспондирующий счет 

Сальдо –сумма долга подотчетных лиц на начало периода 

Выданы ден.средства на хознужды, ком.расходы, в возмещение перерасходов п/о лиц 

Выданы ден.документы под отчет 

Положительная курсовая разница по подотчетным суммам 

Сальдо –сумма долга подотчетных лиц на конец периода 

- 

50 

50 

91 

- 

Сальдо –сумма долга подотчет-ным лицам на начало периода 

Приобретены мат.ценности за счет п/о сумм 

Использованы п/о суммы: 

·         На производственные цели 

·         НДС по приобретенным мат.ценностям, работам и услугам 

·         На непроизводственные цели 

Возврат неиспользованных п/о сумм: 

·         В кассу 

·         Удержанием из зарплаты 

Отрицательная курсовая разница по подотчетным суммам 

Сальдо –сумма долга подотчетным лицам на конец периода 

- 

07,08,10, 

41 

26,44 

19 

91 

50 

70 

91 

- 
 

Командировочные расходы  включаются в издержки производства и обращения в фактически произведенном  размере. Для целей налогообложения  затраты на командировки принимаются  в пределах установленных норм. Командировочные  расходы сверх норм увеличивают  налогооблагаемую базу. НДС по сверхнормативным затратам в зачет бюджету не представляется, а списывается за счет собственных  средств предприятия. 

Суточные, выданные сверх норм, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются налогом на доходы физических лиц. На выданные сверх норм суточные не начисляются страховые взносы по ЕСН. 

Пример.  Инженеру Иванову И.И. выдано на командировочные  расходы 1500 рублей, срок командировки 3 дня. Иванов И.И. представил квитанцию  за проживание в гостинице (двое суток) – 600 рублей, железнодорожные билеты 450 рублей. 

В авансовом отчете Иванова И.И. отражено: 

За проживание в  гостинице (2 суток)  - 600 рублей без  НДС 

Проезд – 450 рублей с учетом НДС 

Суточные за три  дня  - 360 (3х120 руб.) по приказу директора 

Всего: 1410 рублей. 

Делаем расчет по авансовому отчету 

·      За проживание в гостинице 

Расходы за проживание в пределах норм 300 х2 =600 руб.,  расходов за проживание сверх норм   нет, 

· По проезду 

НДС= 450 х 18 / 118 =69 руб., расходы по проезду 450-69=381 руб. 

· Суточные: 

В пределах норм – 100 х 3 =300 руб, сверх норм – 360-300 =60 руб. 

Отражаем перечисленные  операции на счетах:

№ 

Содержание 

Дебет 

Кредит 

Сумма 

1 

Выдано Иванову  И.И. под отчет 

71 

50 

1500 

2 

Расходы по авансовому отчету в пределах норм (600+381+300=1281) 

26 

71 

1281 

3 

 Расходы по  авансовому отчету сверх норм 

(из суточных - 60) 

26 

71 

60 

4 

НДС по командировочным  расходам 

(из ж/д билетов) 

19 

71 

69 

5 

Начислен налог  на доходы физ.лиц   по превышению суточных (60х13%=7,8) 

70 

68 

7,8 
 

Для целей налогообложения  принимается сумма в размере 1281 руб., а превышение расходов в сумме 60 рублей присоединяется к балансовой прибыли при расчете налога на прибыль. 

Неизрасходованные наличные деньги, выданные под отчет, должны быть возвращены в кассу предприятия  не позднее 3-х дней по истечении  срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки. (1500-1410 = 90 рублей). 

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявлять  в бухгалтерию отчет об израсходованных  суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные  суммы или получить из кассы перерасходованные  суммы. 

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.